Trailheadを有効活用して、楽しく学ぶ

この記事で学べること学習プラットフォームであるTrailheadの活用方法についてご紹介します。​Trailheadでは、Salesforceスキルやビジネススキルなど、企業が求めるさまざまなスキルを学ぶことができます。TrailheadとはTrailheadは“学習環境プラットフォーム”で、誰でもいつでも好きなときにアクセスし利用ができます。“Gamification（ゲーミフィケーション）”が取り入れられており、ユーザは進行状況を表すポイントとバッジの数で自分のスキルや学習状況を把握することができます。​Trailheadは初心者からプロフェッショナル、学生などすべての人が対象です。組織内のあらゆる役割、あらゆる経験レベルのユーザにあわせたコンテンツが多数用意されています。Trailheadの構造1つのトピックに焦点を絞った学習カリキュラムとして「トレイル（Trail）」が存在します。トレイルは「モジュール（Module）」で構成され、モジュールは「単元（Unit）」で構成されています。​モジュールの単元をすべて完了すると、バッジおよびポイントを獲得することができます。トレイルの中にはプロジェクトと呼ばれるハンズオン形式での学習モジュールも含まれています。プロジェクトはステップで構成、ステップごとに従うべき手順が示されて、すべてを正しく実行することができればバッジを獲得することができます。学習カリキュラムの選択Trailheadの中には、レベルやスキルにあわせた、さまざまな学習カリキュラムが用意されています。自分が学びたいスキルや機能が明確であれば、モジュールを探すことは簡単ですが、数多くのカリキュラムがあるため、どれを選択したら良いか迷ってしまうかもしれません。​ [学習]タブから[モジュール]や[プロジェクト]をクリックすると、役割やスキルレベルなどをもとに、自分に合った最適なカリキュラムを絞り込むことができます。お気に入り（ハートマーク）をクリックすれば、ホーム画面にお気に入りのカリキュラムとして、残しておくこともできます。これなら、都度検索をかけなくてもいつでも取り組むことができますね。社内教育プログラムとしての活用Trailmixでは、お気に入りのトレイルやモジュール、プロジェクト、Superbadgeを組み合わせることでオリジナルのカスタムカリキュラムを作成することができます。社内教育の一環として、既存のトレイルでは学習内容が不十分、都度モジュールを指示するのが大変といった場合に、教育担当者が研修や教育内容に見合ったTrailmixを作成し、共有することで社内教育プログラムとして活用していただけます。​[Trailmixを作成]をクリックし、作成に必要な情報の入力が完了すると、お好きなトレイルやモジュールを追加することができます。また資格取得にむけた試験対策用や、苦手分野をまとめたTrailmixの作成も効果的です。対象のカリキュラムで[+]をクリックすると、簡単にカリキュラムを追加することができるので、是非オリジナルのTrailmixを作成してみてください。​バッジとランクTrailheadはただテキストを読むのではなく、実践形式で問題を解くことでさらに理解を深められるようになっています。​各単元の最後にクイズ形式と実際に手を動かして試すハンズオンChallenge形式の2種類の確認問題があり、ユーザはモジュールとプロジェクトを完了するごとにバッジを獲得します。​一定のポイントとバッジを溜めることで、Trailblazerランクを上げることができます。バッジのデザインはすべて異なるので、是非たくさんのバッジとポイントを集めて“RANGER”を目指してみてください。取得資格の更新Salesforceは定期的にバージョンアップして新しい機能を提供し続けます。有効な知識を保持していることを証明するために、認定資格の更新をすることが必要です。​更新するための申し込み作業などはなく、Trailheadの該当する更新モジュールを学習し、最後にクイズに正解して、バッジを取得することで資格は維持されます。提供終了までに完了されなかった場合は上位資格も含め失効となりますのでご注意ください。Trailhead 更新モジュールの提供期間は、1サイクルWebassessor とリンクしている Trailhead のアカウントにログインして更新試験更新料は不要考慮事項ハンズオンChallengeは設問が英文表記になっているため、翻訳する際には専門用語に注意学習ツールTrailhead とは？（ヘルプ記事）Trailheadの構造（ヘルプ記事）Trailhead の基本（Trailhead）まとめSalesforce は Trailhead に継続的にコンテンツを追加しているため、常に何か新しいことを学ぶことができます。​ゲーム化されたコンテンツのため学習しやすく、さまざまなスキルを習得することができますので、是非Trailheadを有効活用してみてください。

