重複ルールを活用して、同一データの作成を防ぐ

業務効率化

2021.04.28

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この記事で学べること

  • 重複管理を行い、重複しているレコードの登録を事前に防ぎ、データ品質の向上につなげる方法

重複管理では、一致ルールと重複ルールは連動して、重複のないデータで作業をできるようにします。

たとえば営業担当者が新規レコードおよび更新済レコードを保存する前に、一致ルールと重複ルールを設定することで、レコードの重複を警告することができ、重複したレコードをレポートで表すことも可能です。

一致ルールとは

どのオブジェクトのレコードが重複しているかどうかの識別をルールとして定義したものです。

デフォルトの標準一致ルールとして、リード、取引先、取引先責任者が作成されています。

標準一致ルールの設定調整や、カスタム一致ルールを作成することもできます。

重複ルールとは

一致ルールで重複を識別する作業が行われた後、重複ルールでは一致したレコードに対して、どのような処理を行うかを決定します。

重複ルールでも標準重複ルールの設定調整や、カスタム一致ルールを作成することができます。

設定手順

では実際に、レコードの重複を回避するためのルールを設定してみましょう。

今回は例として、取引先オブジェクトに重複管理の設定をします。

取引先オブジェクトにはデフォルトで一致ルールも重複ルールも設定されていますが、今回は「納入先住所」「電話番号」「株式コード」の3つが完全に一致した場合のルールを作成します。

一致ルールの設定

  • [設定]|[クイック検索]ボックスに「一致ルール」と入力
  • [新規ルール]をクリック 
  • オブジェクトで[取引先]を選択し、ルールの詳細と一致条件を入力

※[検索条件ロジックを追加]ではANDやORを使用した複雑な条件にすることもできます。

重複ルールの設定

  • [設定]|[クイック検索]ボックスに「重複ルール」と入力
  • [新規ルール]をクリックし、[取引先]を選択
  • ルールの詳細、アクション、一致ルールを入力

保存後、[有効化]をクリックして、設定は以上です。

動作確認

では「株式会社A」と「株式会社a」の2つの取引先情報を作成して重複管理が作動しているか、確認してみましょう。

電話番号、株式コード、納入先住所の市区郡の3つが完全一致しているため、後から作成した「株式会社a」のレコードは保存することができないようになっています。

※作成時のアクションで[ブロック]に設定したためです。

また、「株式会社a」のレコード上に表示されている[重複を表示]をクリックすると、重複している「株式会社A」のレコードが表示され、登録しようとしていたデータは削除されます。

編集時のアクションでは[許可]に設定しました。

アクションを[許可]にした場合はどのように表示されるかも見てみましょう。

レコードを編集後、保存をするとレコードの上に「この取引先には重複が存在しているようです。」との表示がでます。

[重複を表示]をクリックすると、2つの取引先レコードを比較することができ、次のステップではマージして、1つのレコードにまとめる作業をすることも可能です。

考慮事項

  • 各オブジェクトあたり最大5件の有効な重複ルールを使用可能
  • 各重複ルールには、最大3件の一致ルール (オブジェクトごとに1つの一致ルール) を含めることができる
  • 一致ルール、重複ルールを編集する場合は[無効化]にする必要がある

学習ツール

まとめ

今回は3つの項目を重複データの識別項目として使用しましたが、項目をふやすことで、より精度の高い重複データの確認を行うことができます。

重複データがない環境を構築することで、無駄な作業を排除し、正確なデータを登録することができます。

まだ重複ルールを使ったことがない方はぜひ活用してみてください。

業務効率化

2021.04.28

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