Summer '20 新機能を使いこなせ！~ アプリケーション内ガイダンス ~

この記事で学べることアプリケーション内ガイダンスの使用例アプリケーション内ガイダンスの設定方法アプリケーション内ガイダンスの使用例アプリケーション内ガイダンスの主な使用例は次のとおりです。ユーザのトレーニング：機能が表示されるページの右側にある機能に関するTrailheadへのリンクを提供新規ユーザのオンボード：新規ユーザがアプリでよく使用する機能に慣れるためのヒントとコツを提供変更を強調表示：影響を与える可能性のあるポリシーの変更について、特定のユーザーグループに通知アナウンス： 出張や経費に関するポリシーの更新など、すべての人に一般的なアナウンスを行う​管理者は使用するユーザへのトレーニング、アナウンスの作成、行動促進のためのコンテンツを提供する場を設けることが重要となってきます。ユーザとコミュニケーションを図る最善の策としては、実際に操作しながら、Salesforce内でユーザとやり取りをすることです。​実際にアプリケーション内ガイダンスを設定していきましょう。操作手順1. アプリケーション内ガイダンスを起動[設定]から[クイック検索]ボックスに[アプリケーション内ガイダンス]と入力します。[アプリケーション内ガイダンス]ページを開くとプロンプトの追加方法が説明されている動画があるので、作成前にぜひ確認してみてください。2. 作成バーからプロントを追加[プロントを追加]｜[作成バーを開く]をクリックします。3. プロンプトの種別の選択表示させたい画面上で[プロントを追加]をクリックすると、プロンプトの種別の選択画面になります。フロート表示プロンプトと、ドッキングプロンプトの2種類があります。フロート表示プロンプトユーザがほかのページに移動したり、アクションを実行したりするまで選択した位置に固定。短いメッセージや実行可能なボタンを表示する場合に適している。ドッキングプロンプト常に右下に固定されるが、プロントを閉じるまで最小化または最大化することができる。作業手順など多くのスペースが必要な場合に適している。4. 位置フロート表示プロンプトを選択した場合のみ、プロンプトがページに表示される場所を指定します。5. プロファイルプロファイル制限なし、特定のプロファイルのどちらかを選択します。6. 権限権限の制限なし、特定の権限のどちらかを選択します。7. コンテンツタイトル、本文、閉じるボタンの表示ラベル、アクションボタン（オンまたはオフ）を設定します。今回は商談オブジェクトの中に商談メモという項目を作成し、商談情報を入力する際に[商談メモ]の入力を促すアナウンスを行いたいと思います。※フロート表示プロンプトを使用​8. スケジュール日付の範囲と頻度を入力します。9. 詳細プロント名、API 参照名、説明を入力します。設定は以上です。動作確認上記で設定した内容が、商談タブに表示されるようになりました。​これなら営業担当者一人一人に、直接アナウンスしなくても、商談タブを開いた時点で商談メモの入力を促すことができますね。​また、ドッキングプロンプトを使用した場合も見てみましょう。今回の場合は、今まではExcelファイルで管理していた工数管理をSalesforce内で管理ができるようになったため、操作手順を記載します。​​ホーム画面に[工数管理]オブジェクトについての操作手順が表示されました。​​これで操作手順がわからないユーザでも、この表示で確認することでスムーズに工数管理を行うことができそうですね。ドッキングプロンプトはフロート表示プロンプトに比べて、入力できる文字数が多く、動画を埋め込むこともできます。最後に新機能というとなかなか使い方がわからず、導入することでユーザを混乱させてしまうかも、と思ってしまいがちですが、アプリケーション内ガイダンスは管理者とユーザにとって、非常に便利な機能です。また設定方法もシンプルなので、設定しやすい新機能です。​アプリケーション内ガイダンスを使う前のポイントとして、まずはターゲットとなるユーザに学習、理解してほしいことは何かを考える必要があります。その後、ユーザに対してガイダンスやヒントおよびソリューションの提供をしましょう。参考リソースLightning Experience のアプリケーション内ガイダンス（ヘルプドキュメント）Drive User Engagement at the Point of Impact With In-App Guidance（Salesforce Blog（英語））ユーザエンゲージメント：機能の採用と発見の促進（Trailhead）​​​

ハンコ待ちから卒業！承認プロセスの簡単設定方法

この記事で学べること承認プロセスを利用した、申請から承認までの対応を迅速かつ効率的に行う方法承認プロセスとは承認プロセスとはSalesforce内で申請と承認を自動化することができる機能です。たとえば、営業担当者が商談商品の割引や、経費申請などの社内申請を行いたい場合に承認プロセスを使って上司に、申請を送ります。それを確認した上司は承認/却下のアクションを、メールアラートや項目自動更新などのワークフロールールを定義してユーザに通知することができる仕組みです。​今回は商談の割引率が30％を超える場合に上司の「承認が必要」という場合の承認プロセスを用いて、設定するうえでのポイントについてご紹介します。実装してみましょう！（プロセスの定義）開始条件：割引率＞0.3商談の割引率が30％を超える場合にこの承認プロセスが作動します。段階的な承認ステップや、条件によって承認ステップはスキップすることが可能​​今回は商談の値引申請の承認を得るにはチームリーダーの承認を得たあと、営業部長の承認を得るという2段階の承認ステップを設定しています。ステップ1申請をした人はまず、この承認ステップに入り、チームリーダーの承認を得る必要がある。※チームリーダーが値引申請をした際は、自分自身の承認をしてしまうことになるので、ステップ1をスキップして、ステップ2に自動的に流れます。ステップ2ステップ1をクリアした値引申請とチームリーダーの値引申請は、営業部長の承認を得る必要がある。​また、承認/却下時のアクションとして、事前に作成しておいた「値引き申請テンプレート」を使用することでメールアラートにて通知してくれます。​承認/却下時のアクションをステップ別に複数指定​最終承認時のアクション申請が承認された場合に [割引の承認状況] 項目に[承認済み]という値が自動的に反映される値引申請が承認されたことを通知するメールアラートを送信する最終却下時のアクション申請が却下された場合に [割引の承認状況] 項目に[承認却下済み]という値が自動的に反映される承認申請中、承認後のレコード編集不可アクション種別で[レコードを編集するためにロックする]に設定することで、承認申請中は申請内容をユーザによって変更されることを防ぐことができます。​代理承認の設定承認者が出張や長期間休みなどで不在の際に承認を得たい場合は、代理承認者を設定しておくことで承認を得ることができます。操作手順1. [設定]から[ユーザ]を選択​2. 代理承認を設定したいユーザをクリックし、[承認者の設定]で代理承認者を選択3. 承認ステップの編集で[代理承認者もこの申請を承認可能にする]にチェック​​未承認申請をホーム画面に追加ホーム画面にて未承認申請の承認/却下を簡単に行うことができます。操作手順1. ホーム画面にて[編集ページ]をクリック​2. コンポーネントから[未承認申請]をホーム画面に追加3. ホーム画面の未承認申請欄の[▼]をクリックして選択​​学習ツール承認プロセス用語（ヘルプドキュメント）承認プロセスのサンプル（ヘルプドキュメント）承認プロセスの設定（ヘルプドキュメント）まとめいかがでしたでしょうか。承認プロセスでは、商談の値引申請以外にも有給休暇や経費精算などの社内申請と承認業務を効率化することができます。​是非今回紹介したいくつかのポイントをおさえながら、承認プロセスを活用して業務効率の向上につなげてみてください。​