営業活動の生産性を上げる便利機能を使いこなそう

この記事で学べること顧客や案件情報を管理する際に、お客様と、いつ、だれが、どんなやりとりをしたか、などの活動を記録しておく必要があります。Salesforceの活動機能を使いこなすこなすことで、営業活動の可視化につながります。​Salesforce では活動オブジェクトに営業活動や顧客とのやりとりを記録することができます。今回は活動オブジェクトとその他の営業活動をサポートする機能についてご説明します。活動オブジェクトには ToDoと行動が含まれています。どちらも一見似ているように思われますが、ToDoと行動では使用方法やできることが異なります。ToDoとは実施する期日までに、設定したユーザがやらなければならないタスクを登録し、管理することができます。タスクの進捗状況を、「未着手」、「進行中」、「完了」などで管理することができ、期日になると通知されるように設定ができるため、タスク管理ツールとして利用することができます。行動とは打ち合わせや会議、セミナーで外出する際などに、自分自身、または他のユーザと時間を決めて行う各種活動を管理することができます。行動の入力内容には、開始時間と終了時間、場所などの情報を登録することができ、カレンダーに表示されます。​では実際にToDoと行動を設定していきましょう。​例：お客様との打ち合わせに向けて、資料作成とカタログの準備が必要この場合、打ち合わせで使用する資料作成とカタログの準備については「ToDo」として登録し、打ち合わせの予定を「行動（カレンダー）」に登録することになります。​ToDo​※分割ビューで表示​行動（カレンダー）カーソルを置くだけで詳細が表示されます。​ホーム画面​営業担当者1のホーム画面では、「今日の行動」と「今日のToDo」として設定した内容が表示されるようになっています。ToDoで書類の[状況]は[進行中]でしたが、完了した場合は、「今日のToDo」の書類チェックボックスにチェックをつけるだけでホーム画面上にて簡単に[状況]を[進行中]から[完了]に変更することができます。​またToDoを他のユーザから割り当てられた場合は、画面右上のベルマークから通知を受け取ることができるので、すぐに確認することができますね。​​商談レコードページでもToDoと行動の履歴を確認することができます。​​次にToDoと行動、それぞれでできる設定についてご紹介します。ToDo：kanbanを使って、必要なデータを一目で確認​表示名を[kanban]、リストビューコントロールで[kanban設定]をクリックするとグループ化単位で、表示項目を変更することができます。​任命先ごとに表示すれば、どの営業担当者が、やるべきことは何かを営業部長が把握することができたり、状況で表示すればToDoの進捗状況を確認したりすることができますね。​また、進捗が遅れている、優先度が高いToDoに対して何らかのフォローアップしたい場合は、「フォローアップToDoの作成」をすることができます。​行動：他のユーザのカレンダーを共有、追加することでメンバーのスケジュールを確認​私のカレンダー：他のユーザとカレンダー共有他のカレンダー：他のユーザのカレンダーを追加営業担当者1の右にある[▼]をクリックすると、カレンダーの色を変更、新規行動の追加をすることもできます。考慮事項ToDoでは設定した期日を過ぎても、完了していない場合、自動的にクローズされることはないが、行動では設定した納期が過ぎたら、完了していない場合でも自動的にクローズされる学習ツール活動: ToDo、行動、カレンダー営業の生産性まとめスケジュール帳や別のシステムで活動状況を管理するのではなく、Salesforce のToDoと行動機能を活用することで、関連するオブジェクトやユーザに結びつけることができるため、顧客とのやりとりや案件情報を簡単に把握することができます。​また、顧客との友好な関係性を維持するためには、メンバー同士でのリアルタイムの情報共有が重要となってきます。ぜひSalesforceの活動機能を活用して営業活動の可視化につなげてみてください。​

レコードの変更履歴を管理する

https://play.vidyard.com/WT8ueoZFPauNGFCJr4dPm6この記事で学べること項目履歴管理を設定し、「誰が」「いつ」「何を」どのように変更したのかを確認する方法項目履歴の設定手順 コピー1. [設定]｜[オブジェクトマネージャ]｜[商談]｜[項目とリレーション]をクリック2. 画面右上の[項目履歴管理の設定]をクリック3. [商談履歴を有効化] にチェックをつける4. 履歴を管理したい項目を選択​オブジェクトごとに、標準項目とカスタム項目を合わせて最大 20 項目まで選択できます。​※次の項目は追跡することができません。数式項目、積み上げ集計項目、または自動採番項目[作成者] および [最終更新者]商談の [期待収益] 項目項目の [マスタソリューション名] または [マスタソリューション詳細] 項目5. ページレイアウトの関連リストに[商談項目履歴]を追加​[商談項目履歴]を追加した後に、[保存]をクリックすると、「ユーザの関連リストのカスタマイズを上書きしますか？」と表示されるので、[はい]をクリックして保存をしましょう。​設定は以上です。​では株式会社Bの商談レコードで、「商談所有者」「金額」「完了予定日」を変更してみましょう。​履歴は変更の日付、時刻、変更内容、変更者で構成されます。元の値と、新しい値の２つが表示されるので、どのように変更されたかがわかりますね。変更履歴をレポートで確認変更履歴の内容は各データの詳細画面のほかに、レポートでも確認することができます。操作方法[レポート]｜[新規レポート] | [商談項目履歴]｜[続行] をクリック※[商談履歴]レポートではなく、[商談項目履歴]レポートを使用します。表示させたい項目を選択、条件を絞る​レポートに表すことで、変更した項目/行動と、元の値、新しい値が一覧で表示されるため、各商談の変更内容が一目瞭然ですね。カスタムオブジェクトでの項目履歴管理カスタムオブジェクトで項目履歴管理を行う際に注意点が２つあります。追加の機能対象のカスタムオブジェクトの詳細ページで、「項目履歴管理」にチェックがついているか確認してください。チェックがついていないと、変更履歴の追跡が開始されず、レイアウトにも表示されません。また、変更履歴をレポートで確認したい場合は「レポートを許可」にもチェックをつける必要があります。​オブジェクトが主従関係の従オブジェクトである場合、カスタムオブジェクトの項目履歴管理のレポートは利用不可理由としては、既存のレポートは他のテーブルからの共有を制御することができないためです。​カスタムオブジェクトで項目履歴管理を行う際には以上2点に気をつけてください。考慮事項255 文字を超える項目に対する変更は、編集済みとして追跡され、元の値と新しい値は記録されないオブジェクトごとに、標準項目とカスタム項目を選択は最大 20 項目追跡できるデータの種類には制限がある項目履歴管理の設定をした後から追跡が行われるため、設定前の変更は履歴に含まれない学習ツール項目履歴管理（Helpページ）項目履歴管理（Salesforce Developers Site）項目監査履歴とは（拡張機能：サクセスナビ記事）関連まとめ項目履歴管理を行うことで、データが変更された際に変更内容を記録として残すことができますし、項目履歴レポートを作成すれば、営業部長などは部下の変更内容を一目で確認することができます。また、誤って内容を編集してしまった場合でも、元の値が表示されるため、すぐに元に戻すこともできます。是非まだの方は活用してみてください。

