“ケース”の検索結果
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※本番環境に変更を適用する際は事前にSandboxで動作を確認してくださいフローの概要ケースが新規作成された際、関連する取引先に紐づくケースの数を集計し、取引先の項目を更新するフローですフローの全体像下図が完成したフローですフローの作成手順※事前に取引先にケースの数を集計した値を格納する数値項目を作成していますレコードトリガフローを選択します「自由形式」を選択します ※「自動レイアウト」を選択しても問題ありません「開始を設定」の画面で下図ように設定し、「完了」をクリックします「マネージャ」のタブを選択し、新規リソースを選択します下図のように設定し、ケースを集計した値を格納する変数を作成します「要素」のタブから「レコードを取得」を選択し追加します下図のように設定を行い、取引先に紐づくすべてのケースを取得します「割り当て」を選択し追加します下図のように設定を行い、変数「caseCount」にケースの集計値を格納します「レコードを更新」を選択し追加します下図のように設定を行い、取引先のケースの集計値の項目を更新します※事前に取引先にケースの数を集計した値を格納する数値項目(caseCount_c)を作成しています要素を接続します画面右上の「保存」をクリックし、フローの表示ラベル、フローのAPI参照名に任意の値を入力し保存します画面右上の「有効化」をクリックします実際にケースを作成してケースの集計値が更新されるかどうか試してみてください。
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この記事で学べることグローバル検索を使い方グローバル検索のTipsリストビューの設定方法リストビューのユースケースグローバル検索とはグローバル検索とは、組織の検索可能なすべてのデータを、オブジェクト・項目を指定せずに検索できる機能のことです。例えば、リードと取引先責任者のどちらに登録したのか分からない名前を検索したり、どこかのレコードに添付したファイルを検索するときに使用すると便利です。また検索結果ページでは、どのオブジェクトから何件の結果が見つかったのか、リストで確認することができます。グローバル検索でデータを検索してみるグローバル検索は、組織の画面上部にある検索ボックスにキーワードを入力して検索します。今回は、前任から引き継いだ「伊藤次郎」さんに関する情報を検索してみます。グローバル検索ボックスに「伊藤」と入力すると、「インスタント結果」という複数のオブジェクト種別の自動推奨レコードが表示されます。このインスタント結果により、全文検索を実行する前にレコードにすばやくアクセスできます。さらに、「伊藤次郎」さんに関する情報が取引先責任者レコード以外にも登録されているのかを確認します。グローバル検索ボックスにマウスポインターを置いてEnterキーを押下すると、グローバル検索結果が表示されます。左サイドバーには、項目ごとに検索結果が何件あったのか記載されています。「伊藤」が関連するファイルが1件あったため、[ファイル]をクリックして詳細を確認すると、資料を発見することができました。また、[Chatter]をクリックすると、過去に投稿されたChatterメッセージを確認することができます。グローバル検索を使用することで、特定のオブジェクト内だけでは確認できなかった情報を得ることができました。リストビューリストビューとは、オブジェクトに登録されているレコードの中から、特定のレコードを絞り込んで表示するための機能です。例えば、「年間売上が5000万円以上の取引先」や「来月クローズ予定の商談」など、検索条件を満たすレコードを一覧で表示することが可能です。今回は、「先月受注した私の商談」を表示してみます。リストビューの設定手順1. [商談]|[歯車]マークを選択し、[新規]をクリックします。2. リスト名を入力し、誰がこのリストビューを表示できるかを選択します。3. 次の検索条件を設定し、[保存]します。所有者の絞り込み:私の商談売上予定日:次の文字列と一致する 先月フェーズ:次の文字列と一致する 受注4. ビュー名の右側にある[▼]をクリックし、「先月受注した商談」を選択すると、設定した検索条件に該当するレコードのみが表示されるリストビューになります。これで、多数のレコードの中から見たいレコードだけを絞り込んで表示することができました。また、リストビュー内の右上にある検索ボックスにキーワードを入力することで、さらにリストに表示されるレコードを絞るこむことができます。考慮事項リストビューの作成には、システム管理者から「リストビューを作成およびカスタマイズ」権限が付与されている必要があるリストビュー検索では、参照関係項目、派生項目、数式項目、非テキスト項目(数値型や通貨型など)を検索することはできない学習ツール検索機能の活用(Trailhead)検索バーに入力中に表示される結果は?(ヘルプドキュメント)Lightning Experience のリストビューの作成またはコピー(ヘルプドキュメント)まとめレコード検索機能を利用することで、すばやく目的のレコードへとアクセスすることができます。自身の業務に合わせたリストビューを作成し、業務の効率化を目指しましょう
