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レポートを使いこなす裏ワザ(その1:集計項目)

2020.07.28
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以前レポートの目的や利用例について入門編でご紹介しました。

本日は集計項目など、数式を使ったレポートの作成方法についてご紹介していきたいと思います。

集計項目とカスタム集計項目

レポートを作成する際、数値または通貨項目の[▼]をクリックすると、[この項目を集計]を選択することができます。

ここでは項目の合計、平均、最大、最小をグルーピング単位で表示が可能です。

また、項目の集計よりも複雑な集計をしたい場合はカスタム集計項目を使用します。

今回はカスタム集計項目にて数式を使用したレポートを2つ作成していきたいと思います。

数式で使う集計関数では、サマリーレポート、マトリックスレポート、および結合レポート(Salesforce Classic)のカスタム集計項目でグルーピング値を使用できます。集計関数は PARENTGROUPVALとPREVGROUPVAL の 2 種類があります。

PARENTGROUPVALの利用方法

最初にPARENTGROUPVAL関数を利用して 東地区営業担当者のフェーズごとの売上状況を金額と割合で表示するレポートを作成していきます。

PARENTGROUPVALとは

この関数は、指定した親グルーピングの値を返します。「親」グルーピングとは、数式が含まれるレベルよりも上にあるレベルです。この関数は、カスタム集計項目およびレポートのグルーピングレベルでのみ使用可能で、集計レベルでは使用できません。

つまり今回の場合、各営業担当者のフェーズごとの売上金額を集計し、合計金額と比較することで、各フェーズの商談金額と全体に占める割合(%)が一目で把握できるようになるということです。

レポート作成

では実際にレポートを作成していきましょう。

レポートタイプで[商談]を選択、マトリックス形式を使用します。そして以下の操作を行います。

・行を[フェーズ]、列を[商談所有者]でグループ化

・[項目]をクリック、集計項目フォルダの中の[+数式を作成]から[集計レベルの数式列を編集]を開く

[集計レベルの数式列を編集]の入力内容はこのようになります。

数式を入力し、[検証]にて有効が確認できた後、[全般]右の[表示]をクリックします。

「この数式をどこに適用しますか?」と表示があるので[特定のグループ]にチェックをし、行グループを[フェーズ]、列グループを[総計のみ]に設定したら、集計項目の追加は完了です。

レポートを実行すると、このようにフェーズごとの金額と、合計金額に対する各フェーズの割合を表示することができました。

PREVGROUPVALの利用方法

次にPREVGROUPVAL関数を利用して東地区営業担当者の月ごとの売上金額の比較レポートを作成していきます。

PREVGROUPVALとは

この関数は、指定した前のグルーピングの値を返します。「前の」グルーピングとは、レポートの現在のグルーピングより1つ前のグルーピングです。グループレベルと増分値を選択します。増分値は、現在の集計の前の列数または行数です。デフォルトは 1 で、最大値は 12 です。この関数は、カスタム集計項目およびレポートのグルーピングレベルでのみ使用可能で、集計レベルでは使用できません。

つまり今回の場合、月ごとの売上金額を集計し、前の月と比較することで、前月比差異が%で表示されるため現状を一目で把握できるようになるということです。

レポート作成

では実際にレポートを作成していきましょう。

レポートタイプで[商談]を選択、マトリックス形式を使用します。そして以下の操作を行います。

・行を[完了予定日]でグループ化

・[完了予定日]で[▼]をクリックし、[集計期間単位]を[年月]に設定

・[項目]をクリック、集計項目フォルダの中の[+数式を作成]から[集計レベルの数式列を編集]を開く

[集計レベルの数式列を編集]の入力内容はこのようになります。

数式を入力し、[検証]にて有効が確認できたあと、[全般]右の[表示]をクリックします。

「この数式をどこに適用しますか?」と表示があるので[特定のグループ]にチェックをし、行グループを[完了予定日]に設定をしたら、集計項目の追加は完了です。

レポートを実行すると、月ごとの金額と、前月差異という形で前月の売上金額との割合を表示することができました。

以上が、カスタム集計項目の集計関数 PARENTGROUPVALとPREVGROUPVAL を使ったレポートの作成方法でした。

この関数を利用するうえで最も重要なのは、正しいグルーピングを選択することです。

集計項目は強力なレポート手法ですが、いくつかの制限、および制約があるため取り扱いには注意が必要です。注意事項の関しては参考リソースにURLを記載しているので、集計項目を使用する前にご確認ください。

また、レポートの集計結果の範囲に応じて、集計結果を色付きで表示することができます。 サマリーレポートやマトリックスレポートが対象ですが、項目値を指定した範囲と色に従って強調表示が可能です。条件付き強調表示を有効化するには、レポートに集計項目またはカスタム集計項目が少なくとも1つ含まれている必要があります。

➁の東地区営業担当者の月ごとの売上金額比較レポートを利用して条件付き強調表示を行った際の表示は以下の通りです。

ここでの条件付き書式のルールは前月比が100%以下の場合はピンク、100%以上150%以下の場合は青、150%以上の場合は紫に色がつくように指定しました。このように色付けすることで、ある一定の割合や金額に達した月はいつなのか、一目で把握することが可能となります。

サマリーレポートやマトリックスレポートであれば、カスタム集計項目だけではなく、条件付き強調表示などを活用することで、視覚的なレポートを作成することができます。

是非参考にしてみてください。

参考リソース

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