簡単データ入力方法でストレス削減

この記事で学べることクイックアクションの概要“アクション”を使用した、レコードの作成、活動の記録、メールの送信などの操作を効率化する方法クイックアクションとは？よく使う操作を「ボタン」として配置することで、ページ間の移動をしなくても効率的に情報の入力を行うことができるようになります。​クイックアクションはカスタムボタンやリンクと似ている点がいくつかありますが、大きな違いは簡便性です。クイックアクションを使用すると、Salesforce および Salesforce モバイルアプリケーションでユーザが実行できる操作が増えます。​クイックアクションはオブジェクト固有のクイックアクションと、グローバルクイックアクションの２種類あります。それぞれの特長と操作方法についてご紹介いたします。​オブジェクト固有のクイックアクションオブジェクト固有のアクションには、他のレコードとの自動リレーションが含まれます。ユーザは、レコードの作成または更新、活動の記録、メールの送信などの操作を特定のオブジェクト内ですばやく行うことができます。​操作手順今回は商談レコードから直接、工数管理レコードを作成できるように、オブジェクト固有のアクションを作成します。※商談オブジェクトと工数管理オブジェクトは主従関係に設定しています。​1. [オブジェクトマネージャ]から商談オブジェクトを選択し、[ボタン、リンク、およびアクション] をクリック​2. [新規アクション]をクリックし、アクション情報を入力​[レコードを作成] アクションの場合、作成するオブジェクトの種別を選択します。アクションを作成しているオブジェクトと対象オブジェクトとの間に複数のリレーションがある場合は、レコードの作成時に取り込む項目を選択します。3. アクションレイアウトエディタを使用してカスタマイズ​4. ページレイアウトにアクションを追加する​​パレットで [モバイルおよび Lightning のアクション] を選択し、[新規工数管理] アクションを [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] セクションに追加します。5. 商談レコードページで確認​​​以上がオブジェクト固有のアクションの操作方法です。​もともとは商談レコードページにはなかった[新規工数管理]を追加したことにより、商談情報入力した直後にオブジェクトを移動しなくても、工数管理の新規作成がすぐにできますね。グローバルクイックアクションアクションをサポートするほぼすべてのページに追加できます。ユーザはグローバルアクションを使用して、ページを移動することなく、活動詳細の記録、レコードの作成または更新、メールの送信を行うことができます。※グローバルクイックアクションでは、新規レコードと他のレコードとの間に直接リレーションはありません。​グローバルアクションで[工数管理]を選択できるように設定したいと思います。​操作手順1.  [クイック検索] ボックスに「グローバルアクション」と入力し、[グローバルアクション] をクリック​2. [新規アクション] をクリックし、アクション情報を入力3. アクションレイアウトエディタを使用してカスタマイズ​4. [クイック検索] ボックスに「グローバルアクション」と入力し、[パブリッシャーレイアウト] をクリック​​パレットで [モバイルおよび Lightning のアクション] を選択し、[新規工数管理] アクションを [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] セクションにドラッグします。5. グローバルアクションを確認​​以上がグローバルアクションの操作方法です。​新規レコードやTodoの作成など、使用頻度の高いアクションをグローバルアクションとして追加することで、作業の状況に関係なくいつでも[⊞]をクリックすれば呼び出すことができます。考慮事項アクションを削除すると、そのアクションが割り当てられているすべてのレイアウトからアクションが削除される主従関係の従オブジェクトであるオブジェクトのレコードを作成する場合は、グローバルアクションではなくオブジェクト固有のアクションを使用学習ツールオブジェクト固有のアクション（ヘルプドキュメント）グローバルクイックアクション（ヘルプドキュメント）クイックアクションの考慮事項（ヘルプドキュメント）Lightning Experience のカスタマイズ：クイックアクションによるユーザ操作の強化（Trailhead）まとめクイックアクションを使用して、重要な情報に簡単にアクセスできるようにすることで、ユーザの操作やワークフローがスムーズになります。​アクションを明示的にオブジェクトに関連付ける必要があるかどうか、またアクションをどこに表示するかにもとづいて、アクションを選択することが重要です。​是非クイックアクションを活用して、効率的に情報の入力を行ってみてください。