営業活動の生産性を上げる便利機能を使いこなそう

この記事で学べること顧客や案件情報を管理する際に、お客様と、いつ、だれが、どんなやりとりをしたか、などの活動を記録しておく必要があります。Salesforceの活動機能を使いこなすこなすことで、営業活動の可視化につながります。​Salesforce では活動オブジェクトに営業活動や顧客とのやりとりを記録することができます。今回は活動オブジェクトとその他の営業活動をサポートする機能についてご説明します。活動オブジェクトには ToDoと行動が含まれています。どちらも一見似ているように思われますが、ToDoと行動では使用方法やできることが異なります。ToDoとは実施する期日までに、設定したユーザがやらなければならないタスクを登録し、管理することができます。タスクの進捗状況を、「未着手」、「進行中」、「完了」などで管理することができ、期日になると通知されるように設定ができるため、タスク管理ツールとして利用することができます。行動とは打ち合わせや会議、セミナーで外出する際などに、自分自身、または他のユーザと時間を決めて行う各種活動を管理することができます。行動の入力内容には、開始時間と終了時間、場所などの情報を登録することができ、カレンダーに表示されます。​では実際にToDoと行動を設定していきましょう。​例：お客様との打ち合わせに向けて、資料作成とカタログの準備が必要この場合、打ち合わせで使用する資料作成とカタログの準備については「ToDo」として登録し、打ち合わせの予定を「行動（カレンダー）」に登録することになります。​ToDo​※分割ビューで表示​行動（カレンダー）カーソルを置くだけで詳細が表示されます。​ホーム画面​営業担当者1のホーム画面では、「今日の行動」と「今日のToDo」として設定した内容が表示されるようになっています。ToDoで書類の[状況]は[進行中]でしたが、完了した場合は、「今日のToDo」の書類チェックボックスにチェックをつけるだけでホーム画面上にて簡単に[状況]を[進行中]から[完了]に変更することができます。​またToDoを他のユーザから割り当てられた場合は、画面右上のベルマークから通知を受け取ることができるので、すぐに確認することができますね。​​商談レコードページでもToDoと行動の履歴を確認することができます。​​次にToDoと行動、それぞれでできる設定についてご紹介します。ToDo：kanbanを使って、必要なデータを一目で確認​表示名を[kanban]、リストビューコントロールで[kanban設定]をクリックするとグループ化単位で、表示項目を変更することができます。​任命先ごとに表示すれば、どの営業担当者が、やるべきことは何かを営業部長が把握することができたり、状況で表示すればToDoの進捗状況を確認したりすることができますね。​また、進捗が遅れている、優先度が高いToDoに対して何らかのフォローアップしたい場合は、「フォローアップToDoの作成」をすることができます。​行動：他のユーザのカレンダーを共有、追加することでメンバーのスケジュールを確認​私のカレンダー：他のユーザとカレンダー共有他のカレンダー：他のユーザのカレンダーを追加営業担当者1の右にある[▼]をクリックすると、カレンダーの色を変更、新規行動の追加をすることもできます。考慮事項ToDoでは設定した期日を過ぎても、完了していない場合、自動的にクローズされることはないが、行動では設定した納期が過ぎたら、完了していない場合でも自動的にクローズされる学習ツール活動: ToDo、行動、カレンダー営業の生産性まとめスケジュール帳や別のシステムで活動状況を管理するのではなく、Salesforce のToDoと行動機能を活用することで、関連するオブジェクトやユーザに結びつけることができるため、顧客とのやりとりや案件情報を簡単に把握することができます。​また、顧客との友好な関係性を維持するためには、メンバー同士でのリアルタイムの情報共有が重要となってきます。ぜひSalesforceの活動機能を活用して営業活動の可視化につなげてみてください。​

Optimizerを使用して組織のメンテナンスをしよう

この記事で学べることSalesforce Optimizer アプリケーションを利用した機能の改善、カスタマイズのクリーンアップ、複雑さの軽減、機能の採用の促進を方法Salesforce Optimizer アプリケーションとはSalesforce Optimizer アプリケーションとは、組織のストレージ、項目、カスタムコード、オブジェクトのカスタムレイアウト、レポートとダッシュボードなど、50 種以上の使用状況のスナップショットを作成できるツールです。例えば、誰も入力していない項目の検出、アクションが設定されていないワークフロールールを発見する等ができます。Salesforce Optimizerを実行するタイミングは、毎月のメンテナンスや、新しいアプリケーションをインストールする前、各 Salesforce リリースの前を推奨します。また、少なくとも四半期に 1 回は、実行することを検討してください。Optimizer アプリケーションの操作手順それでは、Salesforce Optimizerアプリケーションにアクセスし、実行してみます。​操作手順１．[設定]｜[クイック検索]ボックスに「Optimizer」と検索し、 [Optimizer]をクリックします。２．[アクセスを許可]をクリックし、Salesforce Optimizer アプリケーションを有効化するためのアクセス権を許可します。アクセスを許可すると、アプリケーションランチャーに[Salesforce Optimizer]というアプリケーションが作成されます。３．毎月実施するスケジュールを設定するかを選択し、[Optimizerを開く]をクリックします。４．[Optimizerを実行]をクリックします。完了したら、画面右上の[通知]マークに通知が届きます。​実行結果の[機能]名をクリックすると、さらに詳細を確認することができます。詳細画面には、項目名や、設定変更するために参考となるヘルプドキュメント、推奨アクションが表示されています。また、項目名から、設定画面にアクセスすることが可能です。Salesforce Optimizerアプリケーションを使用することで、組織の状態を把握し、またすばやく機能の設定変更ページへとアクセスすることができました。考慮事項Optimizer アプリケーションにアクセスするには、「アプリケーションのカスタマイズ」権限、「すべてのデータの編集」権限、「ユーザの管理」権限が必要である学習ツールSalesforce Optimizer の使用を開始（Trailhead）Salesforce Optimizer を使用した実装の改善（ヘルプドキュメント）まとめいかがでしたでしょうか。Salesforce Optimizerを利用することで、組織の状態を把握し、使っていない項目や機能はメンテナンスをすることができます。定期的に実行し、より最適化された使いやすい組織の維持を目指しましょう。ぜひまだの方は活用してみてください。

