運用のルールを策定しましょう

公開日: 2023.04.17

この記事で学べること
この記事のゴール
運用ルールとは
なぜ運用ルールは必要なのか
運用ルールの作成イメージ
学習ツール
まとめ

この記事で学べること

運用ルールとはなにか
なぜ運用ルールが必要なのか
運用ルールの作成イメージ

この記事のゴール

この記事のゴールは「運用ルールの必要性・作成方法を理解し、ルール作成に着手いただく」ことです。

そのために、以下3ステップで進めていきます。

運用ルールとは
なぜ運用ルールは必要なのか
運用ルールの作成イメージ

運用ルールとは

運用ルールは、日々の業務でSales Cloudを利用する上で「誰が」「いつ」「何を」「どのように」確認/入力するのかを定めたものです。

なぜ運用ルールは必要なのか

運用ルールは”Sales Cloudの定着化”した状態を、具体的に定義したものです。

運用開始前に定着化した状態を描けなければ、Sales Cloudの定着化は実現できません。

ここでいう”Sales Cloudの定着化”とは

入力・更新されたデータを定期的にマネージャーがチェックし、コミュニケーションをしている状態を指します。

日々更新されるデータをマネージャーが確認し、部下の状態に合わせたアドバイスすることで、メンバーの行動を変え、効果創出を実現します。

もし、運用ルールを作成していないと、以下のようにマネージャーはSales Cloudを見なくなり、部下はさらに入力しなくなるという悪循環に陥ってしまう可能性があります。

マネージャーは入力状況がバラバラで、部下の状況を正しく把握できない
部下はせっかく入力したデータが活用されず、入力の目的意識が薄れる

Sales Cloudを定着化させ効果を創出するためにも、日々どんな場面で利用するのかを定義した運用ルールが重要になります。

運用ルールの作成イメージ

コミュニケーションルールと入力・更新ルールの作成イメージをそれぞれご紹介します。

また、この2つのルールをもとにいつコミュニケーションが行われ、そのためにはいつまでに情報を最新化する必要があるのかを1週間の流れの中で整理した運用フローについてもご紹介していきます。

コミュニケーションルール

「データの可視化を行いましょう」で作成したレポート・ダッシュボードは、マネージャーに効果創出のためにはどんなマネジメントを行えば良いかの気付きを与えてくれます。

ただし、そのレポート・ダッシュボードを初めて見るマネージャーにとっては、そこからどのような情報を確認し、活用すればいいのかすぐにはわかりません。(これまでレポート・ダッシュボードを使用したことがない人には、特に難解なものに見えるはずです)

運用開始後、スムーズにマネージャーが情報を活用できるように、ダッシュボードの各グラフから何を確認して、どのようなコミュニケーションをとってほしいのかを明確にしましょう。

コミュニケーションルールはダッシュボードごとに作成することをおすすめします。

入力・更新ルール

運用開始後、利用ユーザーは入力・更新ルールを都度確認し、データの入力・更新を行うことになります。

スライドやスプレッドシートなどを使用して、ひと目で「誰が」「いつ」「何を」「どのように」入力・更新するのかを定めるのがおすすめです。

「マニュアルの更新が追いつかないので改善を後回しにする」「マニュアルが更新されず実画面とあっていない」といった運用でよくある課題を未然に防ぐためにも極力シンプルにすることを心がけましょう。

オブジェクトごとに入力・更新ルールを作成していきます。

下図は入力・更新ルールの一例です。

商談のように、フェーズを管理する情報の場合、下図のように各フェーズで何を入力してほしいかを定義すると、利用ユーザーは入力時に混乱が少なくなります。

運用フロー

これまで、コミュニケーションルールと入力・更新ルールにより、マネージャーのデータ活用や利用ユーザーの入力をそれぞれ定義する方法をお伝えしてきました。

最後に、この2つのルールを、1週間の流れの中でいつ実施していくのか、データ活用とデータ入力・更新との関係性も含めて整理しましょう。

これにより、利用ユーザーのデータ入力に対する目的意識が明確になり、入力を更に促すことができます。

例えば、週次の営業会議でマネージャーがデータを確認しフィードバックする場合、下図のような運用フローにまとめることができます。

学習ツール

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運用ルールを作成いただくにあたって、ワークシートもご用意しています。

ワークシートはこちらからダウンロードできます。

まとめ

運用ルールの必要性・作成方法は理解できましたでしょうか？

改めて運用ルールのポイントを以下にまとめています。

運用ルールは”Sales Cloudが定着化した状態”を定義したものであり、効果創出のためには必要不可欠な要素
運用ルールは入力・更新ルール、コミュニケーションルールの2つがあり、
それぞれ作成が必要
ひと目で「誰が」「いつ」「何を」「どのように」入力するのか確認できるよう作成する

ご不明点やエラーの解消が必要な場合は、弊社テクニカルサポートにお問合せください。
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ナレッジ記事：Salesforce カスタマーサポートへの問い合わせ

運用ルールを作成したら、次はそのルールをどのように現場へ展開するか学びましょう！

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