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データクオリティ

Salesforce の導入を成功に導くには、データの信頼性の確保が重要な課題となります。

ここでは、データクオリティを維持するためのベストプラクティスについて解説します。

標準化された命名規則を使用する
 Salesforce を導入する前に、会社名と住所情報の入力に関して標準化された命名規則を定義しておくことをお勧めします。
たとえば、住所情報で「東京都
」、「東京、「TOKYO」という複数の表記が混在したり、社名で「ABC」、「ABC株式会社」という表記が混在することのないように、使用する表記をあらかじめ決めておきます 
大企業では、部門と子会社という事業体を擁していることがあり、しばしばその区分がわかりづらく混乱を招くことがありますので、部門と子会社を明確に区分することもお勧めします。命名規則を定義し、取引先レコードの二重登録を防ぐことが重要です。
 お客様の組織で実際に二重登録など問題が生じている場合には、AppExchangeパートナーの
LBC targeting for AppExchangeなどのソリューションの導入を検討します。これらのソリューションは、詳細な情報ベースに基づき、複雑な企業情報の管理を支援します。

リード、取引先責任者の二重登録を回避する
 データの二重登録は、Web サイトからの取り込み、一覧表などのソースからインポートを行った場合にも、手動で入力を行った場合にも起こりうる問題です。
これは、ユーザが検索機能を使用して重複登録を回避する方法を身に付けることによっても、問題は軽減されます。状況によってさまざまなやり方が考えられますが、多くの場合、電子メールアドレスの末尾 (例:「
acme.com」など) をキーワードに使用して検索を実行するとよいでしょう。これにより、同じ取引先に関連付けられている取引先責任者を一度に確認することができます。

データ品質に関するダッシュボードを活用する
 データ品質に関するダッシュボードを使用すると、空白のままになっている項目を確認することができます。たとえば、主要な競合他社が指定されずに登録されたレコードの件数を示すダッシュボードを作成することなどができます。期限切れの ToDo やレコードの最終更新日などを確認することもできます。

無料の AppExchange アプリケーションを活用する
 AppExchange
には、データ品質の向上のために使用できる無料のツールが数多く用意されています。たとえば、最も広く使用されているツールの 1 つに、Excel Connector があります。このツールを使用すると、Salesforce から Excel にデータを抽出して更新し、それを再び Salesforce に戻すことができます。ほかにも、住所一括変更商談一括更新 2.0.0などの一括タスクを実行するシンプルなコンポーネントをご用意しております。

<ご参考資料>

データ品質を高める6つのステップ(PDF)

データ品質管理のベストプラクティス(PDF/3MB)

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