営業部門における鉄板"Chatter活用方法"

この記事で学べること営業部門で使われるchatterの活用方法Salesforceのレコードに紐づくコミュニケーション方法Chatterグループを使った、特定のグループでのコミュニケーションChatterを使ってダッシュボードを他の人に共有する方法本日は営業部門で効果的にChatterを活用頂ける代表的な使い方を3つご紹介します。​Chatterを活用した情報共有を行うことで、リード情報や商談情報にすぐにアクセスすることができます。また顧客・案件管理といった営業担当者の活動を可視化することも可能になります。レコード（商談）フィードでのコミュニケーションChatter内で商談に関する情報共有を行うことで対象商談や取引先にワンクリックでアクセスできるため、１つの画面上で知りたい情報を簡単に得ることができます。​ここでは例として株式会社A様の商談を使ってコミュニケーションのやりとりを見ていきましょう。[商談]タブから該当レコード[株式会社A]を開きます。商談レコード内のChatter画面に共有したい内容を入力し、[共有]ボタンをクリックします。​その後、[Chatter]タブを開くと先ほどの商談レコード内で共有した内容がChatterにも反映されています。​自分宛にコメントが届くと、右上のベルマークから確認することができます。これなら投稿に対してコメントがあると、どの画面上で操作をしていても通知にすぐ気づくことができますね。​レコード上でコミュニケーションをとることで得ることができるメリットを挙げます。ユーザや商談情報などの各レコードをChatter内で呼び出すことができる自分宛のコメントはバッジ表示により通知してくれるため、タイムリーに返信が可能Chatterでのやりとりは関連するリード情報や商談情報側にも残るので、履歴管理もできる商談情報側での履歴はこのようになります。​Chatterグループでの質問や相談Chatterグループではキーワード毎のグループを作ることできます。チームやプロジェクトメンバー間の情報共有をスムーズに行うことができます。ここでは[情報共有]というChatterグループを作成し、次回の社外イベントで配るエコバックの色についてのアンケート、新規顧客の獲得に対する案や対策をグループメンバーに求めてみます。​​​質問では営業担当者1の方がコメントしてくれています。アンケートでは3人が回答してくれていますが、アンケート投稿の右下をみると既読者は４人いますね。このように既読者人数に対して、何人が回答しているのかといった回答率も簡単に確認することができます。​​Chatterグループで得ることができるメリットを挙げます。質問やアンケートを簡単に作成できる投稿に対して参照（既読）者の回数確認や、いいね！などメンバーの反応を確認しやすい所属チーム用、個別指示用、情報共有用といった必要に応じたグループの使い分けが可能ダッシュボードのグラフをChatterフィードに投稿Chatterフィードに投稿することで最新の活動状況を共有することができます。営業担当者の入力漏れや、異常値や売上進捗などのグラフを営業マネージャーがChatterに投稿することで最新の活動状況を共有することができます。​まず[ダッシュボード]タブから対象となるダッシュボードを選択します。コンポーネント右上の[展開]をクリックすると[コンポーネントを共有]が表示されます。[コンポーネントを共有]をクリックすると、選択したダッシュボードとともにコメントも入力して投稿することができます。​​ここでは＠東地区所属チームに今月の目標売上金額をチームメンバーに共有してみました。目標売上金額300万円に対して、現時点では170万円みたいですね。東地区所属チームの営業担当者は残り130万円を目標にすればよいことがわかりました。​ダッシュボードをChatterフィードに投稿することで得られるメリットいくつか挙げます。営業担当者の入力漏れや売上進捗などのグラフをグループ内で共有会議で使用する資料や連絡等を、最新の状態で共有​以上３つが営業部門での代表的なChatterの活用方法でした。​Chatterの場合、フォロー対象がユーザだけではなく、商談のレコードやファイルなどの社内「情報」をフォローできる点が大きな特長です。メールでのやり取りだけですと、顧客や案件情報の詳細を把握するのに限度がありますが、Chatterを活用することで、1つのレコード上で必要となる複数の情報を確認できます。添付ファイルにおいてはメールをさかのぼって探さなくても、該当するレコードにアクセスするだけで簡単にファイルを見つけることもできます。​「どのような情報が必要とされているのか」、「誰に共有する情報なのか」といった情報共有の目的を明確にし、最新情報をキャッチアップすることが営業部門でChatterを効果的に活用することにつながります。​またChatterはSalesforceモバイルアプリケーションに対応しているので外出先でも簡単に確認可能です。FacebookやTwitterのような感覚でビジネスシーンでも利用できるので、営業部門で是非活用してみてください。考慮事項ダッシュボードをChatterに投稿するには、レポートダッシュボードの事前作成が必要ダッシュボードで[コンポーネントを共有］ボタンを表示するには以下の設定が必要[クイック検索]ボックスに[レポートおよびダッシュボードの設定]と入力し、[ダッシュボードコンポーネントスナップショットを有効化]のチェックボックスをオンにする学習ツールChatterのフィード追跡（ヘルプドキュメント）フィード追跡の有効化（Trailhead)投稿、アンケート、質問の作成Chatter でのダッシュボードコンポーネントの画像の共有（ヘルプドキュメント）Chatter へのダッシュボードコンポーネントのスナップショットの投稿（ヘルプドキュメント）​​

