Sales Cloud「業務効率化」の記事一覧

  • ドラッグ・アンド・ドロップで実現する、ユーザーの利便性向上テクニック

    概要Salesforce のユーザーインターフェースは、Lightning アプリケーションビルダーを活用することで、ドラッグ・アンド・ドロップするだけでビジネスニーズに合わせて設定できます。ユーザーが必要な情報に素早くアクセスできるワンランク上のユーザーインターフェースにレベルアップするための選りすぐりの機能を、デモンストレーションを交えてわかりやすく解説します。​https://play.vidyard.com/WLvKXp8SQfGaSSFoksphs8

  • 優先度や進捗を画像で可視化する

    この記事で学べること数式項目による画像表示の方法静的リソースについて​Salesforceを利用している中で、「優先度に合わせて緑、黄、赤のいずれかのフラグ画像を表示したい」や「プログレスバーを使って進捗をより分かりやすくしたい」と思ったことはありませんか?Salesforceでは、カスタム数式項目を使用して、項目値に合った画像を表示することができます。​今回は、ToDoの優先度に合わせてフラグを表示する設定をしてみましょう。操作手順は、大きく次の2つに分けることができます。Salesforceへの画像ファイルアップロードカスタム数式項目の作成数式項目による画像表示の操作手順Salesforceへの画像ファイルアップロードカスタム数式項目で使用する画像は、事前にSalesforceにアップロードされている必要があります。1.[ファイル]タブをクリックします。[ファイル]タブがない場合は、アプリケーションランチャーより選択します。2.画像ファイルをアップロードするライブラリを作成します。[新規ライブラリ]をクリックし、必要情報を入力後、保存します。3.ライブラリに画像ファイルをアップロードします。作成したライブラリを開き、[ファイルを追加]をクリックし、今回使用する3色の画像をそれぞれ追加します。4.ライブラリを必要なメンバーに共有します。ページレイアウトにカスタム数式項目の表示するユーザーに、画像ライブラリへのアクセス権を付与します。5.各画像のURLをコピーします。数式項目に画像URLを含めることで、項目での画像表示を実現します。画像タイトルをクリックしてプレビューを表示します。[画像のアドレスをコピー]をクリックし、画像URLをコピーしておきましょう。なお、数式では、アドレスの”/sfc”以降を使用します。​カスタム数式項目の作成1.[設定]|[オブジェクトマネージャ]より「活動」を選択します。2.左サイドバーより[項目とリレーション]を選択し、[新規]をクリックします。画面中央に表示される[新規]より、新たに項目を作成します。項目の詳細は、次のように設定します。・項目の表示ラベル:優先度フラグ・項目名:PriorityFlag・データ型: 数式(戻り値:テキスト)・項目レベルセキュリティ: 任意のプロファイル・ページレイアウト: 任意のページレイアウト・空白値の処理:空白項目を空白として表示・数式:IMAGE( CASE( Priority,”高","/sfc/servlet.shepherd/version/renditionDownload?rendition=ORIGINAL_Png&versionId=0682x000004mKzH&operationContext=CHATTER&contentId=05T2x00000GYVvo","中", "/sfc/servlet.shepherd/version/renditionDownload?rendition=ORIGINAL_Png&versionId=0682x000004mKyj&operationContext=CHATTER&contentId=05T2x00000GYVvj","低", "/sfc/servlet.shepherd/version/renditionDownload?rendition=ORIGINAL_Png&versionId=0682x000004mKzC&operationContext=CHATTER&contentId=05T2x00000GYVOH",""),"Priority Flag")​任意のToDoを開くと、優先度に合わせて表示される画像が異なっていることが分かります。さらに、強調表示パネルに追加することで、一目で確認できるようになります。強調表示パネルについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。​優先度や進捗項目のリスト値が増えるほど、画像のアップロード作業にかかる工数は増加します。そんなときは、静的リソースを使用しましょう。静的リソースを使用することで、zip形式でファイルをアップロードすることができ、1つずつ画像URLをコピーする必要はありません。静的リソース静的リソースとは、数式項目やVisualforce ページで参照できるコンテンツをアップロードできる機能です。リソースには、zipやjarファイル、画像、スタイルシート、JavaScript、その他のファイルを使用できます。[設定]|[クイック検索]より、「静的リソース」を検索し、選択します。[新規]より、今回使用するzipファイルをアップロードします。数式項目で画像を使用する際は、静的リソース名とzipファイル名、画像名を指定します。"/resource/静的リソース名/zipファイル名/画像名"・数式IMAGE( CASE( Stage ,"要件確認","/resource/ProgressBar/ProgressBar/Bar1.png" , "要件確認" ,"原因調査", "/resource/ProgressBar/ProgressBar/Bar2.png","原因調査","提案事項確認", "/resource/ProgressBar/ProgressBar/Bar3.png","提案事項確認","最終チェック", "/resource/ProgressBar/ProgressBar/Bar4.png","最終チェック","待機", "/resource/ProgressBar/ProgressBar/Bar5.png","待機","完了", "/resource/ProgressBar/ProgressBar/Bar6.png","完了"),"")​​考慮事項1つの静的リソースのサイズは5MBまで、組織で最大250MBまで使用することができる学習ツール「数式」項目での画像の使用(ヘルプドキュメント)画像リンクの数式サンプル(ヘルプドキュメント)静的リソースの定義(ヘルプドキュメント)まとめリスト値に合わせて画像を表示することで、より簡単に優先度や進捗を確認することができます。設定する数式項目に合わせて適切な機能を活用し、効率的な組織設定を目指しましょう。