オブジェクトの関係を理解しよう

この記事で学べること主従関係と参照関係という2種類のオブジェクトリレーションについてリレーションタイプの使用方法と特徴主従関係とはオブジェクトと密接にリンクして、主レコードが従レコードおよび副従レコードの特定動作を制御するようにします。主従関係の一番の特長といえば積み上げ集計です。レコード件数、項目の最大値・最小値・合計値を求めることができます。​実際に主従関係を作成してみましょう。今回は[商談]オブジェクト（主）と事前に作成したカスタムオブジェクトの[工数管理]オブジェクト（従）で主従関係を設定していきたいと思います。​今回は商談レコードから直接、工数管理レコードを作成できるように、オブジェクト固有のアクションを作成します。※商談オブジェクトと工数管理オブジェクトは主従関係に設定しています。設定方法1. [設定] から、[オブジェクトマネージャ] | [工数管理]に移動​2. サイドバーで [項目とリレーション] | [新規] をクリック​3. データ型の選択で[主従関係]を選択​4. 関連オブジェクトの選択で[商談]を選択​5. 表示ラベルと名前を入力​6. 項目レベルセキュリティの設定​7. ページレイアウトへの追加​8. カスタム関連リストの追加​​これで[商談]オブジェクトと [工数管理]オブジェクトが主従関係で結ばれました。では工数管理からレコード情報の入力画面を見てみましょう。​​[工数管理]オブジェクトにルックアップ検索で商談を選択できるようになりました。これならどの商談に、どの程度の工数を費やしたかを工数管理に入力できるようになりますね。​主従関係と参照関係では、“できること“が大きく異なり、主従関係の一番の特長は積み上げ集計ができること、とお伝えしましたね。では次に積み上げ集計を設定していきましょう。​積み上げ集計[工数管理]項目の[実績工数]の合計を積み上げ集計して、[商談]レコードに表示させたいと思います。設定方法1. [設定] から、[オブジェクトマネージャ] | [商談]に移動​2. サイドバーで [項目とリレーション] | [新規] をクリック​3. データ型の選択で[積み上げ集計]を選択​4. 項目の表示ラベルに「実績工数合計」 と入力​5. 集計の定義を入力​今回は、実績工数の合計を集計するので、以下の設定をします。​6. 項目レベルセキュリティの設定​7. ページレイアウトへの追加​積み上げ集計の設定は以上です。​では、実際に[商談]レコード内に[実績工数合計]が反映されていることを確認してみましょう。今回は「株式会社B」の実績工数合計をみていきます。​工数管理名：2020-07-22-1では実績工数が4、工数管理名：2020-07-24-1では実績工数が6なので実績工数合計は10になります。​株式会社Bの商談レコード内で、[実績工数合計]に10という値がきちんと反映されていますね。[実績工数]を入力するたびに、自動で合計値を算出してくれます。また、[見込み工数]や[残工数]項目を追加で作成することで、進捗状況がより明確になります。​参照関係とは参照関係は2つのオブジェクトでリンクしますが、削除やセキュリティへの影響はありません。参照関係を定義すると、オブジェクトのデータが他のオブジェクトのページレイアウトのカスタム関連リストとして表示されます。また、項目の共有または積み上げ集計項目はサポートしていないので注意です。​今回はカスタムオブジェクトの[工数管理]オブジェクトと[日報管理]オブジェクトで参照関係を設定していきたいと思います。​操作手順は主従関係のときとほとんど同じなので、変更する箇所だけご説明します。オブジェクト：[日報管理] |[項目とリレーション] | [新規] をクリックデータ型：参照関係関連オブジェクト：工数管理項目の表示ラベル：工数管理​設定が完了するとこのような表示になります。では、[日報管理]レコードからレコード情報の入力画面を見てみましょう。​​[日報管理]レコードにルックアップ検索で[工数管理]を選択できるようになりました。これならユーザごとに、日報管理と工数管理を同時に確認することができるようになりますね。​考慮事項主従関係カスタムオブジェクト主を使用する場合はカスタムオブジェクトにデータが含まれる前に主従関係を作成主オブジェクトとなるのは、取引先、商談などの標準オブジェクト、またはカスタムオブジェクトカスタムオブジェクトを（主）、標準オブジェクトを（従）にはできない各カスタムオブジェクトで作成できる主従関係は 2 つまで参照関係項目の共有または積み上げ集計項目が適用されない参照関係から主従関係に変換できるが、すべてのレコードの参照項目に値が含まれていることが条件学習ツールオブジェクト間のリレーション（開発者ドキュメント）オブジェクトリレーションの概要（ヘルプドキュメント）リレーションの考慮事項（ヘルプドキュメント）データモデリング: オブジェクトリレーションの作成（Trailhead）まとめ積み上げ集計や、所有者を主となるオブジェクトで一元管理したい場合は、主従関係を使用することをおすすめします。削除やセキュリティへの影響を受けず、リレーションを多数作成したい場合は参照関係を使用したほうが良いでしょう。​主従関係と参照関係の使用方法や特長を理解して、是非活用してみてください。​​

