レコードの変更履歴を管理する

項目履歴管理を設定し、変更内容を確認したい方へ。設定手順とレポート作成方法を解説します。変更履歴の追跡ポイントが分かります。

部署やチーム毎にみることができるデータを設定する

この記事で学べることSalesforceにあるレコード/データで、全員が見ても良いものと特定の部署のみに公開したいものなど、情報を見せる範囲を制限する方法共有設定の設定方法Salesforceのレコード共有設定の考え方Salesforceの共有設定は一度すべて非公開にして（絞って）、オブジェクトやレコードのアクセス権を付与して（開放して）制限を行います。共有設定には組織の共有設定・ロール階層・共有ルール・手動共有の4種類あり、用途や目的によって使い分けることができます。今回は商談オブジェクトの共有設定を行いたいと思います。組織の共有設定組織の共有設定ではオブジェクトに対して [非公開]、[公開/参照のみ]、または [公開/参照・更新可能] の設定を行うことができます。操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．組織の共有設定の[編集]をクリック３．商談オブジェクトのデフォルト内部のアクセス権を[公開/参照・更新可能]から[非公開]に変更４．[保存]をクリックこれで[商談]オブジェクトは非公開になりました。実際にSalesforceの画面で非公開になったのか確認してみましょう。 営業担当のユーザに代理ログインして商談レコードを確認してみますと、商談オブジェクトの組織の共有設定が[公開/参照・更新可能]の時はすべてのレコードが見えています。商談オブジェクトの組織の共有設定を[非公開]にすると所有しているレコードのみが見えるようになりました。ロール階層とはロール階層では各オブジェクトに対する組織の共有設定で、階層内の下位のユーザが所有する、または下位のユーザに共有されたデータへのアクセス権をユーザが持つかどうかを指定することができます。操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．組織の共有設定の[編集]をクリック３．[階層を使用したアクセスを許可]のチェックを編集４．[保存]をクリックチェックを外し保存すると、階層の下位ユーザが所有または共有されているデータへのアクセス権を、上位ユーザに自動的に付与しないようにすることができます。※[階層を使用したアクセスを許可]の編集はカスタムオブジェクトのみ編集可能。商談は標準オブジェクトなので[階層を使用したアクセスを許可]のチェックが入っています。 では先程代理ログインしたユーザの上位ロールのユーザと、別のロールのユーザに代理ログインしてレコードを確認してみましょう。上位ロールに所属しているユーザに代理ログインすると、下位ロールに所属しているユーザが所有している商談レコードも表示されます。別のロールに所属しているユーザに代理ログインすると、所有しているレコードのみが表示されています。ロールを設定することで、レコードのアクセスを制限した場合でも、上位ロールのユーザは下位ロールのユーザが所有するレコードに対してアクセスすることができますね。共有ルールとは共有ルールは、レコード所有者やレコードタイプ、特定の項目値などの条件に基づいて共有します。各オブジェクトに最大 300 件の共有ルールを定義できます。 今回は商談オブジェクトにチェックボックス項目を作成し、チェックが入った際に他のロールにも共有するルールを作成していきます。操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．商談共有ルールの[新規]をクリック３．[表示ラベル]、[ルール名]を入力４．ルールタイプを[レコード所有者に基づく]または[条件に基づく]から選択５．条件で項目、演算子、値を入力６．共有先を[ロール]、[ロール&下位ロール]、[公開グループ]選択７．商談のアクセス権を[参照・更新]または[参照のみ]から選択実際に共有ルールが実行されるか確認してみます。株式会社Aの商談レコードの共有項目にチェックを入れます。上位ロールのユーザで確認したところ株式会社Aの商談が表示されるようになりました。このように一部のレコードのみ共有することも可能で、かなり柔軟に設定することができます。共有ルールでは、共有の条件としてロール単位でなくレコードの特定の項目値を指定することができ、共有先もユーザ単位やグループ単位など選択することができます。考慮事項組織の共有設定が [公開/参照のみ] または [非公開]にすることで共有ルールが使用できる[階層を使用したアクセス許可] オプションは、標準オブジェクトでは常にオンであり、編集不可共有ルールの条件指定に使用する項目はあらかじめ作成が必要手動共有はSalesforce Classicのみの機能学習ツール組織の共有設定階層を使用したアクセス権の制御共有ルール共有ルールの考慮事項まとめ共有設定を行うことで、自分が所有者ではないレコードに対して、アクセス権の基準レベルを定義することができます。様々な条件に対応できますので、組織の共有設定・ロール階層・共有ルール・手動共有を駆使し、それぞれの環境に合った共有設定を行ってください。