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レポートドリル・ホームへ戻る1.レポートタブを押下します2.[新規レポート]ボタンを押下します3.レポートタイプ「取引先」を選択します4.クロス条件機能を使い、今月作成された活動が紐付く取引先を表示します[検索条件]にて、[▼]より[クロス条件を追加]をクリックします[セカンダリオブジェクト]にて[活動]を選択し[適用]します[活動の検索条件を追加]にて作成日|次の文字列と一致する|相対日付を使用する-今月 と入力します参考情報)例: クロス条件での「関連する」の使用------------クロス条件では、「関連する」条件を使用してオブジェクトの子オブジェクトでレポートを絞り込みます。たとえば、ケースが関連する取引先のみ表示するようにレポートを絞り込みます。------------5.[保存&実行]ボタンを押下します6.[レポート名]にレポートタイトル、[レポートの一意の名前]に参照名として英数字の名称をつけます。フォルダは任意のフォルダを選択して[保存]しますレポートドリル・ホームへ戻る
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この記事で学べることレポート機能の概要レポートの作成方法レポートの保存と共有設定レポートの種類と特長について コピーLightning Experienceのレポート種類は3つあり、それぞれの特徴についてご説明します。表形式行と列でデータが表示されるシンプルなレポートです。データのグループ作成には使用できず、ダッシュボードでの使用に制限があります。例:進行中の商談一覧、今年度登録した取引先一覧、一定フェーズの商談一覧サマリー形式表形式レポートと似ていますが、ユーザによるデータ行のグルーピング、グラフの作成も可能です。また、最大3つのグループ化レベルを含めることができますが、グルーピングのないサマリーレポートは、レポート実行ページで表形式レポートとして表示されます。例:クローズ済みのケースを優先度別に集計、種別ごとの商談日数の平均を集計、所有者ごとの進行中商談一覧マトリックス形式行および列ごとにデータをグループ化し、行と列の2軸でクロス分析をすることが可能です。マトリックスレポートは2つの行グループ化と2つの列グループ化を含めることができますが、行と列両方のグループ化に同一の項目を使用できません。例:各月の種別ごとの売上金額予測、取引先種別ごとの評価、所有者ロールごとのフェーズ状況表示するデータや使用用途によってレポート形式を選択する必要があります。マトリックスレポートの作成今回はマトリックスレポートを使って「営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数」を集計していきたいと思います。ここでのポイントとしてやるべきことは3つです。1. [商談所有者]項目で行をグループ化2. [完了予定日]項目で列をグループ化3. 集計期間単位を[日付]から[年月]に変更(四半期:7~9月で集計するため)※この3つは各項目名の右にある[▼]をクリックすることで設定できます。レポート編集画面は以下の通りです。[保存&実行]をクリックすると、このような画面になります。これで、営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数のレポートが作成されました。また、画面右上の[グラフを切り替え]をクリックすると、作成したレポートと一緒にレポート内容に基づいたグラフの挿入をすることができます。今回は営業担当者ごとの商談獲得件数を棒グラフで表示しています。レポートフォルダについてすべてのレポートはフォルダに保存されます。フォルダは公開、非表示、共有のいずれかで、「参照のみ」または「参照・更新」に設定することができます。公開/カスタムフォルダに保存するには、[保存] ダイアログボックスで対象のフォルダを選択します。フォルダの内容へのアクセス権を持つユーザの制御は、ユーザ、ロール、ロール&下位ロール、公開グループに基づいて行います。フォルダを組織全体で使用できるようにしたり、非公開にして所有者のみにアクセス権を与えたりすることもできます。今回は[東地区営業担当者の商談用]という名前のレポートフォルダを作成し、[営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数]レポートを格納します。そしてこのレポートフォルダを参照できる営業担当者を[ロール&下位ロール]で制限します。対象となる[東地区営業担当者の商談用] フォルダの右に[▼]|[共有]をクリックします。共有先:[ロール&下位ロール]、名前:「東地区営業担当者」、アクセス:[表示]に設定して[共有]をクリックします。このように設定することで[東地区営業担当者の商談用] フォルダの中にある[営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数]レポートは営業部長の下位ロールにいる[東地区営業担当者]のメンバーのみアクセスすることが可能となります。学習ツールLightning Experience でのレポートの作成(ヘルプドキュメント)レポートデータのグループ化(ヘルプドキュメント)レポートフォルダおよびダッシュボードフォルダ(ヘルプドキュメント)Lightning Experience でのレポートフォルダまたはダッシュボードフォルダの共有(ヘルプドキュメント)まとめ以上がレポート作成におけるご説明でした。Salesforce のレポート機能は、登録されたデータを業務に合わせて条件を絞り、集計することで簡単に作成することができます。