Summer '20 新機能を使いこなせ！~ Dynamic Forms ~

Dynamic Forms（動的フォーム）はLightningレコードページの進化の次のステップです。これにより、Lightning App Builder内でレコードの詳細フィールドとセクションを設定することができます。設定手順1. カスタムオブジェクトからレコード詳細ページにて、[設定] - [編集ページ]をクリック※今回カスタムオブジェクトとして[工数管理]オブジェクトを作成しました。※※以前記載されていた [設定] - [レコードページの設定]ページからの動的フォームの有効化は不要になりました​2. Lightningアプリケーションビルダーが起動されるので、当画面でレコードの［詳細]セクションをクリック。​3. [レコードの詳細] プロパティペインから[アップグレードに関するお知らせ]をクリックして、動的フォーム移行ウィザードを起動​​　※ヒントやヘルプも参考にしてみてください。​4. 動的フォームに関するポップアップが出たら[次へ]を押して進む​5. 動的フォームのソースを選択画面で、対象のレイアウト名にチェックマークをいれて[完了]​​ここからが動的フォームのすごいところ！さっそく項目を動的にしていきましょう。​6. 動的にしたい項目をクリックし、 [+検索条件を追加] 　　　　　　　　　　　　　　※今回は実績工数を動的にします。​　ルールとしては、[計画工数]に0より大きい値が入力されたら、[実績工数]を表示するというものです。​7. [保存]と[有効化]をする​設定は以上です。では実際の詳細画面を見てみましょう。動作　[計画工数]に値を入力していない場合は[実績工数]は表示されていません。​​では[計画工数]に0より大きい値を入力してみましょう。​​[実績工数]が表示され、入力することができるようになりました。最後にDynamic Formsにより、以前はLightningコンポーネント単位で表示・非表示を行なっていたものが、項目一つ一つにできるようになりました。項目の必須・参照の定義もページレイアウト使用せずに、各レコード上で行うことも可能です。情報を入力するユーザそれぞれに、必要な情報を柔軟に表示することができれば、ページレイアウトの作成が最小限に済むといったメリットもあります。​フローの自動化を活用して、さらなる業務の効率化を図ることができるDynamic Formsは注目の新機能ですね。参考リソースプレスリリース（日本語）Get Started with Dynamic Forms (Non-GA Preview)​

Summer '20 新機能を使いこなせ！~ Dynamic Actions ~

Dynamic Acionts（動的アクション）では、カスタムオブジェクトにて、ページレイアウトを使用せずにアクションの表示・非表示をコントロールすることができます。特定のアクションを特定のユーザに条件付きで割り当てたり、異なる表示基準に基づいて表示したりすることも可能です。​※現時点ではデスクトップ上でのみ、カスタムオブジェクトのみ対応しています設定手順1. カスタムオブジェクトからレコード詳細ページにて、歯車マーク[設定]｜[編集ページ]をクリック　　※今回はカスタムオブジェクトとして[工数管理]オブジェクトを作成しました。​2. 強調表示パネルコンポーネントをクリックし、強調表示パネルのプロパティペインの[動的アクションを有効化]にチェック　　※矢印が指している箇所が強調表示パネルコンポーネントです。​​※アクションの名前の横にある黄色い目のアイコンは、表示ルールが適用されていることを示しています。​3. 次に[アクションを追加]をクリックし、アクションの表示を設定​​条件➀[実績工数]項目に0より大きい値が入力されている➁[確認]項目にチェックマークがついている条件➀と➁が該当した場合に[承認申請]アクションが表示されるように設定します。​4. [保存]と[有効化]をする​設定は以上です。では実際の詳細画面を見てみましょう。動作・[実績工数]項目に値が入力されていなく、[確認]項目にチェックマークがついていない場合​ [承認申請]アクションは表示されていません。・[実績工数]項目に５という値の入力があり、[確認]項目にチェックがついている場合​右上に[承認申請]アクションが表示されましたね。アクションの設定をすれば、条件によって表示・非表示をレコードページ上で決めることができます。指定した条件に該当するような入力を行わないと、ここでは[承認申請]アクションが表示されませんので、未入力のまま[承認申請]がクリックされるといったことはありません。まとめDynamic Formsと同様、項目の値またはユーザ情報に基づいてアクションを表示するルール設定が可能です。これにより、適切なタイミングで関連するアクションのみ表示することができます。​ページレイアウト上のアクションが増えれば増えるほど、管理者とユーザの両者にとって、アクションリストの管理はしにくくなります。​そのため、アクションボタンを項目に合わせて表示・非表示できるのはとても便利ですね。参考リソースLearn MOAR: Try Dynamic Actions in App Builder with the Summer ’20 Release（Adminブログ（英語））Dynamic Actions（リリースノート（英語））プレスリリース（日本語）​