スキマ時間を活用！モバイルで生産性・業務効率の向上に

この記事で学べることSalesforceモバイルアプリケーションについてスキマ時間にスマートフォン、またはタブレットから情報を更新、外出先からでも社内の最新情報を把握する方法モバイルの活用で期待できることSalesforceモバイルアプリケーションを活用することで期待できるメリットを3つ挙げてみます。1. 情報共有や意思決定の迅速化訪問先で発生した対応依頼や、質問をChatterに投稿することで、社内有識者に協力を得ながら迅速な解決へ導くことができる。2. データ品質の向上訪問直後に商談や取引先責任者を最新の情報に更新することで、指示やアクションの遅れ、入力漏れといったリスクが軽減され、タイムリーで正確な情報連携が可能。3. 営業担当の業務軽減移動などのスキマ時間でのスケジュール確認、営業活動管理をすることができるため業務の効率化につながる。日報を書くためだけに帰社する必要がなくなり、外出先から日報を作成、そのまま共有できる。​あくまでモバイルは移動中やスキマ時間を有効活用して、いつでも・どこでも・簡単に操作することが目的です。そのため、パソコン上で行えるすべての業務をモバイル化するのではなく、モバイル化してメリットがある業務のみに絞ることがポイントです。モバイルの画面設定次に、モバイルアプリを使用する際の画面設定についていくつかご紹介します。※今回はデスクトップとスマートフォン両方の画面キャプチャを用いて説明します。ナビゲーションメニュースマートフォンでSalesforceモバイルを開き、下部のナビゲーションバーから[メニュー]をクリックします。モバイルアプリのナビゲーション項目は、アプリケーションランチャーでユーザがMobile Onlyを開いているか、Lightning アプリケーションを開いているのかによって異なります。Mobile Onlyナビゲーション項目は、モバイルアプリだけの並び・表示に設定することができます。デスクトップの[設定]｜[Salesforceナビゲーション]よりカスタマイズ可能です。Lightning アプリケーション：セールスユーザがLightningアプリケーションに切り替えると、パソコンのデスクトップナビゲーションタブは、モバイルのナビゲーションメニューと同期されます。​モバイルアプリ独自のナビゲーション項目や表示順番にしたい場合は「Mobile Only」、デスクトップと同じ、見慣れた画面にしたい場合は「Lightning アプリケーション」のいずれかを選択することをおすすめします。​また、どちらもナビゲーションメニューの上から4つの項目は画面下部のナビゲーションバーにも表示されるため、頻繁に使用する項目を上から4つめまでに配置することがモバイルアプリを操作する際に重要となります。クイックアクションよく使う操作を「ボタン」として配置することで、ページ間の移動をしなくても効率的に情報の入力を行えるようになります。クイックアクションはオブジェクト固有のクイックアクションと、グローバルクイックアクションの２種類あります。使い分けるポイントとして、他のレコードとリレーションのあるレコードを作成するか、アクションをどこに表示するか、があります。​クイックアクションの操作手順や詳細についてはこちらの記事をご覧ください。オブジェクト固有のクイックアクションページを移動することなく対象のレコードページ上で関連情報を入力することができます。行動、ToDo、または親子・参照関係にあるオブジェクトを対象オブジェクトとしてレコードの作成、特定のレコードの更新、定義した方法によるレコードの操作を行うことが可能です。​今回は商談レコードから直接、「新規工数管理（正社員）」レコードを作成できるように設定しています。​​グローバルクイックアクショングローバルクイックアクションは、アクションをサポートするほぼすべてのページに追加できます。オブジェクトレコードを作成することはできますが、主従関係の従オブジェクトであるオブジェクトのレコードは作成できない点が、オブジェクト固有のクイックアクションとは異なります。 モバイル画面では画面上部のアクションバーまたはアクションメニューに表示されるため、頻繁に使用するアクションをグローバルクイックアクションとして設定することで、どの画面からでもモバイルユーザは1タップでクイックアクションを実行することができます。​今回は訪問するたびに入力を行う「お客様アンケート」というグローバルクイックアクションを作成しています。​​Lightning アプリケーションビルダーSalesforceモバイルアプリケーションまたは Lightning Experienceで使用するカスタムページを作成できるツールのことです。今回は営業担当に毎朝確認してほしい情報を集めた、「毎朝チェック」というLightningアプリケーションを作成します。デスクトップの[設定]｜[Lightning アプリケーションビルダー]よりカスタマイズ可能です。​コンポーネントとしてChatterフィード・レポートグラフ・最近使用したレコードの3つを追加しています。Lightningアプリケーションビルダー画面の、赤枠で囲んだところをクリックすると、電話やタブレットといった端末の画面に切り替えて表示することができます。コンポーネントの配置が完了したら、[保存]と[有効化]をクリックします。​有効化画面で「ページの設定」が完了したら、[モバイルナビゲーション]タブ｜[ページをメニューに追加]をクリックしましょう。ここではSalesforceモバイルで作成した「毎朝チェック」というLightningアプリケーションをどこに配置するのかを決めます。毎朝必ず、営業担当に確認してもらいたい情報なので、「毎朝チェック」を一番上に配置します。では、Salesforceモバイルでどのように表示されているか確認してみましょう。※スクロールした画面を２つのキャプチャに分けています。画面下部のナビゲーションバーに「毎朝チェック」が表示され、このように必ず確認してもらいたい情報をピックアップし、１つの画面に集約することで忙しい営業担当は移動時間やスキマ時間を使って必要な情報をひと目で確認することができますね。考慮事項Salesforce モバイルアプリケーションのインストールが必要学習ツールSalesforce モバイルアプリケーションの基礎（Trailhead）Salesforce モバイルアプリケーション（ヘルプドキュメント）まとめこれまでは、訪問先からオフィスに戻って、訪問記録や日報などを提出したりしていましたが、モバイルアプリを活用することで、訪問の合間や移動時間を使って、Salesforceに情報を入力することができます。​また、不明点やお客様からの問い合わせに対しても、帰社せずにその場で対応ができるので、レスポンスよく対応することができます。生産性や業務効率が向上することに加え、お客様対応のクオリティも上げることができますので、ぜひSalesforceモバイルアプリケーションを活用してみてください。

「Sガイダンス😁」でトレーニングコストを劇的に削減 😁

この記事で学べること“アプリケーション内ガイダンス”を利用して作成された「Sガイダンス😁」の概要と利用方法※ アプリケーション内ガイダンスに関するブログはこちらSガイダンスとはWinter ‘20からの新機能「アプリケーション内ガイダンス」を使用して、リストビューの使い方や画面のカスタマイズ方法など、Salesforceを利用するユーザや管理者の皆様に役立つ情報を、画面上のプロンプトとしてお知らせするアプリケーションです。こちらのページから無料でインストールして頂けます。​まずは利用イメージを以下の1分動画よりご覧くださいhttps://play.vidyard.com/UrmjXyAsrGGhnAU45vDkBw.html​Sガイダンスで表示される情報と用途は？Sガイダンスをインストールすると全部で6つのプロンプトが自社の組織にインストールされます。システム管理者が自社でSalesforceをカスタマイズする方法だけでなく、ビジネスユーザ/利用者がSalesforceを活用する方法が、動画やマニュアルで公開されています。​​（システム管理者向け）画面カスタマイズのヒント場所：取引先レコード種別：ドッキングプロンプト（動画とマニュアルへのリンク）用途：Salesforceの画面カスタマイズのやり方をマニュアルと動画で学ぶことができる​（システム管理者向け）データ一括インポート場所：取引先リストビュー種別：フロートプロンプト（マニュアルへのリンク）用途：データインポートのやり方をデモ動画で学ぶことができる​ビューの活用場所：取引先リストビュー種別：ドッキングプロンプト（動画）用途：リスビューの作成、編集方法をデモ動画で学ぶことができる​（システム管理者向け）レポートドリルへのガイド場所：レポート種別：ドッキングプロンプト（動画とレポートドリルへのリンク）用途：レポートの作り方をドリル式に学ぶことができる​（システム管理者向け）サクセスダッシュボードの紹介場所：ダッシュボード種別：フロートプロンプト（AppExchangeへのリンク）用途：今日から使えるサクセスダッシュボードをすぐインストールし、利用することができる​ユーザ向け活用促進のヒント場所：取引先リストビュー種別：フロートプロンプト（マニュアルへのリンク）用途：Salesforceをもっと便利に使うためのノウハウを学ぶことができる​まとめいかがでしたでしたか？「Sガイダンス😁」のメリット、感じていただけたでしょうか？​我々も日々お客様の定着化を進めていく上で蓄積されたナレッジが詰まっているパッケージです。是非まだの方はこちらのページからインストールして使ってみてくださいね。​​​