レポートを使用する目的としては大きく分けて3つに考えられます。業務的な数値や目標を達成されているか、現状を見る実績のレポート目標達成するまでの進捗や経過をみるプロセスのレポートプロセスが正しく機能しているか、抜けや漏れがないか確認するチェックのレポート目的に合わせたレポート作成をすることで営業担当者はもちろん、営業部長にとって役立つデータを比較、評価、分析、分類することが可能となります。また、作成したレポートはCSV形式 やExcelファイルに出力でき、スケジューリング機能を活用すれば毎日、毎週、毎月最新のデータのレポート結果をメールに添付して対象者に送信することもできます。レポートを作成して終わりにするのではなく、こういった便利な機能と併用しながら、営業部門でレポート機能をより効果的に活用してみてください。
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こちらはフローをこれから学びたいという方向けのリソースまとめページですフローを使って日々の作業の効率化を目指しましょう!フローとは?を学ぶ日々の定型業務を自動化し時短&効率化!「フロー」を使いこなそうフロー作成の最初のステップ!フローの種類を学ぶFlow Builder を基礎からマスターしよう!〜フローのハンズオンと機能概要(動画)フローの要素や変数を学ぶよく利用する「要素」や「変数」の説明一覧レコードを作成決定アクション:chatterに投稿レコードを更新割り当てアクション:メールを送信レコードを取得ループアクション:メールアラートを送信レコードを削除画面変数について動画で学ぶフロー作成学習動画(レコードトリガーフロー学習動画 1)フロー作成学習動画(レコードトリガーフロー学習動画 2)フロー作成学習動画(バッチ処理&2重ループ処理)演習問題#フロー名演習のポイント1取引先責任者の作成画面・画面の表示・ユーザが画面で入力した値を元にレコードを作成2商談の更新画面・開いているレコードの項目の値を画面に表示・ユーザが画面で入力した値を元にレコードを更新3取引先に紐づくケースの集計・参照関係オブジェクトに対する積み上げ集計・リレーションのあるオブジェクトのレコードの更新4複数月の売上レコード一括作成画面・ユーザが画面で入力した値を元に複数レコードを作成・数式リソースやコレクション変数の利用ワークフロールールと同じ処理をフローで作成するワークフロールールのタスク発行アクションをフローで作成するワークフロールールの関連レコードの更新をフローで作成するワークフロールールの所有者項目更新アクションをフローで作成するワークフロールールの[現在のユーザ]のロールを参照する処理をフローで作成するワークフロールールのタイムトリガをフローで作成するその他のコンテンツワークフロールールのフローへの移行について【機能紹介】開発者向けフロー徹底攻略ウェビナー 〜ローコードで広がるSalesforce開発の世界〜(動画)テストでアプリケーションの品質を高めよう!〜 Apexとフローのテストの徹底解説(動画)
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ウェブセミナーシリーズ「Salesforce まずはこれだけ」
さいご「Salesforce のシステム管理者に任命されたが、機能がたくさんあってどこから使い始めたら良いかわからない」「前任者から引き継いだが、現在どういう設定になっているのか把握できていない」このように日々 Salesforce で業務をしていただく上でお悩みのシステム管理者の方は多いのではないでしょうか。このウェブセミナーシリーズでは、「まず、これだけは抑えて欲しいポイント」をSalesforce サポートエンジニアが解説しています。最新の動画メール到達率の向上/レポートについてhttps://play.vidyard.com/RXvkk1tjRvf5DSobCiML43・なぜ到達率の向上が必要か ・到達率を向上させる方法 ・到達率の確認方法資料はこちら第1弾:システム運用編https://play.vidyard.com/7UPKKJwG5ZSpyeHFFA7Dfa・データマネジメントのススメ ・データバックアップのススメ資料はこちら第2弾:データ活用編https://play.vidyard.com/qSapdwftuiiut3oGfVACCN・レポート/ダッシュボードの活用 ・レコードアクセス権資料はこちら第3弾:使いやすさ向上につながる設定https://play.vidyard.com/Q94kaTfYyKoY78pq1mt1zR・レイアウトのカスタマイズ・Sandbox / 変更セット資料はこちら第4弾:自動化への第一歩https://play.vidyard.com/F6cfd6saDc5HjbvzVPwVC4・数式、積み上げ集計、フローの説明 ・デモを使った各機能のユースケースの紹介 ・各機能を使い分けるポイント資料はこちらこれであなたもフローマスター~フロー初心者編https://play.vidyard.com/YftXqUxninBKpEqKNPVFza・フロー概要・レコードトリガフローのデモ・画面フローのデモ資料はこちらフロー初心者 総まとめ編https://play.vidyard.com/cT1fW2xQBasQJqQCFrEuFC・フローの概要説明・デモ形式でのレコードトリガフローのご紹介・フローの学習についてロードマップをご紹介資料はこちら第5弾:メール到達率の向上/レポートについてhttps://play.vidyard.com/RXvkk1tjRvf5DSobCiML43・なぜ到達率の向上が必要か ・到達率を向上させる方法 ・到達率の確認方法資料はこちら関連リソース次回以降の開催については日程が決まり次第、イベントカレンダーに掲載いたします。また、テクサポ日本のページでもご案内いたします。