Summer '20 新機能を使いこなせ！~ アプリケーション内ガイダンス ~

この記事で学べることアプリケーション内ガイダンスの使用例アプリケーション内ガイダンスの設定方法アプリケーション内ガイダンスの使用例アプリケーション内ガイダンスの主な使用例は次のとおりです。ユーザのトレーニング：機能が表示されるページの右側にある機能に関するTrailheadへのリンクを提供新規ユーザのオンボード：新規ユーザがアプリでよく使用する機能に慣れるためのヒントとコツを提供変更を強調表示：影響を与える可能性のあるポリシーの変更について、特定のユーザーグループに通知アナウンス： 出張や経費に関するポリシーの更新など、すべての人に一般的なアナウンスを行う​管理者は使用するユーザへのトレーニング、アナウンスの作成、行動促進のためのコンテンツを提供する場を設けることが重要となってきます。ユーザとコミュニケーションを図る最善の策としては、実際に操作しながら、Salesforce内でユーザとやり取りをすることです。​実際にアプリケーション内ガイダンスを設定していきましょう。操作手順1. アプリケーション内ガイダンスを起動[設定]から[クイック検索]ボックスに[アプリケーション内ガイダンス]と入力します。[アプリケーション内ガイダンス]ページを開くとプロンプトの追加方法が説明されている動画があるので、作成前にぜひ確認してみてください。2. 作成バーからプロントを追加[プロントを追加]｜[作成バーを開く]をクリックします。3. プロンプトの種別の選択表示させたい画面上で[プロントを追加]をクリックすると、プロンプトの種別の選択画面になります。フロート表示プロンプトと、ドッキングプロンプトの2種類があります。フロート表示プロンプトユーザがほかのページに移動したり、アクションを実行したりするまで選択した位置に固定。短いメッセージや実行可能なボタンを表示する場合に適している。ドッキングプロンプト常に右下に固定されるが、プロントを閉じるまで最小化または最大化することができる。作業手順など多くのスペースが必要な場合に適している。4. 位置フロート表示プロンプトを選択した場合のみ、プロンプトがページに表示される場所を指定します。5. プロファイルプロファイル制限なし、特定のプロファイルのどちらかを選択します。6. 権限権限の制限なし、特定の権限のどちらかを選択します。7. コンテンツタイトル、本文、閉じるボタンの表示ラベル、アクションボタン（オンまたはオフ）を設定します。今回は商談オブジェクトの中に商談メモという項目を作成し、商談情報を入力する際に[商談メモ]の入力を促すアナウンスを行いたいと思います。※フロート表示プロンプトを使用​8. スケジュール日付の範囲と頻度を入力します。9. 詳細プロント名、API 参照名、説明を入力します。設定は以上です。動作確認上記で設定した内容が、商談タブに表示されるようになりました。​これなら営業担当者一人一人に、直接アナウンスしなくても、商談タブを開いた時点で商談メモの入力を促すことができますね。​また、ドッキングプロンプトを使用した場合も見てみましょう。今回の場合は、今まではExcelファイルで管理していた工数管理をSalesforce内で管理ができるようになったため、操作手順を記載します。​​ホーム画面に[工数管理]オブジェクトについての操作手順が表示されました。​​これで操作手順がわからないユーザでも、この表示で確認することでスムーズに工数管理を行うことができそうですね。ドッキングプロンプトはフロート表示プロンプトに比べて、入力できる文字数が多く、動画を埋め込むこともできます。最後に新機能というとなかなか使い方がわからず、導入することでユーザを混乱させてしまうかも、と思ってしまいがちですが、アプリケーション内ガイダンスは管理者とユーザにとって、非常に便利な機能です。また設定方法もシンプルなので、設定しやすい新機能です。​アプリケーション内ガイダンスを使う前のポイントとして、まずはターゲットとなるユーザに学習、理解してほしいことは何かを考える必要があります。その後、ユーザに対してガイダンスやヒントおよびソリューションの提供をしましょう。参考リソースLightning Experience のアプリケーション内ガイダンス（ヘルプドキュメント）Drive User Engagement at the Point of Impact With In-App Guidance（Salesforce Blog（英語））ユーザエンゲージメント：機能の採用と発見の促進（Trailhead）​​​