入力ミスをなくし、データの精度を高めよう

この記事で学べること入力規則を使用し、入力ミスをなくし、データの精度を高める方法入力規則とは、レコードを保存する前に、入力したデータが指定の基準を満たしているかどうかを確認する機能です。​1つ以上の項目のデータを評価する数式や条件式を設定し、「True」または「False」の値を返すことができます。また、指定された条件に基づき、入力した値が有効でない場合にエラーメッセージを表示することもできます。​この規則を使用することで、正確で精度の高いデータをSalesforceに登録することが可能です。入力規則を利用するメリット入力規則を利用することで、以下のメリットを得ることができます；データ入力ミスのリスクを最小化入力を制限できるため、微妙な誤記や表記違いを減らすことができる指定したルール以外の値が入力されたときはエラーメッセージを表示することで、正しい入力を促す活用事例1. 携帯番号の入力形式の指定現時点では携帯項目に、数字のほかにひらがなも入力できてしまいます。これでは正確な携帯番号がわかりません。​では実際に入力規則を作ってみましょう。​​​エラー条件数式は、「項目の挿入」と「演算子の挿入」を使うと便利です。また、右側の関数のリストから適切な関数を選ぶことでエラー数式を簡単に作成することができます。​携帯番号の入力形式を指定する入力規則を設定することで、桁数が 11 桁を超えたり、ひらがなやアルファベットが含まれた番号を入力したりすると、エラーメッセージが表示され、エラーが解消するまでレコードが保存されないようになります。​2. フェーズを「成立」にするには金額項目が入力されていることが条件​フェーズ（StageName）が成立（Closed Won）金額（Amount）3. 商談不成立の場合、不成立理由（選択リスト）を必須入力​フェーズ（StageName）が不成立（Closed Lost）商談不成立理由（Lost_reason）カスタム項目作成4. フェーズが成立の時は、納品日を変更できないフェーズ（StageName）が成立（Closed Won）納品日（Delivery_Date）カスタム項目作成5. 家族に子供がいる場合、子供の人数を必須入力​​家族構成（Family）カスタム項目作成選択リスト値「未婚」「結婚しているが子供なし」「子供がいる」から「子供がいる」を選択子供の人数（children）カスタム項目作成6. 次の商談予定日は過去日付を選択できない​次回の商談予定日（Next_Opportunity_date）カスタム項目作成考慮事項住所、姓名、連動選択リスト、連動ルックアップなどの複合項目参照不可自動採番の差し込み項目または [町名・番地(郵送先)] のような複合住所項目エラー条件数式を入力した後は「構文を確認」をクリックして確認学習ツール入力規則の例数式の演算子と関数設定だけでここまでできる！ハンズオンウェブセミナー：ちょっとした設定Tipsまとめ今回は６つの入力規則をご紹介しましたが、数式の組みあわせ次第ではさまざまな入力規則を設定することができます。指定した数値や言葉以外の誤ったデータがSalesforceに保存されると、活動は遅くなり、レポートは不正確になってしまうなど、さまざまな場面で会社の負担にもつながります。​業務効率の低下を防ぐためにも、ぜひ入力規則を活用してみてください。​​

