レコードの変更履歴を管理する

https://play.vidyard.com/WT8ueoZFPauNGFCJr4dPm6この記事で学べること項目履歴管理を設定し、「誰が」「いつ」「何を」どのように変更したのかを確認する方法項目履歴の設定手順 コピー1. [設定]｜[オブジェクトマネージャ]｜[商談]｜[項目とリレーション]をクリック2. 画面右上の[項目履歴管理の設定]をクリック3. [商談履歴を有効化] にチェックをつける4. 履歴を管理したい項目を選択​オブジェクトごとに、標準項目とカスタム項目を合わせて最大 20 項目まで選択できます。​※次の項目は追跡することができません。数式項目、積み上げ集計項目、または自動採番項目[作成者] および [最終更新者]商談の [期待収益] 項目項目の [マスタソリューション名] または [マスタソリューション詳細] 項目5. ページレイアウトの関連リストに[商談項目履歴]を追加​[商談項目履歴]を追加した後に、[保存]をクリックすると、「ユーザの関連リストのカスタマイズを上書きしますか？」と表示されるので、[はい]をクリックして保存をしましょう。​設定は以上です。​では株式会社Bの商談レコードで、「商談所有者」「金額」「完了予定日」を変更してみましょう。​履歴は変更の日付、時刻、変更内容、変更者で構成されます。元の値と、新しい値の２つが表示されるので、どのように変更されたかがわかりますね。変更履歴をレポートで確認変更履歴の内容は各データの詳細画面のほかに、レポートでも確認することができます。操作方法[レポート]｜[新規レポート] | [商談項目履歴]｜[続行] をクリック※[商談履歴]レポートではなく、[商談項目履歴]レポートを使用します。表示させたい項目を選択、条件を絞る​レポートに表すことで、変更した項目/行動と、元の値、新しい値が一覧で表示されるため、各商談の変更内容が一目瞭然ですね。カスタムオブジェクトでの項目履歴管理カスタムオブジェクトで項目履歴管理を行う際に注意点が２つあります。追加の機能対象のカスタムオブジェクトの詳細ページで、「項目履歴管理」にチェックがついているか確認してください。チェックがついていないと、変更履歴の追跡が開始されず、レイアウトにも表示されません。また、変更履歴をレポートで確認したい場合は「レポートを許可」にもチェックをつける必要があります。​オブジェクトが主従関係の従オブジェクトである場合、カスタムオブジェクトの項目履歴管理のレポートは利用不可理由としては、既存のレポートは他のテーブルからの共有を制御することができないためです。​カスタムオブジェクトで項目履歴管理を行う際には以上2点に気をつけてください。考慮事項255 文字を超える項目に対する変更は、編集済みとして追跡され、元の値と新しい値は記録されないオブジェクトごとに、標準項目とカスタム項目を選択は最大 20 項目追跡できるデータの種類には制限がある項目履歴管理の設定をした後から追跡が行われるため、設定前の変更は履歴に含まれない学習ツール項目履歴管理（Helpページ）項目履歴管理（Salesforce Developers Site）項目監査履歴とは（拡張機能：サクセスナビ記事）関連まとめ項目履歴管理を行うことで、データが変更された際に変更内容を記録として残すことができますし、項目履歴レポートを作成すれば、営業部長などは部下の変更内容を一目で確認することができます。また、誤って内容を編集してしまった場合でも、元の値が表示されるため、すぐに元に戻すこともできます。是非まだの方は活用してみてください。

