電話番号が入力されていない取引先を抽出する

レポートドリル・ホームへ戻る1.レポートタブを押下します2.［新規レポート］ボタンを押下します3.レポートタイプ「取引先」を選択します4.表示条件を「電話」が値なしのものとします[検索条件]にて、[検索条件を追加]にて「電話」と入力し、選択します[検索条件を編集]にて演算子｜次の文字列と一致する、値は入力せず空白 のまま[適用]をクリックします5.[保存&実行]ボタンを押下します6.[レポート名]にレポートタイトル、[レポートの一意の名前]に参照名として英数字の名称をつけます。フォルダは任意のフォルダを選択して[保存]しますレポートドリル・ホームへ戻る

チームの販売予想を管理する

この記事で学べることコラボレーション売上予測を使用し、一連の商談の総積み上げに基づいて、売上を予測する方法コラボレーション売上予測とはコラボレーション売上予測は、パイプラインから商談成立までの販売サイクルの予測と計画において営業チームを支援し、会社全体での販売予想を管理します。[所有者 氏名]、[完了予定日]、[商品ファミリ]といった一連の指標に対する通貨または数量を積み上げて考えます。また、営業担当者の売上予測に対して上司がよりシビアな条件で売上予測をたてることもでき、予測と実績が大幅にずれることを防ぐことができます。​売上予測カテゴリ（上図①）は、4つ設定されおり、それぞれ対象商談を集計した金額が表示されます。Closed（クローズ済み）：商談成立した商談Commit（達成予測）：確実に完了する商談、および成立した商談Best Case（最善達成予測）：完了する可能性が高い商談、成立した商談Pipeline（パイプライン）：進行中のすべての商談なお、これらの名称は変更できます。詳細情報（上図②）は、売上予測の詳細情報を表示します。詳細を確認したい売上予測金額をクリックすると、集計されている商談の詳細を確認できます。​売上予測の設定は、次の4つのステップに分けることができます。コラボレーション売上予測の有効化売上予測階層の設定[売上予測]タブの追加目標値の設定​今回は、営業マネージャーとしいて自身のチームの6か月の商談収益を予測するよう設定してみましょう。コラボレーション売上予測の操作手順コラボレーション売上予測の有効化組織で売上予測を有効化します。１．[設定]｜[クイック検索]より「売上予測の設定」を検索し、選択します。２．[売上予測を有効化]にチェックを入れ、次のように設定し、保存します。・マネージャによる調整を有効化：True・売上予測の期間：毎月・開始日：当月・表示：6か月・目標を表示：True​売上予測階層の設定組織内の売上予測の積み上げ方法と、売上予測を表示、調整できるユーザーを指定します。売上予測マネージャーとして指定されたユーザーは、売上予測階層のそのユーザーより下のユーザーの売上予測と商談を表示することができます。今回の場合、営業マネージャーは、自身のチームに所属する営業担当1から営業担当6の売上予測と商談を確認できます。１．[設定]｜[クイック検索]より「売上予測階層」を検索し、選択します。２．[ユーザの有効化]をクリックし、ユーザーを追加します。​[売上予測]タブの追加１．[設定]｜[クイック検索]より「アプリケーションマネージャ」を検索し、選択します。２．タブを追加するアプリケーションを選択し、ナビゲーション項目より[売上予測]タブを追加し、保存します。​目標値の設定ユーザーごとの目標値を設定します。１．[設定]｜[クイック検索]より「売上予測目標」を検索し、選択します。２．[目標を表示]をクリックし、設定したいユーザーを選択して[選択した行を編集]から目標を設定します。３．[売上予測]タブを開き、右上の[歯車]マークより、目標値が表示されるよう設定します。売上予測レポートの作成売上予測データは、レポート・ダッシュボードでグラフィカルに表示することが可能です。売上予測レポートを使用するためには、カスタムレポートタイプの作成が必要です。下図のようにカスタムレポートタイプを作成することで、簡単にレポーティングすることができます。例えば、売上予測データを基にグラフを作成することで、チームメンバーすべての売上予測金額合計、月別にまとめた値をレポートで表示することができます。​考慮事項コラボレーション売上予測を無効化すると、一部の機能ではデータが消去される可能性があるため、事前にエクスポートする必要がある売上予測種別は最大4つまで有効にできる学習ツールコラボレーション売上予測の概念（ヘルプドキュメント）コラボレーション売上予測に関する考慮事項（ヘルプドキュメント）コラボレーション売上予測レポートの使用に関するガイドライン（ヘルプドキュメント）まとめ売上予測を活用することで、営業収益と数量を簡単に予測することができ、さらに、レポートを作成してグラフィカルに表示することが可能です。機能を有効化して、販売サイクルの予測と計画において営業チームを支援しましょう。