プロファイルと権限セットを使って、アクセス方法や権限を設定する

権限管理に悩む方へ。プロファイルと権限セットを活用した柔軟な設定方法を紹介します。特定のアクセス権を付与するポイントが分かります。

Optimizerを使用して組織のメンテナンスをしよう

この記事で学べることSalesforce Optimizer アプリケーションを利用した機能の改善、カスタマイズのクリーンアップ、複雑さの軽減、機能の採用の促進を方法Salesforce Optimizer アプリケーションとはSalesforce Optimizer アプリケーションとは、組織のストレージ、項目、カスタムコード、オブジェクトのカスタムレイアウト、レポートとダッシュボードなど、50 種以上の使用状況のスナップショットを作成できるツールです。例えば、誰も入力していない項目の検出、アクションが設定されていないワークフロールールを発見する等ができます。Salesforce Optimizerを実行するタイミングは、毎月のメンテナンスや、新しいアプリケーションをインストールする前、各 Salesforce リリースの前を推奨します。また、少なくとも四半期に 1 回は、実行することを検討してください。Optimizer アプリケーションの操作手順それでは、Salesforce Optimizerアプリケーションにアクセスし、実行してみます。操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「Optimizer」と検索し、 [Optimizer]をクリックします。２．[アクセスを許可]をクリックし、Salesforce Optimizer アプリケーションを有効化するためのアクセス権を許可します。アクセスを許可すると、アプリケーションランチャーに[Salesforce Optimizer]というアプリケーションが作成されます。３．毎月実施するスケジュールを設定するかを選択し、[Optimizerを開く]をクリックします。４．[Optimizerを実行]をクリックします。完了したら、画面右上の[通知]マークに通知が届きます。 実行結果の[機能]名をクリックすると、さらに詳細を確認することができます。詳細画面には、項目名や、設定変更するために参考となるヘルプドキュメント、推奨アクションが表示されています。また、項目名から、設定画面にアクセスすることが可能です。Salesforce Optimizerアプリケーションを使用することで、組織の状態を把握し、またすばやく機能の設定変更ページへとアクセスすることができました。考慮事項Optimizer アプリケーションにアクセスするには、「アプリケーションのカスタマイズ」権限、「すべてのデータの編集」権限、「ユーザの管理」権限が必要である学習ツールSalesforce Optimizer の使用を開始（Trailhead）Salesforce Optimizer を使用した実装の改善（ヘルプドキュメント）まとめいかがでしたでしょうか。Salesforce Optimizerを利用することで、組織の状態を把握し、使っていない項目や機能はメンテナンスをすることができます。定期的に実行し、より最適化された使いやすい組織の維持を目指しましょう。ぜひまだの方は活用してみてください。

テスト環境を活用しよう

SalesforceのSandboxとDeveloper Editionについて解説します。テスト環境の種類や作成手順を知ることで、開発や動作確認を効率的に行う方法が分かります。

