Summer '20 新機能を使いこなせ！~ アプリケーション内ガイダンス ~
みなさん、こんにちは。
本日はSummer ‘20でさらに強化された、アプリケーション内ガイダンスの使い方、設定方法をご紹介します。
アプリケーション内ガイダンスの主な使用例は次のとおりです。
- ユーザのトレーニング：機能が表示されるページの右側にある機能に関するTrailheadへのリンクを提供
- 新規ユーザのオンボード：新規ユーザがアプリでよく使用する機能に慣れるためのヒントとコツを提供
- 変更を強調表示：影響を与える可能性のあるポリシーの変更について、特定のユーザーグループに通知
- アナウンス： 旅行や経費に関するポリシーの更新など、すべての人に一般的なアナウンスを行う
管理者は使用するユーザへのトレーニング、アナウンスの作成、行動促進のためのコンテンツを提供する場を設けることが重要となってきます。ユーザとコミュニケーションを図る最善の策としては、実際に操作しながら、Salesforce内でユーザとやり取りをすることです。
実際にアプリケーション内ガイダンスを設定していきましょう。
操作手順
1. アプリケーション内ガイダンスを起動
[設定]から[クイック検索]ボックスに[アプリケーション内ガイダンス]と入力します。
[アプリケーション内ガイダンス]ページを開くとプロンプトの追加方法が説明されている動画があるので、作成前にぜひ確認してみてください。
2. 作成バーからプロントを追加
[プロントを追加]-[作成バーを開く]をクリックします。
3. プロンプトの種別の選択
表示させたい画面上で[プロントを追加]をクリックすると、プロンプトの種別の選択画面になります。
フロート表示プロンプトと、ドッキングプロンプトの2種類があります。
- フロート表示プロンプト
ユーザがほかのページに移動したり、アクションを実行したりするまで選択した位置に固定。短いメッセージや実行可能なボタンを表示する場合に適している。
- ドッキングプロンプト
常に右下に固定されるが、プロントを閉じるまで最小化または最大化することができる。作業手順など多くのスペースが必要な場合に適している。
4. 位置
フロート表示プロンプトを選択した場合のみ、プロンプトがページに表示される場所を指定します。
5. プロファイル
プロファイル制限なし、特定のプロファイルのどちらかを選択します。
6. 権限
権限の制限なし、特定の権限のどちらかを選択します。
7. コンテンツ
タイトル、本文、閉じるボタンの表示ラベル、アクションボタン（オンまたはオフ）を設定します。
今回は商談オブジェクトの中に商談メモという項目を作成し、商談情報を入力する際に[商談メモ]の入力を促すアナウンスを行いたいと思います。
※フロート表示プロンプトを使用
8. スケジュール
日付の範囲と頻度を入力します。
9. 詳細
プロント名、API 参照名、説明を入力します。
設定は以上です。
このように設定した内容が、商談タブに表示されるようになりました。
これなら営業担当者一人一人に、直接アナウンスしなくても、商談タブを開いた時点で商談メモの入力を促すことができますね。
また、ドッキングプロンプトを使用した場合も見てみましょう。
今回の場合は、今まではExcelファイルで管理していた工数管理をSalesforce内で管理ができるようになったため、操作手順を記載します。
ホーム画面に[工数管理]オブジェクトについての操作手順が表示されました。
これで操作手順がわからないユーザでも、この表示で確認することでスムーズに工数管理を行うことができそうですね。
ドッキングプロンプトはフロート表示プロンプトに比べて、入力できる文字数が多く、動画を埋め込むこともできます。
最後に
いかかでしたでしょうか。
新機能というとなかなか使い方がわからず、導入することでユーザを混乱させてしまうかも、と思ってしまいがちですが、アプリケーション内ガイダンスは管理者とユーザにとって、非常に便利な機能です。また設定方法もシンプルなので、設定しやすい新機能だと思います。
アプリケーション内ガイダンスを使う前のポイントとして、まずはターゲットとなるユーザに学習、理解してほしいことは何かを考える必要があります。その後、ユーザに対してガイダンスやヒントおよびソリューションの提供をしましょう。
是非まだの方はアプリケーション内ガイダンス使ってみてくださいね。
参考リソース