  • スキマ時間を活用!モバイルで生産性・業務効率の向上に

    この記事で学べることSalesforceモバイルアプリケーションについてスキマ時間にスマートフォン、またはタブレットから情報を更新、外出先からでも社内の最新情報を把握する方法モバイルの活用で期待できることSalesforceモバイルアプリケーションを活用することで期待できるメリットを3つ挙げてみます。1. 情報共有や意思決定の迅速化訪問先で発生した対応依頼や、質問をChatterに投稿することで、社内有識者に協力を得ながら迅速な解決へ導くことができる。2. データ品質の向上訪問直後に商談や取引先責任者を最新の情報に更新することで、指示やアクションの遅れ、入力漏れといったリスクが軽減され、タイムリーで正確な情報連携が可能。3. 営業担当の業務軽減移動などのスキマ時間でのスケジュール確認、営業活動管理をすることができるため業務の効率化につながる。日報を書くためだけに帰社する必要がなくなり、外出先から日報を作成、そのまま共有できる。​あくまでモバイルは移動中やスキマ時間を有効活用して、いつでも・どこでも・簡単に操作することが目的です。そのため、パソコン上で行えるすべての業務をモバイル化するのではなく、モバイル化してメリットがある業務のみに絞ることがポイントです。モバイルの画面設定次に、モバイルアプリを使用する際の画面設定についていくつかご紹介します。※今回はデスクトップとスマートフォン両方の画面キャプチャを用いて説明します。ナビゲーションメニュースマートフォンでSalesforceモバイルを開き、下部のナビゲーションバーから[メニュー]をクリックします。モバイルアプリのナビゲーション項目は、アプリケーションランチャーでユーザがMobile Onlyを開いているか、Lightning アプリケーションを開いているのかによって異なります。Mobile Onlyナビゲーション項目は、モバイルアプリだけの並び・表示に設定することができます。デスクトップの[設定]|[Salesforceナビゲーション]よりカスタマイズ可能です。Lightning アプリケーション:セールスユーザがLightningアプリケーションに切り替えると、パソコンのデスクトップナビゲーションタブは、モバイルのナビゲーションメニューと同期されます。​モバイルアプリ独自のナビゲーション項目や表示順番にしたい場合は「Mobile Only」、デスクトップと同じ、見慣れた画面にしたい場合は「Lightning アプリケーション」のいずれかを選択することをおすすめします。​また、どちらもナビゲーションメニューの上から4つの項目は画面下部のナビゲーションバーにも表示されるため、頻繁に使用する項目を上から4つめまでに配置することがモバイルアプリを操作する際に重要となります。クイックアクションよく使う操作を「ボタン」として配置することで、ページ間の移動をしなくても効率的に情報の入力を行えるようになります。クイックアクションはオブジェクト固有のクイックアクションと、グローバルクイックアクションの2種類あります。使い分けるポイントとして、他のレコードとリレーションのあるレコードを作成するか、アクションをどこに表示するか、があります。​クイックアクションの操作手順や詳細についてはこちらの記事をご覧ください。オブジェクト固有のクイックアクションページを移動することなく対象のレコードページ上で関連情報を入力することができます。行動、ToDo、または親子・参照関係にあるオブジェクトを対象オブジェクトとしてレコードの作成、特定のレコードの更新、定義した方法によるレコードの操作を行うことが可能です。​今回は商談レコードから直接、「新規工数管理(正社員)」レコードを作成できるように設定しています。​​グローバルクイックアクショングローバルクイックアクションは、アクションをサポートするほぼすべてのページに追加できます。オブジェクトレコードを作成することはできますが、主従関係の従オブジェクトであるオブジェクトのレコードは作成できない点が、オブジェクト固有のクイックアクションとは異なります。 モバイル画面では画面上部のアクションバーまたはアクションメニューに表示されるため、頻繁に使用するアクションをグローバルクイックアクションとして設定することで、どの画面からでもモバイルユーザは1タップでクイックアクションを実行することができます。​今回は訪問するたびに入力を行う「お客様アンケート」というグローバルクイックアクションを作成しています。​​Lightning アプリケーションビルダーSalesforceモバイルアプリケーションまたは Lightning Experienceで使用するカスタムページを作成できるツールのことです。今回は営業担当に毎朝確認してほしい情報を集めた、「毎朝チェック」というLightningアプリケーションを作成します。デスクトップの[設定]|[Lightning アプリケーションビルダー]よりカスタマイズ可能です。​コンポーネントとしてChatterフィード・レポートグラフ・最近使用したレコードの3つを追加しています。Lightningアプリケーションビルダー画面の、赤枠で囲んだところをクリックすると、電話やタブレットといった端末の画面に切り替えて表示することができます。コンポーネントの配置が完了したら、[保存]と[有効化]をクリックします。​有効化画面で「ページの設定」が完了したら、[モバイルナビゲーション]タブ|[ページをメニューに追加]をクリックしましょう。ここではSalesforceモバイルで作成した「毎朝チェック」というLightningアプリケーションをどこに配置するのかを決めます。毎朝必ず、営業担当に確認してもらいたい情報なので、「毎朝チェック」を一番上に配置します。では、Salesforceモバイルでどのように表示されているか確認してみましょう。※スクロールした画面を2つのキャプチャに分けています。画面下部のナビゲーションバーに「毎朝チェック」が表示され、このように必ず確認してもらいたい情報をピックアップし、1つの画面に集約することで忙しい営業担当は移動時間やスキマ時間を使って必要な情報をひと目で確認することができますね。考慮事項Salesforce モバイルアプリケーションのインストールが必要学習ツールSalesforce モバイルアプリケーションの基礎(Trailhead)Salesforce モバイルアプリケーション(ヘルプドキュメント)まとめこれまでは、訪問先からオフィスに戻って、訪問記録や日報などを提出したりしていましたが、モバイルアプリを活用することで、訪問の合間や移動時間を使って、Salesforceに情報を入力することができます。​また、不明点やお客様からの問い合わせに対しても、帰社せずにその場で対応ができるので、レスポンスよく対応することができます。生産性や業務効率が向上することに加え、お客様対応のクオリティも上げることができますので、ぜひSalesforceモバイルアプリケーションを活用してみてください。

