【フロー演習問題１】取引先責任者の作成画面

※本番環境に変更を適用する際は事前にSandboxで動作を確認してくださいフローの概要画面に入力した値をもとに取引先責任者のレコードを新規作成するフローですフローの全体像下図が完成したフローです​フローの作成手順設定画面か「フロー」を検索し、「フロー」の画面に遷移、「新規フロー」をクリックします「画面フロー」を選択します「自由形式」を選択します　※「自動レイアウト」を選択しても問題ありません​ツールボックスから「画面」を選択し追加します画面の設定で「名前」のコンポーネントを追加します​「メール」のコンポーネントを追加します「ヘッダー」を選択し、画面のプロパティの表示ラベルに「取引先責任者作成画面」を、API参照名に「Input_Contact」を入力しますフッターの設定を開き、「[前へ]を非表示」、「[一時停止]を非表示」を選択します「名前」を選択し、API参照名に「Input_Name」を選択します「メール」を選択し、API参照名に「Input_Email」、表示ラベルに「メールアドレス」を入力します右下の「完了」をクリックして画面の設定を保存します​ツールボックスから「レコードを作成」を選択し追加します​表示ラベルに「取引先責任者を作成」、API参照名に「Create_Contact」を入力しますレコード項目の設定方法は「個別のリソースおよびリテラル値を使用」を選択しますオブジェクトは「取引先責任者」を選択します取引先責任者の項目値を設定を下図のように設定します​3つの要素を接続します​画面右上の「保存」をクリックし、フローの表示ラベル、フローのAPI参照名に任意の値を入力し保存します​画面右上の「有効化」をクリックします​完成したフローの使い方作成したフローは、Lightning ページにフローを配置する、またはクイックアクションを新規作成することで使用できます以下はLightning ページにフローを配置する手順です​フローを追加したいページ（下図はホームのページ）から設定 > 編集ページ を選択します「フロー」コンポーネントを任意の場所に追加しますフローの項目に作成したフローを設定します画面右上の「保存」をクリックし変更を保存します​ホームページに作成したフローが追加されます

ハンコ待ちから卒業！承認プロセスの簡単設定方法

この記事で学べること承認プロセスを利用した、申請から承認までの対応を迅速かつ効率的に行う方法承認プロセスとは承認プロセスとはSalesforce内で申請と承認を自動化することができる機能です。たとえば、営業担当者が商談商品の割引や、経費申請などの社内申請を行いたい場合に承認プロセスを使って上司に、申請を送ります。それを確認した上司は承認/却下のアクションを、メールアラートや項目自動更新などのワークフロールールを定義してユーザに通知することができる仕組みです。​今回は商談の割引率が30％を超える場合に上司の「承認が必要」という場合の承認プロセスを用いて、設定するうえでのポイントについてご紹介します。実装してみましょう！（プロセスの定義）開始条件：割引率＞0.3商談の割引率が30％を超える場合にこの承認プロセスが作動します。段階的な承認ステップや、条件によって承認ステップはスキップすることが可能​​今回は商談の値引申請の承認を得るにはチームリーダーの承認を得たあと、営業部長の承認を得るという2段階の承認ステップを設定しています。ステップ1申請をした人はまず、この承認ステップに入り、チームリーダーの承認を得る必要がある。※チームリーダーが値引申請をした際は、自分自身の承認をしてしまうことになるので、ステップ1をスキップして、ステップ2に自動的に流れます。ステップ2ステップ1をクリアした値引申請とチームリーダーの値引申請は、営業部長の承認を得る必要がある。​また、承認/却下時のアクションとして、事前に作成しておいた「値引き申請テンプレート」を使用することでメールアラートにて通知してくれます。​承認/却下時のアクションをステップ別に複数指定​最終承認時のアクション申請が承認された場合に [割引の承認状況] 項目に[承認済み]という値が自動的に反映される値引申請が承認されたことを通知するメールアラートを送信する最終却下時のアクション申請が却下された場合に [割引の承認状況] 項目に[承認却下済み]という値が自動的に反映される承認申請中、承認後のレコード編集不可アクション種別で[レコードを編集するためにロックする]に設定することで、承認申請中は申請内容をユーザによって変更されることを防ぐことができます。​代理承認の設定承認者が出張や長期間休みなどで不在の際に承認を得たい場合は、代理承認者を設定しておくことで承認を得ることができます。操作手順1. [設定]から[ユーザ]を選択​2. 代理承認を設定したいユーザをクリックし、[承認者の設定]で代理承認者を選択3. 承認ステップの編集で[代理承認者もこの申請を承認可能にする]にチェック​​未承認申請をホーム画面に追加ホーム画面にて未承認申請の承認/却下を簡単に行うことができます。操作手順1. ホーム画面にて[編集ページ]をクリック​2. コンポーネントから[未承認申請]をホーム画面に追加3. ホーム画面の未承認申請欄の[▼]をクリックして選択​​学習ツール承認プロセス用語（ヘルプドキュメント）承認プロセスのサンプル（ヘルプドキュメント）承認プロセスの設定（ヘルプドキュメント）まとめいかがでしたでしょうか。承認プロセスでは、商談の値引申請以外にも有給休暇や経費精算などの社内申請と承認業務を効率化することができます。​是非今回紹介したいくつかのポイントをおさえながら、承認プロセスを活用して業務効率の向上につなげてみてください。​