重複ルールを活用して、同一データの作成を防ぐ

本記事の内容は以下のオンデマンド動画からもご覧頂けます；https://play.vidyard.com/Qhym4gQnVnxqABCry5H2Q1この記事で学べること重複管理を行い、重複しているレコードの登録を事前に防ぎ、データ品質の向上につなげる方法重複管理では、一致ルールと重複ルールは連動して、重複のないデータで作業をできるようにします。たとえば営業担当者が新規レコードおよび更新済レコードを保存する前に、一致ルールと重複ルールを設定することで、レコードの重複を警告することができ、重複したレコードをレポートで表すことも可能です。一致ルールとはどのオブジェクトのレコードが重複しているかどうかの識別をルールとして定義したものです。​デフォルトの標準一致ルールとして、リード、取引先、取引先責任者が作成されています。標準一致ルールの設定調整や、カスタム一致ルールを作成することもできます。重複ルールとは一致ルールで重複を識別する作業が行われた後、重複ルールでは一致したレコードに対して、どのような処理を行うかを決定します。​重複ルールでも標準重複ルールの設定調整や、カスタム一致ルールを作成することができます。​設定手順では実際に、レコードの重複を回避するためのルールを設定してみましょう。今回は例として、取引先オブジェクトに重複管理の設定をします。取引先オブジェクトにはデフォルトで一致ルールも重複ルールも設定されていますが、今回は「納入先住所」「電話番号」「株式コード」の３つが完全に一致した場合のルールを作成します。一致ルールの設定[設定]｜[クイック検索]ボックスに「一致ルール」と入力[新規ルール]をクリック オブジェクトで[取引先]を選択し、ルールの詳細と一致条件を入力※[検索条件ロジックを追加]ではANDやORを使用した複雑な条件にすることもできます。​重複ルールの設定[設定]｜[クイック検索]ボックスに「重複ルール」と入力[新規ルール]をクリックし、[取引先]を選択ルールの詳細、アクション、一致ルールを入力​保存後、[有効化]をクリックして、設定は以上です。動作確認では「株式会社A」と「株式会社a」の２つの取引先情報を作成して重複管理が作動しているか、確認してみましょう。​電話番号、株式コード、納入先住所の市区郡の３つが完全一致しているため、後から作成した「株式会社a」のレコードは保存することができないようになっています。※作成時のアクションで[ブロック]に設定したためです。​また、「株式会社a」のレコード上に表示されている[重複を表示]をクリックすると、重複している「株式会社A」のレコードが表示され、登録しようとしていたデータは削除されます。​編集時のアクションでは[許可]に設定しました。アクションを[許可]にした場合はどのように表示されるかも見てみましょう。​レコードを編集後、保存をするとレコードの上に「この取引先には重複が存在しているようです。」との表示がでます。[重複を表示]をクリックすると、２つの取引先レコードを比較することができ、次のステップではマージして、１つのレコードにまとめる作業をすることも可能です。​考慮事項各オブジェクトあたり最大5件の有効な重複ルールを使用可能各重複ルールには、最大3件の一致ルール (オブジェクトごとに1つの一致ルール) を含めることができる一致ルール、重複ルールを編集する場合は[無効化]にする必要がある学習ツール重複ルール（ヘルプ記事）重複管理（Trailhead）エキスパートコーチングセッションお申込みご利用にはPremierおよびSignature Success Planのご契約が必要ですまとめ今回は3つの項目を重複データの識別項目として使用しましたが、項目をふやすことで、より精度の高い重複データの確認を行うことができます。​重複データがない環境を構築することで、無駄な作業を排除し、正確なデータを登録することができます。まだ重複ルールを使ったことがない方はぜひ活用してみてください。​

