定着運用ノウハウ

入力を簡略化する機能を活用して、手入力の時間を減らそう

最終更新日: 2021.01.12

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Salesforceを社内で定着化させるためには、入力量やクリック数を減らし、何よりもユーザに入力を迷わせないことがポイントの1つです。そのためには営業活動が確実に入力される環境を整える必要があります。

本日は入力を簡易化する機能について5つご紹介します。

1.用途にあったデータ型を利用する

Salesforceの項目には必ずデータ型が選択されています。

データ型は入力制限が少ない「テキスト」をはじめ、自動的に対象形式に表示してくれる「通貨」や「日付」などさまざまです。

入力制限が少ないテキストは、文字列と数値のどちらも入力できるため便利な一方、ユーザによって入力形式が異なる場合があります。入力者によるデータのバラつきを統一化させるために役立つのが選択リストです。

選択リストを利用することで、得られるメリットをいくつかあげてみます。

  • データ入力を簡略化
  • 値の標準化
  • 入力に迷うことがない
  • レポートやビューの絞り込みに使える

長い入力には適していませんが、入力する内容が決まっているものはできるだけテキストではなく、選択リストを利用することで、ユーザを必要な値に導き、効率良くデータ入力が可能となります。

2.数式項目を利用し、自動計算で値を表示する

データ型の数式を利用することで、項目の値を自動的に計算することができます。

数式を組むことで、自分で計算をすることなく、求めている数値を正確に算出してくれます。

例:商談の値引金額を自動計算

商談オブジェクトに「値引金額」と「値引率」項目を作成し、以下のような数式を組みます。

値引金額を設定することで、商談が割引された際に、その都度金額を計算しなおして入力する必要がなくなりますね。

3.レコードページに工夫を加える

レコードページをカスタマイズすることで、クリック数を減らし、入力を簡易化することができます。

たとえば、レコードの詳細を編集する際に、デフォルトタブを「活動」に設定していると、まず活動タブから詳細タブに移動するためにクリックが必要となりますが、デフォルトタブを「詳細」に設定していれば、レコードページを開いた瞬間に、自動的に「詳細」の画面が表示されるため、“ワンクリック”の手間が省けます。

このような細かい設定ではありますが、カスタマイズを工夫することで、入力の簡易化をサポートすることができます。

4.項目の連動関係を設定する

連動選択リストを使用することで、ユーザは正確で整合性のとれたデータの入力が可能となります。

たとえば、商談に 「商談不成立理由」 というカスタム選択リストを作成し、その有効値を「フェーズ」 に連動させることができます。

例:フェーズ が”Closed Lost”(商談不成立)の場合のみ、商談不成立理由を選択できるようにする

  • 制御項目:フェーズ
  • 連動項目:商談不成立理由
  • “Closed Lost”の場合のみ含める

ページレイアウトを確認してみましょう。

フェーズが”Closed Lost”以外の場合は商談不成立理由は選択できなく、”Closed Lost”の場合のみ選択できるようになっていますね。

商談不成立理由はフェーズが”Closed Lost”以外では選択する必要がないので、連動関係を設定することで不要な入力作業を省くことができますし、誤ってClosed Lost”以外のフェーズの際に商談不成立理由が選択されることを防ぐこともできます。

5.フローを利用した簡易入力の設定を行う

FlowBuilderを使用して、ホーム画面に取引先情報を簡易入力できる画面を作成します。

例:ホーム画面で取引先情報を簡易入力

操作方法

1.フローの有効化

プロセスの自動化設定から[フローのLightningランタイムを有効化]にチェックがついていることを確認します。

2.フローの新規作成

3.画面要素を追加

画像コンポーネントから[テキスト]を選択し、表示ラベルを変更します。

※フッターを選択し、ナビゲーションを制御の下で、[次へまたは完了]を選択します。

4.レコードの作成要素を追加

取引先の項目値の設定では、上記で作成した該当するAPI参照名のものを選択します。

5. 要素の接続と有効化

6.ホーム画面にフローの追加

これならホーム画面上で、必要最低限の取引先情報のみ入力することができます。

今回は取引先名、電話番号、説明の3項目に絞りましたが、URLやファイルのアップロードの設定もすることが可能です。

※簡易入力機能の説明のため、FlowBuilderの操作方法は割愛しましたが、詳細については参考リソースからご確認ください。

最後に

Salesforceを導入したものの、入力や操作で迷わせてしまったり、誤った情報を入力させないためにも、入力を簡易化する機能を活用する必要性があると思います。

それぞれ細かい設定が多いようにみえますが、カスタマイズを工夫することで、ユーザの入力負担軽減にもつながります。

ぜひこのような機能を有効活用して、ユーザにとってSalesforceを使いたくなるようなカスタマイズをしてみてください。

参考リソース

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