部署やチーム毎にみることができるデータを設定する

この記事で学べることSalesforceにあるレコード/データで、全員が見ても良いものと特定の部署のみに公開したいものなど、情報を見せる範囲を制限する方法共有設定の設定方法Salesforceのレコード共有設定の考え方Salesforceの共有設定は一度すべて非公開にして（絞って）、オブジェクトやレコードのアクセス権を付与して（開放して）制限を行います。共有設定には組織の共有設定・ロール階層・共有ルール・手動共有の4種類あり、用途や目的によって使い分けることができます。​今回は商談オブジェクトの共有設定を行いたいと思います。組織の共有設定組織の共有設定ではオブジェクトに対して [非公開]、[公開/参照のみ]、または [公開/参照・更新可能] の設定を行うことができます。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．組織の共有設定の[編集]をクリック３．商談オブジェクトのデフォルト内部のアクセス権を[公開/参照・更新可能]から[非公開]に変更４．[保存]をクリック​これで[商談]オブジェクトは非公開になりました。実際にSalesforceの画面で非公開になったのか確認してみましょう。​営業担当のユーザに代理ログインして商談レコードを確認してみますと、商談オブジェクトの組織の共有設定が[公開/参照・更新可能]の時はすべてのレコードが見えています。​商談オブジェクトの組織の共有設定を[非公開]にすると所有しているレコードのみが見えるようになりました。​ロール階層とはロール階層では各オブジェクトに対する組織の共有設定で、階層内の下位のユーザが所有する、または下位のユーザに共有されたデータへのアクセス権をユーザが持つかどうかを指定することができます。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．組織の共有設定の[編集]をクリック３．[階層を使用したアクセスを許可]のチェックを編集４．[保存]をクリック​チェックを外し保存すると、階層の下位ユーザが所有または共有されているデータへのアクセス権を、上位ユーザに自動的に付与しないようにすることができます。※[階層を使用したアクセスを許可]の編集はカスタムオブジェクトのみ編集可能。​​商談は標準オブジェクトなので[階層を使用したアクセスを許可]のチェックが入っています。​では先程代理ログインしたユーザの上位ロールのユーザと、別のロールのユーザに代理ログインしてレコードを確認してみましょう。上位ロールに所属しているユーザに代理ログインすると、下位ロールに所属しているユーザが所有している商談レコードも表示されます。​別のロールに所属しているユーザに代理ログインすると、所有しているレコードのみが表示されています。​ロールを設定することで、レコードのアクセスを制限した場合でも、上位ロールのユーザは下位ロールのユーザが所有するレコードに対してアクセスすることができますね。共有ルールとは共有ルールは、レコード所有者やレコードタイプ、特定の項目値などの条件に基づいて共有します。各オブジェクトに最大 300 件の共有ルールを定義できます。​今回は商談オブジェクトにチェックボックス項目を作成し、チェックが入った際に他のロールにも共有するルールを作成していきます。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「共有設定」と入力２．商談共有ルールの[新規]をクリック３．[表示ラベル]、[ルール名]を入力４．ルールタイプを[レコード所有者に基づく]または[条件に基づく]から選択５．条件で項目、演算子、値を入力６．共有先を[ロール]、[ロール&下位ロール]、[公開グループ]選択７．商談のアクセス権を[参照・更新]または[参照のみ]から選択​実際に共有ルールが実行されるか確認してみます。株式会社Aの商談レコードの共有項目にチェックを入れます。​上位ロールのユーザで確認したところ株式会社Aの商談が表示されるようになりました。このように一部のレコードのみ共有することも可能で、かなり柔軟に設定することができます。​共有ルールでは、共有の条件としてロール単位でなくレコードの特定の項目値を指定することができ、共有先もユーザ単位やグループ単位など選択することができます。考慮事項組織の共有設定が [公開/参照のみ] または [非公開]にすることで共有ルールが使用できる[階層を使用したアクセス許可] オプションは、標準オブジェクトでは常にオンであり、編集不可共有ルールの条件指定に使用する項目はあらかじめ作成が必要手動共有はSalesforce Classicのみの機能学習ツール組織の共有設定階層を使用したアクセス権の制御共有ルール共有ルールの考慮事項まとめ共有設定を行うことで、自分が所有者ではないレコードに対して、アクセス権の基準レベルを定義することができます。​様々な条件に対応できますので、組織の共有設定・ロール階層・共有ルール・手動共有を駆使し、それぞれの環境に合った共有設定を行ってください。

プロファイルと権限セットを使って、アクセス方法や権限を設定する

この記事で学べること対象者に必要な情報へのアクセス権を与える方法プロファイルと権限セットの設定方法※他のユーザデータをどこまで見せる・変更させるかを制御する共有設定についてはこちらをご覧ください。プロファイルとはプロファイルの設定には、大きく分けて「システムの管理権限」、「ユーザインターフェース：UI」そして「データのアクセス権限」の3つがあります。１人のユーザに対して１つのプロファイルを必ず割り当てる必要があります。※１人のユーザに対して、複数のプロファイルを割り当てることはできません。・システム管理権限ユーザが組織にログインできる時間帯と場所を制限するなど、対象のユーザがシステム全体に対してできることを設定、制御します。​例えば、ログインできる時間帯を設定することで、過剰な残業を防ぐことができますし、開始時刻と終了時刻を同一時刻にすることで、休日のログインを不可にすることもできます。​また、ログインIPアドレスでは、社内で定められた範囲のIPアドレスのみ利用させる、自宅ではログインできないようにしたいといった場合に設定します。・ユーザインターフェース：UI見せ方についての制御で、アプリケーション機能やタブ、ページレイアウトの表示・非表示の管理をします。 たとえば社内に正社員と契約社員の方がいて、工数管理オブジェクトに情報を入力してもらう必要があるとします。正社員の場合、契約社員用の工数管理オブジェクトを使用することはないですし、間違えて使用しないためにも「タブを隠す」に設定します。​※「タブを隠す」と「デフォルトで非表示」の違いタブを隠す：タブは表示されなくなり、ユーザが個人的にこの設定をカスタマイズして上書きすることができません。デフォルトで非表示：デフォルトでタブは隠れていますが、アプリケーションランチャーで検索をかけると表示されます。・データのアクセス権限オブジェクトと項目に対しての参照・作成・編集・削除などの権限を管理します。プロファイルによって、オブジェクトに対してのアクセス権を設定することで、ユーザに適した作業範囲内でデータを取り扱うことができます。​システム管理者はすべての権限がありますが、正社員と契約社員はどうでしょうか。取引先を例にすると、正社員は取引先の作成・編集・削除を行えますが、契約社員は参照権限のみで、情報を操作することができないようになっています。雇用形態や事業部ごとの作業範囲によってプロファイルを設定することで、権限の付与を管理することができますね。​こんな場合はどうでしょう。契約社員のAさんは今月から、正社員の仕事をたまに手伝うことになりました。作業内容としては取引先情報の編集を行う予定です。​しかし、上記のキャプチャのように正社員と契約社員ではプロファイルが異なり、契約社員のAさんは取引先オブジェクトに関しては、参照権限のみのため取引先情報を編集することができません。契約社員のプロファイルで取引先のアクセス権を変更するとなると、他の契約社員にも取引先のアクセス権を付与してしまうことになりますし、新しくプロファイルを作成するには時間がかかってしまいます。​このような場合、対象のユーザに対して、特定のアクセス権を付与するために使用するのが”権限セット”です。権限セットとは権限セットは、ユーザのプロファイルを変更せずに、ユーザの機能アクセス権を拡張することができます。ユーザが使用できるプロファイルは 1つのみですが、権限セットは複数割り当てることが可能なため、より柔軟に権限設定を行うことができます。設定方法１．設定｜ユーザ｜権限セット２．[新規]をクリックし、権限セットの情報を入力３．アプリケーションまたはシステムに関するものから選択し、権限を付与する４．[割り当てを追加]をクリックし、権限を与えたいユーザを選択​設定は以上です。契約社員Aさんのユーザ設定ページを見てみると、複数の権限セットが割り当てられていることがわかります。次に契約社員Aさんのアカウントに代理ログインして、「取引先の編集権限」の権限セットを付与する前後で、取引先レイアウトがどのように異なるのかを確認してみましょう。権限セットを付与したことで、契約社員Aさんは取引先に関しては正社員と同じ権限で、取引先情報の編集ができるようになりました。​このように権限セットを活用することで、プロファイルの設定変更や、複数のプロファイルを作成するといった手間を省くことができます。また複数ユーザに割り当てることもできるため、柔軟な権限設定が可能です。考慮事項プロファイルの権限のうち、すべてが権限セットで設定できるとは限らない権限セットはエディション別の機能制限あり学習ツールプロファイル権限セットまとめ今回ご紹介したプロファイルと権限セット、共有設定をうまく活用することで、他のユーザが所有するデータへのアクセス制御も行うことができます。​利用ユーザ別の機能制限や、業務に合わせて権限管理をしっかりと行うことで、社内の機密情報を守れる環境を作りましょう。