入力を簡略化する機能を活用して、手入力の時間を減らそう

この記事で学べることSalesforceで入力を簡易化する5つの機能Salesforceを社内で定着化させるためには、入力量やクリック数を減らし、何よりもユーザに入力を迷わせないことがポイントの１つです。そのためには営業活動が確実に入力される環境を整える必要があります。１．用途にあったデータ型を利用するSalesforceの項目には必ずデータ型が選択されています。データ型は入力制限が少ない「テキスト」をはじめ、自動的に対象形式に表示してくれる「通貨」や「日付」などさまざまです。​入力制限が少ないテキストは、文字列と数値のどちらも入力できるため便利な一方、ユーザによって入力形式が異なる場合があります。入力者によるデータのバラつきを統一化させるために役立つのが選択リストです。選択リストを利用することで、得られるメリットをいくつかあげてみます。データ入力を簡略化値の標準化入力に迷うことがないレポートやビューの絞り込みに使える長い入力には適していませんが、入力する内容が決まっているものはできるだけテキストではなく、選択リストを利用することで、ユーザを必要な値に導き、効率良くデータ入力が可能となります。２．数式項目を利用し、自動計算で値を表示するデータ型の数式を利用することで、項目の値を自動的に計算することができます。数式を組むことで、自分で計算をすることなく、求めている数値を正確に算出してくれます。例：商談の値引金額を自動計算商談オブジェクトに「値引金額」と「値引率」項目を作成し、以下のような数式を組みます。値引金額を設定することで、商談が割引された際に、その都度金額を計算しなおして入力する必要がなくなりますね。３．レコードページに工夫を加えるレコードページをカスタマイズすることで、クリック数を減らし、入力を簡易化することができます。​たとえば、レコードの詳細を編集する際に、デフォルトタブを「活動」に設定していると、まず活動タブから詳細タブに移動するためにクリックが必要となりますが、デフォルトタブを「詳細」に設定していれば、レコードページを開いた瞬間に、自動的に「詳細」の画面が表示されるため、“ワンクリック”の手間が省けます。このような細かい設定ではありますが、カスタマイズを工夫することで、入力の簡易化をサポートすることができます。４．項目の連動関係を設定する連動選択リストを使用することで、ユーザは正確で整合性のとれたデータの入力が可能となります。​たとえば、商談に 「商談不成立理由」 というカスタム選択リストを作成し、その有効値を「フェーズ」 に連動させることができます。例：フェーズ が”Closed Lost”（商談不成立）の場合のみ、商談不成立理由を選択できるようにする制御項目：フェーズ連動項目：商談不成立理由“Closed Lost”の場合のみ含めるページレイアウトを確認してみましょう。フェーズが”Closed Lost”以外の場合は商談不成立理由は選択できなく、”Closed Lost”の場合のみ選択できるようになっていますね。商談不成立理由はフェーズが”Closed Lost”以外では選択する必要がないので、連動関係を設定することで不要な入力作業を省くことができますし、誤ってClosed Lost”以外のフェーズの際に商談不成立理由が選択されることを防ぐこともできます。５．フローを利用した簡易入力の設定を行うFlowBuilderを使用して、ホーム画面に取引先情報を簡易入力できる画面を作成します。例：ホーム画面で取引先情報を簡易入力操作方法１．フローの有効化プロセスの自動化設定から[フローのLightningランタイムを有効化]にチェックがついていることを確認します。２．フローの新規作成３．画面要素を追加画像コンポーネントから[テキスト]を選択し、表示ラベルを変更します。※フッターを選択し、ナビゲーションを制御の下で、[次へまたは完了]を選択します。４．レコードの作成要素を追加取引先の項目値の設定では、上記で作成した該当するAPI参照名のものを選択します。​５. 要素の接続と有効化6．ホーム画面にフローの追加これならホーム画面上で、必要最低限の取引先情報のみ入力することができます。今回は取引先名、電話番号、説明の３項目に絞りましたが、URLやファイルのアップロードの設定もすることが可能です。​※簡易入力機能の説明のため、FlowBuilderの操作方法は割愛しましたが、詳細については参考リソースからご確認ください。学習ツール数式項目の作成Flow BuilderSalesforce オブジェクトのカスタマイズ：選択リストと項目の連動関係の作成まとめSalesforceを導入したものの、入力や操作で迷わせてしまったり、誤った情報を入力させないためにも、入力を簡易化する機能を活用する必要性があると思います。​それぞれ細かい設定が多いようにみえますが、カスタマイズを工夫することで、ユーザの入力負担軽減にもつながります。ぜひこのような機能を有効活用して、ユーザにとってSalesforceを使いたくなるようなカスタマイズをしてみてください。