  • 「Sガイダンス😁」でトレーニングコストを劇的に削減 😁

    この記事で学べること“アプリケーション内ガイダンス”を利用して作成された「Sガイダンス😁」の概要と利用方法※ アプリケーション内ガイダンスに関するブログはこちらSガイダンスとはWinter ‘20からの新機能「アプリケーション内ガイダンス」を使用して、リストビューの使い方や画面のカスタマイズ方法など、Salesforceを利用するユーザや管理者の皆様に役立つ情報を、画面上のプロンプトとしてお知らせするアプリケーションです。こちらのページから無料でインストールして頂けます。​まずは利用イメージを以下の1分動画よりご覧くださいhttps://play.vidyard.com/UrmjXyAsrGGhnAU45vDkBw.html​Sガイダンスで表示される情報と用途は?Sガイダンスをインストールすると全部で6つのプロンプトが自社の組織にインストールされます。システム管理者が自社でSalesforceをカスタマイズする方法だけでなく、ビジネスユーザ/利用者がSalesforceを活用する方法が、動画やマニュアルで公開されています。​​(システム管理者向け)画面カスタマイズのヒント場所:取引先レコード種別:ドッキングプロンプト(動画とマニュアルへのリンク)用途:Salesforceの画面カスタマイズのやり方をマニュアルと動画で学ぶことができる​(システム管理者向け)データ一括インポート場所:取引先リストビュー種別:フロートプロンプト(マニュアルへのリンク)用途:データインポートのやり方をデモ動画で学ぶことができる​ビューの活用場所:取引先リストビュー種別:ドッキングプロンプト(動画)用途:リスビューの作成、編集方法をデモ動画で学ぶことができる​(システム管理者向け)レポートドリルへのガイド場所:レポート種別:ドッキングプロンプト(動画とレポートドリルへのリンク)用途:レポートの作り方をドリル式に学ぶことができる​(システム管理者向け)サクセスダッシュボードの紹介場所:ダッシュボード種別:フロートプロンプト(AppExchangeへのリンク)用途:今日から使えるサクセスダッシュボードをすぐインストールし、利用することができる​ユーザ向け活用促進のヒント場所:取引先リストビュー種別:フロートプロンプト(マニュアルへのリンク)用途:Salesforceをもっと便利に使うためのノウハウを学ぶことができる​まとめいかがでしたでしたか?「Sガイダンス😁」のメリット、感じていただけたでしょうか?​我々も日々お客様の定着化を進めていく上で蓄積されたナレッジが詰まっているパッケージです。是非まだの方はこちらのページからインストールして使ってみてくださいね。​​​

  • 簡単データ入力方法でストレス削減

    この記事で学べることクイックアクションの概要“アクション”を使用した、レコードの作成、活動の記録、メールの送信などの操作を効率化する方法クイックアクションとは?よく使う操作を「ボタン」として配置することで、ページ間の移動をしなくても効率的に情報の入力を行うことができるようになります。​クイックアクションはカスタムボタンやリンクと似ている点がいくつかありますが、大きな違いは簡便性です。クイックアクションを使用すると、Salesforce および Salesforce モバイルアプリケーションでユーザが実行できる操作が増えます。​クイックアクションはオブジェクト固有のクイックアクションと、グローバルクイックアクションの2種類あります。それぞれの特長と操作方法についてご紹介いたします。​オブジェクト固有のクイックアクションオブジェクト固有のアクションには、他のレコードとの自動リレーションが含まれます。ユーザは、レコードの作成または更新、活動の記録、メールの送信などの操作を特定のオブジェクト内ですばやく行うことができます。​操作手順今回は商談レコードから直接、工数管理レコードを作成できるように、オブジェクト固有のアクションを作成します。※商談オブジェクトと工数管理オブジェクトは主従関係に設定しています。​1. [オブジェクトマネージャ]から商談オブジェクトを選択し、[ボタン、リンク、およびアクション] をクリック​2. [新規アクション]をクリックし、アクション情報を入力​[レコードを作成] アクションの場合、作成するオブジェクトの種別を選択します。アクションを作成しているオブジェクトと対象オブジェクトとの間に複数のリレーションがある場合は、レコードの作成時に取り込む項目を選択します。3. アクションレイアウトエディタを使用してカスタマイズ​4. ページレイアウトにアクションを追加する​​パレットで [モバイルおよび Lightning のアクション] を選択し、[新規工数管理] アクションを [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] セクションに追加します。5. 商談レコードページで確認​​​以上がオブジェクト固有のアクションの操作方法です。​もともとは商談レコードページにはなかった[新規工数管理]を追加したことにより、商談情報入力した直後にオブジェクトを移動しなくても、工数管理の新規作成がすぐにできますね。グローバルクイックアクションアクションをサポートするほぼすべてのページに追加できます。ユーザはグローバルアクションを使用して、ページを移動することなく、活動詳細の記録、レコードの作成または更新、メールの送信を行うことができます。※グローバルクイックアクションでは、新規レコードと他のレコードとの間に直接リレーションはありません。​グローバルアクションで[工数管理]を選択できるように設定したいと思います。​操作手順1.  [クイック検索] ボックスに「グローバルアクション」と入力し、[グローバルアクション] をクリック​2. [新規アクション] をクリックし、アクション情報を入力3. アクションレイアウトエディタを使用してカスタマイズ​4. [クイック検索] ボックスに「グローバルアクション」と入力し、[パブリッシャーレイアウト] をクリック​​パレットで [モバイルおよび Lightning のアクション] を選択し、[新規工数管理] アクションを [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] セクションにドラッグします。5. グローバルアクションを確認​​以上がグローバルアクションの操作方法です。​新規レコードやTodoの作成など、使用頻度の高いアクションをグローバルアクションとして追加することで、作業の状況に関係なくいつでも[⊞]をクリックすれば呼び出すことができます。考慮事項アクションを削除すると、そのアクションが割り当てられているすべてのレイアウトからアクションが削除される主従関係の従オブジェクトであるオブジェクトのレコードを作成する場合は、グローバルアクションではなくオブジェクト固有のアクションを使用学習ツールオブジェクト固有のアクション(ヘルプドキュメント)グローバルクイックアクション(ヘルプドキュメント)クイックアクションの考慮事項(ヘルプドキュメント)Lightning Experience のカスタマイズ:クイックアクションによるユーザ操作の強化(Trailhead)まとめクイックアクションを使用して、重要な情報に簡単にアクセスできるようにすることで、ユーザの操作やワークフローがスムーズになります。​アクションを明示的にオブジェクトに関連付ける必要があるかどうか、またアクションをどこに表示するかにもとづいて、アクションを選択することが重要です。​是非クイックアクションを活用して、効率的に情報の入力を行ってみてください。

