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機能活用ガイド

簡単データ入力方法でストレス削減

2020.07.29
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日々業務を行う上で、「もっと効率的に情報の入力/修正ができれば・・・」と感じたことはありませんか?

“アクション”を使用するとユーザは、レコードの作成、活動の記録、メールの送信など、

さまざまな操作をすばやく実行することができます。

今回は操作方法とアクションによってどのようにメリットがあるのかをご紹介いたします。

クイックアクションとは?

よく使う操作を「ボタン」として配置することで、ページ間の移動をしなくても効率的に情報の入力を行うことができるようになります。

クイックアクションはカスタムボタンやリンクと似ている点がいくつかありますが、大きな違いは簡便性です。クイックアクションを使用すると、Salesforce および Salesforce モバイルアプリケーションでユーザが実行できる操作が増えます。

クイックアクションはオブジェクト固有のクイックアクションと、グローバルクイックアクションの2種類あります。

それぞれの特長と操作方法についてご紹介いたします。

オブジェクト固有のクイックアクション

オブジェクト固有のアクションには、他のレコードとの自動リレーションが含まれます。ユーザは、レコードの作成または更新、活動の記録、メールの送信などの操作を特定のオブジェクト内ですばやく行うことができます。

操作手順

今回は商談レコードから直接、工数管理レコードを作成できるように、オブジェクト固有のアクションを作成します。

※商談オブジェクトと工数管理オブジェクトは主従関係に設定しています。

1. [オブジェクトマネージャ]から商談オブジェクトを選択し、[ボタン、リンク、およびアクション] をクリック

2. [新規アクション]をクリックし、アクション情報を入力

[レコードを作成] アクションの場合、作成するオブジェクトの種別を選択します。

アクションを作成しているオブジェクトと対象オブジェクトとの間に複数のリレーションがある場合は、レコードの作成時に取り込む項目を選択します。

3. アクションレイアウトエディタを使用してカスタマイズ

4. ページレイアウトにアクションを追加する

パレットで [モバイルおよび Lightning のアクション] を選択し、[新規工数管理] アクションを [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] セクションに追加します。

5. 商談レコードページで確認

以上がオブジェクト固有のアクションの操作方法です。

もともとは商談レコードページにはなかった[新規工数管理]を追加したことにより、商談情報入力した直後にオブジェクトを移動しなくても、工数管理の新規作成がすぐにできますね。

グローバルクイックアクション

アクションをサポートするほぼすべてのページに追加できます。ユーザはグローバルアクションを使用して、ページを移動することなく、活動詳細の記録、レコードの作成または更新、メールの送信を行うことができます。

※グローバルクイックアクションでは、新規レコードと他のレコードとの間に直接リレーションはありません。

グローバルアクションで[工数管理]を選択できるように設定したいと思います。

操作手順

 1. [クイック検索] ボックスに「グローバルアクション」と入力し、[グローバルアクション] をクリック

2. [新規アクション] をクリックし、アクション情報を入力

3. アクションレイアウトエディタを使用してカスタマイズ

4. [クイック検索] ボックスに「グローバルアクション」と入力し、[パブリッシャーレイアウト] をクリック

パレットで [モバイルおよび Lightning のアクション] を選択し、[新規工数管理] アクションを [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] セクションにドラッグします。

5. グローバルアクションを確認

以上がグローバルアクションの操作方法です。

新規レコードやToDoの作成など、使用頻度の高いアクションをグローバルアクションとして追加することで、作業の状況に関係なくいつでも[⊞]をクリックすれば呼び出すことができます。

考慮事項

  • アクションを削除すると、そのアクションが割り当てられているすべてのレイアウトからアクションが削除される
  • 主従関係の従オブジェクトであるオブジェクトのレコードを作成する場合は、グローバルアクションではなくオブジェクト固有のアクションを使用

最後に

いかがでしたでしょうか。

クイックアクションを使用して、重要な情報に簡単にアクセスできるようにすることで、ユーザの操作やワークフローがスムーズになります。

アクションを明示的にオブジェクトに関連付ける必要があるかどうか、またアクションをどこに表示するかにもとづいて、アクションを選択することが重要です。

是非クイックアクションを活用して、効率的に情報の入力を行ってみてください。

参考リソース

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