Sales Cloud「データ一括操作」の記事一覧

  • 初めてのデータローダ Export All編

    この記事で学べることデータローダのExport All(エクスポートオール)を使用し、ゴミ箱に入っているデータ含め全てのデータを抽出する方法メリットや利用例Export Allの機能を使う使用例をいくつかあげてみます。ゴミ箱に含まれているデータも含めて、バックアップをとる場合ゴミ箱に捨ててしまったデータをオブジェクト単位でまとめて確認する場合リードの取引開始後のデータをまとめて確認する場合ゴミ箱に捨ててしまったデータも、リードの取引開始後のデータも、それぞれゴミ箱とレポートよりSalesforceの画面上で確認することができますが、まとめて作業をしたい時にデータローダのExport Allの機能をご利用頂けます。手順Exportと大きな違いは2点あります。ゴミ箱に入っているデータも抽出が可能です。リードを取引開始し、リード上で見れなくなったデータの抽出が可能です。オブジェクトの選択まで、Export編と同様に作業していきます。抽出条件を設定することで簡単にゴミ箱に入っているデータを抽出できます。(全て出力してから、エクセル等のフィルターを利用して抽出することも可能です。)​項目・記号・値を設定して項目を絞って行きます。Operationは下記があります。​equals → =not equals → !=less than → <greater than → >less than or equals → <=greater than or equals → >=​今回の例は「リード」で行います。例えば、リード内でいくつか間違えて削除してしまったとします。しかし、他の人も削除を行っているので、画面上でのゴミ箱のチェックでは確認が難しそうです。そんな時に便利なのがExport Allです。リード内の全てのゴミ箱に入れてしまったものを抽出し、間違えて削除してしまったデータが探しやすくなります。​抽出条件に以下の設定を行います。Fields → IsDeletedOperation → equalsValue → TRUE​​1件削除されていることがわかりました。​  2.リードを取引開始し、リード上で見れなくなったデータの抽出が可能です。オブジェクトの選択まで、Export編と同様に作業していきます。今度は、抽出条件を設定せずに全てのデータを抽出します。​出てきたデータをエクセル等で「CONVERTEDDATE」を探しフィルターをかけます。この項目に値が入っている物は取引開始したデータになります。​また、この機能を使わなくても、レポートでも確認ができます。考慮事項全て英語での作業となりますが、作業自体は単純ですのでご安心ください。抽出したデータが文字化けしていることがあります。この場合はデータローダのSettings(設定)画面にて、「Write all CSVs with UTF-8 encoding」のチェックを外してください。インポートでも同じ事象が発生するため次のヘルプの2番も参考にしてみてください。https://help.salesforce.com/articleView?id=000328727&language=ja&type=1&mode=1学習ツールデータのエクスポートデータローダを動画で学ぶまとめいかがだったでしょうか。まとめて作業するにはデータローダを利用することが一番の成功への近道です。抽出条件を変えることで、たくさんの方法で作業することができます。いろいろ試してみましょう。