  • 入力ミスをなくし、データの精度を高めよう

    この記事で学べること入力規則を使用し、入力ミスをなくし、データの精度を高める方法入力規則とは、レコードを保存する前に、入力したデータが指定の基準を満たしているかどうかを確認する機能です。​1つ以上の項目のデータを評価する数式や条件式を設定し、「True」または「False」の値を返すことができます。また、指定された条件に基づき、入力した値が有効でない場合にエラーメッセージを表示することもできます。​この規則を使用することで、正確で精度の高いデータをSalesforceに登録することが可能です。入力規則を利用するメリット入力規則を利用することで、以下のメリットを得ることができます;データ入力ミスのリスクを最小化入力を制限できるため、微妙な誤記や表記違いを減らすことができる指定したルール以外の値が入力されたときはエラーメッセージを表示することで、正しい入力を促す活用事例1. 携帯番号の入力形式の指定現時点では携帯項目に、数字のほかにひらがなも入力できてしまいます。これでは正確な携帯番号がわかりません。​では実際に入力規則を作ってみましょう。​​​エラー条件数式は、「項目の挿入」と「演算子の挿入」を使うと便利です。また、右側の関数のリストから適切な関数を選ぶことでエラー数式を簡単に作成することができます。​携帯番号の入力形式を指定する入力規則を設定することで、桁数が 11 桁を超えたり、ひらがなやアルファベットが含まれた番号を入力したりすると、エラーメッセージが表示され、エラーが解消するまでレコードが保存されないようになります。​2. フェーズを「成立」にするには金額項目が入力されていることが条件​フェーズ(StageName)が成立(Closed Won)金額(Amount)3. 商談不成立の場合、不成立理由(選択リスト)を必須入力​フェーズ(StageName)が不成立(Closed Lost)商談不成立理由(Lost_reason)カスタム項目作成4. フェーズが成立の時は、納品日を変更できないフェーズ(StageName)が成立(Closed Won)納品日(Delivery_Date)カスタム項目作成5. 家族に子供がいる場合、子供の人数を必須入力​​家族構成(Family)カスタム項目作成選択リスト値「未婚」「結婚しているが子供なし」「子供がいる」から「子供がいる」を選択子供の人数(children)カスタム項目作成6. 次の商談予定日は過去日付を選択できない​次回の商談予定日(Next_Opportunity_date)カスタム項目作成考慮事項住所、姓名、連動選択リスト、連動ルックアップなどの複合項目参照不可自動採番の差し込み項目または [町名・番地(郵送先)] のような複合住所項目エラー条件数式を入力した後は「構文を確認」をクリックして確認学習ツール入力規則の例数式の演算子と関数設定だけでここまでできる!ハンズオンウェブセミナー:ちょっとした設定Tipsまとめ今回は6つの入力規則をご紹介しましたが、数式の組みあわせ次第ではさまざまな入力規則を設定することができます。指定した数値や言葉以外の誤ったデータがSalesforceに保存されると、活動は遅くなり、レポートは不正確になってしまうなど、さまざまな場面で会社の負担にもつながります。​業務効率の低下を防ぐためにも、ぜひ入力規則を活用してみてください。​​

  • 重複ルールを活用して、同一データの作成を防ぐ

    この記事で学べること重複管理を行い、重複しているレコードの登録を事前に防ぎ、データ品質の向上につなげる方法重複管理では、一致ルールと重複ルールは連動して、重複のないデータで作業をできるようにします。たとえば営業担当者が新規レコードおよび更新済レコードを保存する前に、一致ルールと重複ルールを設定することで、レコードの重複を警告することができ、重複したレコードをレポートで表すことも可能です。一致ルールとはどのオブジェクトのレコードが重複しているかどうかの識別をルールとして定義したものです。​デフォルトの標準一致ルールとして、リード、取引先、取引先責任者が作成されています。標準一致ルールの設定調整や、カスタム一致ルールを作成することもできます。重複ルールとは一致ルールで重複を識別する作業が行われた後、重複ルールでは一致したレコードに対して、どのような処理を行うかを決定します。​重複ルールでも標準重複ルールの設定調整や、カスタム一致ルールを作成することができます。​設定手順では実際に、レコードの重複を回避するためのルールを設定してみましょう。今回は例として、取引先オブジェクトに重複管理の設定をします。取引先オブジェクトにはデフォルトで一致ルールも重複ルールも設定されていますが、今回は「納入先住所」「電話番号」「株式コード」の3つが完全に一致した場合のルールを作成します。一致ルールの設定[設定]|[クイック検索]ボックスに「一致ルール」と入力[新規ルール]をクリック オブジェクトで[取引先]を選択し、ルールの詳細と一致条件を入力※[検索条件ロジックを追加]ではANDやORを使用した複雑な条件にすることもできます。​重複ルールの設定[設定]|[クイック検索]ボックスに「重複ルール」と入力[新規ルール]をクリックし、[取引先]を選択ルールの詳細、アクション、一致ルールを入力​保存後、[有効化]をクリックして、設定は以上です。動作確認では「株式会社A」と「株式会社a」の2つの取引先情報を作成して重複管理が作動しているか、確認してみましょう。​電話番号、株式コード、納入先住所の市区郡の3つが完全一致しているため、後から作成した「株式会社a」のレコードは保存することができないようになっています。※作成時のアクションで[ブロック]に設定したためです。​また、「株式会社a」のレコード上に表示されている[重複を表示]をクリックすると、重複している「株式会社A」のレコードが表示され、登録しようとしていたデータは削除されます。​編集時のアクションでは[許可]に設定しました。アクションを[許可]にした場合はどのように表示されるかも見てみましょう。​レコードを編集後、保存をするとレコードの上に「この取引先には重複が存在しているようです。」との表示がでます。[重複を表示]をクリックすると、2つの取引先レコードを比較することができ、次のステップではマージして、1つのレコードにまとめる作業をすることも可能です。​考慮事項各オブジェクトあたり最大5件の有効な重複ルールを使用可能各重複ルールには、最大3件の一致ルール (オブジェクトごとに1つの一致ルール) を含めることができる一致ルール、重複ルールを編集する場合は[無効化]にする必要がある学習ツール重複ルール重複管理まとめ今回は3つの項目を重複データの識別項目として使用しましたが、項目をふやすことで、より精度の高い重複データの確認を行うことができます。​重複データがない環境を構築することで、無駄な作業を排除し、正確なデータを登録することができます。まだ重複ルールを使ったことがない方はぜひ活用してみてください。​