簡単スピードアップ！定型文を活用してみよう

この記事で学べること“クイックテキスト”を利用した、業務の時短方法“クイックテキスト”を利用すると、定義済みのメッセージをメール、ToDo、行動などに挿入、よく使う文言を登録することで時間を節約し、文章を標準化させることができます。クイックテキストの設定手順1. クイックテキストを有効化[設定] ｜[クイック検索] ボックスに「クイックテキスト設定」と入力し、[クイックテキストを有効化] にチェックをつける2. アプリケーションランチャーから[クイックテキスト] をクリック​3. クイックテキストの作成[新規クイックテキスト]をクリッククイックテキスト名、メッセージ内容を入力カテゴリ、チャネルを選択、フォルダを選択​※一部の組織では、[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にしていても、フォルダが新規クイックテキストの作成画面で表示されない場合があります。その場合は[クイックテキスト]のページレイアウトに[フォルダ] 項目を追加する必要があります。​今回は取引先とのメールのやりとりで使用する用のクイックテキストを作成します。​​4. 取引先のレコードページで確認クイックテキストの入力が完了したら、取引先のレコードページのメール入力画面で、実際にクイックテキストが作動するか確認キーボードショートカットを使用してクイックテキストを呼び出すこともできる　メッセージ項目に次のいずれかのコマンドを入力します。　【Lightning Experience】　macOS: 「Cmd+.」　　Windows: 「Ctrl+.」​​コマンドを入力すると、チャネルで[メール]を選択し、作成したクイックテキストの一覧が表示されるので、該当するクイックテキストを選択します。​​このように先ほど設定したクイックテキストの内容がメール画面に反映されました。定型文のクイックテキストに作成しておけば、毎回使う文章を何度も入力しなくて済みますね。定型文をもとに、必要な言葉を追加していけば簡単に文章の作成ができます。※事前にメール署名の設定を行っています。​メッセージは改行、リスト、特殊文字、差し込み項目、および最大 4,000 文字を入力できるチャネルは組織で有効な機能に応じて、次のチャネルを利用　　　メール：メールアクション用　　　行動：行動アクション用　　　電話：活動の記録　　　ToDo ：ToDo アクション用カテゴリはGreeting（挨拶文）、FAQ（問い合わせ）、Closing（クロージング）の3つから選択​これなら、さまざまなシーンでクイックテキストを活用することができそうですね。フォルダについてクイックテキストを、フォルダを使用してユーザや公開グループなどと共有することができます。フォルダを使用する場合はクイックテキスト設定の[その他の設定] から[フォルダでクイックテキストを共有および整理] にチェックをつけて有効にする必要があります。[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にするとフォルダの作成が可能になります。共有の設定方法1. 新規フォルダを作成し、フォルダ名、右の[▼]｜[共有]をクリック​2. 共有先と名前を選択して[共有]をクリック​共有設定は以上です。これで「東地区営業部」と「西地区営業部」の所属メンバーにフォルダの共有ができました。​考慮事項[その他のクイックテキスト]設定は、Lightning Experience でのみ対応フォルダを使用する場合は[フォルダでクイックテキストを共有および整理] を有効にする社内チャネルとポータルチャネルは選択リストに表示されますが、Lightning Experience のアクションに対応付けられていないカスタム項目では、行動チャネルと ToDo チャネルは使用不可学習ツールクイックテキストの設定と使用（ヘルプドキュメント）アドミニストレーター資格の更新 (Winter '19)：クイックテキストを使ってみる（Trailhead）まとめクイックテキストはメールテンプレートと少し似ている気がしますが、クイックテキストではいくつかの文章を組み合わせて構成することができ、ToDo や行動といったメール以外にも対応しているので、さまざまなシーンで活用できますね。​クイックテキストを作成することで、文章作成の時間節約やメール配信のスピードアップにもつながるので、是非活用してみてください。

