部署やチーム毎にみることができるデータを設定する

この記事で学べることSalesforceにあるレコード/データで、全員が見ても良いものと特定の部署のみに公開したいものなど、情報を見せる範囲を制限する方法共有設定の設定方法Salesforceのレコード共有設定の考え方Salesforceの共有設定は一度すべて非公開にして（絞って）、オブジェクトやレコードのアクセス権を付与して（開放して）制限を行います。共有設定には組織の共有設定・ロール階層・共有ルール・手動共有の4種類あり、用途や目的によって使い分けることができます。今回は商談オブジェクトの共有設定を行いたいと思います。組織の共有設定組織の共有設定ではオブジェクトに対して [非公開]、[公開/参照のみ]、または [公開/参照・更新可能] の設定を行うことができます。操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．組織の共有設定の[編集]をクリック３．商談オブジェクトのデフォルト内部のアクセス権を[公開/参照・更新可能]から[非公開]に変更４．[保存]をクリックこれで[商談]オブジェクトは非公開になりました。実際にSalesforceの画面で非公開になったのか確認してみましょう。 営業担当のユーザに代理ログインして商談レコードを確認してみますと、商談オブジェクトの組織の共有設定が[公開/参照・更新可能]の時はすべてのレコードが見えています。商談オブジェクトの組織の共有設定を[非公開]にすると所有しているレコードのみが見えるようになりました。ロール階層とはロール階層では各オブジェクトに対する組織の共有設定で、階層内の下位のユーザが所有する、または下位のユーザに共有されたデータへのアクセス権をユーザが持つかどうかを指定することができます。操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．組織の共有設定の[編集]をクリック３．[階層を使用したアクセスを許可]のチェックを編集４．[保存]をクリックチェックを外し保存すると、階層の下位ユーザが所有または共有されているデータへのアクセス権を、上位ユーザに自動的に付与しないようにすることができます。※[階層を使用したアクセスを許可]の編集はカスタムオブジェクトのみ編集可能。商談は標準オブジェクトなので[階層を使用したアクセスを許可]のチェックが入っています。 では先程代理ログインしたユーザの上位ロールのユーザと、別のロールのユーザに代理ログインしてレコードを確認してみましょう。上位ロールに所属しているユーザに代理ログインすると、下位ロールに所属しているユーザが所有している商談レコードも表示されます。別のロールに所属しているユーザに代理ログインすると、所有しているレコードのみが表示されています。ロールを設定することで、レコードのアクセスを制限した場合でも、上位ロールのユーザは下位ロールのユーザが所有するレコードに対してアクセスすることができますね。共有ルールとは共有ルールは、レコード所有者やレコードタイプ、特定の項目値などの条件に基づいて共有します。各オブジェクトに最大 300 件の共有ルールを定義できます。 今回は商談オブジェクトにチェックボックス項目を作成し、チェックが入った際に他のロールにも共有するルールを作成していきます。操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．商談共有ルールの[新規]をクリック３．[表示ラベル]、[ルール名]を入力４．ルールタイプを[レコード所有者に基づく]または[条件に基づく]から選択５．条件で項目、演算子、値を入力６．共有先を[ロール]、[ロール&下位ロール]、[公開グループ]選択７．商談のアクセス権を[参照・更新]または[参照のみ]から選択実際に共有ルールが実行されるか確認してみます。株式会社Aの商談レコードの共有項目にチェックを入れます。上位ロールのユーザで確認したところ株式会社Aの商談が表示されるようになりました。このように一部のレコードのみ共有することも可能で、かなり柔軟に設定することができます。共有ルールでは、共有の条件としてロール単位でなくレコードの特定の項目値を指定することができ、共有先もユーザ単位やグループ単位など選択することができます。考慮事項組織の共有設定が [公開/参照のみ] または [非公開]にすることで共有ルールが使用できる[階層を使用したアクセス許可] オプションは、標準オブジェクトでは常にオンであり、編集不可共有ルールの条件指定に使用する項目はあらかじめ作成が必要手動共有はSalesforce Classicのみの機能学習ツール組織の共有設定階層を使用したアクセス権の制御共有ルール共有ルールの考慮事項まとめ共有設定を行うことで、自分が所有者ではないレコードに対して、アクセス権の基準レベルを定義することができます。様々な条件に対応できますので、組織の共有設定・ロール階層・共有ルール・手動共有を駆使し、それぞれの環境に合った共有設定を行ってください。