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この記事で学べることSales Cloudの基本構造基本的なSales Cloud用語この記事のゴールこの記事のゴールは「Sales Cloudの基本構造と用語を理解する」ことです。そのために、以下3ステップで進めていきます。Sales Cloudの基本構造を理解するオブジェクト間の関係性を理解する基本的なSalesforce用語を知るSales Cloudの基本構造を理解するSales Cloudは顧客を中心に情報を一元管理するためのツールです。Sales Cloudを使用することで名刺情報、案件情報、契約実績、訪問履歴、問い合わせなど顧客に関連するさまざまな情報を一つの画面で確認することができるようになります。Sales Cloudではそれら顧客に関連する情報を種別ごとに分け、「データを蓄積するための箱」であるオブジェクトに格納し管理します。オブジェクトにはSales Cloudが最初から用意している標準オブジェクトと、お客様独自に定義いただけるカスタムオブジェクトがあります。標準オブジェクトを使用することで、独自にカスタマイズをする工数を減らすことができるだけでなく、年3回の新機能リリースの恩恵を最大限に受けることが可能となります。次に代表的に使用される標準オブジェクトをご紹介します。各オブジェクトの使い方に関してより詳しく確認したい方は、以下の動画リソースもご確認ください。・【標準オブジェクトシリーズ】リード、取引先、取引先責任者・【標準オブジェクトシリーズ】商談 ・【標準オブジェクトシリーズ】活動・【標準オブジェクトシリーズ】リード・キャンペーン・【標準オブジェクトシリーズ】 ケース オブジェクト間の関係性を理解するSales Cloudでは関連するオブジェクト同士の関係性(リレーション)を定義することで顧客中心の一元的な情報管理を実現します。たとえば、複数の名刺情報(取引先責任者)を登録するときにその人が所属する企業が指定されないとばらばらの情報として管理されてしまい、企業ごとの正確な名刺情報が確認できなくなります。そのため、Sales Cloudでは取引先オブジェクトを中心に取引先責任者、商談、ケースなどのオブジェクトが関連づけられている構造となります。標準オブジェクトの関係性は下図をご確認ください。基本的なSalesforce用語を知るここまでSales Cloudの構造についてご説明しましたが、利用を開始いただく前に知っていただきたいのがSalesforce用語です。これからSales Cloudの設定を進めていただくとSalesforce特有の用語を多く目にするようになります。最初は聞きなれない言葉も多く戸惑われることもあるかと思いますが、用語を理解することで今後お困りごとが出てきたときに関連リソースに早くたどり着くことができたり、サポートへの問い合わせ時のやり取りがスムーズになりますので、ぜひ押さえておきましょう。最初に知っていただきたいSalesforce用語を下記にまとめていますのでご確認ください。さらに詳しくSalesforce用語を押さえたい場合は、こちらの記事もご確認ください。学習ツールより詳しく知りたい方は、エキスパートコーチングのオンデマンド動画をご視聴ください。Premier Success Planをご契約のお客様は、動画視聴後1対1のフォローアップセッションにお申し込みいただけます。エキスパートコーチング:Sales Cloud アドミン基礎まとめSales Cloudの基本構造と基本的な用語はご理解いただけたでしょうか?Sales Cloudでは顧客情報を中心に情報を一元管理します。代表的な標準オブジェクトは取引先、取引先責任者、商談、活動などがありますが、これらオブジェクトは取引先を中心に関連づけられる構造となります。ご不明点やエラーの解消が必要な場合は、弊社テクニカルサポートにお問合せください。弊社サポートエンジニアが貴社のSalesforce環境を確認の上、具体的な手順をご案内いたします。ナレッジ記事:Salesforce カスタマーサポートへの問い合わせ標準オブジェクトの構造が理解できたら、次は設定のカスタマイズ方法を学びましょう!次の記事:カスタマイズ方法を理解しましょう「活用7ステップ」全体に戻りたい場合はこちら
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日々の定型業務を自動化し時短&効率化!「フロー」を使いこなそう