  • 入力を簡略化する機能を活用して、手入力の時間を減らそう

    この記事で学べることSalesforceで入力を簡易化する5つの機能Salesforceを社内で定着化させるためには、入力量やクリック数を減らし、何よりもユーザに入力を迷わせないことがポイントの1つです。そのためには営業活動が確実に入力される環境を整える必要があります。1.用途にあったデータ型を利用するSalesforceの項目には必ずデータ型が選択されています。データ型は入力制限が少ない「テキスト」をはじめ、自動的に対象形式に表示してくれる「通貨」や「日付」などさまざまです。​入力制限が少ないテキストは、文字列と数値のどちらも入力できるため便利な一方、ユーザによって入力形式が異なる場合があります。入力者によるデータのバラつきを統一化させるために役立つのが選択リストです。選択リストを利用することで、得られるメリットをいくつかあげてみます。データ入力を簡略化値の標準化入力に迷うことがないレポートやビューの絞り込みに使える長い入力には適していませんが、入力する内容が決まっているものはできるだけテキストではなく、選択リストを利用することで、ユーザを必要な値に導き、効率良くデータ入力が可能となります。2.数式項目を利用し、自動計算で値を表示するデータ型の数式を利用することで、項目の値を自動的に計算することができます。数式を組むことで、自分で計算をすることなく、求めている数値を正確に算出してくれます。例:商談の値引金額を自動計算商談オブジェクトに「値引金額」と「値引率」項目を作成し、以下のような数式を組みます。値引金額を設定することで、商談が割引された際に、その都度金額を計算しなおして入力する必要がなくなりますね。3.レコードページに工夫を加えるレコードページをカスタマイズすることで、クリック数を減らし、入力を簡易化することができます。​たとえば、レコードの詳細を編集する際に、デフォルトタブを「活動」に設定していると、まず活動タブから詳細タブに移動するためにクリックが必要となりますが、デフォルトタブを「詳細」に設定していれば、レコードページを開いた瞬間に、自動的に「詳細」の画面が表示されるため、“ワンクリック”の手間が省けます。このような細かい設定ではありますが、カスタマイズを工夫することで、入力の簡易化をサポートすることができます。4.項目の連動関係を設定する連動選択リストを使用することで、ユーザは正確で整合性のとれたデータの入力が可能となります。​たとえば、商談に 「商談不成立理由」 というカスタム選択リストを作成し、その有効値を「フェーズ」 に連動させることができます。例:フェーズ が”Closed Lost”(商談不成立)の場合のみ、商談不成立理由を選択できるようにする制御項目:フェーズ連動項目:商談不成立理由“Closed Lost”の場合のみ含めるページレイアウトを確認してみましょう。フェーズが”Closed Lost”以外の場合は商談不成立理由は選択できなく、”Closed Lost”の場合のみ選択できるようになっていますね。商談不成立理由はフェーズが”Closed Lost”以外では選択する必要がないので、連動関係を設定することで不要な入力作業を省くことができますし、誤ってClosed Lost”以外のフェーズの際に商談不成立理由が選択されることを防ぐこともできます。5.フローを利用した簡易入力の設定を行うFlowBuilderを使用して、ホーム画面に取引先情報を簡易入力できる画面を作成します。例:ホーム画面で取引先情報を簡易入力操作方法1.フローの有効化プロセスの自動化設定から[フローのLightningランタイムを有効化]にチェックがついていることを確認します。2.フローの新規作成3.画面要素を追加画像コンポーネントから[テキスト]を選択し、表示ラベルを変更します。※フッターを選択し、ナビゲーションを制御の下で、[次へまたは完了]を選択します。4.レコードの作成要素を追加取引先の項目値の設定では、上記で作成した該当するAPI参照名のものを選択します。​5. 要素の接続と有効化6.ホーム画面にフローの追加これならホーム画面上で、必要最低限の取引先情報のみ入力することができます。今回は取引先名、電話番号、説明の3項目に絞りましたが、URLやファイルのアップロードの設定もすることが可能です。​※簡易入力機能の説明のため、FlowBuilderの操作方法は割愛しましたが、詳細については参考リソースからご確認ください。学習ツール数式項目の作成Flow BuilderSalesforce オブジェクトのカスタマイズ:選択リストと項目の連動関係の作成まとめSalesforceを導入したものの、入力や操作で迷わせてしまったり、誤った情報を入力させないためにも、入力を簡易化する機能を活用する必要性があると思います。​それぞれ細かい設定が多いようにみえますが、カスタマイズを工夫することで、ユーザの入力負担軽減にもつながります。ぜひこのような機能を有効活用して、ユーザにとってSalesforceを使いたくなるようなカスタマイズをしてみてください。

