重複ルールを活用して、同一データの作成を防ぐ

この記事で学べること

重複管理では、一致ルールと重複ルールは連動して、重複のないデータで作業をできるようにします。

たとえば営業担当者が新規レコードおよび更新済レコードを保存する前に、一致ルールと重複ルールを設定することで、レコードの重複を警告することができ、重複したレコードをレポートで表すことも可能です。

一致ルールとは

どのオブジェクトのレコードが重複しているかどうかの識別をルールとして定義したものです。

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デフォルトの標準一致ルールとして、リード、取引先、取引先責任者が作成されています。

標準一致ルールの設定調整や、カスタム一致ルールを作成することもできます。

重複ルールとは

一致ルールで重複を識別する作業が行われた後、重複ルールでは一致したレコードに対して、どのような処理を行うかを決定します。

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重複ルールでも標準重複ルールの設定調整や、カスタム一致ルールを作成することができます。

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設定手順

では実際に、レコードの重複を回避するためのルールを設定してみましょう。

今回は例として、取引先オブジェクトに重複管理の設定をします。

取引先オブジェクトにはデフォルトで一致ルールも重複ルールも設定されていますが、今回は「納入先住所」「電話番号」「株式コード」の３つが完全に一致した場合のルールを作成します。

一致ルールの設定

※[検索条件ロジックを追加]ではANDやORを使用した複雑な条件にすることもできます。

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重複ルールの設定

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保存後、[有効化]をクリックして、設定は以上です。

動作確認

では「株式会社A」と「株式会社a」の２つの取引先情報を作成して重複管理が作動しているか、確認してみましょう。

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電話番号、株式コード、納入先住所の市区郡の３つが完全一致しているため、後から作成した「株式会社a」のレコードは保存することができないようになっています。

※作成時のアクションで[ブロック]に設定したためです。

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また、「株式会社a」のレコード上に表示されている[重複を表示]をクリックすると、重複している「株式会社A」のレコードが表示され、登録しようとしていたデータは削除されます。

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編集時のアクションでは[許可]に設定しました。

アクションを[許可]にした場合はどのように表示されるかも見てみましょう。

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レコードを編集後、保存をするとレコードの上に「この取引先には重複が存在しているようです。」との表示がでます。

[重複を表示]をクリックすると、２つの取引先レコードを比較することができ、次のステップではマージして、１つのレコードにまとめる作業をすることも可能です。

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考慮事項

学習ツール

まとめ

今回は3つの項目を重複データの識別項目として使用しましたが、項目をふやすことで、より精度の高い重複データの確認を行うことができます。

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重複データがない環境を構築することで、無駄な作業を排除し、正確なデータを登録することができます。

まだ重複ルールを使ったことがない方はぜひ活用してみてください。

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