社内コミュニケーションを円滑にするヒント

この記事で学べることChatterで情報を収集するために有効な機能Chatterで適切に情報を発信するコツChatter有効活用ポイント1. 情報のピックアップ（選択）とストック（蓄積）社内SNSとして活用できるChatterですが、投稿数が多いと過去の投稿はどんどん流れてしまい、求めている情報がなかなか見つけにくいと悩まれている方も多いのではないでしょうか。Chatterの４つの機能を使いこなすことであふれる投稿の中から欲しい情報をすぐにピックアップすることができ、ストックしておくことも可能です。グループの作成：部やチーム、キーワード毎にグループを作成して情報共有が可能なため、目的やテーマにそった、求めている情報が集約ブックマーク：保存しておきたい、あとで見返したい投稿をブックマークすることで必要な時に確認ができる#ハッシュタグ：関連、共通するトピックを一つにまとめることができるため、情報収集が簡単にグローバル検索：全体から検索することで関連ワードをすばやく入手。フォローしていない人が投稿した資料や、ナレッジも情報として吸収することができる​対象となる投稿の右上の[▼]をクリックすると、[ブックマークする]と表示が出ます。ブックマークをすると、投稿右上に黄色の三角マークがつきます。また左側の[ブックマーク済み]にはブックマークをした投稿が格納されているので、簡単に確認することができます。２．投稿について投稿画面では投稿内容を工夫できるような機能がいくつかあります。“＠”メンションで名前を入力することで対象となる人に向けて通知、“/”スラッシュからレコード名を入力することで、Chatterから対象のレコードにワンクリックでとぶことができます。また宛先の下の[クリップ]のマークをクリックすると、ファイル添付をすることができます。​太字や下線、箇条書きを使うことで、より投稿が見やすく内容を明確に伝えることができます。​また、ファイルを添付したあとに修正箇所が発覚し、ファイルを差し替えたい場合があります。​同じような名前のファイルを再添付したら、ファイル数が多くなるだけでなく、過去と最新のファイルとの見分けがつかなくなってしまう可能性があります。そんなときにぜひ使っていただきたいのが[新しいバージョンをアップロード]です。​対象となるファイルをクリック｜ [▼]｜[新しいバージョンをアップロード]をクリックすると、新しいファイルとコメントを添付することができます。これでファイルが重複せず、最新のファイルを共有することができますね。[ファイル詳細を表示]をクリックすれば、アップロードした過去のバージョンを確認することも可能です。3. フィードと並び替えオプション各Chatter フィードで使用可能な並べ替えオプションと検索条件オプションは異なります。詳細については学習ツールにURLを記載していますが、ピックアップしてご説明したいと思います。 [最近の活動]と[最新の投稿]による投稿の並び替えフィード上にある[並び替え]を選択すると、投稿の並び替えをすることができます。​フィードをコメントの新しい順番に並び替える場合は[最近の活動] 、フィードを投稿の新しい順番に並び替える場合は[最新の投稿]を選びます。私のドラフトとストリームとは？​左側のフィード一覧をみると、[自分がフォローするもの]、[参照したグループ一覧]などありますが、[私のドラフト]や[ストリーム]とは何のことかご存知でしょうか。​私のドラフトとは、「編集した投稿内容を下書き保存したい」といった場合に非常に便利です。ドラフト投稿機能では、Chatter 投稿の作成時にファイル、リンク、画像、メンション、ハッシュタグ、他のリッチテキストなどのコンテンツを含む投稿が、入力時に自動で下書き保存されます。​保存された投稿内容の右側にある[▼]をクリックし、[編集]、[公開]、[削除]のいずれかで投稿内容を完成させることができます。​Chatterストリームとは、複数の関連フィードをストリームという 1 つのビューにまとめて作成するカスタムフィードのことです。最大 25 個の異なるフィードやフィード種別の投稿を組み合わせて最大 100 個のストリームを作成できます。たとえば、現在取り組んでいるプロジェクトに関して投稿されたさまざまな情報を入手したい場合、ストリームを使用すれば、プロジェクトに取り組んでいるグループ、関連するレコード、担当者からのフィードを集約することができます。​このようにフォローするレコードを９つから選択することができるので、関連するさまざまな情報を集約し、1 つのストリームの中で全体像を把握できるようになります。考慮事項[私のドラフト] を使用する場合は[ドラフト投稿]が有効になっているか確認学習ツール新しいバージョンのファイルのアップロード（ヘルプドキュメント）フィードの使用（ヘルプドキュメント）ドラフト投稿（ヘルプドキュメント）Lightning ExperienceのChatter：Chatterエキスパートになる（Trailhead）まとめChatterでは多くの便利機能が搭載されているため、今回ご紹介できなかった機能も含め、さまざまな使い方ができます。​情報共有をメールではなく、Chatter内で行うことでファイルを添付する際にはサイズを気にせず送信することができ、最新ファイルをすぐに差し替えることが可能です。​また、送信者/受信者しか確認できないメールに比べて、Chatterはタイムライン表示なので見たい人が見る、営業担当者が変わった際に、タイムラインをさかのぼれば過去のやりとりなど確認ができるなどスピードや、生産性の向上にもつながります。​ぜひChatterを社内コミュニケーションツールとして有効活用してみてください。