部署やチーム毎にみることができるデータを設定する

この記事で学べることSalesforceにあるレコード/データで、全員が見ても良いものと特定の部署のみに公開したいものなど、情報を見せる範囲を制限する方法共有設定の設定方法Salesforceのレコード共有設定の考え方Salesforceの共有設定は一度すべて非公開にして（絞って）、オブジェクトやレコードのアクセス権を付与して（開放して）制限を行います。共有設定には組織の共有設定・ロール階層・共有ルール・手動共有の4種類あり、用途や目的によって使い分けることができます。​今回は商談オブジェクトの共有設定を行いたいと思います。組織の共有設定組織の共有設定ではオブジェクトに対して [非公開]、[公開/参照のみ]、または [公開/参照・更新可能] の設定を行うことができます。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．組織の共有設定の[編集]をクリック３．商談オブジェクトのデフォルト内部のアクセス権を[公開/参照・更新可能]から[非公開]に変更４．[保存]をクリック​これで[商談]オブジェクトは非公開になりました。実際にSalesforceの画面で非公開になったのか確認してみましょう。​営業担当のユーザに代理ログインして商談レコードを確認してみますと、商談オブジェクトの組織の共有設定が[公開/参照・更新可能]の時はすべてのレコードが見えています。​商談オブジェクトの組織の共有設定を[非公開]にすると所有しているレコードのみが見えるようになりました。​ロール階層とはロール階層では各オブジェクトに対する組織の共有設定で、階層内の下位のユーザが所有する、または下位のユーザに共有されたデータへのアクセス権をユーザが持つかどうかを指定することができます。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．組織の共有設定の[編集]をクリック３．[階層を使用したアクセスを許可]のチェックを編集４．[保存]をクリック​チェックを外し保存すると、階層の下位ユーザが所有または共有されているデータへのアクセス権を、上位ユーザに自動的に付与しないようにすることができます。※[階層を使用したアクセスを許可]の編集はカスタムオブジェクトのみ編集可能。​​商談は標準オブジェクトなので[階層を使用したアクセスを許可]のチェックが入っています。​では先程代理ログインしたユーザの上位ロールのユーザと、別のロールのユーザに代理ログインしてレコードを確認してみましょう。上位ロールに所属しているユーザに代理ログインすると、下位ロールに所属しているユーザが所有している商談レコードも表示されます。​別のロールに所属しているユーザに代理ログインすると、所有しているレコードのみが表示されています。​ロールを設定することで、レコードのアクセスを制限した場合でも、上位ロールのユーザは下位ロールのユーザが所有するレコードに対してアクセスすることができますね。共有ルールとは共有ルールは、レコード所有者やレコードタイプ、特定の項目値などの条件に基づいて共有します。各オブジェクトに最大 300 件の共有ルールを定義できます。​今回は商談オブジェクトにチェックボックス項目を作成し、チェックが入った際に他のロールにも共有するルールを作成していきます。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．商談共有ルールの[新規]をクリック３．[表示ラベル]、[ルール名]を入力４．ルールタイプを[レコード所有者に基づく]または[条件に基づく]から選択５．条件で項目、演算子、値を入力６．共有先を[ロール]、[ロール&下位ロール]、[公開グループ]選択７．商談のアクセス権を[参照・更新]または[参照のみ]から選択​実際に共有ルールが実行されるか確認してみます。株式会社Aの商談レコードの共有項目にチェックを入れます。​上位ロールのユーザで確認したところ株式会社Aの商談が表示されるようになりました。このように一部のレコードのみ共有することも可能で、かなり柔軟に設定することができます。​共有ルールでは、共有の条件としてロール単位でなくレコードの特定の項目値を指定することができ、共有先もユーザ単位やグループ単位など選択することができます。考慮事項組織の共有設定が [公開/参照のみ] または [非公開]にすることで共有ルールが使用できる[階層を使用したアクセス許可] オプションは、標準オブジェクトでは常にオンであり、編集不可共有ルールの条件指定に使用する項目はあらかじめ作成が必要手動共有はSalesforce Classicのみの機能学習ツール組織の共有設定階層を使用したアクセス権の制御共有ルール共有ルールの考慮事項まとめ共有設定を行うことで、自分が所有者ではないレコードに対して、アクセス権の基準レベルを定義することができます。​様々な条件に対応できますので、組織の共有設定・ロール階層・共有ルール・手動共有を駆使し、それぞれの環境に合った共有設定を行ってください。