  • 簡単スピードアップ!定型文を活用してみよう

    この記事で学べること“クイックテキスト”を利用した、業務の時短方法“クイックテキスト”を利用すると、定義済みのメッセージをメール、ToDo、行動などに挿入、よく使う文言を登録することで時間を節約し、文章を標準化させることができます。クイックテキストの設定手順1. クイックテキストを有効化[設定] |[クイック検索] ボックスに「クイックテキスト設定」と入力し、[クイックテキストを有効化] にチェックをつける2. アプリケーションランチャーから[クイックテキスト] をクリック​3. クイックテキストの作成[新規クイックテキスト]をクリッククイックテキスト名、メッセージ内容を入力カテゴリ、チャネルを選択、フォルダを選択​※一部の組織では、[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にしていても、フォルダが新規クイックテキストの作成画面で表示されない場合があります。その場合は[クイックテキスト]のページレイアウトに[フォルダ] 項目を追加する必要があります。​今回は取引先とのメールのやりとりで使用する用のクイックテキストを作成します。​​4. 取引先のレコードページで確認クイックテキストの入力が完了したら、取引先のレコードページのメール入力画面で、実際にクイックテキストが作動するか確認キーボードショートカットを使用してクイックテキストを呼び出すこともできる メッセージ項目に次のいずれかのコマンドを入力します。 【Lightning Experience】 macOS: 「Cmd+.」  Windows: 「Ctrl+.」​​コマンドを入力すると、チャネルで[メール]を選択し、作成したクイックテキストの一覧が表示されるので、該当するクイックテキストを選択します。​​このように先ほど設定したクイックテキストの内容がメール画面に反映されました。定型文のクイックテキストに作成しておけば、毎回使う文章を何度も入力しなくて済みますね。定型文をもとに、必要な言葉を追加していけば簡単に文章の作成ができます。※事前にメール署名の設定を行っています。​メッセージは改行、リスト、特殊文字、差し込み項目、および最大 4,000 文字を入力できるチャネルは組織で有効な機能に応じて、次のチャネルを利用   メール:メールアクション用   行動:行動アクション用   電話:活動の記録   ToDo :ToDo アクション用カテゴリはGreeting(挨拶文)、FAQ(問い合わせ)、Closing(クロージング)の3つから選択​これなら、さまざまなシーンでクイックテキストを活用することができそうですね。フォルダについてクイックテキストを、フォルダを使用してユーザや公開グループなどと共有することができます。フォルダを使用する場合はクイックテキスト設定の[その他の設定] から[フォルダでクイックテキストを共有および整理] にチェックをつけて有効にする必要があります。[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にするとフォルダの作成が可能になります。共有の設定方法1. 新規フォルダを作成し、フォルダ名、右の[▼]|[共有]をクリック​2. 共有先と名前を選択して[共有]をクリック​共有設定は以上です。これで「東地区営業部」と「西地区営業部」の所属メンバーにフォルダの共有ができました。​考慮事項[その他のクイックテキスト]設定は、Lightning Experience でのみ対応フォルダを使用する場合は[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にする社内チャネルとポータルチャネルは選択リストに表示されますが、Lightning Experience のアクションに対応付けられていないカスタム項目では、行動チャネルと ToDo チャネルは使用不可学習ツールクイックテキストの設定と使用(ヘルプドキュメント)アドミニストレーター資格の更新 (Winter '19):クイックテキストを使ってみる(Trailhead)まとめクイックテキストはメールテンプレートと少し似ている気がしますが、クイックテキストではいくつかの文章を組み合わせて構成することができ、ToDo や行動といったメール以外にも対応しているので、さまざまなシーンで活用できますね。​クイックテキストを作成することで、文章作成の時間節約やメール配信のスピードアップにもつながるので、是非活用してみてください。

  • 見る人によって画面や項目を出しわけよう

    この記事で学べることSalesforceの画面を、見る人によって出し分ける方法「レコードタイプ」と「ページレイアウト」の使い方、設定方法レコードタイプとはレコードタイプとは、Salesforceのレコードの種別です。例えば同じ“商談“でも”法人向けの商談“と”個人向けの商談“など、種類が違うものはレコードタイプを使うことで異なるプロセスを設定することが可能になります。​レコードタイプを使用することで、同じオブジェクトでも、さまざまなビジネスプロセスや選択リストの値、そして異なる画面の構成を提供することができます。ページレイアウトとはオブジェクトレコードページのボタン、項目、Visualforce、カスタムリンク、および関連リストのレイアウトと構成を管理します。また、どの項目が参照可能であるか、参照のみであるか、必須であるかを決定するのに役立ちます。ユーザのレコードページのコンテンツをカスタマイズするには、ページレイアウトを使用します。設定してみよう!今回は取引先を個人客と法人客の2種類に分けて管理したいと思います。個人客と法人客では、扱う商材や営業手法が異なり、入力する情報も変わってきますよね。そんなときにレコードタイプを個人客と法人客で分けることによって、それぞれ必要な情報のみ入力することができるようになります。​1. レコードタイプとページレイアウトそれぞれに「個人客」と「法人客」を新規作成​2. ページレイアウトを割り当てる​3. 必要な項目を作成​※ページレイアウトへの追加では、項目をページレイアウトに追加する際に、どのページレイアウトに作成した項目を表示させるかを選択します。「家族構成」は個人客が入力する必要があるので「個人客ページレイアウト」のみ選択4. ページレイアウトの編集​​ここでは表示したい項目を追加・削除・並び替えをすることができます。ページレイアウト要素にある[セクション]を追加することで、レイアウト内で区切ることもできます。セクションのプロパティでは、詳細ページと編集ページのセクションヘッダーを表示するかどうかを制御し、どのようにレイアウトするかを選択することができます。​また、対象項目の右にあるレンチアイコンをクリックすると、項目プロパティで「参照のみ」か「必須項目」に設定することも可能です。​5. 選択リスト値の編集個人客の支払方法は「クレジットカードのみ」法人客の支払方法は、「銀行振込」「郵便局・コンビニ支払」「口座引落」「クレジットカード」の4択​6. 取引先の新規作成画面にて確認​​[取引先]タブ|[新規]をクリックすると、新規取引先を作成する際に個人客と法人客どちらかのレコードタイプを選択できるようになりました。​ページレイアウトで選択した各項目が表示され、支払方法は必須項目となり、それぞれ選択できる値が異なっていますね。​レコードタイプとページレイアウトの設定は以上です。​ページレイアウトでは、関連リストのプロパティを編集することで、レコードページ画面の関連リストに表示される項目をカスタマイズすることもできます。​考慮事項レコードタイプを削除すると、関連するパスも削除されるレコードタイプを反映させるには、[有効]にチェックをつける必要があるページレイアウトはプロファイルごとに設定学習ツールレコードタイプの作成(ヘルプドキュメント)Lightning Experience のページレイアウト(ヘルプドキュメント)まとめいかがでしたでしょうか。レコードタイプはこの記事のように顧客別に分類することもできますし、社内で「営業職」「エンジニア職」「事務職」といった職種別に分類することもできます。​ページレイアウトはプロファイルごとに一つしか設定することができませんが、異なるページレイアウトの表示や選択リスト値を制御するときにレコードタイプを使用することで、表示画面を使い分けることができます。是非使用する用途に合わせて、レコードタイプとページレイアウトを活用してみてください。