日々の定型業務を自動化し時短&効率化！「フロー」を使いこなそう

この記事で学べることフローを使用した定型業務の自動化による時間短縮と効率化の方法フローの活用事例フローとはフローは、Salesforce 組織または外部システムで情報を収集、更新、編集、作成するプロセスを自動化します。フローの作成は、Flow Builderというポイント&クリックツールを使用し、視覚的に作成することができます。例えば、商談が作成されるたびに主従関係のない別オブジェクトへ金額を加算したいとき、下図のようなフローを作成します。※主従関係がある場合は、積み上げ集計項目の使用が有効です。要素（①）は、フローで実行できるアクションを表します。例えば、Salesforce データの読み取りや書き込み、ユーザーへの情報の表示などがあります。要素を追加するには、ツールボックスからキャンバスにドラッグ＆ドロップします。コネクタ（②）は、要素同士をつなぎ、次にどの要素を実行すべきかを指示し、フローがたどるパスを定義します。コネクタを追加するには、キャンバス上の要素の下部にある[〇]をクリックしてドラッグします。このようにフローを作成する際は、キャンバス上に要素を配置し、コネクタでつないでいきます。​フローには、いくつかの種別とテンプレートがあり、作成するフローに合わせて選択します。種別は、例えばレコード登録の案内画面を作成したいときは[画面フロー]、レコードを作成した次の日にフローを開始したいときは[スケジュールトリガフロー]を選択します。テンプレートは標準で用意されており、カスタマイズも可能です。[ケースを作成]テンプレートを使用すると、ユーザーが顧客情報を確認してケースを作成する画面フローテンプレートが用意されます。あとは、ビジネスプロセスに合わせたカスタマイズをするだけで、簡単にフローを作成することができます。​フローの活用事例それでは、どのような場面においてフローを活用するのでしょうか？活用事例を3つほどご紹介します。​例１．主従関係のないオブジェクト間で積み上げ集計をする積み上げ集計は、主従関係でしか設定することができませんが、フローを用いることで主従関係がなくても実装が可能です。例えば、予算カスタムオブジェクトに月別の商談金額を積み上げ集計することができます。リレーションによる制限を受けずに設定でき、ユーザーの作業工数の削減を実現します。​例２．ホーム画面やレコード詳細画面から新規レコードを作成する画面フローを用いて、レコードの作成や更新ができるチュートリアルやウィザードを作成することができます。例えば、簡単に取引先を作成できる「簡易取引先」フローを作成し、コンポーネントとしてホームページに追加します。コンタクトセンターやテレセールス担当者など、すぐにレコードの作成/更新が必要なユーザーの業務の効率化につながりますね。​例３．レコードを一括作成/更新するフローでは、設定した条件に合致したときにレコードを作成/更新/取得/削除することができ、これは複数のレコードに実行することも可能です。例えば、年間契約の商談が成立すると自動で支払管理カスタムオブジェクトに12か月分の支払予定レコードを作成する、セミナー開催日を基準にToDoを一括作成することができます。ルーチンワークを自動化することで、生産性の高い効率的な業務になりますね。​おまけ：デバッグ新しく作成したフローのテストや、失敗したフローのトラブルシューティングをしたいとき、「デバッグ」の使用がおすすめです。デバッグは、フローの処理に関する詳細情報をリアルタイムに表示することができます。デバッグはFlow Builderを起動し、画面右上[デバッグ]から実行します。さらに、デバッグオプションにて[ロールバックモードでフローを実行します]にチェックを入れると、テスト結果が登録されているレコードに影響を及ぼす心配もありません。フローの開始条件となる値を入力して[実行]をクリックしましょう。どのアクションで失敗しているのかを表示します。​考慮事項フロー種別によって、使用できる要素に制限がある有効化したフローを削除するには、まず無効化する必要がある学習ツールフローの作成（ヘルプドキュメント）Flow Builder でのフローのデバッグ（ヘルプドキュメント）Lightningフロー（Trailhead）まとめフローを利用することで、柔軟に自動化を設定することができます。また、自動化以外にもガイド付きレコード登録画面の設定や業務ルールの徹底など様々なメリットがあります。日々の作業を効率化させ、工数削減を目指しましょう。