プロファイルと権限セットを使って、アクセス方法や権限を設定する

この記事で学べること対象者に必要な情報へのアクセス権を与える方法プロファイルと権限セットの設定方法※他のユーザデータをどこまで見せる・変更させるかを制御する共有設定についてはこちらをご覧ください。プロファイルとはプロファイルの設定には、大きく分けて「システムの管理権限」、「ユーザインターフェース：UI」そして「データのアクセス権限」の3つがあります。１人のユーザに対して１つのプロファイルを必ず割り当てる必要があります。※１人のユーザに対して、複数のプロファイルを割り当てることはできません。・システム管理権限ユーザが組織にログインできる時間帯と場所を制限するなど、対象のユーザがシステム全体に対してできることを設定、制御します。​例えば、ログインできる時間帯を設定することで、過剰な残業を防ぐことができますし、開始時刻と終了時刻を同一時刻にすることで、休日のログインを不可にすることもできます。​また、ログインIPアドレスでは、社内で定められた範囲のIPアドレスのみ利用させる、自宅ではログインできないようにしたいといった場合に設定します。・ユーザインターフェース：UI見せ方についての制御で、アプリケーション機能やタブ、ページレイアウトの表示・非表示の管理をします。 たとえば社内に正社員と契約社員の方がいて、工数管理オブジェクトに情報を入力してもらう必要があるとします。正社員の場合、契約社員用の工数管理オブジェクトを使用することはないですし、間違えて使用しないためにも「タブを隠す」に設定します。​※「タブを隠す」と「デフォルトで非表示」の違いタブを隠す：タブは表示されなくなり、ユーザが個人的にこの設定をカスタマイズして上書きすることができません。デフォルトで非表示：デフォルトでタブは隠れていますが、アプリケーションランチャーで検索をかけると表示されます。・データのアクセス権限オブジェクトと項目に対しての参照・作成・編集・削除などの権限を管理します。プロファイルによって、オブジェクトに対してのアクセス権を設定することで、ユーザに適した作業範囲内でデータを取り扱うことができます。​システム管理者はすべての権限がありますが、正社員と契約社員はどうでしょうか。取引先を例にすると、正社員は取引先の作成・編集・削除を行えますが、契約社員は参照権限のみで、情報を操作することができないようになっています。雇用形態や事業部ごとの作業範囲によってプロファイルを設定することで、権限の付与を管理することができますね。​こんな場合はどうでしょう。契約社員のAさんは今月から、正社員の仕事をたまに手伝うことになりました。作業内容としては取引先情報の編集を行う予定です。​しかし、上記のキャプチャのように正社員と契約社員ではプロファイルが異なり、契約社員のAさんは取引先オブジェクトに関しては、参照権限のみのため取引先情報を編集することができません。契約社員のプロファイルで取引先のアクセス権を変更するとなると、他の契約社員にも取引先のアクセス権を付与してしまうことになりますし、新しくプロファイルを作成するには時間がかかってしまいます。​このような場合、対象のユーザに対して、特定のアクセス権を付与するために使用するのが”権限セット”です。権限セットとは権限セットは、ユーザのプロファイルを変更せずに、ユーザの機能アクセス権を拡張することができます。ユーザが使用できるプロファイルは 1つのみですが、権限セットは複数割り当てることが可能なため、より柔軟に権限設定を行うことができます。設定方法１．設定｜ユーザ｜権限セット２．[新規]をクリックし、権限セットの情報を入力３．アプリケーションまたはシステムに関するものから選択し、権限を付与する４．[割り当てを追加]をクリックし、権限を与えたいユーザを選択​設定は以上です。契約社員Aさんのユーザ設定ページを見てみると、複数の権限セットが割り当てられていることがわかります。次に契約社員Aさんのアカウントに代理ログインして、「取引先の編集権限」の権限セットを付与する前後で、取引先レイアウトがどのように異なるのかを確認してみましょう。権限セットを付与したことで、契約社員Aさんは取引先に関しては正社員と同じ権限で、取引先情報の編集ができるようになりました。​このように権限セットを活用することで、プロファイルの設定変更や、複数のプロファイルを作成するといった手間を省くことができます。また複数ユーザに割り当てることもできるため、柔軟な権限設定が可能です。考慮事項プロファイルの権限のうち、すべてが権限セットで設定できるとは限らない権限セットはエディション別の機能制限あり学習ツールプロファイル権限セットまとめ今回ご紹介したプロファイルと権限セット、共有設定をうまく活用することで、他のユーザが所有するデータへのアクセス制御も行うことができます。​利用ユーザ別の機能制限や、業務に合わせて権限管理をしっかりと行うことで、社内の機密情報を守れる環境を作りましょう。

