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機能活用ガイド

簡単な手続きを自動化してみよう

2020.07.30
salesforce
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Salesforceでは、業務負荷を軽減するためいくつかの自動化機能が提供されています。

今回はその中でも、わかりやすく簡単に設定できる“ワークフロー”をご紹介いたします。

ワークフローとは

ワークフローは簡単な社内手続きや他のプロセスを自動化するためのツールで、「もしxxxだったら、yyyyという処理を実行する」という簡単な処理を自動で行います。その“xxxだったらyyyを”という定義が“ワークフロールール”です。

ワークフロールールにより、特定の条件が満たされたときに“ワークフローアクション”が実行されます。

実行されるアクションは、即座に実行することも、または特定の日時に実行することもできます。

設定手順

1. オブジェクト

 どのオブジェクトのレコードで操作が行われたときに起動するかを選択。

2. 評価条件

 ワークフロールールの評価するタイミングの設定。

3. アクション

 ToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。

4. タイムトリガ

 条件を満たしてから、アクションを実行するまでの期間を定義することができる。ある日付を基準に「○日前」「○時間後」など、時間単位か日単位かを設定。

5. アクション

 ToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。

 ※タイムトリガを使用しない場合は設定手順3までです。

ワークフロールールの活用事例

1. 契約期限切れ前のフォローアップ

ルール:契約終了の30日前になったら営業担当者に、20日前になったら、営業部長に契約更新をするためのメールを通知する

契約終了日が近づいているのにも関わらず、 [状況]が[Activated]になっている場合、30日前であれば営業担当者に、20日前になっても[Activated]から更新されない場合、営業部長にメール通知をするというものです。

※時間ベースのアクションを2つ設定していますが、30日前に営業担当者によって更新された場合は、営業部長にはメール通知は届かなくなります。

2. ケースがオープンになった場合、顧客対応のフォローアップをするToDoの作成

ルール:大規模取引の新規ケースが作成されたら、営業部長にメールで通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てる

ここでいう大規模取引というのは、年間売上高が3億円以上または従業員数が1万人以上の取引先が対象です。この条件に当てはまる取引先ケースが作成された場合に、営業部長にその旨をメール通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てるというものです。

3. 新規ユーザの自動有効化

ルール:新規ユーザが作成された場合に、ユーザを有効化しログインの許可する

新規ユーザが作成された場合に、まだ有効化されていないユーザを項目自動更新でユーザの[有効]チェックボックスに自動的にチェックマークつけることでSalesforceにログインできるようにするというものです。

時間ベースのアクションとは

ルール適用時のワークフローは、ルール条件に一致した場合レコードの作成または編集直後にアクションが実行されるのに対して、時間ベースのワークフローはアクションの実行を将来のある時点に予約しておくことができます。

[クイック検索]ボックスで[時間ベースのアクション]と入力します。ここで予約されているアクションを確認することができます。

時間ベースのワークフローの制限や考慮事項

  • 評価条件でレコードが [作成されたとき、および編集されるたび]に設定した場合、時間ベースワークフローアクションを設定することはできない
  • 一度ルール条件に合致してアクションをセットした後、レコードが更新されてルール条件を満たさなかった場合、アクションは実行されない
  • レコードが更新され、評価条件をレコードが [作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき] に設定した場合は、自動的にレコードの待機中のアクションをキューに戻すことができる 

以上がワークフロールールの活用事例のご紹介でした。

ルールに定義された条件に基づいて、自動的にタスクをユーザに割り当て、特定の項目を更新することができるワークフロールールは営業、マーケティング、サポートなどの自動化に役立ちます。

ワークフロールールを活用することで、業務の効率化だけでなく、業務ルールの徹底など様々なメリットがあるのでぜひご活用ください。

参考リソース

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