カスタムオブジェクトを作成する

「取引先」や「商談」といったあらかじめ用意されている「標準オブジェクト」以外にも、「カスタムオブジェクト」を作ることでさまざまな情報をSalesforceで管理できます。この記事で学べること「カスタムオブジェクト」の作り方「カスタムタブ」の設定方法「カスタムオブジェクト」を作るここでは、出張に関する情報を管理する場合を例にカスタムオブジェクトの作成方法を紹介します。まず「設定」で「プ ラットフォームツール」の「オブジェクトおよび項目」→「オブジェクトマネージャ」を選択。「作成」の「カスタムオブジェクト」をクリックします。 続いて「表示ラベル」や「オブジェクト名」を入力。「カスタムオブジェクトの保存後、新規カスタムウィザードを起動する」にチェックを入れて「保存」をクリックします。 「カスタムタブ」を設定する続いて作成したカスタムオブジェクトのタブを設定します。「タブスタイル」の虫眼鏡アイコンをクリックし て好みのタブを選んだら、「次へ」をクリック。続いて作成したカスタムオブジェクトを表示させるプロファイルを選んで「次へ」を選択し、 最後に「保存」を押します。Tips：作成したカスタムオブジェクトをユーザに表示させる「設定」で「アプリケーション」の「アプリケーションマネージャ」を選択。「セールス LightningSales」の右側に ある「▼」をクリックして「編集」を選び、「ユーザプロファイルの割り当て」で表示させたいユーザのプロファイ ルが選択済みになっているのを確認します。 続いて「設定」で「管理」の「ユーザ」→「プロファイル」を選択。表示させたいプロファイルの「編集」をクリックしたら、「カスタムオブジェクト権限」で作成したカスタムオブジェクトの「基本アクセス」にチェックを入れます。これでこのプロファイルのユーザは作成したカスタムオブジェクトを利用できるようになります。 まとめ「カスタムオブジェクト」を利用することで、「標準オブジェクト」である取引先や商談以外のデータもSalesforceで管理できるようになります。上記のサンプルで利用されている「出張経費」以外にも、業界に特化したデータなど管理するために、「カスタムオブジェクト」を活用してみましょう。

Sandboxを活用する

この記事で学べることSandboxとは何かSandboxの利用目的Sandboxの種類Sandboxについて理解しようSandboxとは、テストや開発などのさまざまな目的で使用されるSalesforce本番環境のコピーです。 主な目的としては大きく分けて３つあります。新しい設定や開発コードをテストし本番リリース前の確認を行うユーザー向けのSalesforceトレーニングを実施するSalesforceの新機能リリースの際に、新しい機能を先行して試す以下の図がSandboxの主な利用シーンと期待される効果についてです。Sandboxでは設定やデータが本番環境と独立しているので、安心してトレーニングや機能の確認などに活用していただけます。学習ツール１．<動画> はじめてのSandbox初心者の方を対象にSandboxの概要から作成方法を説明します。https://play.vidyard.com/r6GDc62hGvAYcFWRDubpYy.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですまとめSandboxの利用シーンや目的については理解できましたか？ 利用する際のポイントは以下です。本番環境に直接行う変更と、Sandboxで行う変更を整理する。Sandboxの種類によってコピー対象やデータ容量、更新間隔が異なる。エディションによって使用できるSandboxが異なる。Sandbox環境で変更した内容を本番環境へ反映させる方法は、こちらの動画をご覧ください。

取引先責任者のページに、取引先名のフリ仮名を表示する

この記事で学べること「取引先責任者」のページに「取引先」のフリガナを表示する方法事前準備：「取引先」にフリ仮名の項目を追加する※ 「取引先責任者」のページに「取引先」のフリガナを表示するためには、事前に「取引先」にフリガナの項目を追加する必要があります。「取引先」に項目を追加する方法についてはこちらの記事（「取引先に項目を追加する」）をご参照ください「取引先責任者」にフリガナを自動表示する（カスタム）項目を追加する※ こちらの手順を行う際は、上記「事前準備」で「取引先」に「フリガナ」の（カスタム）項目を追加した上で、実施ください「取引先責任者」のページで画面右上の「設定」アイコンから「オブジェクトを編集」を選んだら、「項目とリレーション」 の「新規」をクリックします。 「データ型の選択」が開いたら、「数式」を選択して「次へ」をクリック。「項目の表示ラベル」や「項目名」を入力し、「テ キスト」にチェックを入れたら「次へ」をクリックします。 「数式の入力」が開いたら「高度な数式」のタブを選択して「項目の挿入」をクリック。別ウインドウが立ち上がったら、 左から「取引先責任者>」→「取引先>」→「フリガナ」を選択して、「挿入」を押します。 「項目レベルセキュリティの設定」で「次へ」をクリックしたら、「ページレイアウトへの追加」で「保存」または、続け て入力する場合は「保存 & 新規」を選びます 取引先責任者のページで「詳細」 タブを選ぶと「取引先名(フリガ ナ)」が追加されているのを確認で きます。まとめ取引先/取引先責任者にフリガナを入れることで、呼び間違いを防ぐことができます。まだ設定していない方は、この記事に沿って設定してみてください。