この記事で学べることフローを使用した定型業務の自動化による時間短縮と効率化の方法フローの活用事例フローとはフローは、Salesforce 組織または外部システムで情報を収集、更新、編集、作成するプロセスを自動化します。フローの作成は、Flow Builderというポイント&クリックツールを使用し、視覚的に作成することができます。例えば、商談が作成されるたびに主従関係のない別オブジェクトへ金額を加算したいとき、下図のようなフローを作成します。※主従関係がある場合は、積み上げ集計項目の使用が有効です。要素(①)は、フローで実行できるアクションを表します。例えば、Salesforce データの読み取りや書き込み、ユーザーへの情報の表示などがあります。要素を追加するには、ツールボックスからキャンバスにドラッグ&ドロップします。コネクタ(②)は、要素同士をつなぎ、次にどの要素を実行すべきかを指示し、フローがたどるパスを定義します。コネクタを追加するには、キャンバス上の要素の下部にある[〇]をクリックしてドラッグします。このようにフローを作成する際は、キャンバス上に要素を配置し、コネクタでつないでいきます。フローには、いくつかの種別とテンプレートがあり、作成するフローに合わせて選択します。種別は、例えばレコード登録の案内画面を作成したいときは[画面フロー]、レコードを作成した次の日にフローを開始したいときは[スケジュールトリガフロー]を選択します。テンプレートは標準で用意されており、カスタマイズも可能です。[ケースを作成]テンプレートを使用すると、ユーザーが顧客情報を確認してケースを作成する画面フローテンプレートが用意されます。あとは、ビジネスプロセスに合わせたカスタマイズをするだけで、簡単にフローを作成することができます。フローの活用事例それでは、どのような場面においてフローを活用するのでしょうか?活用事例を3つほどご紹介します。例1.主従関係のないオブジェクト間で積み上げ集計をする積み上げ集計は、主従関係でしか設定することができませんが、フローを用いることで主従関係がなくても実装が可能です。例えば、予算カスタムオブジェクトに月別の商談金額を積み上げ集計することができます。リレーションによる制限を受けずに設定でき、ユーザーの作業工数の削減を実現します。例2.ホーム画面やレコード詳細画面から新規レコードを作成する画面フローを用いて、レコードの作成や更新ができるチュートリアルやウィザードを作成することができます。例えば、簡単に取引先を作成できる「簡易取引先」フローを作成し、コンポーネントとしてホームページに追加します。コンタクトセンターやテレセールス担当者など、すぐにレコードの作成/更新が必要なユーザーの業務の効率化につながりますね。例3.レコードを一括作成/更新するフローでは、設定した条件に合致したときにレコードを作成/更新/取得/削除することができ、これは複数のレコードに実行することも可能です。例えば、年間契約の商談が成立すると自動で支払管理カスタムオブジェクトに12か月分の支払予定レコードを作成する、セミナー開催日を基準にToDoを一括作成することができます。ルーチンワークを自動化することで、生産性の高い効率的な業務になりますね。おまけ:デバッグ新しく作成したフローのテストや、失敗したフローのトラブルシューティングをしたいとき、「デバッグ」の使用がおすすめです。デバッグは、フローの処理に関する詳細情報をリアルタイムに表示することができます。デバッグはFlow Builderを起動し、画面右上[デバッグ]から実行します。さらに、デバッグオプションにて[ロールバックモードでフローを実行します]にチェックを入れると、テスト結果が登録されているレコードに影響を及ぼす心配もありません。フローの開始条件となる値を入力して[実行]をクリックしましょう。どのアクションで失敗しているのかを表示します。考慮事項フロー種別によって、使用できる要素に制限がある有効化したフローを削除するには、まず無効化する必要がある学習ツールフローの作成(ヘルプドキュメント)Flow Builder でのフローのデバッグ(ヘルプドキュメント)Lightningフロー(Trailhead)まとめフローを利用することで、柔軟に自動化を設定することができます。また、自動化以外にもガイド付きレコード登録画面の設定や業務ルールの徹底など様々なメリットがあります。日々の作業を効率化させ、工数削減を目指しましょう。
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変数は数値や文字列といった値を一時的に保管するために作成します。変数はフロー全体で参照、変更が可能であり、以下のような目的で作成します。Salesforceレコードの項目の値を保存する決定要素の条件に使用するループの繰り返しの回数をカウントする数式を作成するために使用する作成した変数は「割り当て」の要素を使って更新することができます。変数に格納された値を使ってSalesforceのレコードを作成・更新したい場合は「レコードを作成」「レコードを更新」の要素を使用します。変数のデータ型変数を作成するにはデータ型を指定し、変数が保存できる値の方を決定する必要があります。データ型保存する内容テキストID、説明などのテキストデータまたはロングテキストデータレコードレコード (商談など) の項目値数値数値通貨通貨の値Booleanチェックボックスがオンかどうかなど、はい/いいえの値日付日付の値日付/時間日付と時刻の値選択リスト選択リストの値複数選択リストセミコロンで区切られた選択リストの値Apex 定義Apex クラスからの項目値変数の作成手順以下でテキスト型の変数の作成手順を説明します。ツールボックスを開き、「新規リソース」を押します。リソース種別から「変数」を選択します。API参照名を入力し、データ型に「テキスト」を選択します。「完了」を押すと変数が作成されます。コレクション変数について変数を作成する際に「複数の値を許可 (コレクション)」を選択すると、コレクション変数を作成できます。コレクション変数には複数の値を保存できます。コレクション変数の作成手順以下でレコードコレクション変数の作成手順を説明します。