初めてのデータローダ Export編

データ一括操作

2021.04.28

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この記事で学べること

  • データローダのExport(エクスポート)を使用し、レコードを全てを抽出したり、一部特定の条件と合致するレコードのみを抽出するなど、必要に応じた柔軟なデータの抽出をおこなう方法

メリットや利用例

Exportの機能を使う使用例をいくつかあげてみます。

  • 一定期間でバックアップをとる場合
  • レポートでは出すことのできない項目を抽出したい場合(ワンポイントアドバイスで詳細の記載があります)

基本的にはレポートの機能を使うことでできることも多いですが、大量のデータを扱うときや、レポートでは出すことのできない項目を扱う時に利用することが多いです。

手順

抽出したいオブジェクトを選択します。

(オブジェクトとは、「商談」や「取引先」などの箱のようなものを示すものになります。)

※最初は代表的なオブジェクトしか出てきません、対象のオブジェクトがない場合は「Show all Salesforce Objects」にチェックをいれます。

出力先とファイル名を決めます。

※ファイル名の拡張子は必ず「.csv」にします。

抽出する条件を指定します。

全てのデータを抽出する場合はこちらの設定は不要になります。

項目・記号・値を設定して項目を絞って行きます。

Operation(記号部分)は下記があります。

  • equals → =
  • not equals → !=
  • less than → <
  • greater than → >
  • less than or equals → <=
  • greater than or equals → >=

例えば…従業員数が1000人以下の取引先を抽出したい場合は、

  • Fields → NumberOfEmployees
  • Operation → less than or equals
  • Value → 1000

上記を入力した上で「Add condition」をクリックすると、下記のように表示されます。

抽出する項目を選びます。

すべて選択する場合は「Select all fields」を押すとすべて選択することが可能です。

この状態で「Finish」を選択すると、全項目の従業員数が1000人以下の取引先が指定したフォルダにcsv形式で出力されます。

抽出完了すると、抽出の成功数とエラー数が表示されます。

ワンポイントアドバイス!

  • Exportでは、ユーザプロファイルを抽出することも可能です。
    • 「Profile (Profile)」を選択することで抽出できます。ですが、「すべてのデータ編集」の権限が必須です。
    • ユーザが増えてきた時にプロファイルを整理する時にとても便利です。
  • 承認プロセスの一覧を抽出することも可能です。
    • 「ProcessInstanceStep」を選択することで抽出できます。
    • 承認プロセスが増えてきた時に困るのが順番の整理です、この抽出したデータを使うことで簡単に整理することが可能になります。
  • メールテンプレートの使用頻度を確認することができます。
    • 「EmailTemplate」を選択し抽出後、「TIMESUSED 」こちらがテンプレートの使用頻度になります。
    • メールテンプレートが増えすぎてしまって整理したい場合などこれを使って整理してみるのもいいかと思います。

考慮事項

  • 全て英語での作業となりますが、作業自体は単純ですのでご安心ください。
  • 抽出したデータが文字化けしていることがあります。この場合はデータローダのSettings(設定)画面にて、「Write all CSVs with UTF-8 encoding」のチェックを外してください。インポートでも同じ事象が発生するため次のヘルプの2番も参考にしてみてください。

学習ツール

まとめ

いかがだったでしょうか。ワンポイントアドバイスにあるような作業が必要になった時、ぜひデータローダを活用してみてください。

データ一括操作

2021.04.28

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