取引先のレイアウトを変更する

見やすさ、入力の負荷軽減のため、取引先のレイアウトを変更します。追加した項目だけでなく、標準で用意されている項目の場所も変更できます。この記事で学べること画面のカスタマイズとは何かページレイアウトの変更方法ユーザにとって使いやすい画面設定をする項目が整理されたら、次のステップとしてユーザが使いやすいように画面をカスタマイズしましょう。組織のさまざまなチームやプロセスに合わせて表示する画面内容を変更することができます。せっかく作成した項目や画面も、ユーザに使ってもらえなくては意味がありません。以下4つのポイントをもとに画面設定を工夫してみましょう。１．ページレイアウトのカスタマイズ  項目の位置や「セクション」というグループに分ける２．強調表示パネルの編集  重要な項目を画面上部に表示する３．セールスパスの設定  業務のステップにあわせて必要となる項目やガイドを表示する４．検索レイアウトの変更  検索結果に表示される項目を追加・変更するユーザが情報をすばやく確認し、効率的に入力するためにはどのような操作が必要か、まずはユーザの業務を理解することが大切です。では次のセクションで、実際に「取引先」のページレイアウトを変更していきましょう。ページレイアウトを変更する作成した項目を整理するためにはページレイアウトを活用します。ページレイアウトでは、項目の表示・非表示や、表示させる項目の順番といった見せ方を工夫することができます。ステップ１：変更したいページレイアウトを選択し、「ページレイアウト」の画面を開く「取引先」のページで画面右上の「設定」アイコンから「オブジェクトを編集」を選んだら、「ページレイアウト」のページレイアウト名をクリックします。 ステップ２：レイアウトを変更する移動したい項目（ここではフリガナ）を選択して、移動したい場所にドラッグ & ドロップ。最後に左上の「保存」をクリックします。業務の効率化やデータの正確性を向上させるには、日々のメンテナンスが重要となってきます。以下の動画で項目の作成からレイアウトの設定について学びましょう。学習ツール１．<動画 > 初心者向け!「Salesforceの基礎を学ぼう」：ページレイアウトの変更https://play.vidyard.com/BrHZopfCyfaEGNeXRRxZcC.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能です２．<動画> ユーザに使いやすい画面設定のノウハウSalesforceを使いやすくするための初歩的な画面カスタマイズについて説明します。https://play.vidyard.com/jByKtmCrmRS8n48DAvbDTD.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですおまけ：<Trailhead>アプリケーションの簡易カスタマイズアプリケーションのページレイアウト、コンパクトレイアウト、アクションのカスタマイズについて学習します。https://trailhead.salesforce.com/ja/content/learn/modules/lex_migration_customizationまとめ画面をカスタマイズすることで以下が実現可能となります。業務やユーザに合わせた画面設定。画面の配置を工夫し、知りたい情報をスクロールなしで確認。重要なタスクの可視化。必要となる様々な情報を一つの画面に集約。またページレイアウトを使うことでユーザごとに必要な項目だけを表示し、不要な項目は非表示にできます

取引先に項目を追加する

取引先の標準項目にない項目を追加しますこの記事で学べること項目を整理する必要性項目の追加ステップ項目の見せ方の工夫項目とはSalesforceにははじめから用意されている“標準項目”と、お客様が業務の用途に合わせて追加できる“カスタム項目”の2種類があります。 カスタム項目は自由に作成できますが、過度な量を作成することでユーザの入力負担になりますし、不要な項目が次第に増えてしまいます。そのため、本当に必要となる項目は何かを整理することが大切です。また、標準項目にあるものはそちらを利用しましょう。カスタム項目を追加するまずはじめにカスタム項目を追加する流れを以下、図のステップをもとに説明します。ステップ０：オブジェクトの編集オブジェクト（今回は「取引先」オブジェクト）のページで画面右上のアイコンから「オブジェクトを編集」を選んだら、「項目とリレーション」の「新規」をクリックします。ステップ１：データ型選択項目のデータ型（日付、テキストなど）を選択しますステップ２：詳細の設定ユーザに表示される項目の名前や、入力文字数の制限といった詳細を設定しますステップ３：セキュリティプロファイル毎のアクセス権を設定しますステップ４：ページレイアウト作成した項目を表示させるページレイアウトを選択します学習ツール１．<動画 > 初心者向け!「Salesforceの基礎を学ぼう」：項目の作成   項目作成とレイアウトの設定ステップについて、ポイントを踏まえながら説明しています。https://play.vidyard.com/nruDdAb6VWRMoCTn9ZNt6G.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですまとめ取引先や他のオブジェクトに項目を追加する上でのポイントは以下の通りです；項目を作成するには、入力データに応じたデータ型の選択が重要項目レベルセキュリティでは、項目へのアクセス権を設定する