簡単な手続きを自動化してみよう

この記事で学べることSalesforceでは、業務負荷を軽減するためいくつかの自動化機能が提供されています。https://help.salesforce.com/articleView?id=process_which_tool.htm&type=5​今回はその中でも、わかりやすく簡単に設定できる“ワークフロー”をご紹介いたします。​注：実業務で自動化を検討する場合、こちらのTrailheadにも記載されているように、ワークフローのみでは処理が複雑/煩雑になる可能性があります。どの自動化ツールを利用するかは、自動化したいプロセスの複雑さと設定方法を加味して選択くださいワークフローとはワークフローは簡単な社内手続きや他のプロセスを自動化するためのツールで、「もしxxxだったら、yyyyという処理を実行する」という簡単な処理を自動で行います。その“xxxだったらyyyを”という定義が“ワークフロールール”です。​ワークフロールールにより、特定の条件が満たされたときに“ワークフローアクション”が実行されます。実行されるアクションは、即座に実行することも、または特定の日時に実行することもできます。設定手順1. オブジェクトどのオブジェクトのレコードで操作が行われたときに起動するかを選択。2. 評価条件ワークフロールールの評価するタイミングの設定。3. アクションToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。4. タイムトリガ条件を満たしてから、アクションを実行するまでの期間を定義することができる。ある日付を基準に「○日前」「○時間後」など、時間単位か日単位かを設定。5. アクションToDo、メールアラート、項目自動更新、アウトバウンドメッセージから選択。※タイムトリガを使用しない場合は設定手順3までで設定は完了です。​ワークフロールールの活用事例ワークフロールールの活用事例について３つご紹介いたします。１．契約期限切れ前のフォローアップ​​ルール：契約終了の30日前になったら営業担当者に、20日前になったら、営業部長に契約更新をするためのメールを通知する​契約終了日が近づいているのにも関わらず、 [状況]が[Activated]になっている場合、30日前であれば営業担当者に、20日前になっても[Activated]から更新されない場合、営業部長にメール通知をするというものです。※時間ベースのアクションを2つ設定していますが、30日前に営業担当者によって更新された場合は、営業部長にはメール通知は届かなくなります。​２．ケースがオープンになった場合、顧客対応のフォローアップをするToDoの作成​ルール：大規模取引の新規ケースが作成されたら、営業部長にメールで通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てる​ここでいう大規模取引というのは、年間売上高が3億円以上または従業員数が1万人以上の取引先が対象です。この条件に当てはまる取引先ケースが作成された場合に、営業部長にその旨をメール通知し、フォローアップを取引先所有者に割り当てるというものです。​３．新規ユーザの自動有効化​ルール：新規ユーザが作成された場合に、ユーザを有効化しログインの許可する​新規ユーザが作成された場合に、まだ有効化されていないユーザを項目自動更新でユーザの[有効]チェックボックスに自動的にチェックマークつけることでSalesforceにログインできるようにするというものです。時間ベースのアクションとはルール適用時のワークフローは、ルール条件に一致した場合レコードの作成または編集直後にアクションが実行されるのに対して、時間ベースのワークフローはアクションの実行を将来のある時点に予約しておくことができます。​[クイック検索]ボックスで[時間ベースのアクション]と入力します。ここで予約されているアクションを確認することができます。​​時間ベースのワークフローの制限や考慮事項評価条件でレコードが [作成されたとき、および編集されるたび]に設定した場合、時間ベースワークフローアクションを設定することはできない一度ルール条件に合致してアクションをセットした後、レコードが更新されてルール条件を満たさなかった場合、アクションは実行されないレコードが更新され、評価条件をレコードが [作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき] に設定した場合は、自動的にレコードの待機中のアクションをキューに戻すことができる 学習ツールワークフロールールの作成（ヘルプドキュメント）時間ベースのアクションとタイムトリガの考慮事項（ヘルプドキュメント）FAQ - 時間ベースのワークフロー（ヘルプドキュメント）まとめ以上がワークフロールールの活用事例のご紹介でした。​ルールに定義された条件に基づいて、自動的にタスクをユーザに割り当て、特定の項目を更新することができるワークフロールールは営業、マーケティング、サポートなどの自動化に役立ちます。​ワークフロールールをはじめとする自動化ツールを活用することで、業務の効率化だけでなく、業務ルールの徹底など様々なメリットがあるのでぜひご活用ください。​

日々の定型業務を自動化し時短＆効率化！「プロセスビルダー」を使いこなそう

この記事で学べることプロセスビルダーの概要プロセスビルダーの使用例レコード作成/更新できるオブジェクトワークフロールールでは該当オブジェクトのレコード、および親レコードの更新のみが可能ですが、プロセスビルダーでは、子レコードの作成、更新も行うことができます。​プロセスで実行できるアクション・レコード作成と更新：新規レコードの作成、関連付けられたレコードの項目更新・Chatter投稿：ユーザ、Chatterグループ、プロセスを開始したレコードにフィードを投稿・承認申請：ユーザが手動で申請することなく、レコード承認申請を自動送信・フロー起動：複雑なビジネスプロセスを自動化するフローを起動・Apex：カスタマイズされた機能を追加するApexメソッドを呼び出す・クイックアクション：オブジェクト固有のアクションまたはグローバルアクションを使用して、レコード作成と更新、活動の記録を行う​プロセスビルダーではメールアラート、項目自動更新のほか上記のアクションがサポートされています。プロセスを開始するタイミングプロセスの開始時期を識別します。次の場合に開始されるようにプロセスを設定できます。・レコードが変更されたとき・プラットフォームイベントメッセージを受信したとき・別のプロセスから呼び出されたとき※この項目は、新規プロセスの作成時にのみ使用できます。プロセスビルダーを利用した設定例プロセスビルダーの使用例について３つほどご紹介いたします。例1．商談が成立/不成立したらChatterに投稿​​商談が成立の場合、[東地区所属チーム]のChatterグループに[商談名]、[金額]、[商談割引金額]を添えたメッセージを投稿商談が不成立の場合、[東地区所属チーム]のChatterグループに[商談名]、[金額]、[商談不成立の理由]を添えたメッセージを投稿​今回はこの２つの条件に当てはまるプロセスを作成しました。ではこのプロセスが実行すると、どのようにChatterグループに投稿されるのでしょうか。こちらをご覧ください。​​このように商談が成立/不成立した場合、自動的にChatter（東地区所属チーム）への投稿をすることができ、アクションによって投稿内容を変更することもできます。メール通知でなくChatterグループであれば、東地区所属のチームメンバー全員が商談結果を把握することができますね。​例2. 商談の割引率が30％以上の場合、上司の承認を得る必要がある​商談レコードページの[承認申請]をクリックしなくても、商談の割引率が30％以上の場合は自動的に上司に申請通知が届くようになります。[承認プロセス]では事前に作成した「商談値引き申請」プロセスを活用します。レコード承認申請を自動送信してくれれば、ユーザが手動で申請する必要がないため申請漏れを防ぐことができますね。​​例3. 取引先の請求先住所が変わったら、関連する取引責任者の住所（郵送先）も変更する​取引先の請求先住所が変えた場合、関連する取引責任者の住所も手作業で変更することなく、プロセスを組むだけで同時変更が可能になります。つまり関連したオブジェクトであれば、条件に合致するレコードの一括更新ができるということです。一定のルールに従ってアクションが実行されるので抜け漏れ防止や、人によって入力の仕方が異なるといったばらつきを回避することができますね。学習ツールLightning プロセスビルダー（ヘルプドキュメント）使用する自動化ツール（ヘルプドキュメント）クイックスタート：プロセスビルダー（Trailhead）まとめいかがでしたでしょうか。プロセスビルダーはワークフローよりも視覚的に作成することができ、自動化できるアクションが豊富にあります。​記録、報告、更新といった「定型化された手作業」を簡単に自動化することができるため、作業時間、工数の削減につながります。​こちらのTrailheadモジュールもご覧いただき、是非活用してみてください。​​​​