簡単スピードアップ！定型文を活用してみよう

この記事で学べること“クイックテキスト”を利用した、業務の時短方法“クイックテキスト”を利用すると、定義済みのメッセージをメール、ToDo、行動などに挿入、よく使う文言を登録することで時間を節約し、文章を標準化させることができます。クイックテキストの設定手順1. クイックテキストを有効化[設定] ｜[クイック検索] ボックスに「クイックテキスト設定」と入力し、[クイックテキストを有効化] にチェックをつける2. アプリケーションランチャーから[クイックテキスト] をクリック​3. クイックテキストの作成[新規クイックテキスト]をクリッククイックテキスト名、メッセージ内容を入力カテゴリ、チャネルを選択、フォルダを選択​※一部の組織では、[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にしていても、フォルダが新規クイックテキストの作成画面で表示されない場合があります。その場合は[クイックテキスト]のページレイアウトに[フォルダ] 項目を追加する必要があります。​今回は取引先とのメールのやりとりで使用する用のクイックテキストを作成します。​​4. 取引先のレコードページで確認クイックテキストの入力が完了したら、取引先のレコードページのメール入力画面で、実際にクイックテキストが作動するか確認キーボードショートカットを使用してクイックテキストを呼び出すこともできる　メッセージ項目に次のいずれかのコマンドを入力します。　【Lightning Experience】　macOS: 「Cmd+.」　　Windows: 「Ctrl+.」​​コマンドを入力すると、チャネルで[メール]を選択し、作成したクイックテキストの一覧が表示されるので、該当するクイックテキストを選択します。​​このように先ほど設定したクイックテキストの内容がメール画面に反映されました。定型文のクイックテキストに作成しておけば、毎回使う文章を何度も入力しなくて済みますね。定型文をもとに、必要な言葉を追加していけば簡単に文章の作成ができます。※事前にメール署名の設定を行っています。​メッセージは改行、リスト、特殊文字、差し込み項目、および最大 4,000 文字を入力できるチャネルは組織で有効な機能に応じて、次のチャネルを利用　　　メール：メールアクション用　　　行動：行動アクション用　　　電話：活動の記録　　　ToDo ：ToDo アクション用カテゴリはGreeting（挨拶文）、FAQ（問い合わせ）、Closing（クロージング）の3つから選択​これなら、さまざまなシーンでクイックテキストを活用することができそうですね。フォルダについてクイックテキストを、フォルダを使用してユーザや公開グループなどと共有することができます。フォルダを使用する場合はクイックテキスト設定の[その他の設定] から[フォルダでクイックテキストを共有および整理] にチェックをつけて有効にする必要があります。[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にするとフォルダの作成が可能になります。共有の設定方法1. 新規フォルダを作成し、フォルダ名、右の[▼]｜[共有]をクリック​2. 共有先と名前を選択して[共有]をクリック​共有設定は以上です。これで「東地区営業部」と「西地区営業部」の所属メンバーにフォルダの共有ができました。​考慮事項[その他のクイックテキスト]設定は、Lightning Experience でのみ対応フォルダを使用する場合は[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にする社内チャネルとポータルチャネルは選択リストに表示されますが、Lightning Experience のアクションに対応付けられていないカスタム項目では、行動チャネルと ToDo チャネルは使用不可学習ツールクイックテキストの設定と使用（ヘルプドキュメント）アドミニストレーター資格の更新 (Winter '19)：クイックテキストを使ってみる（Trailhead）まとめクイックテキストはメールテンプレートと少し似ている気がしますが、クイックテキストではいくつかの文章を組み合わせて構成することができ、ToDo や行動といったメール以外にも対応しているので、さまざまなシーンで活用できますね。​クイックテキストを作成することで、文章作成の時間節約やメール配信のスピードアップにもつながるので、是非活用してみてください。