Optimizerを使用して組織のメンテナンスをしよう

この記事で学べることSalesforce Optimizer アプリケーションを利用した機能の改善、カスタマイズのクリーンアップ、複雑さの軽減、機能の採用の促進を方法Salesforce Optimizer アプリケーションとはSalesforce Optimizer アプリケーションとは、組織のストレージ、項目、カスタムコード、オブジェクトのカスタムレイアウト、レポートとダッシュボードなど、50 種以上の使用状況のスナップショットを作成できるツールです。例えば、誰も入力していない項目の検出、アクションが設定されていないワークフロールールを発見する等ができます。Salesforce Optimizerを実行するタイミングは、毎月のメンテナンスや、新しいアプリケーションをインストールする前、各 Salesforce リリースの前を推奨します。また、少なくとも四半期に 1 回は、実行することを検討してください。Optimizer アプリケーションの操作手順それでは、Salesforce Optimizerアプリケーションにアクセスし、実行してみます。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「Optimizer」と検索し、 [Optimizer]をクリックします。２．[アクセスを許可]をクリックし、Salesforce Optimizer アプリケーションを有効化するためのアクセス権を許可します。アクセスを許可すると、アプリケーションランチャーに[Salesforce Optimizer]というアプリケーションが作成されます。３．毎月実施するスケジュールを設定するかを選択し、[Optimizerを開く]をクリックします。４．[Optimizerを実行]をクリックします。完了したら、画面右上の[通知]マークに通知が届きます。​実行結果の[機能]名をクリックすると、さらに詳細を確認することができます。詳細画面には、項目名や、設定変更するために参考となるヘルプドキュメント、推奨アクションが表示されています。また、項目名から、設定画面にアクセスすることが可能です。Salesforce Optimizerアプリケーションを使用することで、組織の状態を把握し、またすばやく機能の設定変更ページへとアクセスすることができました。考慮事項Optimizer アプリケーションにアクセスするには、「アプリケーションのカスタマイズ」権限、「すべてのデータの編集」権限、「ユーザの管理」権限が必要である学習ツールSalesforce Optimizer の使用を開始（Trailhead）Salesforce Optimizer を使用した実装の改善（ヘルプドキュメント）まとめいかがでしたでしょうか。Salesforce Optimizerを利用することで、組織の状態を把握し、使っていない項目や機能はメンテナンスをすることができます。定期的に実行し、より最適化された使いやすい組織の維持を目指しましょう。ぜひまだの方は活用してみてください。