ハンコ待ちから卒業！承認プロセスの簡単設定方法

この記事で学べること承認プロセスを利用した、申請から承認までの対応を迅速かつ効率的に行う方法承認プロセスとは承認プロセスとはSalesforce内で申請と承認を自動化することができる機能です。たとえば、営業担当者が商談商品の割引や、経費申請などの社内申請を行いたい場合に承認プロセスを使って上司に、申請を送ります。それを確認した上司は承認/却下のアクションを、メールアラートや項目自動更新などのワークフロールールを定義してユーザに通知することができる仕組みです。​今回は商談の割引率が30％を超える場合に上司の「承認が必要」という場合の承認プロセスを用いて、設定するうえでのポイントについてご紹介します。実装してみましょう！（プロセスの定義）開始条件：割引率＞0.3商談の割引率が30％を超える場合にこの承認プロセスが作動します。段階的な承認ステップや、条件によって承認ステップはスキップすることが可能​​今回は商談の値引申請の承認を得るにはチームリーダーの承認を得たあと、営業部長の承認を得るという2段階の承認ステップを設定しています。ステップ1申請をした人はまず、この承認ステップに入り、チームリーダーの承認を得る必要がある。※チームリーダーが値引申請をした際は、自分自身の承認をしてしまうことになるので、ステップ1をスキップして、ステップ2に自動的に流れます。ステップ2ステップ1をクリアした値引申請とチームリーダーの値引申請は、営業部長の承認を得る必要がある。​また、承認/却下時のアクションとして、事前に作成しておいた「値引き申請テンプレート」を使用することでメールアラートにて通知してくれます。​承認/却下時のアクションをステップ別に複数指定​最終承認時のアクション申請が承認された場合に [割引の承認状況] 項目に[承認済み]という値が自動的に反映される値引申請が承認されたことを通知するメールアラートを送信する最終却下時のアクション申請が却下された場合に [割引の承認状況] 項目に[承認却下済み]という値が自動的に反映される承認申請中、承認後のレコード編集不可アクション種別で[レコードを編集するためにロックする]に設定することで、承認申請中は申請内容をユーザによって変更されることを防ぐことができます。​代理承認の設定承認者が出張や長期間休みなどで不在の際に承認を得たい場合は、代理承認者を設定しておくことで承認を得ることができます。操作手順1. [設定]から[ユーザ]を選択​2. 代理承認を設定したいユーザをクリックし、[承認者の設定]で代理承認者を選択3. 承認ステップの編集で[代理承認者もこの申請を承認可能にする]にチェック​​未承認申請をホーム画面に追加ホーム画面にて未承認申請の承認/却下を簡単に行うことができます。操作手順1. ホーム画面にて[編集ページ]をクリック​2. コンポーネントから[未承認申請]をホーム画面に追加3. ホーム画面の未承認申請欄の[▼]をクリックして選択​​学習ツール承認プロセス用語（ヘルプドキュメント）承認プロセスのサンプル（ヘルプドキュメント）承認プロセスの設定（ヘルプドキュメント）まとめいかがでしたでしょうか。承認プロセスでは、商談の値引申請以外にも有給休暇や経費精算などの社内申請と承認業務を効率化することができます。​是非今回紹介したいくつかのポイントをおさえながら、承認プロセスを活用して業務効率の向上につなげてみてください。​