上記と同様の手順で変数を作成する画面を開きます。データ型に「レコード」を選択し、オブジェクトを選択します。「複数の値を許可 (コレクション)」を選択します。「完了」を押すとレコードコレクション変数が作成されます。変数を使ったフローの例 ・【フロー演習問題3】取引先に紐づくケースの集計・【フロー演習問題4】複数月の売上レコード一括作成画面Tips「レコードを取得」要素でレコードデータの保存方法に「すべての項目を自動的に保存」を選択するとレコード変数が作成されます。※参考:レコード取得要素「レコードを作成」要素を追加すると作成したレコードのIDを保存する変数が作成され、フロー内で使用することができます。※参考:レコード作成要素参考・フローのリソース: 変数 - ヘルプ・Flow Builder - Trailheadモジュール・Flow: What is a Variable? - 動画(英語)
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この記事で学べることSalesforceでは、業務負荷を軽減するためいくつかの自動化機能が提供されています。https://help.salesforce.com/articleView?id=process_which_tool.htm&type=5今回はその中でも、わかりやすく簡単に設定できる“ワークフロー”をご紹介いたします。注:実業務で自動化を検討する場合、こちらのTrailheadにも記載されているように、ワークフローのみでは処理が複雑/煩雑になる可能性があります。どの自動化ツールを利用するかは、自動化したいプロセスの複雑さと設定方法を加味して選択くださいワークフローとはワークフローは簡単な社内手続きや他のプロセスを自動化するためのツールで、「もしxxxだったら、yyyyという処理を実行する」という簡単な処理を自動で行います。その“xxxだったらyyyを”という定義が“ワークフロールール”です。ワークフロールールにより、特定の条件が満たされたときに“ワークフローアクション”が実行されます。実行されるアクションは、即座に実行することも、または特定の日時に実行することもできます。設定手順1. オブジェクトどのオブジェクトのレコードで操作が行われたときに起動するかを選択。2. 評価条件ワークフロールールの評価するタイミングの設定。3. アクションToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。4. タイムトリガ条件を満たしてから、アクションを実行するまでの期間を定義することができる。ある日付を基準に「○日前」「○時間後」など、時間単位か日単位かを設定。5. アクションToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。※タイムトリガを使用しない場合は設定手順3までで設定は完了です。ワークフロールールの活用事例ワークフロールールの活用事例について3つご紹介いたします。1.契約期限切れ前のフォローアップルール:契約終了の30日前になったら営業担当者に、20日前になったら、営業部長に契約更新をするためのメールを通知する契約終了日が近づいているのにも関わらず、 [状況]が[Activated]になっている場合、30日前であれば営業担当者に、20日前になっても[Activated]から更新されない場合、営業部長にメール通知をするというものです。※時間ベースのアクションを2つ設定していますが、30日前に営業担当者によって更新された場合は、営業部長にはメール通知は届かなくなります。2.ケースがオープンになった場合、顧客対応のフォローアップをするToDoの作成ルール:大規模取引の新規ケースが作成されたら、営業部長にメールで通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てるここでいう大規模取引というのは、年間売上高が3億円以上または従業員数が1万人以上の取引先が対象です。この条件に当てはまる取引先ケースが作成された場合に、営業部長にその旨をメール通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てるというものです。3.新規ユーザの自動有効化ルール:新規ユーザが作成された場合に、ユーザを有効化しログインの許可する新規ユーザが作成された場合に、まだ有効化されていないユーザを項目自動更新でユーザの[有効]チェックボックスに自動的にチェックマークつけることでSalesforceにログインできるようにするというものです。時間ベースのアクションとはルール適用時のワークフローは、ルール条件に一致した場合レコードの作成または編集直後にアクションが実行されるのに対して、時間ベースのワークフローはアクションの実行を将来のある時点に予約しておくことができます。[クイック検索]ボックスで[時間ベースのアクション]と入力します。ここで予約されているアクションを確認することができます。時間ベースのワークフローの制限や考慮事項評価条件でレコードが [作成されたとき、および編集されるたび]に設定した場合、時間ベースワークフローアクションを設定することはできない一度ルール条件に合致してアクションをセットした後、レコードが更新されてルール条件を満たさなかった場合、アクションは実行されないレコードが更新され、評価条件をレコードが [作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき] に設定した場合は、自動的にレコードの待機中のアクションをキューに戻すことができる 学習ツールワークフロールールの作成(ヘルプドキュメント)時間ベースのアクションとタイムトリガの考慮事項(ヘルプドキュメント)FAQ - 時間ベースのワークフロー(ヘルプドキュメント)まとめ以上がワークフロールールの活用事例のご紹介でした。ルールに定義された条件に基づいて、自動的にタスクをユーザに割り当て、特定の項目を更新することができるワークフロールールは営業、マーケティング、サポートなどの自動化に役立ちます。ワークフロールールをはじめとする自動化ツールを活用することで、業務の効率化だけでなく、業務ルールの徹底など様々なメリットがあるのでぜひご活用ください。
