Optimizerを使用して組織のメンテナンスをしよう

Salesforceを運用している中で、ユーザーはどの機能をよく利用しているのか？今の組織が最適な状態なのか？を知りたいと思ったことはありませんか？

「Salesforce Optimizer」を利用することで、機能の改善、カスタマイズのクリーンアップ、複雑さの軽減、機能の採用の促進を実現することができます。また、実装状況を改善する方法についてのアドバイスや推奨事項が記載されたPDFレポートを作成することが可能です。

Salesforce Optimizer アプリケーションとは

Salesforce Optimizer アプリケーションとは、組織のストレージ、項目、カスタムコード、オブジェクトのカスタムレイアウト、レポートとダッシュボードなど、50 種以上の使用状況のスナップショットを作成できるツールです。例えば、誰も入力していない項目の検出、アクションが設定されていないワークフロールールを発見する等ができます。

Salesforce Optimizerを実行するタイミングは、毎月のメンテナンスや、新しいアプリケーションをインストールする前、各 Salesforce リリースの前を推奨します。また、少なくとも四半期に 1 回は、実行することを検討してください。

Optimizer アプリケーションの操作手順

それでは、Salesforce Optimizerアプリケーションにアクセスし、実行してみます。

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操作手順

１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「オプティマイザ」と検索し、 [オプティマイザ]をクリックします。

２．[アクセスを許可]をクリックし、Salesforce Optimizer アプリケーションを有効化するためのアクセス権を許可します。

アクセスを許可すると、アプリケーションランチャーに[Salesforce Optimizer]というアプリケーションが作成されます。

３．毎月実施するスケジュールを設定するかを選択し、[オプティマイザを開く]をクリックします。

４．[Optimizerを実行]をクリックします。

完了したら、画面右上の[通知]マークに通知が届きます。

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実行結果の[機能]名をクリックすると、さらに詳細を確認することができます。詳細画面には、項目名や、設定変更するために参考となるヘルプドキュメント、推奨アクションが表示されています。また、項目名から、設定画面にアクセスすることが可能です。

Salesforce Optimizerアプリケーションを使用することで、組織の状態を把握し、またすばやく機能の設定変更ページへとアクセスすることができました。

Salesforce Optimizer PDF

Salesforce Optimizer PDFを実行すると、Salesforce により、実装を改善する方法についてのアドバイスや推奨事項などのパーソナライズされた PDF レポートが作成されます。

レポートには、分析した機能の種別と見つかった項目数、結果の重要度が記載されています。

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[設定]｜ [オプティマイザ]から、[PDFの作成]をクリックし、アクセス許可、注意書きを確認して[Got It]を押下すると実行完了です。

レポート結果は、メールボックスに届いています。

考慮事項

最後に

いかがでしたでしょうか。Salesforce Optimizerを利用することで、組織の状態を把握し、使っていない項目や機能はメンテナンスをすることができます。定期的に実行し、より最適化された使いやすい組織の維持を目指しましょう。ぜひまだの方は活用してみてください。

参考リソース