簡単な手続きを自動化してみよう

この記事で学べることSalesforceでは、業務負荷を軽減するためいくつかの自動化機能が提供されています。https://help.salesforce.com/articleView?id=process_which_tool.htm&type=5​今回はその中でも、わかりやすく簡単に設定できる“ワークフロー”をご紹介いたします。​注：実業務で自動化を検討する場合、こちらのTrailheadにも記載されているように、ワークフローのみでは処理が複雑/煩雑になる可能性があります。どの自動化ツールを利用するかは、自動化したいプロセスの複雑さと設定方法を加味して選択くださいワークフローとはワークフローは簡単な社内手続きや他のプロセスを自動化するためのツールで、「もしxxxだったら、yyyyという処理を実行する」という簡単な処理を自動で行います。その“xxxだったらyyyを”という定義が“ワークフロールール”です。​ワークフロールールにより、特定の条件が満たされたときに“ワークフローアクション”が実行されます。実行されるアクションは、即座に実行することも、または特定の日時に実行することもできます。設定手順1. オブジェクトどのオブジェクトのレコードで操作が行われたときに起動するかを選択。2. 評価条件ワークフロールールの評価するタイミングの設定。3. アクションToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。4. タイムトリガ条件を満たしてから、アクションを実行するまでの期間を定義することができる。ある日付を基準に「○日前」「○時間後」など、時間単位か日単位かを設定。5. アクションToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。※タイムトリガを使用しない場合は設定手順3までで設定は完了です。​ワークフロールールの活用事例ワークフロールールの活用事例について３つご紹介いたします。１．契約期限切れ前のフォローアップ​​ルール：契約終了の30日前になったら営業担当者に、20日前になったら、営業部長に契約更新をするためのメールを通知する​契約終了日が近づいているのにも関わらず、 [状況]が[Activated]になっている場合、30日前であれば営業担当者に、20日前になっても[Activated]から更新されない場合、営業部長にメール通知をするというものです。※時間ベースのアクションを2つ設定していますが、30日前に営業担当者によって更新された場合は、営業部長にはメール通知は届かなくなります。​２．ケースがオープンになった場合、顧客対応のフォローアップをするToDoの作成​ルール：大規模取引の新規ケースが作成されたら、営業部長にメールで通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てる​ここでいう大規模取引というのは、年間売上高が3億円以上または従業員数が1万人以上の取引先が対象です。この条件に当てはまる取引先ケースが作成された場合に、営業部長にその旨をメール通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てるというものです。​３．新規ユーザの自動有効化​ルール：新規ユーザが作成された場合に、ユーザを有効化しログインの許可する​新規ユーザが作成された場合に、まだ有効化されていないユーザを項目自動更新でユーザの[有効]チェックボックスに自動的にチェックマークつけることでSalesforceにログインできるようにするというものです。時間ベースのアクションとはルール適用時のワークフローは、ルール条件に一致した場合レコードの作成または編集直後にアクションが実行されるのに対して、時間ベースのワークフローはアクションの実行を将来のある時点に予約しておくことができます。​[クイック検索]ボックスで[時間ベースのアクション]と入力します。ここで予約されているアクションを確認することができます。​​時間ベースのワークフローの制限や考慮事項評価条件でレコードが [作成されたとき、および編集されるたび]に設定した場合、時間ベースワークフローアクションを設定することはできない一度ルール条件に合致してアクションをセットした後、レコードが更新されてルール条件を満たさなかった場合、アクションは実行されないレコードが更新され、評価条件をレコードが [作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき] に設定した場合は、自動的にレコードの待機中のアクションをキューに戻すことができる 学習ツールワークフロールールの作成（ヘルプドキュメント）時間ベースのアクションとタイムトリガの考慮事項（ヘルプドキュメント）FAQ - 時間ベースのワークフロー（ヘルプドキュメント）まとめ以上がワークフロールールの活用事例のご紹介でした。​ルールに定義された条件に基づいて、自動的にタスクをユーザに割り当て、特定の項目を更新することができるワークフロールールは営業、マーケティング、サポートなどの自動化に役立ちます。​ワークフロールールをはじめとする自動化ツールを活用することで、業務の効率化だけでなく、業務ルールの徹底など様々なメリットがあるのでぜひご活用ください。​

日々の定型業務を自動化し時短＆効率化！「プロセスビルダー」を使いこなそう

この記事で学べることプロセスビルダーの概要プロセスビルダーの使用例レコード作成/更新できるオブジェクトワークフロールールでは該当オブジェクトのレコード、および親レコードの更新のみが可能ですが、プロセスビルダーでは、子レコードの作成、更新も行うことができます。​プロセスで実行できるアクション・レコード作成と更新：新規レコードの作成、関連付けられたレコードの項目更新・Chatter投稿：ユーザ、Chatterグループ、プロセスを開始したレコードにフィードを投稿・承認申請：ユーザが手動で申請することなく、レコード承認申請を自動送信・フロー起動：複雑なビジネスプロセスを自動化するフローを起動・Apex：カスタマイズされた機能を追加するApexメソッドを呼び出す・クイックアクション：オブジェクト固有のアクションまたはグローバルアクションを使用して、レコード作成と更新、活動の記録を行う​プロセスビルダーではメールアラート、項目自動更新のほか上記のアクションがサポートされています。プロセスを開始するタイミングプロセスの開始時期を識別します。次の場合に開始されるようにプロセスを設定できます。・レコードが変更されたとき・プラットフォームイベントメッセージを受信したとき・別のプロセスから呼び出されたとき※この項目は、新規プロセスの作成時にのみ使用できます。プロセスビルダーを利用した設定例プロセスビルダーの使用例について３つほどご紹介いたします。例1．商談が成立/不成立したらChatterに投稿​​商談が成立の場合、[東地区所属チーム]のChatterグループに[商談名]、[金額]、[商談割引金額]を添えたメッセージを投稿商談が不成立の場合、[東地区所属チーム]のChatterグループに[商談名]、[金額]、[商談不成立の理由]を添えたメッセージを投稿​今回はこの２つの条件に当てはまるプロセスを作成しました。ではこのプロセスが実行すると、どのようにChatterグループに投稿されるのでしょうか。こちらをご覧ください。​​このように商談が成立/不成立した場合、自動的にChatter（東地区所属チーム）への投稿をすることができ、アクションによって投稿内容を変更することもできます。メール通知でなくChatterグループであれば、東地区所属のチームメンバー全員が商談結果を把握することができますね。​例2. 商談の割引率が30％以上の場合、上司の承認を得る必要がある​商談レコードページの[承認申請]をクリックしなくても、商談の割引率が30％以上の場合は自動的に上司に申請通知が届くようになります。[承認プロセス]では事前に作成した「商談値引き申請」プロセスを活用します。レコード承認申請を自動送信してくれれば、ユーザが手動で申請する必要がないため申請漏れを防ぐことができますね。​​例3. 取引先の請求先住所が変わったら、関連する取引責任者の住所（郵送先）も変更する​取引先の請求先住所が変えた場合、関連する取引責任者の住所も手作業で変更することなく、プロセスを組むだけで同時変更が可能になります。つまり関連したオブジェクトであれば、条件に合致するレコードの一括更新ができるということです。一定のルールに従ってアクションが実行されるので抜け漏れ防止や、人によって入力の仕方が異なるといったばらつきを回避することができますね。学習ツールLightning プロセスビルダー（ヘルプドキュメント）使用する自動化ツール（ヘルプドキュメント）クイックスタート：プロセスビルダー（Trailhead）まとめいかがでしたでしょうか。プロセスビルダーはワークフローよりも視覚的に作成することができ、自動化できるアクションが豊富にあります。​記録、報告、更新といった「定型化された手作業」を簡単に自動化することができるため、作業時間、工数の削減につながります。​こちらのTrailheadモジュールもご覧いただき、是非活用してみてください。​​​​

