レコードの変更履歴を管理する

基本設定

2021.04.28

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この記事で学べること

  • 項目履歴管理を設定し、「誰が」「いつ」「何を」どのように変更したのかを確認する方法

項目履歴の設定手順 コピー

1. [設定]|[オブジェクトマネージャ]|[商談]|[項目とリレーション]をクリック

2. 画面右上の[項目履歴管理の設定]をクリック

3. [商談履歴を有効化] にチェックをつける

4. 履歴を管理したい項目を選択

オブジェクトごとに、標準項目とカスタム項目を合わせて最大 20 項目まで選択できます。

※次の項目は追跡することができません。

  • 数式項目、積み上げ集計項目、または自動採番項目
  • [作成者] および [最終更新者]
  • 商談の [期待収益] 項目
  • 項目の [マスタソリューション名] または [マスタソリューション詳細] 項目

5. ページレイアウトの関連リストに[商談項目履歴]を追加

[商談項目履歴]を追加した後に、[保存]をクリックすると、「ユーザの関連リストのカスタマイズを上書きしますか?」と表示されるので、[はい]をクリックして保存をしましょう。

設定は以上です。

では株式会社Bの商談レコードで、「商談所有者」「金額」「完了予定日」を変更してみましょう。

履歴は変更の日付、時刻、変更内容、変更者で構成されます。

元の値と、新しい値の2つが表示されるので、どのように変更されたかがわかりますね。

変更履歴をレポートで確認

変更履歴の内容は各データの詳細画面のほかに、レポートでも確認することができます。

操作方法

  • [レポート]|[新規レポート] | [商談項目履歴]|[続行] をクリック

※[商談履歴]レポートではなく、[商談項目履歴]レポートを使用します。

  • 表示させたい項目を選択、条件を絞る

レポートに表すことで、変更した項目/行動と、元の値、新しい値が一覧で表示されるため、各商談の変更内容が一目瞭然ですね。

カスタムオブジェクトでの項目履歴管理

カスタムオブジェクトで項目履歴管理を行う際に注意点が2つあります。

  • 追加の機能

対象のカスタムオブジェクトの詳細ページで、「項目履歴管理」にチェックがついているか確認してください。

チェックがついていないと、変更履歴の追跡が開始されず、レイアウトにも表示されません。

また、変更履歴をレポートで確認したい場合は「レポートを許可」にもチェックをつける必要があります。

  • オブジェクトが主従関係の従オブジェクトである場合、カスタムオブジェクトの項目履歴管理のレポートは利用不可

理由としては、既存のレポートは他のテーブルからの共有を制御することができないためです。

カスタムオブジェクトで項目履歴管理を行う際には以上2点に気をつけてください。

考慮事項

  • 255 文字を超える項目に対する変更は、編集済みとして追跡され、元の値と新しい値は記録されない
  • オブジェクトごとに、標準項目とカスタム項目を選択は最大 20 項目
  • 追跡できるデータの種類には制限がある
  • 項目履歴管理の設定をした後から追跡が行われるため、設定前の変更は履歴に含まれない

学習ツール

まとめ

項目履歴管理を行うことで、データが変更された際に変更内容を記録として残すことができますし、項目履歴レポートを作成すれば、営業部長などは部下の変更内容を一目で確認することができます。

また、誤って内容を編集してしまった場合でも、元の値が表示されるため、すぐに元に戻すこともできます。

是非まだの方は活用してみてください。

基本設定

2021.04.28

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