会計年度を設定する

この記事で学べることSalesforceで会計年度を設定する方法設定メニューの「会計年度」を開く  画面右上の「設定」アイコンをクリックし「設定」を選択。 左側に表示されるメニューで「設定」にある「会社の設定」 をクリック。展開されたメニューで「会計年度」を選択します。 会計年度の期首月を設定する  「標準会計年度」が選ばれているのを確認。「会計年度期首月」の右側にある「▼」をクリックして、企業の期首月を選択 します。 「会計年度の表記」で「期末月に合わせる」もしくは「期首月に合わせる」を選択。最後に「保存」をクリックします。 まとめSalesforceで会計年度を設定することは、今後レポートやダッシュボードを作成する際に、抽出するデータの対象期間の絞り込みなどに役に立ってきます。皆様の組織も会計年度が設定されていることを確認し、まだされていない場合は本記事を元に設定してみてください。

ユーザを登録する

この記事で学べることユーザ登録の手順ライセンスとプロファイルについて利用ユーザの追加方法前のステップではSalesforceを導入するために、組織内でゴールや戦略を明確化するための方法を紹介しました。次は、Salesforce組織の初期設定を行います。まずはじめに、ユーザ登録を行います。設定の流れを、下図に沿って説明します。ステップ1：姓  名・ユーザ名・メールアドレスを入力し、Salesforce にログインするためのアカウントを作成します。ステップ2：ライセンス、プロファイルを選択し、ユーザが Salesforce 内で実行できる操作や機能を決めます。設定の際は以下に記載しているポイントに留意して登録を行いましょう。名前やメールアドレスといった個人情報の登録のほか、ログイン時間やパスワードの制限といったセキュリティの設定も行うことができるため、安心してSalesforceを利用することができます。ユーザ登録までの流れ、ライセンスやプロファイルといった言葉の意味については以下の動画で紹介しています。動画を参考に、ユーザの登録ステップについて学びましょう。学習ツール１．<動画> システム管理者のためのSalesforce基礎シリーズ Vol.1 使い始めるための準備をしよう（8:40）最初のステップ “Salesforceの基本的な使い方“で紹介した動画の続きで、まず最初にユーザの追加方法を説明しています。動画をみながらユーザの追加をしてみましょう。https://play.vidyard.com/aFaqYk7CHuedfZp4FLMnHG.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能です２．<動画 > 権限管理について総復習（24:20）以下の動画の10:40から35:00まで、プロファイルと権限セットの設定ステップについて説明しています。こちらの動画を参考に、ユーザにどこまで操作を行わせるか、ユーザが組織にログインできる時間帯や場所といった制限の設定をしてみましょう。https://play.vidyard.com/Q2x9C4SYNY2rr7mYGTYve4.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですまとめSalesforceの組織の初期設定については理解できましたか？ 以下、組織の初期設定をするうえでの注意点です。同じライセンスを複数人で使うのはNG。Salesforceの１ライセンスは１ユーザ。ユーザ名は、メールアドレスの形式。重複はNGなためダミーのアドレス形式で良い。プロファイルや権限セットによってユーザがアクセスできる機能や実行できる操作が決まる。Salesforceではユーザを消去したい場合は、削除ではなく[無効化]をする。“システム管理者のためのSalesforce基礎シリーズ“では、システム管理者がおさえておきたい利用開始の際の設定ポイントや分析を行うための基本機能を、デモンストレーションやハンズオン形式でわかりやすくお伝えします。ぜひウェブセミナーもお申し込みください。https://successjp.salesforce.com/article/NAI-000044