テスト環境を活用しよう

この記事で学べることSalesforceには、「Sandbox」と「Developer Edition」という、大きく分けて2種類のテスト環境があります。「カスタマイズの動作確認」「本番環境への影響確認」「機能の開発」など、用途に合わせて適切な環境を利用することで、本番組織への実装ミスの防止につながります。SandboxSandbox とは、本番組織の設定情報をコピーしたものです。新機能の開発や、新機能が与える本番組織への影響を調査するときなどに利用すると便利です。Sandboxは本番組織から隔離されているため、Sandbox で実行する操作が本番組織に影響することはありません。​Sandboxは作成時の本番組織をコピーしているため、時が経つにつれて、コピー元組織と乖離してしまい、テスト結果に影響がでることもあります。そこで、Sandboxを「更新」することで、最新の状態にすることが可能です。ただし、更新間隔が決まっており、一度更新すると一定期間更新ができないので注意が必要です。​Sandboxには、4つの種別があり、それぞれデータ使用量や、コピーされるデータ、更新間隔が異なります。Developer Sandbox本番環境のレコードデータは含まれておらず、またデータ使用量上限は 200MB です。隔離された環境での開発とテストを目的としています。更新間隔は1日です。Developer Pro Sandbox本番環境のレコードデータは含まれておらず、またデータ使用料上限は1GBです。Developer Sandbox と比べ、データ使用量が大きいため、例えば本番環境からエクスポートしたレコードをインポートして使用することも可能です。開発および品質保証作業の処理や、インテグレーションテストまたはユーザトレーニングに使用します。更新間隔は1日です。Partial Copy Sandbox本番組織の指定するオブジェクトのデータが含まれており、データ使用量上限は5GBです。テスト環境として使用されることを目的としていて、ユーザ受け入れテスト、インテグレーションテスト、トレーニングに使用します。更新間隔は5日です。Full Sandboxすべてのデータ (オブジェクトレコード、添付ファイルなど)を含む、本番組織の複製です。パフォーマンステスト、負荷テスト、およびステージングをサポートするのは Full Sandbox のみです。更新間隔は29日と長いため、開発には向いていません。​今回は、新規オブジェクトの作成とワークフローの動作確認をするためにDeveloper Sandboxを作成してみます。操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「Sandbox」と検索し、 [Sandbox]をクリックします。２．[新規Sandbox]をクリックします。３．名前と、作成元を指定します。Developer Sandboxを作成したいので、Sandboxライセンスの[Developer]欄下部にある[次へ]をクリックします。４．必要であれば、Sandboxオプションを指定し、[作成]をクリックします。作成にかかる時間は、Sandbox種別やコピーするデータ量に応じて変わります。作成完了後、Sandboxが有効化され、使用可能となります。​これで、Sandboxの種別と作成手順を知ることができました。​さて、Sandboxでの開発・テストが完了しましたが、それをまた1から本番組織に実装するのは手間がかかると思いませんか？そんなときに使用するのが、「変更セット」です。変更セット変更セットを使用すると、本番組織と関連付けられている組織間でカスタマイズを送信することができます。たとえば、Sandbox で新しいオブジェクトを作成・テストしてから、変更セットを使用して本番組織に送信することができます。変更セットには組織に関する情報は含まれますが、レコードなどのデータは含まれません。​今回は、Sandboxで新たに作成したアプリケーションを、本番組織に送信したいと思います。操作手順本番環境で、送信セットを受信する準備をします。１． [設定]｜[クイック検索]ボックスに「リリース設定」と検索し、 [リリース設定]をクリックします。２．送信するSandbox名の左にある[編集]をクリックし、[変更着信を許可]にチェックを入れ、保存します。続いて、Sandboxで本番組織に送信するための「送信変更セット」を作成します。１． [設定]｜[クイック検索]ボックスに「送信変更セット」と検索し、 [送信変更セット]をクリックします。２．[新規]をクリックし、名前を入力して、保存します。３．変更セットコンポーネントの[追加]をクリックします。本番組織に送信したい設定の一つひとつを「コンポーネント」として送信変更セットに追加します。４．[コンポーネントの種類]で「アプリケーション」を選択し、送信したいアプリケーションにチェックをいれて[変更セットに追加]をクリックします。５．[プロファイルの追加]をクリックし、送信する変更セットの権限を付与するプロファイルを決定します。このとき、変更セットを送信すると本番組織のプロファイルが上書きされます。したがって、本番組織にのみプロファイルが存在する場合や、本番組織とプロファイル権限に差異が生じている場合は、事前にプロファイルの権限を同じに設定しておく必要があります。６．コンポーネントとプロファイルの追加が完了したら、[アップロード]をクリックし、本番環境を選択して、再度[アップロード]をクリックします。アップロードが完了すると、完了メールが届きます。本番環境で、受信した変更セットをリリースします。１． [設定]｜[クイック検索]ボックスに「受信変更セット」と検索し、 [受信変更セット]をクリックします。２．[リリース待ちの変更セット]にある変更セットの[検証]アクションをクリックし、エラーがないことを確認します。３．[リリース]アクションをクリックし、リリースします。​操作は以上です。Sandboxを利用することで、新しく機能を追加したいときに開発や動作テストをすることができます。本番環境から隔離されているため、レコード作成や設定変更を伴う、ユーザのトレーニングに活用することも可能です。また、変更セットを利用することで、複数の組織で設定する手間を省くことができ、工数削減につながりますね。Developer EditionDeveloper Editionとは、無料で利用できるSalesforce の開発環境です。使ったことのない機能を試行したり、システム管理者用トレーニングに活用することができます。他にも Salesforce が提供する無料の学習プラットフォーム「Trailhead」のハンズオン環境としてもご利用いただけます。 作成手順１．Developer Edition入手サイトにアクセスして、フォームに必要事項を入力し、[サインアップ]をクリックします。２．登録したメール宛に届く、 “Salesforce へようこそ：アカウントを確認してください” というメールから、[アカウントを確認]をクリックします。３．パスワードを設定し、[パスワードを変更]ボタンをクリックします。​これでDeveloper Editionのアカウントを作成することができました。以降は、ログインページより、設定したユーザ名とパスワードでログインしてください。考慮事項Sandboxでは、ユーザのメールアドレスに .invalid が付加されるため、テストメールを送信する場合は、メールアドレスを変更する必要があるSandboxは、組織のSales Cloudエディションによって使用できる種別が異なるDeveloper Edition組織は、12 か月間ログインしていないと無効となり、さらに91日以上経過すると、完全に削除される学習ツールSandbox の作成（ヘルプドキュメント）変更セット（ヘルプドキュメント）Developer Edition サインアップ手順（ブログ）まとめテスト環境で影響調査や動作テストを実施することで、本番組織での失敗を防ぐことができます。また、「Developer Edition」は、使ったことのない機能も試用することができるので、開発テストだけでなく学習ツールとしてもご利用いただけます。ぜひまだの方は活用してみてください。