入力を簡略化する機能を活用して、手入力の時間を減らそう

この記事で学べることSalesforceで入力を簡易化する5つの機能Salesforceを社内で定着化させるためには、入力量やクリック数を減らし、何よりもユーザに入力を迷わせないことがポイントの１つです。そのためには営業活動が確実に入力される環境を整える必要があります。１．用途にあったデータ型を利用するSalesforceの項目には必ずデータ型が選択されています。データ型は入力制限が少ない「テキスト」をはじめ、自動的に対象形式に表示してくれる「通貨」や「日付」などさまざまです。​入力制限が少ないテキストは、文字列と数値のどちらも入力できるため便利な一方、ユーザによって入力形式が異なる場合があります。入力者によるデータのバラつきを統一化させるために役立つのが選択リストです。選択リストを利用することで、得られるメリットをいくつかあげてみます。データ入力を簡略化値の標準化入力に迷うことがないレポートやビューの絞り込みに使える長い入力には適していませんが、入力する内容が決まっているものはできるだけテキストではなく、選択リストを利用することで、ユーザを必要な値に導き、効率良くデータ入力が可能となります。２．数式項目を利用し、自動計算で値を表示するデータ型の数式を利用することで、項目の値を自動的に計算することができます。数式を組むことで、自分で計算をすることなく、求めている数値を正確に算出してくれます。例：商談の値引金額を自動計算商談オブジェクトに「値引金額」と「値引率」項目を作成し、以下のような数式を組みます。値引金額を設定することで、商談が割引された際に、その都度金額を計算しなおして入力する必要がなくなりますね。３．レコードページに工夫を加えるレコードページをカスタマイズすることで、クリック数を減らし、入力を簡易化することができます。​たとえば、レコードの詳細を編集する際に、デフォルトタブを「活動」に設定していると、まず活動タブから詳細タブに移動するためにクリックが必要となりますが、デフォルトタブを「詳細」に設定していれば、レコードページを開いた瞬間に、自動的に「詳細」の画面が表示されるため、“ワンクリック”の手間が省けます。このような細かい設定ではありますが、カスタマイズを工夫することで、入力の簡易化をサポートすることができます。４．項目の連動関係を設定する連動選択リストを使用することで、ユーザは正確で整合性のとれたデータの入力が可能となります。​たとえば、商談に 「商談不成立理由」 というカスタム選択リストを作成し、その有効値を「フェーズ」 に連動させることができます。例：フェーズ が”Closed Lost”（商談不成立）の場合のみ、商談不成立理由を選択できるようにする制御項目：フェーズ連動項目：商談不成立理由“Closed Lost”の場合のみ含めるページレイアウトを確認してみましょう。フェーズが”Closed Lost”以外の場合は商談不成立理由は選択できなく、”Closed Lost”の場合のみ選択できるようになっていますね。商談不成立理由はフェーズが”Closed Lost”以外では選択する必要がないので、連動関係を設定することで不要な入力作業を省くことができますし、誤ってClosed Lost”以外のフェーズの際に商談不成立理由が選択されることを防ぐこともできます。５．フローを利用した簡易入力の設定を行うFlowBuilderを使用して、ホーム画面に取引先情報を簡易入力できる画面を作成します。例：ホーム画面で取引先情報を簡易入力操作方法１．フローの有効化プロセスの自動化設定から[フローのLightningランタイムを有効化]にチェックがついていることを確認します。２．フローの新規作成３．画面要素を追加画像コンポーネントから[テキスト]を選択し、表示ラベルを変更します。※フッターを選択し、ナビゲーションを制御の下で、[次へまたは完了]を選択します。４．レコードの作成要素を追加取引先の項目値の設定では、上記で作成した該当するAPI参照名のものを選択します。​５. 要素の接続と有効化6．ホーム画面にフローの追加これならホーム画面上で、必要最低限の取引先情報のみ入力することができます。今回は取引先名、電話番号、説明の３項目に絞りましたが、URLやファイルのアップロードの設定もすることが可能です。​※簡易入力機能の説明のため、FlowBuilderの操作方法は割愛しましたが、詳細については参考リソースからご確認ください。学習ツール数式項目の作成Flow BuilderSalesforce オブジェクトのカスタマイズ：選択リストと項目の連動関係の作成まとめSalesforceを導入したものの、入力や操作で迷わせてしまったり、誤った情報を入力させないためにも、入力を簡易化する機能を活用する必要性があると思います。​それぞれ細かい設定が多いようにみえますが、カスタマイズを工夫することで、ユーザの入力負担軽減にもつながります。ぜひこのような機能を有効活用して、ユーザにとってSalesforceを使いたくなるようなカスタマイズをしてみてください。

入力ミスをなくし、データの精度を高めよう

この記事で学べること入力規則を使用し、入力ミスをなくし、データの精度を高める方法入力規則とは、レコードを保存する前に、入力したデータが指定の基準を満たしているかどうかを確認する機能です。​1つ以上の項目のデータを評価する数式や条件式を設定し、「True」または「False」の値を返すことができます。また、指定された条件に基づき、入力した値が有効でない場合にエラーメッセージを表示することもできます。​この規則を使用することで、正確で精度の高いデータをSalesforceに登録することが可能です。入力規則を利用するメリット入力規則を利用することで、以下のメリットを得ることができます；データ入力ミスのリスクを最小化入力を制限できるため、微妙な誤記や表記違いを減らすことができる指定したルール以外の値が入力されたときはエラーメッセージを表示することで、正しい入力を促す活用事例1. 携帯番号の入力形式の指定現時点では携帯項目に、数字のほかにひらがなも入力できてしまいます。これでは正確な携帯番号がわかりません。​では実際に入力規則を作ってみましょう。​​​エラー条件数式は、「項目の挿入」と「演算子の挿入」を使うと便利です。また、右側の関数のリストから適切な関数を選ぶことでエラー数式を簡単に作成することができます。​携帯番号の入力形式を指定する入力規則を設定することで、桁数が 11 桁を超えたり、ひらがなやアルファベットが含まれた番号を入力したりすると、エラーメッセージが表示され、エラーが解消するまでレコードが保存されないようになります。​2. フェーズを「成立」にするには金額項目が入力されていることが条件​フェーズ（StageName）が成立（Closed Won）金額（Amount）3. 商談不成立の場合、不成立理由（選択リスト）を必須入力​フェーズ（StageName）が不成立（Closed Lost）商談不成立理由（Lost_reason）カスタム項目作成4. フェーズが成立の時は、納品日を変更できないフェーズ（StageName）が成立（Closed Won）納品日（Delivery_Date）カスタム項目作成5. 家族に子供がいる場合、子供の人数を必須入力​​家族構成（Family）カスタム項目作成選択リスト値「未婚」「結婚しているが子供なし」「子供がいる」から「子供がいる」を選択子供の人数（children）カスタム項目作成6. 次の商談予定日は過去日付を選択できない​次回の商談予定日（Next_Opportunity_date）カスタム項目作成考慮事項住所、姓名、連動選択リスト、連動ルックアップなどの複合項目参照不可自動採番の差し込み項目または [町名・番地(郵送先)] のような複合住所項目エラー条件数式を入力した後は「構文を確認」をクリックして確認学習ツール入力規則の例数式の演算子と関数設定だけでここまでできる！ハンズオンウェブセミナー：ちょっとした設定Tipsまとめ今回は６つの入力規則をご紹介しましたが、数式の組みあわせ次第ではさまざまな入力規則を設定することができます。指定した数値や言葉以外の誤ったデータがSalesforceに保存されると、活動は遅くなり、レポートは不正確になってしまうなど、さまざまな場面で会社の負担にもつながります。​業務効率の低下を防ぐためにも、ぜひ入力規則を活用してみてください。​​