これからの検討内容を整理しましょう

この記事で学べること運用開始までにやるべきことの全体像これらに取り組むべき理由この記事のゴールこの記事のゴールは「運用開始までにやるべきことを理解する」ことです。そのために、以下３ステップで進めていきます。セキュリティに関する情報/多要素認証運用開始までに押さえておきたい7つのステップなぜこれらを押さえることが重要なのか​​セキュリティに関する情報/多要素認証私たちSalesforceは、お客様のデータ保護に真摯に取り組んでおります。セキュリティ脅威がますます一般的になってきている昨今、 お客様が顧客情報やビジネスを守っていくためには、 より強力なセキュリティ対策を実装いただくことが極めて重要になります。​​本パートでは、導入初期に必ずご理解いただきたい、セキュリティに関する３つのご検討事項をご紹介いたします。​1．社内のデータアクセスレベルの制御攻撃者の標的になるリスクを回避する鍵となるのは、まず自社のSalesforceユーザのデータアクセスを保護することです。​Salesforceでは、項目レベル、レコードレベル、オブジェクトレベル、組織レベルで様々なアクセスの制御、データの保護のための機能を提供しております。​この機能を利用することで、お客様は利用ユーザのSalesforceへのログインを制御したり、ログインした後の操作や、データの表示についても、各ユーザに適切なレベルのデータアクセスを付与することが可能です。お客様によるデータの保護を実現するための具体的な機能や設定方法については、SalesCloud アドミン基礎のエキスパートコーチングでの学習がおすすめです。まずは動画（Chapter3: ユーザと権限管理）で概要をご確認の上、詳しくはエキスパートコーチングのフォローアップセッションにお申し込みください。※フォローアップセッションはPremierまたはSignature Success Planをご契約のお客様限定となります。​2．ユーザのログイン制御  〜多要素認証（MFA) 〜利用ユーザに合わせたデータの保護をしたとしても、そもそもID・パスワードが漏れてしまうと、情報漏洩してしまうリスクがあります。​ユーザの皆様に多要素認証（MFA）をご利用いただくことで、Salesforceへのログイン制御をし、安全に製品をご利用いただけます。​多要素認証（MFA）の設定手順に関しては、本サクセスナビ内のMFAページにて詳細をご確認ください。​3．セキュリティに関する情報のご提供  〜Trustサイト〜Salesforceの「Trust サイト」では、メンテナンス・システム障害についてリアルタイムにお客様へお知らせしています。​気になったタイミングでTrustサイトをご確認頂くことも可能ですが、情報発信のタイミングでメールで自動通知を受け取ることもできます。とりわけSalesforceのシステムを管理するお立場の方は、ぜひご登録ください。​参考）Salesforce Trustユーザガイド​その他、セキュリティ関連でのお問い合わせについては、弊社テクニカルサポートでもご対応させていただきます。テクニカルサポートの活用方法に関しては、次節でお伝えしてまいります。​セキュリティに関する３つのご検討事項を押さえたら、いよいよ運用開始に向けて準備に入っていきましょう。​​運用開始までに押さえておきたい7つのステップSales Cloud導入を成功に導くにはいくつかの押さえておきたいステップがあります。本記事では、運用開始までに取り組んでおくべきことの概観をご説明します。①事前準備、②計画、③実装、④運用準備と大きな流れがあり、より具体的には以下7つのステップに分解されます。​＜はじめに＞　これからの検討内容を理解するこれからSales Cloudの運用を開始するにあたって必要な検討内容や、Salesforceの活用リソースを学んでいきます。 Salesforceの特徴を理解 これからの検討内容を整理 活用リソースの種類と使い方を理解＜基本理解＞　基本構造・機能を理解するSales Cloudはカスタマイズ性が高いため、担当者にWeb開発などの専門的な知識がなくとも、現場のニーズに適合したシステムを構築、改修することが可能です。まずはSales Cloudの仕組みの概観を掴みながら、以下3つの基本的な内容を押さえていきましょう。 基本構造と基本的な用語の理解 カスタマイズの方法 データの分析機能の理解※ 設定・構築パートナーに実装作業を依頼するなどで、直接設定作業に関わらない場合でも、基本構造・機能をご理解いただくことで、Sales Cloudと日常業務のつながりがイメージしやすくなり、効率の良い構築・運用を行うことができます。​＜計画策定＞　活用のゴールを明確化するSales Cloudでデータを活用し、ビジネスの成長に繋げていくためには、[何を実現したいのか？そのためにどんなデータを収集するのか？]といった「ゴール」を明確にすることが重要です。ゴールが明確でないと、入力の手間だけが増えてしまい、結果、期待していた効果に繋がらなくなってしまう可能性があります。ゴールを定め、そのゴール達成のために最適なデータ分析をすることで、より速く的確な戦略や打ち手を導き出せることになります。まずは、自社がSales Cloudを導入して実現したい事は何か？を明確にしましょう。 運用開始に向けて必要な役割の明確化 実現したいことの明確化 運用開始に向けた計画を策定＜要件定義＞　管理するデータを検討する活用のゴールが決まったら、次は可視化のためにSales Cloud上でどのようにデータを構成するか整理していきましょう。ここでは、自社で管理するデータの検討と、必要な設定を定義するためのポイントについて学習し、自社に合った設計をしていきます。 目標達成のためにやるべきことを計画 商談の流れの整理 必要な設定の理解＜実装＞　データの取り込み・可視化を行う要件定義を終えたら、いよいよ実装を行います。自社にとって最適な入力画面を整え、必要なデータを取り込んだら、可視化の準備をしていきましょう。目標に対する進捗を管理するため、『レポート・ダッシュボード』を設計します。 実装時の注意点の理解 データの取り込み データの可視化（レポート・ダッシュボード）＜運用検討＞　運用に向けた準備をする実装を終えたら、利用者への展開に向けた運用の準備に入ります。ツールができあがっても、それを実際に利用するユーザーが、運用方法や正しい使い方を理解していなければ、使いこなしていくことは困難です。運用開始前に検討すべきポイントを理解し、ユーザーに伝えていきましょう。 運用ルールの策定 ユーザートレーニングの実施 運用テストと修正＜運用開始＞　運用後に必要なポイントを理解する効果を出すツールにするためには、運用開始後も継続的に利用ユーザーの活用状況をチェックし、定期的に改善を行う事が重要です。 定着に向けたプランニング 継続的な改善の実施 活用状況のチェックなぜこれらを押さえることが重要なのかそれでは、なぜこれらを押さえることが重要なのでしょうか。​これらの検討が抜け漏れてしまうと、下図のように「現場が使ってくれない」や「使っているけど効果がでない」といった状況に陥りやすくなってしまいます。​例えば、Sales Cloudを何のために利用するのかがはっきりせず、ただ情報の記録だけを行ってもビジネス成果は創出できません。また利用ユーザーとしても、自分たちの業務にどんなメリットがあるのかが理解できなければ、活用は進みません。​これらの課題を未然に防ぎ、Sales Cloud導入を成功に導くため、本ステップを含むはじめてガイドの7つのステップを漏れなく学習し、実践していきましょう。まとめ運用開始前に必要なステップは理解できましたか？ 以下の順序で運用開始に向けた準備を進めていきましょう。＜はじめに＞ これからの検討内容を理解する＜基本機能＞ 基本構造・機能を理解する＜計画策定＞ 活用のゴールを明確化する＜要件定義＞ 管理するデータを検討する＜実装＞ データの取り込み・可視化を行う＜運用検討＞ 運用に向けた準備をする＜運用開始＞ 運用後に必要なポイントを理解する次の記事：活用リソースの種類と使い方を理解しましょう​「活用7ステップ」全体に戻りたい場合はこちら