  • Salesforceの用語を理解して、使う人にあった画面の設定を行う

    この記事で学べることSalesforceに関する基本的な用語簡単にパーソナライズできる設定ホーム画面の基本用語Salesforce にログインすると、[ホーム]という画面が表示されます。この[ホーム]ページには、みなさんが閲覧できるさまざまな情報が一覧化して表示されています。たとえば、自分の1 日のタスクや営業パフォーマンスなどがあります。※ [ホーム画面]はレポートやダッシュボードなどを設置することも可能です(1)ナビゲーションバーページ上部(1)には、ナビゲーションバーがあり、タブというそれぞれのメニューがあります。タブは、ユーザーが一般的な業務を完了するために必要となる機能、項目を表示しています。たとえば、特定の種類の情報が保存されるオブジェクト(リードや取引先など)や、データ分析ツールであるレポートなどがあります。隠れているタブは[さらに表示]をクリックすると表示されます。(2)アプリケーションナビゲーションバーの左側(2)に表示されているのは、現在選択しているアプリケーション名です。アプリケーションとは、ビジネスの業態や業務内容に合わせて必要となる機能を1つのツールとしてまとめたものです。たとえば標準で用意されている「セールス」アプリケーションは営業支援を目的としたもので、新規顧客の獲得や営業の生産性向上、正確な分析・意思決定を実現するためのタブが用意されています。営業担当者は「セールス」アプリケーションを利用することで、すばやく必要なタブへとアクセスできます。(3)アプリケーションランチャーアプリケーションランチャー(3)から業務内容に合わせて、アプリケーションの切り替えが可能です。また、ナビゲーションバーに表示されていない項目であっても、アクセス権があればアプリケーションランチャーからアクセスが可能です。Salesforceのデータ構造続いて、Salesforceにおけるデータ登録の構造について紹介します。上記の図は、Salesforceに登録された、ある商談に関するデータです。​データをスプレッドシートに保存すると考えてみてください。商談に関するテーブルを作成しています。テーブルの列には商談金額、現在のフェーズ、その他の重要な属性を保存し、行には取引が開始された各商談を保存できます。そして、Salesforce では、テーブルはオブジェクト、列は項目、行はレコードとみなされます。これでSalesforceの基本的な用語とデータ登録の構造を理解することができました。パーソナライズできる設定Salesforceの設定は、システム管理者が行うことがほとんどですが、「ユーザーインターフェースであるナビゲーションバーのタブ」と「レコード詳細ページの表示密度」は、一人ひとりのユーザーに合わせて設定ができます。ユーザーは、自分の見やすい画面になることで、業務の効率化や生産性の向上につながります。・ナビゲーションバーのパーソナライズここではナビゲーションバーのカスタマイズ方法をご紹介します。​システム管理者がナビゲーションバーの初期項目を定義していますが、ユーザーは自分の使いやすいユーザーインターフェースのタブの追加と並び替え、ならびに追加した項目の名前変更または削除ができます。​今回は「セールス」アプリケーションに、[商品]タブを追加し、ナビゲーションバーの3番目に配置します。操作手順1.ナビゲーションバーの[鉛筆]マークをクリックし、[アイテムをさらに追加]を選択「セールス」アプリケーションのナビゲーションバーの一番右にある鉛筆マークをクリックします。[セールスアプリケーションナビゲーション項目を編集]ポップアップ画面から、[アイテムをさらに追加]をクリックします。2.[商品]を選択して、ナビゲーション項目を追加[選択可能な項目]の[すべて]をクリックし、「商品」の左側にある[+]を選択します。[1個のナビゲーション項目を追加]をクリックします。​3.商品を移動させて、保存追加した商品は黄色で塗りつぶされています。今回は、項目の並べ替えも行うので、商品をクリックしながら、移動させます。商談の下に配置できたら[保存] をクリックします。「セールス」アプリケーションのナビゲーションに商品タブが追加され、さらに順番も変更されたことが分かります。・レコード詳細ページの表示密度項目の表示ラベルの配置とページ要素間の間隔を自由に組み合わせて Lightning Experience の外観を変更できます。表示密度は、[カンファタブル][コンパクト]の2種類あり、作業しやすいものに変更することができます。ページ上部の自身のアイコン|[表示密度]から変更ができます。​​​​[カンファタブル]…項目の上に表示ラベルがあり、ページ要素間のスペースが広い、比較的大きなビューです。[コンパクト]…表示ラベルが項目の左に表示され、ページ要素間のスペースが狭くなっている密集したビューです。備考欄などの長いテキストを入力する項目があるとき、カンファタブルに設定することで、少ない行数で表示することができます。また、コンパクトに設定することでスクロール回数を減らすことができるため、1画面に見たい情報を収めることができます。考慮事項ユーザーは、システム管理者が定義した初期項目の削除または名前変更はできないナビゲーションバーには、デフォルト項目を含め、最大50個までしか項目を含めることができない学習ツールSalesforceの利用開始(Trailhead)Lightning Experience のナビゲーションバーのパーソナライズ(ヘルプドキュメント)Lightning Experience の表示のパーソナライズ(ヘルプドキュメント)まとめいかがでしたでしょうか。Salesforceの用語をしっかりと理解することで、活用へとつなげることができます。自身の業務に合わせて、環境を使いやすく設定してみましょう。