簡単な手続きを自動化してみよう

この記事で学べることSalesforceでは、業務負荷を軽減するためいくつかの自動化機能が提供されています。https://help.salesforce.com/articleView?id=process_which_tool.htm&type=5​今回はその中でも、わかりやすく簡単に設定できる“ワークフロー”をご紹介いたします。​注：実業務で自動化を検討する場合、こちらのTrailheadにも記載されているように、ワークフローのみでは処理が複雑/煩雑になる可能性があります。どの自動化ツールを利用するかは、自動化したいプロセスの複雑さと設定方法を加味して選択くださいワークフローとはワークフローは簡単な社内手続きや他のプロセスを自動化するためのツールで、「もしxxxだったら、yyyyという処理を実行する」という簡単な処理を自動で行います。その“xxxだったらyyyを”という定義が“ワークフロールール”です。​ワークフロールールにより、特定の条件が満たされたときに“ワークフローアクション”が実行されます。実行されるアクションは、即座に実行することも、または特定の日時に実行することもできます。設定手順1. オブジェクトどのオブジェクトのレコードで操作が行われたときに起動するかを選択。2. 評価条件ワークフロールールの評価するタイミングの設定。3. アクションToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。4. タイムトリガ条件を満たしてから、アクションを実行するまでの期間を定義することができる。ある日付を基準に「○日前」「○時間後」など、時間単位か日単位かを設定。5. アクションToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。※タイムトリガを使用しない場合は設定手順3までで設定は完了です。​ワークフロールールの活用事例ワークフロールールの活用事例について３つご紹介いたします。１．契約期限切れ前のフォローアップ​​ルール：契約終了の30日前になったら営業担当者に、20日前になったら、営業部長に契約更新をするためのメールを通知する​契約終了日が近づいているのにも関わらず、 [状況]が[Activated]になっている場合、30日前であれば営業担当者に、20日前になっても[Activated]から更新されない場合、営業部長にメール通知をするというものです。※時間ベースのアクションを2つ設定していますが、30日前に営業担当者によって更新された場合は、営業部長にはメール通知は届かなくなります。​２．ケースがオープンになった場合、顧客対応のフォローアップをするToDoの作成​ルール：大規模取引の新規ケースが作成されたら、営業部長にメールで通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てる​ここでいう大規模取引というのは、年間売上高が3億円以上または従業員数が1万人以上の取引先が対象です。この条件に当てはまる取引先ケースが作成された場合に、営業部長にその旨をメール通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てるというものです。​３．新規ユーザの自動有効化​ルール：新規ユーザが作成された場合に、ユーザを有効化しログインの許可する​新規ユーザが作成された場合に、まだ有効化されていないユーザを項目自動更新でユーザの[有効]チェックボックスに自動的にチェックマークつけることでSalesforceにログインできるようにするというものです。時間ベースのアクションとはルール適用時のワークフローは、ルール条件に一致した場合レコードの作成または編集直後にアクションが実行されるのに対して、時間ベースのワークフローはアクションの実行を将来のある時点に予約しておくことができます。​[クイック検索]ボックスで[時間ベースのアクション]と入力します。ここで予約されているアクションを確認することができます。​​時間ベースのワークフローの制限や考慮事項評価条件でレコードが [作成されたとき、および編集されるたび]に設定した場合、時間ベースワークフローアクションを設定することはできない一度ルール条件に合致してアクションをセットした後、レコードが更新されてルール条件を満たさなかった場合、アクションは実行されないレコードが更新され、評価条件をレコードが [作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき] に設定した場合は、自動的にレコードの待機中のアクションをキューに戻すことができる 学習ツールワークフロールールの作成（ヘルプドキュメント）時間ベースのアクションとタイムトリガの考慮事項（ヘルプドキュメント）FAQ - 時間ベースのワークフロー（ヘルプドキュメント）まとめ以上がワークフロールールの活用事例のご紹介でした。​ルールに定義された条件に基づいて、自動的にタスクをユーザに割り当て、特定の項目を更新することができるワークフロールールは営業、マーケティング、サポートなどの自動化に役立ちます。​ワークフロールールをはじめとする自動化ツールを活用することで、業務の効率化だけでなく、業務ルールの徹底など様々なメリットがあるのでぜひご活用ください。​