AppExchangeのアプリでSalesforceをもっと便利に使う

AppExchangeとは、Salesforce上もしくはSalesforceと連携して動くビジネスアプリを提供するマーケットプレイスです。 What is the APPEXCHANGE?（日本語）AppExchangeで提供されているアプリはあらゆる業種、あらゆる業務で Salesforceの拡張を実現することができます。他の部門・業務と連携したい標準機能で解決できない問題がある自社にあったパートナーを見つけたい上記のような時、自社でアプリを開発やカスタマイズすることもできますが、AppExchangeを利用することで手軽にSalesforceに機能を追加・拡張することができます。アプリ導入までのステップ1. 現状を分析し、達成したい目標を決める解決したい問題、対象となる期間を明確化し、予算を決めます。アプリには有料と無料のものがあるので、 予算内で解決したい問題にアプローチできるもの、Salesforce環境に適しているもの、このような点を判断基準にどれが組織に適しているか検討します。2. レビューやトライアル機能の活用各アプリには概要やレビュー、特長などが記載されているので、インストールする前に確認しましょう。アプリによって、機能制限・無料のトライアルなども体験できるので、こちらも活用してみてください。※AppExchange には、機能制限トライアルと無料トライアルの2つのオプションがあります。機能制限トライアルプロバイダが設定した参照のみの Developer Edition 組織でソリューションを体験できます。無料トライアル制限期間内に書き込み可能な Developer Edition 組織でソリューションを体験できます。機能制限トライアルとは異なり、組織をカスタマイズでき、購入を決定した場合はそのまま使用を継続できます。3. テスト環境にインストールするアプリが決まったら、まずはテスト環境 (無償のDeveloper EditionやSandboxなど) にインストールします。インストールすることで、他のインストール済みのアプリケーションや実行済みのカスタマイズに支障が出ないことを確認します。4. 導入効果や活用事例を調査導入後にコスト以上の成果を出せるか組織の「売上」の向上につながるのか導入することで効率化・コスト削減になるのかこのような点を具体的な数値で算出し、どのような使い方をしたら効果を最大限に発揮できるのか、活用事例も参考にしてみましょう。​​今回はDeveloper Editionに「今日から使えるサクセスダッシュボード Lightning Experience版」をインストールしてみたいと思います。インストール手順1. AppExchangeにログイン検索バーで対象のアプリを検索します。Salesforce環境にログイン後、画面の左上にある [アプリケーションランチャー]｜[AppExchangeにアクセス]をクリックしてもAppExchangeにアクセスすることが可能です。2. [今すぐ入手]をクリックしてインストール「このパッケージをどこにインストールしますか?」と表示が出るので、本番環境またはSandboxを選択します。今回はDeveloper Editionにインストールするので、本番環境を選択します。ここで注意です。※インストール先のSalesforce環境を確認しましょう。別の環境にログインしている状態でインストールをしてしまうと、その環境にインストールされてしまうので、別の環境にログインしている場合は必ずログアウトしてからインストールしてください。3. インストールの詳細選択インストールする際にコンポーネント名が競合している場合はどうするか、利用する権限を誰に割り当てるかを、ここで選択します。​インストールするユーザが明確でない場合は、[管理者のみのインストール]にしましょう。他のユーザに対してのアクセス権はいつでも付与することができます。インストール結果はシステム管理者にメールでも通知されます。※インストールが完了するまで数分時間がかかります。4. インストール済みパッケージを確認インストールが完了し、環境にログインすると「インストール済みパッケージ」の画面になります。ここでインストールが完了しているかを確認します。パッケージ名から[コンポーネントを表示]をクリックすると、インストールされた内容を確認することができます。5. レポート・ダッシュボードを確認ダッシュボードには新しく「SFDC_Success_Dashboard_LEX」というフォルダが追加されています。「06.商談マネジメント（マネージャ向け）【LEX】」をクリックすると、レポートとダッシュボードがすでに作成されています。これをテンプレートとして活用することで、１から作成する手間が省けますし、初心者ユーザの方でも簡単にレポートとダッシュボードを作成することができそうですね。オススメアプリAppExchangeのサイト上では、Trailblazerのオススメアプリなど、実際の業務でよく使われているアプリが紹介されています。またセールスフォース社員の無償オススメアプリでは、システム管理者の力強いサポートとなる“Sガイダンス”や、検索をより簡単に便利にする“Record Hunter”（通称レコハン）など、カスタマーサクセス部全体で現在ホットなAppExchange無償アプリをご紹介させて頂いています。​考慮事項アプリは有料と無料のものがある開発環境など複数の環境を保持している場合、インストール先のSalesforce環境を確認する必要がある学習ツールAppExchange の基礎（Trailhead）AppExchange アプリケーションのインストールができない（ヘルプページ）まとめAppExchange のアプリはすべて、安全基準を満たしベストプラクティスと確認されたうえで公開されているので安心してご利用いただけます。​特定業界向けのアプリや拡張アプリなど多数用意されているので、上記オススメアプリなども参考にしながら、組織にあったAppExchangeアプリをぜひ探しみてください。