  • 初めてのデータローダ Export編

    この記事で学べることデータローダのExport(エクスポート)を使用し、レコードを全てを抽出したり、一部特定の条件と合致するレコードのみを抽出するなど、必要に応じた柔軟なデータの抽出をおこなう方法メリットや利用例Exportの機能を使う使用例をいくつかあげてみます。一定期間でバックアップをとる場合レポートでは出すことのできない項目を抽出したい場合(ワンポイントアドバイスで詳細の記載があります)基本的にはレポートの機能を使うことでできることも多いですが、大量のデータを扱うときや、レポートでは出すことのできない項目を扱う時に利用することが多いです。手順抽出したいオブジェクトを選択します。(オブジェクトとは、「商談」や「取引先」などの箱のようなものを示すものになります。)※最初は代表的なオブジェクトしか出てきません、対象のオブジェクトがない場合は「Show all Salesforce Objects」にチェックをいれます。​出力先とファイル名を決めます。※ファイル名の拡張子は必ず「.csv」にします。​​抽出する条件を指定します。全てのデータを抽出する場合はこちらの設定は不要になります。​​​​項目・記号・値を設定して項目を絞って行きます。Operation(記号部分)は下記があります。​equals → =not equals → !=less than → <greater than → >less than or equals → <=greater than or equals → >=​例えば…従業員数が1000人以下の取引先を抽出したい場合は、Fields → NumberOfEmployeesOperation → less than or equalsValue → 1000上記を入力した上で「Add condition」をクリックすると、下記のように表示されます。​​抽出する項目を選びます。すべて選択する場合は「Select all fields」を押すとすべて選択することが可能です。​この状態で「Finish」を選択すると、全項目の従業員数が1000人以下の取引先が指定したフォルダにcsv形式で出力されます。抽出完了すると、抽出の成功数とエラー数が表示されます。​ワンポイントアドバイス!Exportでは、ユーザプロファイルを抽出することも可能です。「Profile (Profile)」を選択することで抽出できます。ですが、「すべてのデータ編集」の権限が必須です。ユーザが増えてきた時にプロファイルを整理する時にとても便利です。承認プロセスの一覧を抽出することも可能です。「ProcessInstanceStep」を選択することで抽出できます。承認プロセスが増えてきた時に困るのが順番の整理です、この抽出したデータを使うことで簡単に整理することが可能になります。メールテンプレートの使用頻度を確認することができます。「EmailTemplate」を選択し抽出後、「TIMESUSED 」こちらがテンプレートの使用頻度になります。メールテンプレートが増えすぎてしまって整理したい場合などこれを使って整理してみるのもいいかと思います。​考慮事項全て英語での作業となりますが、作業自体は単純ですのでご安心ください。抽出したデータが文字化けしていることがあります。この場合はデータローダのSettings(設定)画面にて、「Write all CSVs with UTF-8 encoding」のチェックを外してください。インポートでも同じ事象が発生するため次のヘルプの2番も参考にしてみてください。https://help.salesforce.com/articleView?id=000328727&language=ja&type=1&mode=1学習ツールデータのエクスポートデータローダを動画で学ぶまとめいかがだったでしょうか。ワンポイントアドバイスにあるような作業が必要になった時、ぜひデータローダを活用してみてください。​​

  • 初めてのデータローダ 〜Delete編〜

    この記事で学べることデータローダのDelete(デリート)を使用し、CSVファイルにまとめたレコードの情報を、一括で削除する方法メリットや利用例ある程度の量のデータを削除したい時、画面から1つ1つ削除をしていくのは大変ですよね?そんな時に便利なのがデータローダです。削除したいIDを整理し、まとめて削除することが可能です。※IDとは、Salesforceのレコード1つ1つに割り当てられているものです。データローダでExportすると必ず先頭に出てきます。手順データ削除を行うための、CSVファイルを用意します。CSVファイルを作成するときのポイント!必要な項目はIDのみ、ただし他の項目があっても問題ないのでわかりやすく別項目があっても良い。項目名はExportしたときのものをそのまま使う。​​削除を行うオブジェクトの選択をします。表示されていない場合は「Show all Salesforce objects」にチェックを入れオブジェクトを全て表示させてみてください。​​​「Browse」をクリックし、はじめに作成したCSVファイルを選択します。​​「Next」をクリックすると、CSVファイルに問題がなければそのまま登録されます。エラーが発生した場合、メッセージが表示されますのでメッセージに従ってください。​​作成したCSVデータの数と一致してるか確認し、「OK」をクリックします。​​項目のマッピングを行います。(CSVファイルのヘッダの名称と、Salesforce内のIDを対に設定することで削除を行います。)「Create or Edit a Map」をクリックする。​「Auto-Match Fields to Columns」をクリックする。または、上の段からしたの段にドラッグアンドドロップをする。IDの欄にIdがくればOK。「OK」をクリックする。​項目のマッピングがされていることが確認できたら、「Next」をクリックする。​​​削除を実行した結果がアウトプットされるため格納するディレクトリを指定します。「Browse」をクリックする。​​「Finish」をクリックして削除を実行します。​このメッセージがでたら登録完了です。errorsの方に数字が出ている場合は失敗しているためやり直してください。​​考慮事項データローダのDeleteは物理削除ではなく、削除フラグをつけるだけですが戻すことも大変なので必ず少量のデータで確認をとってから削除しましょう。物理削除とは?Salesforceでは、画面上で削除したりデータローダで削除を行っても30日間は完全に削除をせず、データを保持しています。Salesforce上で完全にデータとして無くすことを物理削除といいます。削除フラグとは?上記の物理削除を行う前に全てのオブジェクトにある項目「IsDelete」が通常FalseになっているところをTrueに変え、画面上では出てこないようにするためのものです。学習ツールデータローダでデータを削除する際に役立つリンクデータローダを動画で学ぶまとめ年度によって、削除作業が大量に発生することもあります。そんな時に便利なのがデータローダです。消しすぎに気を付けながら便利に利用していただければと思います。