日々の定型業務を自動化し時短＆効率化！「プロセスビルダー」を使いこなそう

この記事で学べることプロセスビルダーの概要プロセスビルダーの使用例レコード作成/更新できるオブジェクトワークフロールールでは該当オブジェクトのレコード、および親レコードの更新のみが可能ですが、プロセスビルダーでは、子レコードの作成、更新も行うことができます。​プロセスで実行できるアクション・レコード作成と更新：新規レコードの作成、関連付けられたレコードの項目更新・Chatter投稿：ユーザ、Chatterグループ、プロセスを開始したレコードにフィードを投稿・承認申請：ユーザが手動で申請することなく、レコード承認申請を自動送信・フロー起動：複雑なビジネスプロセスを自動化するフローを起動・Apex：カスタマイズされた機能を追加するApexメソッドを呼び出す・クイックアクション：オブジェクト固有のアクションまたはグローバルアクションを使用して、レコード作成と更新、活動の記録を行う​プロセスビルダーではメールアラート、項目自動更新のほか上記のアクションがサポートされています。プロセスを開始するタイミングプロセスの開始時期を識別します。次の場合に開始されるようにプロセスを設定できます。・レコードが変更されたとき・プラットフォームイベントメッセージを受信したとき・別のプロセスから呼び出されたとき※この項目は、新規プロセスの作成時にのみ使用できます。プロセスビルダーを利用した設定例プロセスビルダーの使用例について３つほどご紹介いたします。例1．商談が成立/不成立したらChatterに投稿​​商談が成立の場合、[東地区所属チーム]のChatterグループに[商談名]、[金額]、[商談割引金額]を添えたメッセージを投稿商談が不成立の場合、[東地区所属チーム]のChatterグループに[商談名]、[金額]、[商談不成立の理由]を添えたメッセージを投稿​今回はこの２つの条件に当てはまるプロセスを作成しました。ではこのプロセスが実行すると、どのようにChatterグループに投稿されるのでしょうか。こちらをご覧ください。​​このように商談が成立/不成立した場合、自動的にChatter（東地区所属チーム）への投稿をすることができ、アクションによって投稿内容を変更することもできます。メール通知でなくChatterグループであれば、東地区所属のチームメンバー全員が商談結果を把握することができますね。​例2. 商談の割引率が30％以上の場合、上司の承認を得る必要がある​商談レコードページの[承認申請]をクリックしなくても、商談の割引率が30％以上の場合は自動的に上司に申請通知が届くようになります。[承認プロセス]では事前に作成した「商談値引き申請」プロセスを活用します。レコード承認申請を自動送信してくれれば、ユーザが手動で申請する必要がないため申請漏れを防ぐことができますね。​​例3. 取引先の請求先住所が変わったら、関連する取引責任者の住所（郵送先）も変更する​取引先の請求先住所が変えた場合、関連する取引責任者の住所も手作業で変更することなく、プロセスを組むだけで同時変更が可能になります。つまり関連したオブジェクトであれば、条件に合致するレコードの一括更新ができるということです。一定のルールに従ってアクションが実行されるので抜け漏れ防止や、人によって入力の仕方が異なるといったばらつきを回避することができますね。学習ツールLightning プロセスビルダー（ヘルプドキュメント）使用する自動化ツール（ヘルプドキュメント）クイックスタート：プロセスビルダー（Trailhead）まとめいかがでしたでしょうか。プロセスビルダーはワークフローよりも視覚的に作成することができ、自動化できるアクションが豊富にあります。​記録、報告、更新といった「定型化された手作業」を簡単に自動化することができるため、作業時間、工数の削減につながります。​こちらのTrailheadモジュールもご覧いただき、是非活用してみてください。​​​​

