ある時点のデータを追跡し、データの推移を確認しよう

分析

2021.04.28

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この記事で学べること

レポートやダッシュボードは、実行したときの値をリアルタイムに表示する、非常に便利な機能です。一方、最新のデータは確認できますが、「過去のある時点の登録状況」を表現することはできません。営業活動の際、「先週からフェーズが更新された商談を一覧化したい」や「半年前と比べて営業活動は順調なのか知りたい」と思ったことはありませんか?Salesforceには、履歴データに関するレポートを作成できる機能が2つあります。

本日は、「レポート作成スナップショット」と「履歴トレンド」についてご紹介します。

レポート作成スナップショットとは

ある時点のデータを定期的に取得、蓄積することにより、履歴を把握できる機能のことです。例えば、毎週月曜日午前9時に「商談金額レポート」のデータを取得し、スナップショットしたデータを利用して、「商談の週次進捗履歴」のようなレポートを時系列で一覧化することができます。

レポート作成スナップショットは、次の3つの手順で設定します。

  • ソースレポートの作成
  • レポートデータを格納するカスタムオブジェクトの作成
  • 実行日時のスケジュール登録、項目の対応付け

今回は、「商談のフェーズ変化と金額推移を取得する」設定をしていきましょう。

レポート作成スナップショットの操作手順

  • 定期的に履歴データを取得したいソースレポートを作成する

まずは、レポートで取得するデータを決定します。ソースレポートは、表形式かサマリー形式のレポートのみ使用できます。表形式の場合は詳細行の値を取得し、サマリー形式の場合はグルーピングされた集計行の値を取得します。今回は、各商談の推移を確認したいので、表形式のレポートを作成します。

  • 指定した日時に実行されたレポートを保存する専用のカスタムオブジェクトを作成する

レポートデータを格納するカスタムオブジェクトを作成します。スナップショットを実行すると、レポートの1行が1レコードとしてカスタムオブジェクトに格納されます。そのため、格納するレポートの項目をカスタムオブジェクトに作成する必要があります。

商談ごとにレコードを作成するので、[レコード名]は「商談名」にし、データ型は[テキスト]に設定します。また、最後にカスタムオブジェクトのレポートを作成し、データを一覧化するので、[レポートを許可]にチェックを入れます。

続いて、取得したい項目と互換性のあるデータ型のカスタム項目を作成します。同じデータ型でない通貨項目と数値項目でも対応付けることができますが、参照関係、主従関係のルックアップ項目をテキスト型にする必要があります。

追跡する項目が増えるほど、格納先のカスタム項目作成数、メンテナンス工数の増加につながりますので、必要な項目を精査しましょう。

  • 実行日時のスケジュール登録、項目の対応付けをする

スナップショットを実行する日時と、取得する項目を指定します。

[設定]|[クイック検索]より「レポート作成スナップショット」を検索し、選択します。画面中央の[新規レポート作成スナップショット]をクリックし、作成画面を開きます。

実行ユーザ(①)は、ソースレポートをどのユーザーで実行するかを決定します。取得したい項目への参照権限のないユーザーを指定した場合、その項目のレコードをカスタムオブジェクトに格納することはできませんので注意してください。

ソースレポート(②)は、スナップショットを取得したいレポートを選択します。今回は、先ほど作成した「商談_スナップショット_ソースレポート」にします。

対象オブジェクト(③)は、どのオブジェクトに格納するかを選択します。選択できるように事前にカスタムオブジェクトを作成しておく必要があります。今回は「商談スナップショット」を選びます。

すべての入力が完了したら、[保存&項目の対応付けの編集]をクリックし、ソースレポートの項目をどのカスタム項目に紐づけるかを指定します。

最後に、スナップショットを取得する頻度、開始時期、開始時刻を選択し、保存します。

スナップショットが実行されると、作成したカスタムオブジェクトにレコードが作成されます。

取得したデータを基にレポートを作成し、データの推移を一覧化することができました。

顧客や商談の動向を可視化し、営業成績の向上を目指しましょう。

履歴トレンドとは

実行スケジュールを設定せずに、自動でデータを保存し、レポートに表示することができる機能で、最大4か月(今月+過去3か月)のデータを使用することが可能です。たとえば、「過去3か月の1週間ごとのフェーズの変遷」や「1か月前と比較した完了予定日の変更状況」を把握することができます。なお、履歴の保存は、1オブジェクトで最大8項目まで可能です。商談はデフォルトで5項目が設定されています。

履歴トレンドの操作手順

今回は、商談オブジェクトの「次の商談予定日」の前倒し・延期があるかを確認してみましょう。

[設定]|[クイック検索]より「履歴トレンド」を検索し、選択します。履歴を取得したい項目にチェックを付け、保存します。

レポートを作成する際、レポートタイプは「履歴トレンドを使用する 商談」を選択します。[アウトライン]にて「次の商談予定日」と「次の商談予定日(履歴)」を追加します。

スナップショットを取得する日付を決定します。最大5つの日付を指定することができます。

レポートを保存すると、変更履歴を確認することができました。変更された値は色付けされ、分かりやすくなっています。

考慮事項

  • 一度のレポート作成スナップショットで、最大2000件のレコードまで対象オブジェクトに追加でき、それを超えるレコードが作成された場合は、[行作成の失敗] 関連リストにレコードが追加されたことを知らせるエラーメッセージが表示される
  • 履歴トレンドがサポートされている項目種別は、数値、通貨、日付、選択リストのみである

学習ツール

まとめ

履歴データを追跡し、現在と比較することで、営業プロセスを可視化し、生産性の向上につなげることができます。停滞しているフェーズの確認や、商談金額推移の把握に活用しましょう。

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2021.04.28

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