登録されたデータの精度を高めて、業務の効率化をしつつデータを最大活用するためにはどうするのが良いのでしょう？
Salesforceでは入力ミスをなくす、データの精度を高めるために“入力規則”という機能が用意されています。
入力規則とは、レコードを保存する前に、入力したデータが指定の基準を満たしているかどうかを確認する機能です。
1つ以上の項目のデータを評価する数式や条件式を設定し、「True」または「False」の値を返すことができます。
また、指定された条件に基づき、入力した値が有効でない場合にエラーメッセージを表示することもできます。
この規則を使用することで、正確で精度の高いデータをSalesforceに登録することが可能です。
入力規則を利用するメリット
入力規則を利用することで、以下のメリットを得ることができます；
- データ入力ミスのリスクを最小化
- 入力を制限できるため、微妙な誤記や表記違いを減らすことができる
- 指定したルール以外の値が入力されたときはエラーメッセージを表示することで、正しい入力を促す
活用事例
1. 携帯番号の入力形式の指定
現時点では携帯項目に、数字のほかにひらがなも入力できてしまいます。
これでは正確な携帯番号がわかりません。
では実際に入力規則を作ってみましょう。
エラー条件数式は、「項目の挿入」と「演算子の挿入」を使うと便利です。
また、右側の関数のリストから適切な関数を選ぶことでエラー数式を簡単に作成することができます。
携帯番号の入力形式を指定する入力規則を設定することで、桁数が 11 桁を超えたり、ひらがなやアルファベットが含まれた番号を入力したりすると、エラーメッセージが表示され、エラーが解消するまでレコードが保存されないようになります。
2. フェーズを「成立」にするには金額項目が入力されていることが条件
- フェーズ（StageName）が成立（Closed Won）
- 金額（Amount）
3. 商談不成立の場合、不成立理由（選択リスト）を必須入力
- フェーズ（StageName）が不成立（Closed Lost）
- 商談不成立理由（Lost_reason）カスタム項目作成
4. フェーズが成立の時は、納品日を変更できない
- フェーズ（StageName）が成立（Closed Won）
- 納品日（Delivery_Date）カスタム項目作成
5. 家族に子供がいる場合、子供の人数を必須入力
- 家族構成（Family）カスタム項目作成
- 選択リスト値「未婚」「結婚しているが子供なし」「子供がいる」から「子供がいる」を選択
- 子供の人数（children）カスタム項目作成
6. 次の商談予定日は過去日付を選択できない
- 次回の商談予定日（Next_Opportunity_date）カスタム項目作成
考慮事項
- 住所、姓名、連動選択リスト、連動ルックアップなどの複合項目参照不可
- 自動採番の差し込み項目または [町名・番地(郵送先)] のような複合住所項目
- エラー条件数式を入力した後は「構文を確認」をクリックして確認
最後に
いかがでしたでしょうか。
今回は６つの入力規則をご紹介しましたが、数式の組みあわせ次第ではさまざまな入力規則を設定することができます。
指定した数値や言葉以外の誤ったデータがSalesforceに保存されると、活動は遅くなり、レポートは不正確になってしまうなど、さまざまな場面で会社の負担にもつながります。
業務効率の低下を防ぐためにも、ぜひ入力規則を活用してみてください。
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