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日々の定型業務を自動化し時短&効率化!「プロセスビルダー」を使いこなそう

最終更新日: 2020.07.28

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日々の定型業務を少しでも楽にしたいと感じたことはありませんか?

Salesforceは複数の自動化ツールを提供しています。

以前こちらの記事で簡単な手続きを自動化するワークフローについてご紹介いたしました。

本日はプロセスビルダーを使って、業務の自動化を実現します。

レコード作成/更新できるオブジェクト

ワークフロールールでは該当オブジェクトのレコード、および親レコードの更新のみが可能ですが、プロセスビルダーでは、子レコードの作成、更新も行うことができます。

プロセスで実行できるアクション

・レコード作成と更新:新規レコードの作成、関連付けられたレコードの項目更新

・Chatter投稿:ユーザ、Chatterグループ、プロセスを開始したレコードにフィードを投稿

・承認申請:ユーザが手動で申請することなく、レコード承認申請を自動送信

フロー起動:複雑なビジネスプロセスを自動化するフローを起動

・Apex:カスタマイズされた機能を追加するApexメソッドを呼び出す

・クイックアクション:オブジェクト固有のアクションまたはグローバルアクションを使用して、レコード作成と更新、活動の記録を行う

プロセスビルダーではメールアラート、項目自動更新のほか上記のアクションがサポートされています。

プロセスを開始するタイミング

プロセスの開始時期を識別します。次の場合に開始されるようにプロセスを設定できます。

・レコードが変更されたとき

・プラットフォームイベントメッセージを受信したとき

・別のプロセスから呼び出されたとき

※この項目は、新規プロセスの作成時にのみ使用できます。

プロセスビルダーを利用した設定例

プロセスビルダーの使用例について3つほどご紹介いたします。

例1.商談が成立/不成立したらChatterに投稿

  • 商談が成立の場合、[東地区所属チーム]のChatterグループに[商談名]、[金額]、[商談割引金額]を添えたメッセージを投稿
  • 商談が不成立の場合、[東地区所属チーム]のChatterグループに[商談名]、[金額]、[商談不成立の理由]を添えたメッセージを投稿

今回はこの2つの条件に当てはまるプロセスを作成しました。ではこのプロセスが実行すると、どのようにChatterグループに投稿されるのでしょうか。こちらをご覧ください。

このように商談が成立/不成立した場合、自動的にChatter(東地区所属チーム)への投稿をすることができ、アクションによって投稿内容を変更することもできます。メール通知でなくChatterグループであれば、東地区所属のチームメンバー全員が商談結果を把握することができますね。

例2. 商談の割引率が30%以上の場合、上司の承認を得る必要がある

商談レコードページの[承認申請]をクリックしなくても、商談の割引率が30%以上の場合は自動的に上司に申請通知が届くようになります。[承認プロセス]では事前に作成した「商談値引き申請」プロセスを活用します。レコード承認申請を自動送信してくれれば、ユーザが手動で申請する必要がないため申請漏れを防ぐことができますね。

例3. 取引先の請求先住所が変わったら、関連する取引責任者の住所(郵送先)も変更する

取引先の請求先住所が変えた場合、関連する取引責任者の住所も手作業で変更することなく、プロセスを組むだけで同時変更が可能になります。つまり関連したオブジェクトであれば、条件に合致するレコードの一括更新ができるということです。一定のルールに従ってアクションが実行されるので抜け漏れ防止や、人によって入力の仕方が異なるといったばらつきを回避することができますね。

最後に

いかがでしたでしょうか。

プロセスビルダーはワークフローよりも視覚的に作成することができ、自動化できるアクションが豊富にあります。

記録、報告、更新といった「定型化された手作業」を簡単に自動化することができるため、作業時間、工数の削減につながります。

こちらのTrailheadモジュールもご覧いただき、是非活用してみてください。

参考リソース

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