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「画面」要素の設定内容フローを実行するユーザから情報を収集したり、そのユーザに情報を表示する画面を作成します。画面のフレームを設定この画面にヘッダーとフッターが表示されるかどうかを制御します。表示ラベル/API参照名「表示ラベル」にフローのキャンパス上で表示する画面名称、「API参照名」にこの画面名称を指定します。ヘッダーを設定ヘッダー、ヘルプテキストの表示/非表示を設定します。ヘッダーにはフローの保存名称が表示されます。フッターを設定フッター(ボタン部分)の表示/非表示を設定します。各ボタンについて、「カスタム表示ラベルを使用」を選択すると、ボタンの名称を変更することができます。コンポーネントを画面に配置・設定[コンポーネント]タブから画面にコンポーネントを配置し、コンポーネント毎に表示や入力についての設定を行います。コンポーネントによって設定内容が異なります。代表的な設定を記載します。表示ラベル/API参照名「表示ラベル」に画面の項目名、「API参照名」にこのコンポーネントの名称を指定します。入力コンポーネントの場合、「API参照名」の変数が作成され画面で入力された値が格納されます。例)API参照名:screen01_name_inputというテキスト入力コンポーネントに、ユーザが画面で「お問合せの件について」と入力すると、”screen01_name_input”という変数(データの箱)に”お問合せの件について”という文言が格納されます。必須入力必須にしたい場合、チェックします。デフォルト値任意でコンポーネントの初期値を指定します。コンポーネントの表示を設定デフォルトで「常に」が選択されています。条件を指定した場合、条件に一致した場合のみコンポーネントが表示されます。入力を検証この設定があるコンポーネントは、入力制限を設定できます。制限する場合は、「エラーメッセージ」部分にエラー時のメッセージを指定し、「数式」部分に、数式で検証内容を記載します。数式が False と評価された場合、入力エラーとして、エラーメッセージが表示されます。例)API参照名:screen01_name_inputというテキスト入力コンポーネントに数式"LEN(screen01_name_input)<10"と設定をした場合、入力値が10文字からそれ以上の場合、エラーメッセージが出力されます。ヘルプを提供ユーザ補助としてヘルプテキストを設定できます。設定するとコンポーネントに「i」のマーク等が出力され、設定したヘルプテキストを表示します。設定方法パターン1 :「ルックアップ」コンポーネントを配置する場合ルックアップコンポーネントはレコードを検索できるようにします。[コンポーネント]タブから「ルックアップ」を画面に追加します。右の詳細設定で、「API参照名」に半角英数名を指定します。「オブジェクトAPI参照名」と「項目API参照名」に「検索したいレコードを検索している項目」のオブジェクトと項目を指定します。たとえば、「取引先」レコードを検索したい場合、「取引先レコードを検索している項目」つまり、商談(Opportunity)オブジェクトの取引先名(AccountId)項目や、ケース(Case)オブジェクトの取引先名(AccountId)項目を指定します。※「オブジェクトAPI参照名」と「項目API参照名」の設定では、入力候補は無視します。※指定したいオブジェクトのAPI参照名や、項目やAPI参照名はオブジェクトマネージャから確認ください。「表示ラベル」に画面での項目表示名を指定します。以下は任意で設定します。「レコードID」に、初期値をレコードIDで指定できます。初期値で複数のレコードを指定したい場合は、「レコードIDコレクション」で指定します。※「レコードIDコレクション」は、IDをあらかじめ格納したコレクション変数を使ってレコードを指定します。「最大選択数」に、選択できる最大数を指定できます。指定しない場合、デフォルトで1となります。「必須」にしたい場合、True($GlobalConstant.True)を指定します。パターン2 :選択リスト(単一選択/選択リスト選択肢セットを利用)を配置する場合選択リストコンポーネントは画面に選択リストを配置します。選択肢には選択肢リソースを利用します。「コンポーネント」タブから「選択リスト」を画面に追加します。右の詳細設定で、「表示ラベル」「API参照名」を指定し、必要に応じて「必須」を選択します。「データ型」に、選択肢を選択時に値として格納されるデータ型を指定します。今回は「テキスト」を指定します。たとえば、この選択リストコンポーネントで選択させる選択肢を、ケースオブジェクトの「状況(Status)」項目の選択リストから取得するように設定します。