カスタムオブジェクトを作成する

「取引先」や「商談」といったあらかじめ用意されている「標準オブジェクト」以外にも、「カスタムオブジェクト」を作ることでさまざまな情報をSalesforceで管理できます。この記事で学べること「カスタムオブジェクト」の作り方「カスタムタブ」の設定方法「カスタムオブジェクト」を作るここでは、出張に関する情報を管理する場合を例にカスタムオブジェクトの作成方法を紹介します。まず「設定」で「プ ラットフォームツール」の「オブジェクトおよび項目」→「オブジェクトマネージャ」を選択。「作成」の「カスタムオブジェクト」をクリックします。 続いて「表示ラベル」や「オブジェクト名」を入力。「カスタムオブジェクトの保存後、新規カスタムウィザードを起動する」にチェックを入れて「保存」をクリックします。 「カスタムタブ」を設定する続いて作成したカスタムオブジェクトのタブを設定します。「タブスタイル」の虫眼鏡アイコンをクリックし て好みのタブを選んだら、「次へ」をクリック。続いて作成したカスタムオブジェクトを表示させるプロファイルを選んで「次へ」を選択し、 最後に「保存」を押します。Tips：作成したカスタムオブジェクトをユーザに表示させる「設定」で「アプリケーション」の「アプリケーションマネージャ」を選択。「セールス LightningSales」の右側に ある「▼」をクリックして「編集」を選び、「ユーザプロファイルの割り当て」で表示させたいユーザのプロファイ ルが選択済みになっているのを確認します。 続いて「設定」で「管理」の「ユーザ」→「プロファイル」を選択。表示させたいプロファイルの「編集」をクリックしたら、「カスタムオブジェクト権限」で作成したカスタムオブジェクトの「基本アクセス」にチェックを入れます。これでこのプロファイルのユーザは作成したカスタムオブジェクトを利用できるようになります。 まとめ「カスタムオブジェクト」を利用することで、「標準オブジェクト」である取引先や商談以外のデータもSalesforceで管理できるようになります。​上記のサンプルで利用されている「出張経費」以外にも、業界に特化したデータなど管理するために、「カスタムオブジェクト」を活用してみましょう。

Sandboxを活用する

この記事で学べることSandboxとは何かSandboxの利用目的Sandboxの種類Sandboxについて理解しようSandboxとは、テストや開発などのさまざまな目的で使用されるSalesforce本番環境のコピーです。​主な目的としては大きく分けて３つあります。新しい設定や開発コードをテストし本番リリース前の確認を行うユーザー向けのSalesforceトレーニングを実施するSalesforceの新機能リリースの際に、新しい機能を先行して試す以下の図がSandboxの主な利用シーンと期待される効果についてです。Sandboxでは設定やデータが本番環境と独立しているので、安心してトレーニングや機能の確認などに活用していただけます。学習ツール１．<動画> はじめてのSandbox初心者の方を対象にSandboxの概要から作成方法を説明します。https://play.vidyard.com/r6GDc62hGvAYcFWRDubpYy.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですまとめSandboxの利用シーンや目的については理解できましたか？　利用する際のポイントは以下です。本番環境に直接行う変更と、Sandboxで行う変更を整理する。Sandboxの種類によってコピー対象やデータ容量、更新間隔が異なる。エディションによって使用できるSandboxが異なる。Sandbox環境で変更した内容を本番環境へ反映させる方法は、こちらの動画をご覧ください。

取引先責任者のページに、取引先名のフリ仮名を表示する

この記事で学べること「取引先責任者」のページに「取引先」のフリガナを表示する方法事前準備：「取引先」にフリ仮名の項目を追加する※ 「取引先責任者」のページに「取引先」のフリガナを表示するためには、事前に「取引先」にフリガナの項目を追加する必要があります。「取引先」に項目を追加する方法についてはこちらの記事（「取引先に項目を追加する」）をご参照ください「取引先責任者」にフリガナを自動表示する（カスタム）項目を追加する※ こちらの手順を行う際は、上記「事前準備」で「取引先」に「フリガナ」の（カスタム）項目を追加した上で、実施ください​「取引先責任者」のページで画面右上の「設定」アイコンから「オブジェクトを編集」を選んだら、「項目とリレーション」 の「新規」をクリックします。 「データ型の選択」が開いたら、「数式」を選択して「次へ」をクリック。「項目の表示ラベル」や「項目名」を入力し、「テ キスト」にチェックを入れたら「次へ」をクリックします。 「数式の入力」が開いたら「高度な数式」のタブを選択して「項目の挿入」をクリック。別ウインドウが立ち上がったら、 左から「取引先責任者>」→「取引先>」→「フリガナ」を選択して、「挿入」を押します。 「項目レベルセキュリティの設定」で「次へ」をクリックしたら、「ページレイアウトへの追加」で「保存」または、続け て入力する場合は「保存 & 新規」を選びます ​取引先責任者のページで「詳細」 タブを選ぶと「取引先名(フリガ ナ)」が追加されているのを確認で きます。​まとめ取引先/取引先責任者にフリガナを入れることで、呼び間違いを防ぐことができます。まだ設定していない方は、この記事に沿って設定してみてください。