  • 初めてのデータローダ 〜Insert編〜

    この記事で学べることデータローダのInsert(インサート)を使用し、CSVファイル上にまとめられたデータを一括で登録する方法メリットや利用例インポートウィザードでは一度の登録件数が5万件までとなっていますが、データローダでは一度に最大500万件まで登録ができます。また、商談のレコードは、インポートウィザードでは登録ができませんが、データローダであれば商談レコードの登録も可能です。手順新規登録を行うための、CSVファイルを用意します。CSVファイルを作成するときのポイントCSVファイルの中には全ての項目が含まれている必要はないが、必須項目は必ず入れること。CSVファイルに空の行が入っていると登録がされません。項目名や既存レコードの値を確認したい場合は、既に登録されているレコードを一度Export(エクスポート)して確認してから、登録用のCSVファイルを作成するのがオススメです。​新規登録を行うオブジェクトの選択をします。表示されていない場合は「Show all Salesforceobjects」にチェックを入れオブジェクトを全て表示させてみてください。​「Browse」をクリックし、はじめに作成したCSVファイルを選択します。​​「Next」をクリックすると、CSVファイルに問題がなければそのまま登録されます。エラーが発生した場合、メッセージが表示されますのでメッセージに従ってください。​​​作成したCSVデータの数と一致してるか確認し、「OK」をクリックします。​項目のマッピングを行います。(CSVファイルのヘッダの名称と、Salesforce内の項目を対に設定することで登録を行います。)「Create or Edit a Map」をクリックする。​「Auto-Match Fields to Columns」をクリックする。​上段の項目が全てなくなっていることを確認する。「OK」をクリックする。​項目のマッピングがされていることが確認できたら、「Next」をクリックする。​削除を実行した結果がアウトプットされるため格納するディレクトリを指定します。「Browse」をクリックする。​​「Finish」をクリックして登録を実行します。​このメッセージがでたら登録完了です。errorsの方に数字が出ている場合は失敗しているため、エラーの内容を確認の上、データの修正をするなどしてやり直してください。​​考慮事項まずは1-2件のレコードで、テストを行うことをおすすめします。登録時に文字化けが発生することがありますが、データローダの設定画面(設定画面の開き方は下記を参考にしてください)にて「Read all CSVs with UTF-8 encoding」にチェックをいれることで回避できますのでチェックしてみてください。​設定画面の開き方Windowsの場合:画面上部にあるメニューバーの「設定」から「設定」を選択する。Macの場合:データローダを起動した状態で、画面上部メニューバーの「Settings」から「Settings」を選択する。学習ツールデータローダ使用時の注意事項データローダでデータをインポートする際に役立つリンクデータローダの設定まとめたくさんのデータを一気にSalesforceに登録したい場合や、商談のレコードをまとめて登録の際にご利用ください。CSVファイルを正しく作成できれば、簡単に登録することができます。ぜひチャレンジしてみてください。​