Chatterを活用する

Chatter（チャター）とは、社内向けのSNSツール。Facebookや Twitterのような使い勝手で社内での情報共有が簡単・安全に行えます。この記事で学べることChatterの投稿の仕方グループの使い方Chatterのインターフェースどこに投稿すると誰のフィードに表示される？そのほかに、投稿は誰がみられる？「Chatter」タブや自分のプロファイルページで自分の状況を投稿した場合、その情報はすべてのユーザが参照できます。 ほかのユーザのプロファイルページへの投稿も、すべてのユーザが参照できます。 グループやレコード(取引先、取引先責任者、商談など)に対して行った投稿は、該当のグループやレコードへのアクセス権を持つユーザのみが参照できます。 @(メンション)機能を活用する @ の後にユーザ名またはグループ名を入力すると、そのユーザまたはグループのフィードに表示されるなど、より確実に伝えたい相手にメッセージを届けられます。 ファイルを共有するテキストボックスをクリックすると現れる「クリップアイコン」をクリックしたら「ファイルをアップロード」を選択。 パソコン上にあるファイルを選んで「開く」を押せば、Chatter でファイルを共有できます。 グループとは部門内で情報共有を行なったり、部門をまたいで複数の特定ユーザでプロジェクトを進めたりするには、専用のグル ープを作成するのがオススメです。特定のメンバー間で情報を簡単にやりとりできます。 グループを作成するナビゲーションメニューで「グループ」をクリックしてページを開いたら、「新規」をクリックします。 グループの「名前」を入力し、必要に応じて説明を追加したら、アクセス種別で「公開」または「非公開」「リストに記載しない」を選んで、「保存」をクリックします。 公開: 社内のユーザが誰でもグループに投稿したり、ファイルをアップ ロードしたりできます。 非公開: 社内のユーザの指定したメンバーだけがグループに投稿したり、ファイルをアップロードしたりできます。なお、非公開グループはシステム管理者以外のユーザも作成可能です。 リストに記載しない: 非公開グループで、メンバーとシステム管理者以外にはグループ名自体も表示されません。 ​グループにメンバーを追加する作成したグループのページで「新規グループメンバー」もしくは「メンバーの管理」をクリック。メンバーの最初の数文字を入力するとリストが表示されるので選択し、「保存」をクリックします。 ​Tips：イラストをクリックしてユーザーの顔写真と同様の順でグループにも写真を登録できます​​​グループに参加する参加したいグループがある場合は、グループのページで「有効なグループ」を選びリストを表示。参加したいグループの名前をクリックしてページを開いたら、「グループに参加」をクリックします。 ※ 非公開グループに参加したい場合は、グループ管理者による承認が必要となります。承認後、フィードの閲覧や投稿が可能になりますTips：グループのページをポータルとして活用するグループのページで「グループを編集」をクリック。「情報」にさまざまな情報を入力しておくことで、グループ のページをポータルとして活用できます。たとえば「リンクを挿入」を活用して URL を登録しておけば、クリックするだけで関連するWeb サイトやダッシュボードなどが開けて便利です。 レコードのフィードに投稿する取引先や取引先責任者、商談などのレコードにもフィードがあり、「CHATTER」をクリックして投稿や閲覧ができます。 関連する情報を一カ所にまとめておけるので、社内の情報共有に役立ちます。 投稿はメールで通知できるChatter には、新しい投稿やコメントなどをメールで通知してくれる機能があります。この機能を上手に利用すれば、大事な投稿を見逃す心配がありません。 メール通知の設定を行う 画面右上の顔のアイコンをクリックし、続けて「設定」を選んだら、左側のメニューで 「Chatter」→「メール通知」をクリックします。 ※ もし個人の「設定」→ 「Chatter」で「メール通知」という項目がない場合は、組織の「設定」→ 「メール設定」から「メールを許可」にチェックを入れてください​メール通知の条件を設定メール通知を行う条件(他のユーザの動作)を 選択します。さらに、ダイジェストメールの頻度も「毎日」「毎週」「受信しない」から選べます。 グループのフィードに対する設定下に表示される「グループ」で、メール通知の頻度を「各投稿のメール」「毎日のダイジェスト」「毎週のダイジェスト」「制 限された」から選択し、最後に保存をクリックします。なお、すでに参加しているグループについては、下の表でメー ル通知の頻度を設定できます。 各投稿のメール：グループにメンバーが投稿する度にメールが配信さ れます。 毎日のダイジェスト：その日の投稿(最新50個まで)と各投稿に付いたコメント(最新3個まで)がメールで配信されます。 毎週のダイジェスト：その週の投稿(最新50個まで)と各投稿に付いたコメント(最新3個まで)がメールで配信されます。 グループのフィードに対する設定は、グループのページにある「通知の管理」からも変更できますTips：ブックマークを活用するTips：投稿のURLを取得するTips：アンケートも取れるまとめChatterを活用することで、社内のコミュニケーションを円滑にできます。またグループ機能などを活用することでポータルとして使うこともできます。