  • 自社に合わせた画面のカスタマイズをしよう

    この記事で学べることユーザーの役割や業務フローに合わせて画面を柔軟にカスタマイズすることで、ユーザーにとって操作性の高い画面に変更することができます。​カスタマイズをするには、まず業務を理解し、どのような画面で操作ができれば効率的かを把握する必要があります。今回は良く使用する4つの画面カスタマイズについてご紹介します。会社のイメージに合わせたテーマや背景の設定会社のブランドイメージにあわせて、ロゴや背景を変更することができます。Salesforceのデフォルトで用意されているテーマのいずれかを選択または、独自のカスタムテーマを作成することが可能です。会社のブランドカラーやロゴを設定することで、オリジナリティを出すことができます。自社のSalesforce組織であることがひと目でわかり、ユーザーにとって、より親しみが持てますね。​操作手順については、参考リソースの“Lightning Experience での組織のブランド設定”よりご確認ください。ホーム画面のカスタマイズLightning Experienceのホーム画面には、各ユーザーが1日のスケジュールを管理するために必要とする情報を表示することをお勧めします。デフォルトでは、四半期のパフォーマンスサマリーや、今日のToDoおよび商談に関する重要な最新情報を参照することができます。​画面右上の[歯車マーク]|[編集ページ]をクリック、または[設定]|[Lightning アプリケーションビルダー]からホーム画面に表示するコンポーネントのカスタマイズが可能です。​今回は営業マネージャー用にホームページに未承認申請と営業担当の成績を確認するためのレポートグラフのコンポーネントを追加しています。・四半期パフォーマンス当販売四半期の商談のうち、完了した商談と、完了する確度が70%を超えている進行中の商談のみが表示されます。また[鉛筆]マークをクリックして目標を設定します。・未承認申請ホーム画面に未承認申請を配置することで、承認者は一覧で未承認リストを確認、返答することができます。最大で46件までの未承認申請が表示されます。・レポートグラフ毎日確認する必要がある指標をホーム画面に表示することで、レポートタブをクリックしなくても、ログイン後すぐに確認することができます。​確認したい指標や重要となる項目を配置することで、ホーム画面を最大限に活用することができます。アプリケーションのカスタマイズアプリケーションとは、ビジネスの業態や業務内容に合わせて、必要となる機能を1つのツールとしてまとめたものです。使用できるアプリケーションはアプリケーションランチャーから確認することができます。​今回は標準で用意されているアプリケーションのうち、セールスとサービスについてご紹介します。「セールス」は営業支援を目的としたアプリケーションで、新規顧客の獲得や営業の生産性向上、正確な分析・意思決定を実現するための機能が用意されています。「サービス」では顧客からの問い合わせ管理、サービスコストの効率化をサポートする機能が用意されています。各アプリケーションを選択すると画面が切り替わり、そのアプリケーションで用意されている機能が使用可能となります。上図のように、「セールス」ではケースが表示されませんが、「サービス」に切り替えることで、ケースが表示されます。選択したアプリケーションで、表示されていないタブもアプリケーションランチャーから検索をすることで、タブを表示させることができます。​また、部門や役職に応じてLightningアプリケーションを作成し、ユーザーが一般的な業務を完了するために必要となる、項目 (タブ) を組み込むことが可能です。​たとえばインサイドセールス部門に関連付けられたユーザプロファイルに、新規アプリケーションを割り当てます。インサイドセールス担当にとってキャンペーン、リード、ToDoなどが特に重要となりますので、今回はこの3つを含めたアプリケーションをカスタマイズします。操作手順1.[設定]|[クイック検索]ボックスに「アプリケーションマネージャ」と検索し、 [新規Lightningアプリケーション]をクリックします。2.アプリケーション名に「インサイドセールス」と入力し、必要に応じて画像を設定します。3.アプリケーションに含める項目を[▶]で追加し、表示される順番を[▲][▼]を使って調整します。4.インサイドセールスアプリケーションにアクセスできるユーザプロファイルとして、インサイドセールス部門に関連付けられたユーザプロファイルを選択します。​設定は以上です。「インサイドセールス」のアプリケーションを選択し、確認してみましょう。先ほど選択した項目のみが表示されていますね。​組織のユーザーはアプリケーションの切り替えや、タブの並び替えを簡単に行うことができ、必要な項目や使用する順番に並び替えて表示されていることで、業務の効率化につながります。表示ラベルの変更オブジェクト、項目、またはタブの名称を自由に変更することができます。組織に合わせて分かりやすい表示ラベルを設定することで、ユーザーは迷うことなくSalesforceを操作することができます。​[設定]|[クイック検索]ボックスに「タブと表示ラベルの名称変更」と検索し、変更したいタブの[編集]をクリックします。たとえば、[リード]タブを[見込み顧客]に変更し、[次へ]をクリックすると、表示ラベルの名称を変更することができます。​※上図のようにタブ名を[リード]から[見込み顧客]に変更すると、一部項目の表示ラベルが連動して変更されますので、意図に沿った表示ラベルになっているか確認してください。​変更を保存すると、タブ名が[リード]から[見込み顧客]に変更されています。使い慣れている名称に変更することで、ユーザーは迷うことなく対象のタブを見つけることができますね。​​考慮事項タブ名を変更することで、一部項目の表示ラベルが連動して変更されるテーマは一度に1つのみ有効化でき、1つのテーマが組織全体に適用される学習ツールLightning アプリケーションの作成およびカスタマイズ(Trailhead)タブと項目の表示ラベルの名称変更に関する考慮事項(ヘルプドキュメント)Lightning Experience のカスタムホームページの作成(Trailhead)Lightning Experience での組織のブランド設定(ヘルプドキュメント)まとめ画面のカスタマイズをすることで、ユーザーの利便性が高まります。一方で、急に今までとは異なる画面に切り替えてしまうとユーザーの混乱を招く恐れがあります。Salesforce運用中は、切り替え前にユーザーへの周知を行いましょう。​どのような画面で操作ができれば効率的か業務フローを理解し、ぜひ組織にあった“使いやすい”画面をカスタマイズしてみてください。

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