取引先のレイアウトを変更する

見やすさ、入力の負荷軽減のため、取引先のレイアウトを変更します。追加した項目だけでなく、標準で用意されている項目の場所も変更できます。この記事で学べること画面のカスタマイズとは何かページレイアウトの変更方法ユーザにとって使いやすい画面設定をする項目が整理されたら、次のステップとしてユーザが使いやすいように画面をカスタマイズしましょう。組織のさまざまなチームやプロセスに合わせて表示する画面内容を変更することができます。​せっかく作成した項目や画面も、ユーザに使ってもらえなくては意味がありません。以下4つのポイントをもとに画面設定を工夫してみましょう。​１．ページレイアウトのカスタマイズ　　項目の位置や「セクション」というグループに分ける２．強調表示パネルの編集　　重要な項目を画面上部に表示する３．セールスパスの設定　　業務のステップにあわせて必要となる項目やガイドを表示する４．検索レイアウトの変更　　検索結果に表示される項目を追加・変更する​ユーザが情報をすばやく確認し、効率的に入力するためにはどのような操作が必要か、まずはユーザの業務を理解することが大切です。​では次のセクションで、実際に「取引先」のページレイアウトを変更していきましょう。ページレイアウトを変更する作成した項目を整理するためにはページレイアウトを活用します。ページレイアウトでは、項目の表示・非表示や、表示させる項目の順番といった見せ方を工夫することができます。ステップ１：変更したいページレイアウトを選択し、「ページレイアウト」の画面を開く「取引先」のページで画面右上の「設定」アイコンから「オブジェクトを編集」を選んだら、「ページレイアウト」のページレイアウト名をクリックします。 ステップ２：レイアウトを変更する移動したい項目（ここではフリガナ）を選択して、移動したい場所にドラッグ & ドロップ。最後に左上の「保存」をクリックします。​業務の効率化やデータの正確性を向上させるには、日々のメンテナンスが重要となってきます。以下の動画で項目の作成からレイアウトの設定について学びましょう。学習ツール１．<動画 > 初心者向け!「Salesforceの基礎を学ぼう」：ページレイアウトの変更https://play.vidyard.com/BrHZopfCyfaEGNeXRRxZcC.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能です２．<動画> ユーザに使いやすい画面設定のノウハウSalesforceを使いやすくするための初歩的な画面カスタマイズについて説明します。https://play.vidyard.com/jByKtmCrmRS8n48DAvbDTD.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですおまけ：<Trailhead>アプリケーションの簡易カスタマイズアプリケーションのページレイアウト、コンパクトレイアウト、アクションのカスタマイズについて学習します。https://trailhead.salesforce.com/ja/content/learn/modules/lex_migration_customizationまとめ画面をカスタマイズすることで以下が実現可能となります。業務やユーザに合わせた画面設定。画面の配置を工夫し、知りたい情報をスクロールなしで確認。重要なタスクの可視化。必要となる様々な情報を一つの画面に集約。またページレイアウトを使うことでユーザごとに必要な項目だけを表示し、不要な項目は非表示にできます