Optimizerを使用して組織のメンテナンスをしよう

この記事で学べることSalesforce Optimizer アプリケーションを利用した機能の改善、カスタマイズのクリーンアップ、複雑さの軽減、機能の採用の促進を方法Salesforce Optimizer アプリケーションとはSalesforce Optimizer アプリケーションとは、組織のストレージ、項目、カスタムコード、オブジェクトのカスタムレイアウト、レポートとダッシュボードなど、50 種以上の使用状況のスナップショットを作成できるツールです。例えば、誰も入力していない項目の検出、アクションが設定されていないワークフロールールを発見する等ができます。Salesforce Optimizerを実行するタイミングは、毎月のメンテナンスや、新しいアプリケーションをインストールする前、各 Salesforce リリースの前を推奨します。また、少なくとも四半期に 1 回は、実行することを検討してください。Optimizer アプリケーションの操作手順それでは、Salesforce Optimizerアプリケーションにアクセスし、実行してみます。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「Optimizer」と検索し、 [Optimizer]をクリックします。２．[アクセスを許可]をクリックし、Salesforce Optimizer アプリケーションを有効化するためのアクセス権を許可します。アクセスを許可すると、アプリケーションランチャーに[Salesforce Optimizer]というアプリケーションが作成されます。３．毎月実施するスケジュールを設定するかを選択し、[Optimizerを開く]をクリックします。４．[Optimizerを実行]をクリックします。完了したら、画面右上の[通知]マークに通知が届きます。​実行結果の[機能]名をクリックすると、さらに詳細を確認することができます。詳細画面には、項目名や、設定変更するために参考となるヘルプドキュメント、推奨アクションが表示されています。また、項目名から、設定画面にアクセスすることが可能です。Salesforce Optimizerアプリケーションを使用することで、組織の状態を把握し、またすばやく機能の設定変更ページへとアクセスすることができました。考慮事項Optimizer アプリケーションにアクセスするには、「アプリケーションのカスタマイズ」権限、「すべてのデータの編集」権限、「ユーザの管理」権限が必要である学習ツールSalesforce Optimizer の使用を開始（Trailhead）Salesforce Optimizer を使用した実装の改善（ヘルプドキュメント）まとめいかがでしたでしょうか。Salesforce Optimizerを利用することで、組織の状態を把握し、使っていない項目や機能はメンテナンスをすることができます。定期的に実行し、より最適化された使いやすい組織の維持を目指しましょう。ぜひまだの方は活用してみてください。

