制定運作規則

發布日 : 2023.04.17

本篇文章學習要點
本篇文章的目標
營運規則是什麼
為什麼必須有營運規則？
制定營運規則的示意圖
學習工具
總結

本篇文章學習要點

何謂營運規則
為何需要營運規則
營運規則的制定範例

本篇文章的目標

本文的目標是「理解營運規則的必要性與制定方法，並著手制定規則」。

為此，我們將依循以下三個步驟進行。

何謂營運規則
為何需要營運規則？
營運規則的制定流程

營運規則是什麼

營運規則是針對在日常業務中使用 Sales Cloud 時，所訂定的關於「由誰」、「何時」、「確認／輸入什麼內容」以及「如何進行」的規範。

為什麼必須有營運規則？

營運規則是對「Sales Cloud 成功落地」的狀態所作出的具體定義。

若無法在開始運作前描繪出「落實普及」的狀態，便無法實現 Sales Cloud 的普及化。

這裡所謂的「Sales Cloud的落實普及」指的是

由主管定期檢查所輸入・更新的資料，並進行溝通的狀態。

透過主管確認每日更新的資料，並根據部屬的狀況給予建議，藉此改變成員的行為，進而創造成效。

如果沒有制定營運規則，可能會如下列情況一樣，主管不再查看Sales Cloud，下屬也因此更不願意輸入資料，陷入惡性循環。

主管則因為輸入狀況參差不齊，無法正確掌握部下的狀況。
下屬費心輸入的資料未能有效利用，導致輸入作業的目的意識更加薄弱。

為了讓 Sales Cloud 真正落地並創造效益，定義出「日常在哪些情境下使用」的營運規則至關重要。

制定營運規則的示意圖

以下分別介紹「溝通規則」與「輸入・更新規則」的制定示意圖。

此外，我們也將基於這兩項規則，針對「何時進行溝通」以及「為此需在何時前將資訊更新至最新狀態」，在一個星期的流程中整理出運作流程，並一併介紹。

溝通規則

透過「進行資料視覺化吧」所製作的報告和儀表板，能讓主管領悟到該採取何種管理方式才能創造效益。

但是，對於初次查看該報告和儀表版的主管來說，往往無法立即知道從中應該確認哪些資訊、又該如何運用。（對於到目前為止從未使用過報告和儀表版的人而言，應該看起來格外困難）

在系統上線後，為了讓主管能夠順利運用資訊，應釐清他們希望希望從儀表版的每個圖表中確認什麼，以及應進行何種溝通。

建議針對每個儀表板分別制定溝通準則。

輸入與更新規則

系統上線後，使用者須在每次輸入或更新資料時，確認相關規則。

建議使用簡報或試算表等工具，讓大家能一目瞭然地了解「由誰」、「何時」、「輸入什麼」以及「如何」進行資料的輸入與更新。

為了預先防範運作中常見的問題，例如「因手冊更新跟不上進度而將改善措施擱置」或「手冊未更新導致與實際畫面不符」，請務必盡量簡化規則。

請針對每個物件分別建立輸入與更新規則。

下圖為輸入與更新規則的一例。

像機會這類需要管理各階段的資訊，若能如下圖所示，明確定義各階段應填入哪些內容，使用者在輸入時便能減少混淆。

運作流程

迄今為止，我們已說明如何透過「溝通規則」與「輸入・更新規則」，分別定義主管的資料運用方式及使用者輸入資料的方式。

最後，讓我們整理一下這兩項規則應在每週的流程中何時執行，並釐清資料運用與資料輸入、更新之間的關聯性。

如此一來，使用者對資料輸入的目的意識將更加明確，也能進一步促進資料輸入。

例如，當主管在每週的業務會議中確認資料並提供回饋時，便能彙整成如下圖所示的運作流程。

學習工具

若想進一步了解，請觀看以下的隨選影片。

隨選影片：活用度提升支援（SFA 運作規範、訓練、落實普及計畫）

為了制定營運規則，我們也準備了工作表。

工作表可以從此處下載。

總結

您是否已理解營運規則的必要性及制定方法？

以下再次彙整營運規則的重點。

營運規則是對「Sales Cloud 已成功落實的狀態」所做的定義，是創造成效不可或缺的要素
營運規則分為「輸入與更新規則」及「溝通規則」兩大類，兩者皆需分別制定
應以能讓人一眼便能確認「誰」、「何時」、「輸入什麼」以及「如何輸入」的方式來制定

如有任何疑問或需解決錯誤問題，請聯絡本公司技術支援部門。
本公司支援工程師將在確認貴公司的 Salesforce 環境後，為您提供具體的操作步驟。

知識文章：如何從 Salesforce 說明取得支援

當制定營運規則之後，接下來學習如何將這些規則推廣並擴展至第一線吧！

下篇文章：實施使用者訓練吧

如果想回到「活用7步驟」的整體內容，請從此處

發布日 : 2023.04.17

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