取引先に項目を追加する

取引先の標準項目にない項目を追加しますこの記事で学べること項目を整理する必要性項目の追加ステップ項目の見せ方の工夫項目とはSalesforceにははじめから用意されている“標準項目”と、お客様が業務の用途に合わせて追加できる“カスタム項目”の2種類があります。​カスタム項目は自由に作成できますが、過度な量を作成することでユーザの入力負担になりますし、不要な項目が次第に増えてしまいます。そのため、本当に必要となる項目は何かを整理することが大切です。また、標準項目にあるものはそちらを利用しましょう。カスタム項目を追加するまずはじめにカスタム項目を追加する流れを以下、図のステップをもとに説明します。ステップ０：オブジェクトの編集オブジェクト（今回は「取引先」オブジェクト）のページで画面右上のアイコンから「オブジェクトを編集」を選んだら、「項目とリレーション」の「新規」をクリックします。ステップ１：データ型選択項目のデータ型（日付、テキストなど）を選択しますステップ２：詳細の設定ユーザに表示される項目の名前や、入力文字数の制限といった詳細を設定しますステップ３：セキュリティプロファイル毎のアクセス権を設定しますステップ４：ページレイアウト作成した項目を表示させるページレイアウトを選択します学習ツール１．<動画 > 初心者向け!「Salesforceの基礎を学ぼう」：項目の作成　　　項目作成とレイアウトの設定ステップについて、ポイントを踏まえながら説明しています。https://play.vidyard.com/nruDdAb6VWRMoCTn9ZNt6G.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですまとめ取引先や他のオブジェクトに項目を追加する上でのポイントは以下の通りです；項目を作成するには、入力データに応じたデータ型の選択が重要項目レベルセキュリティでは、項目へのアクセス権を設定する

会計年度を設定する

この記事で学べることSalesforceで会計年度を設定する方法設定メニューの「会計年度」を開く  画面右上の「設定」アイコンをクリックし「設定」を選択。 左側に表示されるメニューで「設定」にある「会社の設定」 をクリック。展開されたメニューで「会計年度」を選択します。 会計年度の期首月を設定する  「標準会計年度」が選ばれているのを確認。「会計年度期首月」の右側にある「▼」をクリックして、企業の期首月を選択 します。 「会計年度の表記」で「期末月に合わせる」もしくは「期首月に合わせる」を選択。最後に「保存」をクリックします。 まとめSalesforceで会計年度を設定することは、今後レポートやダッシュボードを作成する際に、抽出するデータの対象期間の絞り込みなどに役に立ってきます。​皆様の組織も会計年度が設定されていることを確認し、まだされていない場合は本記事を元に設定してみてください。

ユーザを登録する

この記事で学べることユーザ登録の手順ライセンスとプロファイルについて利用ユーザの追加方法前のステップではSalesforceを導入するために、組織内でゴールや戦略を明確化するための方法を紹介しました。次は、Salesforce組織の初期設定を行います。​まずはじめに、ユーザ登録を行います。設定の流れを、下図に沿って説明します。​ステップ1：姓  名・ユーザ名・メールアドレスを入力し、Salesforce にログインするためのアカウントを作成します。ステップ2：ライセンス、プロファイルを選択し、ユーザが Salesforce 内で実行できる操作や機能を決めます。​設定の際は以下に記載しているポイントに留意して登録を行いましょう。名前やメールアドレスといった個人情報の登録のほか、ログイン時間やパスワードの制限といったセキュリティの設定も行うことができるため、安心してSalesforceを利用することができます。​ユーザ登録までの流れ、ライセンスやプロファイルといった言葉の意味については以下の動画で紹介しています。動画を参考に、ユーザの登録ステップについて学びましょう。学習ツール１．<動画> システム管理者のためのSalesforce基礎シリーズ Vol.1 使い始めるための準備をしよう（8:40）最初のステップ “Salesforceの基本的な使い方“で紹介した動画の続きで、まず最初にユーザの追加方法を説明しています。動画をみながらユーザの追加をしてみましょう。https://play.vidyard.com/aFaqYk7CHuedfZp4FLMnHG.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能です２．<動画 > 権限管理について総復習（24:20）以下の動画の10:40から35:00まで、プロファイルと権限セットの設定ステップについて説明しています。こちらの動画を参考に、ユーザにどこまで操作を行わせるか、ユーザが組織にログインできる時間帯や場所といった制限の設定をしてみましょう。https://play.vidyard.com/Q2x9C4SYNY2rr7mYGTYve4.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですまとめSalesforceの組織の初期設定については理解できましたか？　以下、組織の初期設定をするうえでの注意点です。同じライセンスを複数人で使うのはNG。Salesforceの１ライセンスは１ユーザ。ユーザ名は、メールアドレスの形式。重複はNGなためダミーのアドレス形式で良い。プロファイルや権限セットによってユーザがアクセスできる機能や実行できる操作が決まる。Salesforceではユーザを消去したい場合は、削除ではなく[無効化]をする。“システム管理者のためのSalesforce基礎シリーズ“では、システム管理者がおさえておきたい利用開始の際の設定ポイントや分析を行うための基本機能を、デモンストレーションやハンズオン形式でわかりやすくお伝えします。ぜひウェブセミナーもお申し込みください。https://successjp.salesforce.com/article/NAI-000044