重複ルールを活用して、同一データの作成を防ぐ

本記事の内容は以下のオンデマンド動画からもご覧頂けます；https://play.vidyard.com/Qhym4gQnVnxqABCry5H2Q1この記事で学べること重複管理を行い、重複しているレコードの登録を事前に防ぎ、データ品質の向上につなげる方法重複管理では、一致ルールと重複ルールは連動して、重複のないデータで作業をできるようにします。たとえば営業担当者が新規レコードおよび更新済レコードを保存する前に、一致ルールと重複ルールを設定することで、レコードの重複を警告することができ、重複したレコードをレポートで表すことも可能です。一致ルールとはどのオブジェクトのレコードが重複しているかどうかの識別をルールとして定義したものです。​デフォルトの標準一致ルールとして、リード、取引先、取引先責任者が作成されています。標準一致ルールの設定調整や、カスタム一致ルールを作成することもできます。重複ルールとは一致ルールで重複を識別する作業が行われた後、重複ルールでは一致したレコードに対して、どのような処理を行うかを決定します。​重複ルールでも標準重複ルールの設定調整や、カスタム一致ルールを作成することができます。​設定手順では実際に、レコードの重複を回避するためのルールを設定してみましょう。今回は例として、取引先オブジェクトに重複管理の設定をします。取引先オブジェクトにはデフォルトで一致ルールも重複ルールも設定されていますが、今回は「納入先住所」「電話番号」「株式コード」の３つが完全に一致した場合のルールを作成します。一致ルールの設定[設定]｜[クイック検索]ボックスに「一致ルール」と入力[新規ルール]をクリック オブジェクトで[取引先]を選択し、ルールの詳細と一致条件を入力※[検索条件ロジックを追加]ではANDやORを使用した複雑な条件にすることもできます。​重複ルールの設定[設定]｜[クイック検索]ボックスに「重複ルール」と入力[新規ルール]をクリックし、[取引先]を選択ルールの詳細、アクション、一致ルールを入力​保存後、[有効化]をクリックして、設定は以上です。動作確認では「株式会社A」と「株式会社a」の２つの取引先情報を作成して重複管理が作動しているか、確認してみましょう。​電話番号、株式コード、納入先住所の市区郡の３つが完全一致しているため、後から作成した「株式会社a」のレコードは保存することができないようになっています。※作成時のアクションで[ブロック]に設定したためです。​また、「株式会社a」のレコード上に表示されている[重複を表示]をクリックすると、重複している「株式会社A」のレコードが表示され、登録しようとしていたデータは削除されます。​編集時のアクションでは[許可]に設定しました。アクションを[許可]にした場合はどのように表示されるかも見てみましょう。​レコードを編集後、保存をするとレコードの上に「この取引先には重複が存在しているようです。」との表示がでます。[重複を表示]をクリックすると、２つの取引先レコードを比較することができ、次のステップではマージして、１つのレコードにまとめる作業をすることも可能です。​考慮事項各オブジェクトあたり最大5件の有効な重複ルールを使用可能各重複ルールには、最大3件の一致ルール (オブジェクトごとに1つの一致ルール) を含めることができる一致ルール、重複ルールを編集する場合は[無効化]にする必要がある学習ツール重複ルール（ヘルプ記事）重複管理（Trailhead）エキスパートコーチングセッションお申込みご利用にはPremierおよびSignature Success Planのご契約が必要ですまとめ今回は3つの項目を重複データの識別項目として使用しましたが、項目をふやすことで、より精度の高い重複データの確認を行うことができます。​重複データがない環境を構築することで、無駄な作業を排除し、正確なデータを登録することができます。まだ重複ルールを使ったことがない方はぜひ活用してみてください。​

簡単データ入力方法でストレス削減

この記事で学べることクイックアクションの概要“アクション”を使用した、レコードの作成、活動の記録、メールの送信などの操作を効率化する方法クイックアクションとは？よく使う操作を「ボタン」として配置することで、ページ間の移動をしなくても効率的に情報の入力を行うことができるようになります。​クイックアクションはカスタムボタンやリンクと似ている点がいくつかありますが、大きな違いは簡便性です。クイックアクションを使用すると、Salesforce および Salesforce モバイルアプリケーションでユーザが実行できる操作が増えます。​クイックアクションはオブジェクト固有のクイックアクションと、グローバルクイックアクションの２種類あります。それぞれの特長と操作方法についてご紹介いたします。​オブジェクト固有のクイックアクションオブジェクト固有のアクションには、他のレコードとの自動リレーションが含まれます。ユーザは、レコードの作成または更新、活動の記録、メールの送信などの操作を特定のオブジェクト内ですばやく行うことができます。​操作手順今回は商談レコードから直接、工数管理レコードを作成できるように、オブジェクト固有のアクションを作成します。※商談オブジェクトと工数管理オブジェクトは主従関係に設定しています。​1. [オブジェクトマネージャ]から商談オブジェクトを選択し、[ボタン、リンク、およびアクション] をクリック​2. [新規アクション]をクリックし、アクション情報を入力​[レコードを作成] アクションの場合、作成するオブジェクトの種別を選択します。アクションを作成しているオブジェクトと対象オブジェクトとの間に複数のリレーションがある場合は、レコードの作成時に取り込む項目を選択します。3. アクションレイアウトエディタを使用してカスタマイズ​4. ページレイアウトにアクションを追加する​​パレットで [モバイルおよび Lightning のアクション] を選択し、[新規工数管理] アクションを [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] セクションに追加します。5. 商談レコードページで確認​​​以上がオブジェクト固有のアクションの操作方法です。​もともとは商談レコードページにはなかった[新規工数管理]を追加したことにより、商談情報入力した直後にオブジェクトを移動しなくても、工数管理の新規作成がすぐにできますね。グローバルクイックアクションアクションをサポートするほぼすべてのページに追加できます。ユーザはグローバルアクションを使用して、ページを移動することなく、活動詳細の記録、レコードの作成または更新、メールの送信を行うことができます。※グローバルクイックアクションでは、新規レコードと他のレコードとの間に直接リレーションはありません。​グローバルアクションで[工数管理]を選択できるように設定したいと思います。​操作手順1.  [クイック検索] ボックスに「グローバルアクション」と入力し、[グローバルアクション] をクリック​2. [新規アクション] をクリックし、アクション情報を入力3. アクションレイアウトエディタを使用してカスタマイズ​4. [クイック検索] ボックスに「グローバルアクション」と入力し、[パブリッシャーレイアウト] をクリック​​パレットで [モバイルおよび Lightning のアクション] を選択し、[新規工数管理] アクションを [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] セクションにドラッグします。5. グローバルアクションを確認​​以上がグローバルアクションの操作方法です。​新規レコードやTodoの作成など、使用頻度の高いアクションをグローバルアクションとして追加することで、作業の状況に関係なくいつでも[⊞]をクリックすれば呼び出すことができます。考慮事項アクションを削除すると、そのアクションが割り当てられているすべてのレイアウトからアクションが削除される主従関係の従オブジェクトであるオブジェクトのレコードを作成する場合は、グローバルアクションではなくオブジェクト固有のアクションを使用学習ツールオブジェクト固有のアクション（ヘルプドキュメント）グローバルクイックアクション（ヘルプドキュメント）クイックアクションの考慮事項（ヘルプドキュメント）Lightning Experience のカスタマイズ：クイックアクションによるユーザ操作の強化（Trailhead）まとめクイックアクションを使用して、重要な情報に簡単にアクセスできるようにすることで、ユーザの操作やワークフローがスムーズになります。​アクションを明示的にオブジェクトに関連付ける必要があるかどうか、またアクションをどこに表示するかにもとづいて、アクションを選択することが重要です。​是非クイックアクションを活用して、効率的に情報の入力を行ってみてください。

