ワークフロールールの[現在のユーザ]のロールを参照する処理をフローで作成する

自動化(フロー/プロセス)

2022.07.21

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「ワークフロールールのフローへの移行について」はこちら

ワークフロールールの処理の概要

商談レコードを作成している[現在のユーザ]が特定のロールに属している場合に、メールアラートを送信する

サンプル)ワークフローの例

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フローで作成した場合の全体像

今回作成するフローは以下です。

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このフローでは以下の要素や変数を利用して作成します。

  • レコードトリガフロー
  • メールアラートを送信 要素
  • グローバル変数($UserRole、$Record)の利用

フローの作成手順

設定画面から「フロー」を検索し、「フロー」の画面に遷移、「新規フロー」をクリックします。

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「レコードトリガフロー」を選択します。

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自動処理の開始条件を設定します。今回は、「商談レコードを作成したユーザのロールが[ディレクター]のとき」に処理が実行されるようにしたいため、以下を設定します。

  • オブジェクトを選択 :商談
  • トリガを設定 :レコードが作成された
  • エントリ条件を設定 :数式の評価が True になる
    • {!$UserRole.Name}="ディレクター"
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そして「完了」を押します。これで開始条件の設定完了です。

設定後「+」を選択して開始後の処理を作成していきます。

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今回は商談を作成したら、メールアラートを送信したいので、次の処理にメールアラートを送信 要素を追加します。

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「新規アクション」の窓が開くので、これまでワークフロールールで使用していたメールアラートを「アクション」から選択します。

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続けて、この処理の「表示ラベル」(フローでの表示名)とAPI参照名(処理に対してのプログラム上の名前)を設定します。

また「カスタムオブジェクト ID」には、フローをトリガしたレコードを示す $Record グローバル変数を用いて商談のIDを指定します。

  • カスタムオブジェクト ID
    • {!$Record.Id}
image.png
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「完了」を押すとこのようなフローが完成しました。

画面右上の「保存」をクリックし、フローの表示ラベル、フローのAPI参照名に任意の値を入力し保存します。

image.png

画面右上の「有効化」をクリックすると有効化できます。

ワークフローの書き換えの場合、ワークフローを忘れずに「無効」にしてください。

※画面右上の「デバッグ」を押して、処理にエラーがないか検証することが出来ますが、レコードトリガフローは「ロールバックモードでフローを実行します」にチェックが入っています。この場合は実際にメールアラートは送信されない為、ご注意下さい。メールアラートが送信される動作まで確認したい場合は、実際に(ロールが[ディレクター]であるユーザが)商談レコードを作成する必要があります。

自動化(フロー/プロセス)

2022.07.21

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