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簡単スピードアップ!定型文を活用してみよう

2020.07.28
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みなさん、こんにちは。本日は“クイックテキスト”を利用した、業務の時短方法をご紹介いたします。

“クイックテキスト”を利用すると、定義済みのメッセージをメール、ToDo、行動などに挿入、

よく使う文言を登録することで時間を節約し、文章を標準化させることができます。

クイックテキストの設定手順

1. クイックテキストを有効化

[設定] |[クイック検索] ボックスに「クイックテキスト設定」と入力し、[クイックテキストを有効化] にチェックをつける

※[その他の設定]ではフォルダの共有設定や、クイックテキストボタンとポップアップを非表示の選択ができます。

2. アプリケーションランチャーから[クイックテキスト] をクリック

3. クイックテキストの作成

  • [新規クイックテキスト]をクリック
  • クイックテキスト名、メッセージ内容を入力
  • カテゴリ、チャネルを選択・フォルダを選択

※一部の組織では、[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にしていても、フォルダが新規クイックテキストの作成画面で表示されない場合があります。その場合は[クイックテキスト]のページレイアウトに[フォルダ] 項目を追加する必要があります。

今回は取引先とのメールのやりとりで使用する用のクイックテキストを作成します。

4. 取引先のレコードページで確認

  • クイックテキストの入力が完了したら、取引先のレコードページのメール入力画面で、実際にクイックテキストが作動するか確認
  • キーボードショートカットを使用してクイックテキストを呼び出すこともできる

 メッセージ項目に次のいずれかのコマンドを入力します。

 【Lightning Experience】 macOS: 「Cmd+.」  Windows: 「Ctrl+.」

コマンドを入力すると、チャネルで[メール]を選択し、作成したクイックテキストの一覧が表示されるので、該当するクイックテキストを選択します。

このように先ほど設定したクイックテキストの内容がメール画面に反映されました。

定型文のクイックテキストに作成しておけば、毎回使う文章を何度も入力しなくて済みますね。

定型文をもとに、必要な言葉を追加していけば簡単に文章の作成ができます。

※事前にメール署名の設定を行っています。

  • メッセージは改行、リスト、特殊文字、差し込み項目、および最大 4,000 文字を入力できる
  • チャネルは組織で有効な機能に応じて、次のチャネルを利用

   メール:メールアクション用

   行動:行動アクション用

   電話:活動の記録

   ToDo :ToDo アクション用

  • カテゴリはGreeting(挨拶文)、FAQ(問い合わせ)、Closing(クロージング)の3つから選択

これなら、さまざまなシーンでクイックテキストを活用することができそうですね

フォルダについて

フォルダを使用して、クイックテキストをユーザや公開グループなどと共有することができます。

フォルダを使用する場合はクイックテキスト設定の[その他の設定] から[フォルダでクイックテキストを共有および整理] にチェックをつけて有効にする必要があります。

[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にするとフォルダの作成が可能になります。

共有の設定方法

1. 新規フォルダを作成し、フォルダ名、右の[▼]-[共有]をクリック

2. 共有先と名前を選択して[共有]をクリック

共有設定は以上です。

これで「東地区営業部」と「西地区営業部」の所属メンバーにフォルダの共有ができました。

考慮事項

  • [その他のクイックテキスト]設定は、Lightning Experience でのみ対応
  • フォルダを使用する場合は[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にする
  • 社内チャネルとポータルチャネルは選択リストに表示されますが、Lightning Experience のアクションに対応付けられていない
  • カスタム項目では、行動チャネルと ToDo チャネルは使用不可

最後に 

いかかでしたでしょうか。

クイックテキストはメールテンプレートと少し似ている気がしますが、クイックテキストではいくつかの文章を組み合わせて構成することができ、ToDo や行動といったメール以外にも対応しているので、さまざまなシーンで活用できますね。

クイックテキストを作成することで、文章作成の時間節約やメール配信のスピードアップにもつながるので、是非活用してみてください。

参考リソース

クイックテキストの設定と使用

アドミニストレーター資格の更新 (Winter '19):クイックテキストを使ってみる

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