ワークフロールールのタスク発行アクションをフローで作成する

自動化(フロー/プロセス)

2022.07.21

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「ワークフロールールのフローへの移行について」はこちら

ワークフロールールの処理の概要

新規取引先を作成した時に、新規取引先への訪問挨拶のToDoを自動作成する。

サンプル)ワークフローの例

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サンプル)ToDoの例

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フローで作成した場合の全体像

今回作成するフローは以下です。

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このフローでは以下の要素や変数を利用して作成します。

  • レコードトリガフロー
  • レコード作成要素
  • グローバル変数($Record、$Flow)の利用
  • 数式変数の利用

フローの作成手順

設定画面か「フロー」を検索し、「フロー」の画面に遷移、「新規フロー」をクリックします。

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「レコードトリガフロー」を選択します。

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自動処理の開始条件を設定します。今回は、「取引先が新規に作成された時」に処理が実行されるようにしたいため、以下を設定します。

  • オブジェクトを選択 :取引先
  • トリガを設定 :レコードが作成された
  • (補足)エントリー条件を設定 :ワークフロールールの「ルール条件」に設定がある場合は、この部分に条件を設定します。設定すると、この条件でレコードが作成された時に実行されます。

そして「完了」を押します。これで開始条件の設定完了です。

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設定後「+」を選択して開始後の処理を作成していきます。

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今回は取引先を作成したら、「ToDoを発行」したいので、次の処理としてToDo発行の処理をフローに追加します。

ToDoの発行はToDoのオブジェクトにレコードを作成することと言い換えられます。

そのため、「レコードを作成」を選択します。

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「新規のレコード作成」の窓が開くので、この処理の「表示ラベル」(フローでの表示名)とAPI参照名(処理に対してのプログラム上の名前)を設定します。

*説明は必要に応じて補足のコメントを入れます。

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今回はToDoのレコードを1レコード作成するため、以下の値を選択します。

  • 作成するレコード数 :1  
  • レコード項目の設定方法 :個別のリソース及びリテラル値を使用
  • オブジェクト :ToDo

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オブジェクトを選択すると、「作成するToDoの項目値を設定」が表示されるため、どの項目に(左側)何の値を入れるか(右側)を設定していきます。

今回のワークフローアクションのToDoは以下の設定となっている場合を例として作成します。

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まずは以下、項目名を検索し、固定値や選択肢を設定していきます。

  • 件名 :ご挨拶(新規)
  • 状況 :Open
  • 優先度 :Normal
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次に「割り当て先」を「新規作成された取引先の所有者」に設定していきます。

レコードトリガフローでは起動の条件となったレコード(今回は作成された取引先のレコード情報)は、「$Record」という変数(データの格納先)に入っています。

そのため、「$Record>所有者ID」の項目を選択することで、作成された取引先の所有者の情報を値として入れることができます。

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割り当て先設定後

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次に期日を設定します。期日は自動化処理+30日後を設定します。

フローでは、値の部分に直接数式がかけないため、このように計算が必要な値をセットする場合は、事前に数式を計算した値をセットします。

まず、新規リソースをクリックします。

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次にリソース種別で「数式」を選択します。

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API参照名とデータ型を設定します。

データ型は数式で計算した結果がどのような値を取るかを選択します。今回は日付型です。

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次に数式を記載します。

フローが起動した日付+30日を計算しています。

フローが起動した日付は、グローバル変数$Flowの日付(CurrentDate)項目から取得ができます。リソースを挿入から、選択すると簡単に数式に挿入できます。

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「完了」を押すと、新規リソースの数式のAPI参照名がセットされます。

これで数式の計算結果を代入することができます。

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「完了」を押すとこのようなフローが完成しました。

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画面右上の「保存」をクリックし、フローの表示ラベル、フローのAPI参照名に任意の値を入力し保存します。

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画面右上の「デバッグ」を押して、処理にエラーがないか検証確認します。

レコードトリガフローは「ロールバックモードでフローを実行します」にチェックが入っています。ロールバックモードで実行すると、処理を実行し最後に保存せずにキャンセルするため、テスト的に実行してエラーが出るか確認できます。

「取引先」にテスト的にフローを実行する開始対象のレコードを選択します。

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問題なくデバッグ実行が完了すると、処理の流れが右側に出力され、実際に作成しようとしたToDoの中身を確認することができます。想定した内容になっているかを確認します。

*エラーの場合、どの要素がエラーかを特定して、内容を再確認します。

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画面右上の「有効化」をクリックすると有効化できます。

ワークフローの書き換えの場合、ワークフローを忘れずに「無効」にしてください。

自動化(フロー/プロセス)

2022.07.21

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