  • 初めてのデータローダ 〜Update編〜

    この記事で学べることデータローダのupdate(アップデート)を使用し、CSVファイル上にまとめられたデータを一括で更新する方法メリットや利用例インポートウィザードでは一度の更新件数が5万件までとなっていますが、データローダでは一度に最大500万件まで更新ができます。また、商談のレコードは、インポートウィザードでは更新ができませんが、データローダであれば商談レコードの更新も可能です。手順更新を行うための、CSVファイルを用意します。CSVファイルを作成するときのポイント「ID」の項目により更新レコードと紐付けを行っているので「ID」項目は必須です。CSVファイルの中に必ずしも全ての項目が入っている必要はない。項目名はExportしたときのものをそのまま使う。更新を行うオブジェクトの選択をします。表示されていない場合は「Show all Salesforceobjects」にチェックを入れオブジェクトを全て表示させてみてください。​「Browse」をクリックし、はじめに作成したCSVファイルを選択します。​「Next」をクリックすると、CSVファイルに問題がなければそのまま登録されます。エラーが発生した場合、メッセージが表示されますのでメッセージに従ってください。​作成したCSVデータの数と一致してるか確認し、「OK」をクリックします。​項目のマッピングを行います。(CSVファイルのヘッダの名称と、Salesforce内の項目を対に設定することで更新を行います。)「Create or Edit a Map」をクリックする。​「Auto-Match Fields to Columns」をクリックする。​上段の項目が全てなくなっていることを確認する。(残ってしまった場合は手作業でマッピングを行う。)「OK」をクリックする。​項目のマッピングがされていることが確認できたら、「Next」をクリックする。​​更新を実行した結果がアウトプットされるため格納するディレクトリを指定します。「Browse」をクリックする。​​「Finish」をクリックして更新を実行します。​このメッセージがでたら登録完了です。errorsの方に数字が出ている場合は失敗しているためやり直してください。​考慮事項まずは1-2件のレコードで、テストを行うことをおすすめします。更新時に文字化けが発生することがありますが、データローダの設定画面(設定画面の開き方は下記を参考にしてください)にて「Read all CSVs with UTF-8 encoding」にチェックをいれることで回避できますのでチェックしてみてください。​設定画面の開き方Windowsの場合:画面上部にあるメニューバーの「設定」から「設定」を選択する。Macの場合:データローダを起動した状態で、画面上部メニューバーの「Settings」から「Settings」を選択する。学習ツールデータローダ使用時の注意事項データローダでデータをインポートする際に役立つリンクデータローダの設定まとめ更新は、登録の時と同様にCSVファイルがきちんと作成できれば、簡単に複数のデータを更新することができます。また、登録と同様に商談の更新も可能となっています。インポートウィザードとメリットデメリットを比較し、より良い方を使ってみましょう。CSVファイルを正しく作成できれば、簡単に登録することができます。ぜひチャレンジしてみてください。