よく利用する項目へすばやくアクセス

この記事で学べることナビゲーションバーとホームページのカスタマイズユーティリティバーの設定ユーザーがよく利用する項目にすばやくアクセスできるように組織をカスタマイズする方法ナビゲーションバーとホームページナビゲーションバーとホームページをカスタマイズして、ユーザーがよく利用する項目を表示することができます。ナビゲーションバー（①）は、オブジェクトやレポート、Chatterのタブを1列に表示します。さらに、よく利用するページへすぐにアクセスできるようにカスタムタブの作成も可能です。例えば、毎朝確認するページや、レポートに1クリックでアクセスできるタブを設定することができます。ホームページ（②）は、ユーザーがSalesforceを開いて、最初に表示されるホーム画面のことです。例えば、マネージャーのホームページに[未承認申請]コンポーネントを配置することで、まだ確認していない承認申請を把握し、承認/却下/再割り当てをすることができます。ホームページのカスタマイズについて、詳しくはこちらをご覧ください。​カスタムタブを作成してみる今回は、東地区営業部のユーザーが毎日確認すべきChatterグループにすばやくアクセスできるようにカスタムタブをナビゲーションバーに配置します。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「タブ」と検索し、 [タブ]をクリックします。２．Webタブセクションにて、[新規]をクリックします。３．ページレイアウトを選択します。今回は、[ページ幅全体]を選択肢、[次へ]をクリックします。４．[タブの表示ラベル]等を入力し、[次へ]をクリックします。５．[ボタンまたはリンクのURL]にChatterグループのURLを挿入し、[次へ]をクリックします。６．タブを利用できるプロファイルの選択、タブを追加するアプリケーションを選択して保存します。​追加したアプリケーションには、[東地区営業部]タブが追加されており、クリックすると該当のChatterグループへアクセスすることができました。​ユーティリティバーユーティリティバーを設定することで、[メモ] や [最近使ったデータ]といった一般的な生産性ツールにすばやくアクセスできます。設定すると、組織の画面に固定フッターとして表示され、クリックするとドッキングパネルが開きます。ユーティリティによっては、新しいブラウザウィンドウで開くことができます。ユーティリティバーは、アプリケーションごとに設定可能です。例えば、マーケティングアプリケーションには「リードに関するレポートグラフ」、セールスアプリケーションには「進行中の商談リストビュー」を配置します。業務内容によって利用頻度の高いツールは異なるため、設定前に業務プロセスを理解することが大切です。ユーティリティは、Lightning コンポーネントの機能を利用します。ユーティリティバーを含め、Lightningページには、最大100個のコンポートを配置することができます。ユーザーの利便性を高めるために、追加するユーティリティは10個までとし、ユーティリティラベルを短く簡潔にすることをおすすめします。事前に、ユーザーが求めるツールを理解しておきましょう。​ユーティリティバーの設定手順それでは、ユーティリティバーを追加してみましょう。今回は、営業担当者の業務効率化に向けて「商談の進捗状況レポートグラフ」を設定します。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「アプリケーションマネージャ」と検索し、 [アプリケーションマネージャ]をクリックします。２．ユーティリティバーを追加したいアプリケーション名の右側[▼]をクリックし、[編集]を選択します。３．左サイドバーから[ユーティリティ項目(デスクトップのみ)]を選択します。[ユーティリティ項目を追加]をクリックすると、コンポーネントの選択ポップアップが表示されます。今回は、[レポートグラフ]を選択します。４．[表示ラベル]の編集、[レポート]の選択をして、保存します。ホームページに戻ると、ユーティリティバーが追加されており、クリックすると、商談進捗状況レポートグラフが表示できました。​考慮事項カスタムタブの制限数は、エディションに基づいて固定しており、増やすことはできない作成するページ種別やページを関連付けるオブジェクトによって、使用できる標準コンポーネントは異なるユーティリティバーは、アプリケーション種別が「Lightning」でないアプリケーションには設定ができない学習ツールホームページのレイアウトのカスタマイズ（ヘルプドキュメント）カスタムタブに関する考慮事項（ヘルプドキュメント）Lightning アプリケーションへのユーティリティバーの追加（ヘルプドキュメント）まとめユーティリティバーを画面に追加することで、ユーザーはよく使うツールにすばやくアクセスすることができます。また、ホームページの標準コンポーネントは数多く種類が用意されており、業務プロセスに合わせて様々なカスタマイズが可能です。最適化された組織を使用して、操作性向上と業務効率化を目指しましょう。