テスト環境を活用しよう

この記事で学べることSalesforceには、「Sandbox」と「Developer Edition」という、大きく分けて2種類のテスト環境があります。「カスタマイズの動作確認」「本番環境への影響確認」「機能の開発」など、用途に合わせて適切な環境を利用することで、本番組織への実装ミスの防止につながります。SandboxSandbox とは、本番組織の設定情報をコピーしたものです。新機能の開発や、新機能が与える本番組織への影響を調査するときなどに利用すると便利です。Sandboxは本番組織から隔離されているため、Sandbox で実行する操作が本番組織に影響することはありません。​Sandboxは作成時の本番組織をコピーしているため、時が経つにつれて、コピー元組織と乖離してしまい、テスト結果に影響がでることもあります。そこで、Sandboxを「更新」することで、最新の状態にすることが可能です。ただし、更新間隔が決まっており、一度更新すると一定期間更新ができないので注意が必要です。​Sandboxには、4つの種別があり、それぞれデータ使用量や、コピーされるデータ、更新間隔が異なります。Developer Sandbox本番環境のレコードデータは含まれておらず、またデータ使用量上限は 200MB です。隔離された環境での開発とテストを目的としています。更新間隔は1日です。Developer Pro Sandbox本番環境のレコードデータは含まれておらず、またデータ使用料上限は1GBです。Developer Sandbox と比べ、データ使用量が大きいため、例えば本番環境からエクスポートしたレコードをインポートして使用することも可能です。開発および品質保証作業の処理や、インテグレーションテストまたはユーザトレーニングに使用します。更新間隔は1日です。Partial Copy Sandbox本番組織の指定するオブジェクトのデータが含まれており、データ使用量上限は5GBです。テスト環境として使用されることを目的としていて、ユーザ受け入れテスト、インテグレーションテスト、トレーニングに使用します。更新間隔は5日です。Full Sandboxすべてのデータ (オブジェクトレコード、添付ファイルなど)を含む、本番組織の複製です。パフォーマンステスト、負荷テスト、およびステージングをサポートするのは Full Sandbox のみです。更新間隔は29日と長いため、開発には向いていません。​今回は、新規オブジェクトの作成とワークフローの動作確認をするためにDeveloper Sandboxを作成してみます。操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「Sandbox」と検索し、 [Sandbox]をクリックします。２．[新規Sandbox]をクリックします。３．名前と、作成元を指定します。Developer Sandboxを作成したいので、Sandboxライセンスの[Developer]欄下部にある[次へ]をクリックします。４．必要であれば、Sandboxオプションを指定し、[作成]をクリックします。作成にかかる時間は、Sandbox種別やコピーするデータ量に応じて変わります。作成完了後、Sandboxが有効化され、使用可能となります。​これで、Sandboxの種別と作成手順を知ることができました。​さて、Sandboxでの開発・テストが完了しましたが、それをまた1から本番組織に実装するのは手間がかかると思いませんか？そんなときに使用するのが、「変更セット」です。変更セット変更セットを使用すると、本番組織と関連付けられている組織間でカスタマイズを送信することができます。たとえば、Sandbox で新しいオブジェクトを作成・テストしてから、変更セットを使用して本番組織に送信することができます。変更セットには組織に関する情報は含まれますが、レコードなどのデータは含まれません。​今回は、Sandboxで新たに作成したアプリケーションを、本番組織に送信したいと思います。操作手順本番環境で、送信セットを受信する準備をします。１． [設定]｜[クイック検索]ボックスに「リリース設定」と検索し、 [リリース設定]をクリックします。２．送信するSandbox名の左にある[編集]をクリックし、[変更着信を許可]にチェックを入れ、保存します。続いて、Sandboxで本番組織に送信するための「送信変更セット」を作成します。１． [設定]｜[クイック検索]ボックスに「送信変更セット」と検索し、 [送信変更セット]をクリックします。２．[新規]をクリックし、名前を入力して、保存します。３．変更セットコンポーネントの[追加]をクリックします。本番組織に送信したい設定の一つひとつを「コンポーネント」として送信変更セットに追加します。４．[コンポーネントの種類]で「アプリケーション」を選択し、送信したいアプリケーションにチェックをいれて[変更セットに追加]をクリックします。５．[プロファイルの追加]をクリックし、送信する変更セットの権限を付与するプロファイルを決定します。このとき、変更セットを送信すると本番組織のプロファイルが上書きされます。したがって、本番組織にのみプロファイルが存在する場合や、本番組織とプロファイル権限に差異が生じている場合は、事前にプロファイルの権限を同じに設定しておく必要があります。６．コンポーネントとプロファイルの追加が完了したら、[アップロード]をクリックし、本番環境を選択して、再度[アップロード]をクリックします。アップロードが完了すると、完了メールが届きます。本番環境で、受信した変更セットをリリースします。１． [設定]｜[クイック検索]ボックスに「受信変更セット」と検索し、 [受信変更セット]をクリックします。２．[リリース待ちの変更セット]にある変更セットの[検証]アクションをクリックし、エラーがないことを確認します。３．[リリース]アクションをクリックし、リリースします。​操作は以上です。Sandboxを利用することで、新しく機能を追加したいときに開発や動作テストをすることができます。本番環境から隔離されているため、レコード作成や設定変更を伴う、ユーザのトレーニングに活用することも可能です。また、変更セットを利用することで、複数の組織で設定する手間を省くことができ、工数削減につながりますね。Developer EditionDeveloper Editionとは、無料で利用できるSalesforce の開発環境です。使ったことのない機能を試行したり、システム管理者用トレーニングに活用することができます。他にも Salesforce が提供する無料の学習プラットフォーム「Trailhead」のハンズオン環境としてもご利用いただけます。 作成手順１．Developer Edition入手サイトにアクセスして、フォームに必要事項を入力し、[サインアップ]をクリックします。２．登録したメール宛に届く、 “Salesforce へようこそ：アカウントを確認してください” というメールから、[アカウントを確認]をクリックします。３．パスワードを設定し、[パスワードを変更]ボタンをクリックします。​これでDeveloper Editionのアカウントを作成することができました。以降は、ログインページより、設定したユーザ名とパスワードでログインしてください。考慮事項Sandboxでは、ユーザのメールアドレスに .invalid が付加されるため、テストメールを送信する場合は、メールアドレスを変更する必要があるSandboxは、組織のSales Cloudエディションによって使用できる種別が異なるDeveloper Edition組織は、12 か月間ログインしていないと無効となり、さらに91日以上経過すると、完全に削除される学習ツールSandbox の作成（ヘルプドキュメント）変更セット（ヘルプドキュメント）Developer Edition サインアップ手順（ブログ）まとめテスト環境で影響調査や動作テストを実施することで、本番組織での失敗を防ぐことができます。また、「Developer Edition」は、使ったことのない機能も試用することができるので、開発テストだけでなく学習ツールとしてもご利用いただけます。ぜひまだの方は活用してみてください。

お役立ちリンク集（旧"サクセスタブ"）

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