  • データローダ 〜Upsert編〜

    この記事で学べることデータローダのUpsertを使用し、Salesforceにあるレコードで、すでに存在するものは一括で更新、存在しないものは一括登録という処理をおこなう方法メリットや利用例インポートウィザードでは一度の更新件数が5万件までとなっていますが、データローダでは一度に最大500万件まで更新ができます。​また、商談をはじめとする特定のオブジェクトのレコードは、インポートウィザードでは登録&更新ができませんが、データローダを利用することで、一括登録&更新ができるようになります。Upsertの手順Step 1:ファイルの準備更新及び新規登録を行うための、CSVファイルを用意します。​CSVファイルを作成するときのポイント「ID」の項目または外部キーによりレコードと紐付けを行っているので「ID」項目または外部キーは必須CSVファイルの中に必ずしも全ての項目が入っている必要はない項目名はExportしたときのものをそのまま使うStep 2:対象のオブジェクトの選択レコードの更新及び新規登録を行うオブジェクトの選択をします。表示されていない場合は「Show all Salesforce object」にチェックを入れオブジェクトを全て表示させてみてください。​「Browse」をクリックし、作成したCSVファイルを選択します。​「Next」をクリックすると、CSVファイルに問題がなければそのまま登録されます。エラーが発生した場合、メッセージが表示されますのでメッセージに従ってください。​作成したCSVデータの数と一致してるか確認し、「OK」をクリックします。​IDまたは、外部キーとして作成している項目により紐付けを行います。ここでは、どちらをキーとして紐付けを行うかを選択します。​「Next」をクリックします。​Step 3: 項目のマッピング作成したCSVファイルのヘッダの名称と、Salesforce内の項目のマッピングを行います。​すでにマッピングを作成済みの場合は「Choose an Existing Map」を、新しくマッピングを作成する場合は「Create or Edit a Map」をクリックします(初回は「Create of Edit a Map」を選択してください)​​「Auto-Match Fields to Columns」をクリックする。​「File Column Header」(CSVのヘッダー)と「Name」(Salesforceの項目)で必要な項目が全てマッピングされていることを確認します。​マッピングされていない項目はSalesforceに登録されないので、手作業で紐付けを行う必要があります。​必要な項目が全てマッピングされたら、「OK」をクリックします。​必要な項目のマッピングがされていることが確認できたら、「Next」をクリックします。​Step 4:ログの確認 & 完了更新を実行した結果(ログ)を格納するディレクトリ(フォルダ)を指定します。「Browse」をクリックします。​「Finish」をクリックして更新及び新規登録を実行します。​このメッセージがでたら登録完了です。errorsの方に数字が出ている場合は失敗しているためやり直してください。​考慮事項データローダで一括処理を行う際に、まずは1-2件のレコードで、テストを行うことをおすすめします。​キーを少しでも間違えると新規登録されてしまうので、重複レコードを誤って作成してしまわないように注意が必要です。更新時に文字化けが発生することがありますが、データローダの設定画面(設定画面の開き方は下記を参考にしてください)にて「Read all CSVs with UTF-8 encoding」にチェックをいれることで回避できますのでチェックしてみてください。​設定画面の開き方Windowsの場合:画面上部にあるメニューバーの「設定」から「設定」を選択する。Macの場合:データローダを起動した状態で、画面上部メニューバーの「Settings」から「Settings」を選択する。学習ツールデータローダ使用時の注意事項データローダでデータをインポートする際に役立つリンクデータローダの設定まとめUpsertは、登録や更新の時と同様にCSVファイルがきちんと作成できれば、簡単に複数のデータを登録&更新することができます。​また、登録や更新と同様に商談の登録&更新も可能となっています。インポートウィザードとメリットデメリットを比較し、より良い方を使ってみましょう。CSVファイルを正しく作成できれば、簡単に登録することができます。ぜひチャレンジしてみてください。

  • Excelの顧客データを取り込む

    この記事で学べることSalesforceのデータインポートとは何か2種類のデータ一括登録ツールの特長と使い分けSalesforceに外部データを一括で取り込もうSalesforceに大量のデータを登録したい場合、データを1 件ずつ入力や更新をするのは時間がかかりますし、良い方法ではありません。予め用意されているツールを使用することで、データ登録の作業が簡単になります。​Salesforceではエクセルにあるファイルを”CSV”形式に保存し直すことで、データを一括で作成や更新することが可能です。利用できるツールとしては、データインポートウィザードとデータローダの2種類があります。”データインポートウィザード”を使用してデータを取り込むための作業は3ステップあります。​データインポートウィザードはオブジェクトや取得データ数に制限がありますが、インストール作業が不要ですので初心者ユーザでも操作しやすいツールです。データインポートについては以下の学習ツールで学びましょう。学習ツール1.<動画> システム管理者のためのSalesforce基礎シリーズ Vol.2 データを一括で登録しよう(50:55)以下の動画ではデータの一括登録方法から、ビューを利用したメンテナンス方法、一括削除の方法を説明しています。51分弱と長いため、一括登録方法のみ学びたい方は、最初の3つのセクションのみご覧ください。https://play.vidyard.com/ETuumqFjJqnbNwHnCZmiav.html*画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですおまけ: <Trailhead>データの管理Salesforce でデータをインポートおよびエクスポートする方法について学習します。https://trailhead.salesforce.com/ja/content/learn/modules/lex_implementation_data_management?trail_id=force_com_admin_beginnerおまけ: <動画>データインポート・データローダを動画で学ぶデータローダについても詳しく知りたい方は、こちらのページの動画を参考にしてください。まとめSalesforceへのデータを一括登録する方法について理解できましたか?覚えておきたいポイントは以下のとおりです。ツールによって対象オブジェクトや取扱データ数などに違いがある。取引先と取引先責任者の新規インポートは、インポートウィザードがオススメ。データインポートウィザードには、重複チェックの機能がある。

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