プロファイルと権限セットを使って、アクセス方法や権限を設定する

権限管理に悩む方へ。プロファイルと権限セットを活用した柔軟な設定方法を紹介します。特定のアクセス権を付与するポイントが分かります。

Optimizerを使用して組織のメンテナンスをしよう

この記事で学べることSalesforce Optimizer アプリケーションを利用した機能の改善、カスタマイズのクリーンアップ、複雑さの軽減、機能の採用の促進を方法Salesforce Optimizer アプリケーションとはSalesforce Optimizer アプリケーションとは、組織のストレージ、項目、カスタムコード、オブジェクトのカスタムレイアウト、レポートとダッシュボードなど、50 種以上の使用状況のスナップショットを作成できるツールです。例えば、誰も入力していない項目の検出、アクションが設定されていないワークフロールールを発見する等ができます。Salesforce Optimizerを実行するタイミングは、毎月のメンテナンスや、新しいアプリケーションをインストールする前、各 Salesforce リリースの前を推奨します。また、少なくとも四半期に 1 回は、実行することを検討してください。Optimizer アプリケーションの操作手順それでは、Salesforce Optimizerアプリケーションにアクセスし、実行してみます。操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「Optimizer」と検索し、 [Optimizer]をクリックします。２．[アクセスを許可]をクリックし、Salesforce Optimizer アプリケーションを有効化するためのアクセス権を許可します。アクセスを許可すると、アプリケーションランチャーに[Salesforce Optimizer]というアプリケーションが作成されます。３．毎月実施するスケジュールを設定するかを選択し、[Optimizerを開く]をクリックします。４．[Optimizerを実行]をクリックします。完了したら、画面右上の[通知]マークに通知が届きます。 実行結果の[機能]名をクリックすると、さらに詳細を確認することができます。詳細画面には、項目名や、設定変更するために参考となるヘルプドキュメント、推奨アクションが表示されています。また、項目名から、設定画面にアクセスすることが可能です。Salesforce Optimizerアプリケーションを使用することで、組織の状態を把握し、またすばやく機能の設定変更ページへとアクセスすることができました。考慮事項Optimizer アプリケーションにアクセスするには、「アプリケーションのカスタマイズ」権限、「すべてのデータの編集」権限、「ユーザの管理」権限が必要である学習ツールSalesforce Optimizer の使用を開始（Trailhead）Salesforce Optimizer を使用した実装の改善（ヘルプドキュメント）まとめいかがでしたでしょうか。Salesforce Optimizerを利用することで、組織の状態を把握し、使っていない項目や機能はメンテナンスをすることができます。定期的に実行し、より最適化された使いやすい組織の維持を目指しましょう。ぜひまだの方は活用してみてください。

テスト環境を活用しよう

SalesforceのSandboxとDeveloper Editionについて解説します。テスト環境の種類や作成手順を知ることで、開発や動作確認を効率的に行う方法が分かります。

Sandboxを活用する

この記事で学べることSandboxとは何かSandboxの利用目的Sandboxの種類Sandboxについて理解しようSandboxとは、テストや開発などのさまざまな目的で使用されるSalesforce本番環境のコピーです。 主な目的としては大きく分けて３つあります。新しい設定や開発コードをテストし本番リリース前の確認を行うユーザー向けのSalesforceトレーニングを実施するSalesforceの新機能リリースの際に、新しい機能を先行して試す以下の図がSandboxの主な利用シーンと期待される効果についてです。Sandboxでは設定やデータが本番環境と独立しているので、安心してトレーニングや機能の確認などに活用していただけます。学習ツール１．<動画> はじめてのSandbox初心者の方を対象にSandboxの概要から作成方法を説明します。https://play.vidyard.com/r6GDc62hGvAYcFWRDubpYy.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですまとめSandboxの利用シーンや目的については理解できましたか？ 利用する際のポイントは以下です。本番環境に直接行う変更と、Sandboxで行う変更を整理する。Sandboxの種類によってコピー対象やデータ容量、更新間隔が異なる。エディションによって使用できるSandboxが異なる。Sandbox環境で変更した内容を本番環境へ反映させる方法は、こちらの動画をご覧ください。