(選択肢の設定は後述参照)この場合、選択肢が選ばれた時に格納される値はテキスト形式となります。そのため、データ型はテキストとします。「ユーザが複数のオプションを選択できるようにする」が「いいえ」、「コンポーネントの種類」が「選択リスト」であることを確認します。「選択肢」で「新規選択肢リソース」を選択し、以下の設定で新規「選択リスト選択肢セット」を作成します。この「選択リスト選択肢セット」に、画面で選択させる選択肢を設定します。「リソース種別」で「選択リスト選択肢セット」を指定します。「API参照名」に選択肢リソースの名称を指定します。「オブジェクト」に選択肢として取得したい選択項目を持つオブジェクトを指定します。(今回はケースの状況(Status)項目の選択リストを取得します)データ型を「選択リスト」とし、「項目」に取得したい選択リストの項目(Status)を指定します。「完了」を押します。選択肢に作成した選択肢リソースが設定されます。必要に応じて「デフォルト値」に初期値を設定します。パターン3 :固定文言を配置する場合「表示テキスト」は画面に表示のみの文言を出力します。「コンポーネント」タブから「表示テキスト」を画面に追加します。右の詳細設定で、「API参照名」を指定します。テキスト入力ボックスに表示する文言を入力します。「リソースを挿入」のボックスから、フローで使っているリソースを検索し、テキストボックスに追加できます。※各種画面コンポーネントの設定はこちらの「提供されるフロー画面コンポーネント」Helpを参照ください「画面」要素を使ったフローの例画面で入力された内容をもとに、ケースを作成するフロー新規フローから、「画面フロー」を選択し、「作成」を押します。「画面フロー」の下の「+」から画面を選択します。画面のフレームを設定します。画面のプロパティで以下を設定します。表示ラベル、API参照名を指定ヘッダーを表示のチェックを外す(非表示)フッターの[次へ]ボタンまたは[完了]ボタンは、カスタム表示ラベルを使用を選択し、ボタンの表示ラベルに「作成する」を指定。[前へ]ボタン、[一時停止]ボタンは非表示とする。画面にコンポーネントを配置します。コンポーネント別に以下を設定します。[テキスト]コンポーネントテキストコンポーネントを選択し、画面に配置し以下を設定表示ラベル:ケースの件名API参照名:screen01_name_input必須:チェックあり[ルックアップ]コンポーネント(設定方法のパターン1を参考としてください)ルックアップコンポーネントを選択し、画面に配置し以下を設定API参照名:screen01_Case_AccountオブジェクトAPI参照名:Case項目API参照名:AccountId表示ラベル:取引先[選択リスト]コンポーネント(設定方法のパターン2を参考としてください)選択リストコンポーネントを選択し、画面に配置し以下を設定表示ラベル:状況API参照名:screen01_list_status必須:チェックありデータ型:テキストユーザが複数のオプションを選択できるようにする:いいえコンポーネントの種類:選択リスト選択肢:{!list_Case_Status} (選択リスト選択肢セットでCaseの状況項目の選択リストを取得)※設定方法のパターン2を参照ください。[表示テキスト]コンポーネント(設定方法のパターン3を参考としてください)表示テキストコンポーネントを選択し、画面に配置し以下を設定API参照名:print_Textテキストの内容:ここの内容で{!$User.FirstName}_{!$User.LastName}さんのケースを作成します。※{!$User.FirstName}_{!$User.LastName}でフローを実行している人のユーザ名・姓を表示します。コンポーネントの設定後、画面を編集の「完了」を押します。次に「入力画面」の下の「+」から、「レコードを作成」を選択します。「レコード作成を編集」画面で、作成するケースの内容を指定し、「完了」を押します。表示ラベル、API参照名を指定します。作成するレコード数を「1」、レコード項目の設定方法を「個別のリソースおよびリテラル値を使用」を指定します。オブジェクトにケースを指定し、各項目の値を指定します。この時、画面の入力コンポーネントのAPI参照名を指定することで、画面入力した値がセットされます。件名(Subject) :{!screen01_name_input}取引先(AccountId) :{!screen01_Case_Account.recordId} ※screen01_Case_AccountのレコードIDを指定状況(Status) :{!screen01_list_status}所有者(OwnerId) :Flowの実行者のIDを指定Flowの実行者はグローバル変数の$Userから取得できます({!$User.Id})全体として以下のようなフローが完成しました。「保存」からフローを保存します。「デバッグ」から、処理がエラーなく実行されるか確認を行います。※画面フローのデバッグは実際にレコードが作成されるためSandbox環境で実施をお勧めします。「有効化」ボタンでフローの処理を有効化することができます。有効化後、画面を配置したい場所やボタンに配置します。参考事項・フロー要素: 画面 - ヘルプ・組織のユーザへのフローの配布- ヘルプ
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