日々の定型業務を自動化し時短&効率化！「フロー」を使いこなそう

この記事で学べることフローを使用した定型業務の自動化による時間短縮と効率化の方法フローの活用事例フローとはフローは、Salesforce 組織または外部システムで情報を収集、更新、編集、作成するプロセスを自動化します。フローの作成は、Flow Builderというポイント&クリックツールを使用し、視覚的に作成することができます。例えば、商談が作成されるたびに主従関係のない別オブジェクトへ金額を加算したいとき、下図のようなフローを作成します。※主従関係がある場合は、積み上げ集計項目の使用が有効です。要素（①）は、フローで実行できるアクションを表します。例えば、Salesforce データの読み取りや書き込み、ユーザーへの情報の表示などがあります。要素を追加するには、ツールボックスからキャンバスにドラッグ＆ドロップします。コネクタ（②）は、要素同士をつなぎ、次にどの要素を実行すべきかを指示し、フローがたどるパスを定義します。コネクタを追加するには、キャンバス上の要素の下部にある[〇]をクリックしてドラッグします。このようにフローを作成する際は、キャンバス上に要素を配置し、コネクタでつないでいきます。​フローには、いくつかの種別とテンプレートがあり、作成するフローに合わせて選択します。種別は、例えばレコード登録の案内画面を作成したいときは[画面フロー]、レコードを作成した次の日にフローを開始したいときは[スケジュールトリガフロー]を選択します。テンプレートは標準で用意されており、カスタマイズも可能です。[ケースを作成]テンプレートを使用すると、ユーザーが顧客情報を確認してケースを作成する画面フローテンプレートが用意されます。あとは、ビジネスプロセスに合わせたカスタマイズをするだけで、簡単にフローを作成することができます。​フローの活用事例それでは、どのような場面においてフローを活用するのでしょうか？活用事例を3つほどご紹介します。​例１．主従関係のないオブジェクト間で積み上げ集計をする積み上げ集計は、主従関係でしか設定することができませんが、フローを用いることで主従関係がなくても実装が可能です。例えば、予算カスタムオブジェクトに月別の商談金額を積み上げ集計することができます。リレーションによる制限を受けずに設定でき、ユーザーの作業工数の削減を実現します。​例２．ホーム画面やレコード詳細画面から新規レコードを作成する画面フローを用いて、レコードの作成や更新ができるチュートリアルやウィザードを作成することができます。例えば、簡単に取引先を作成できる「簡易取引先」フローを作成し、コンポーネントとしてホームページに追加します。コンタクトセンターやテレセールス担当者など、すぐにレコードの作成/更新が必要なユーザーの業務の効率化につながりますね。​例３．レコードを一括作成/更新するフローでは、設定した条件に合致したときにレコードを作成/更新/取得/削除することができ、これは複数のレコードに実行することも可能です。例えば、年間契約の商談が成立すると自動で支払管理カスタムオブジェクトに12か月分の支払予定レコードを作成する、セミナー開催日を基準にToDoを一括作成することができます。ルーチンワークを自動化することで、生産性の高い効率的な業務になりますね。​おまけ：デバッグ新しく作成したフローのテストや、失敗したフローのトラブルシューティングをしたいとき、「デバッグ」の使用がおすすめです。デバッグは、フローの処理に関する詳細情報をリアルタイムに表示することができます。デバッグはFlow Builderを起動し、画面右上[デバッグ]から実行します。さらに、デバッグオプションにて[ロールバックモードでフローを実行します]にチェックを入れると、テスト結果が登録されているレコードに影響を及ぼす心配もありません。フローの開始条件となる値を入力して[実行]をクリックしましょう。どのアクションで失敗しているのかを表示します。​考慮事項フロー種別によって、使用できる要素に制限がある有効化したフローを削除するには、まず無効化する必要がある学習ツールフローの作成（ヘルプドキュメント）Flow Builder でのフローのデバッグ（ヘルプドキュメント）Lightningフロー（Trailhead）まとめフローを利用することで、柔軟に自動化を設定することができます。また、自動化以外にもガイド付きレコード登録画面の設定や業務ルールの徹底など様々なメリットがあります。日々の作業を効率化させ、工数削減を目指しましょう。