ダッシュボードをさらに有効活用するために（検索条件の追加、動的ダッシュボード）

この記事で学べることダッシュボードへの検索条件の追加方法動的ダッシュボードの設定方法※ダッシュボードの概要はこちらの記事をご覧ください。ダッシュボードに検索条件を追加するダッシュボードには絞り込み条件を設定してフィルタをかけられる機能があります。検索条件を追加することで、1つのダッシュボードでさまざまな角度からデータを確認することができます。​たとえば、営業部全体と各地区の営業部ごとの成績を見たい場合、営業部全体・西地区営業部・東地区営業部といったの3つのダッシュボードが必要です。営業地区が増えれば増えるほど、より多くのダッシュボードの作成が必要となってきます。その都度レポートを用意して、ダッシュボードを作成するには時間がかかりますし、ダッシュボード数も増えてしまいます。そこでダッシュボードの検索条件を設定することで、1つのダッシュボードで営業部全体と各地区の営業部ごとの成績を分割して見ることができます。設定方法１．対象のダッシュボードを開き、[＋検索条件]をクリック２．項目と値を選択　　項目：所有者ロール　　値：西地区営業部,東地区営業部※事前に営業担当者をロールに割り当てています。​設定は以上です。それではダッシュボードを見てみましょう。​左上に検索条件で設定した項目と値が、選択リスト値として表示されるようになりました。ここで「すべて」を選択すると、営業部全体の成績をみることができます。「西地区営業部」を選択すると、西地区営業部の営業成績、「東地区営業部」を選択すると、東地区営業部の営業成績をそれぞれ分けてみることができます。この機能を活用することで、営業地区ごとにレポート・ダッシュボードを作成する手間が省けますし、1つのダッシュボード上でさまざまな角度から営業成績を見ることが可能です。​また、各ダッシュボードには最大3つの検索条件を含めることができます。選択リスト、ルックアップ、チェックボックス、テキスト項目、数値項目、日付項目に対して検索条件を設定できるので、より詳細なデータを表示させることができます。動的ダッシュボードで実行ユーザの権限に応じたデータを表示する動的ダッシュボードでは、各ユーザがアクセス権を持つデータを表示することができます。営業担当者別にダッシュボードを作成しなくても、実行ユーザとフォルダによって、データアクセスレベルごとに表示を制御することができます。設定方法１．対象のダッシュボードの編集ページを開き、[ダッシュボードプロパティを編集]をクリック２．フォルダの選択３．次のユーザとしてダッシュボードを参照で「ダッシュボード閲覧者」にチェック※「ダッシュボード閲覧者がダッシュボードの表示ユーザを選択できるようにする」にもチェックをいれることで、管理者が参照ユーザを選択することができます。​設定は以上です。ではダッシュボードを見てみましょう。​現在、営業マネージャとして参照しているため、東地区営業部全体と部下の成績を確認することができます。「ダッシュボード閲覧者がダッシュボードの表示ユーザを選択できるようにする」にもチェックをいれた場合、[変更]をクリックすると、参照ユーザを指定することができます。次にプロパティで選択した営業担当用フォルダの共有設定をします。データへのアクセスは実行ユーザによって決まりますが、ダッシュボードへのアクセスはフォルダによって制御されます。フォルダの共有を行わないと、東地区営業部の営業担当者はダッシュボード自体、参照することができませんので注意してください。​それでは、東地区営業部の営業担当者2に代理ログインして、ダッシュボードがどのように表示されているのか確認してみましょう。営業マネージャとは異なり、営業担当者2が所有しているデータのみ表示されていますね。閲覧者自身のデータアクセス権に基づいたデータが表示されるため、営業担当者同士は自分以外の営業成績は参照することができません。​営業担当者には自分の成績のみ、マネージャにはチーム全体と、管理する営業担当者の成績が表示されています。本来であれば東地区の営業担当者3人、マネージャー1人の計4つのダッシュボードが必要でしたが、動的ダッシュボード機能によって1つの作成で済みました。考慮事項ダッシュボードのスケジュール設定またはメール送信を行う場合、検索条件は適用されない組織のエディションに基づいた環境内での、許可されている動的ダッシュボードの制限あり学習ツール・ダッシュボードの絞り込み・動的ダッシュボード: どのユーザとしてダッシュボードを表示するかの選択まとめ今回の事例では営業チームや営業担当者が少ないですが、営業担当者が10名、20名のチームになればより多くのダッシュボード作成が必要となります。​作成時間・作成数を削減するためにも、ぜひ検索条件や動的ダッシュボード機能を活用し、業務効率化につなげてみてください。

レポートを使いこなす裏ワザ（その1：集計項目）

レポートを使いこなす裏ワザシリーズをわかりやすくまとめた総集編の資料が公開されました。こちらからダウンロードのうえお役立てください。レポートの基本的な操作を学べる レポート・ドリルもございます、こちらもぜひご活用ください。この記事で学べること集計項目など、数式を使ったレポートの作成方法集計項目とカスタム集計項目レポートを作成する際、数値または通貨項目の[▼]をクリックすると、[この項目を集計]を選択することができます。ここでは項目の合計、平均、最大、最小、中央値をグルーピング単位で表示が可能です。​また、項目の集計よりも複雑な集計をしたい場合はカスタム集計項目を使用します。​今回はカスタム集計項目にて数式を使用したレポートを２つ作成していきたいと思います。​数式で使う集計関数では、サマリーレポート、マトリックスレポート、および結合レポートのカスタム集計項目でグルーピング値を使用できます。集計関数は PARENTGROUPVALとPREVGROUPVAL の 2 種類があります。​PARENTGROUPVALの利用方法最初にPARENTGROUPVAL関数を利用して 東地区営業担当者のフェーズごとの売上状況を金額と割合で表示するレポートを作成していきます。PARENTGROUPVALとはこの関数は、指定した親グルーピングの値を返します。「親」グルーピングとは、数式が含まれるレベルよりも上にあるレベルです。この関数は、カスタム集計項目およびレポートのグルーピングレベルでのみ使用可能で、集計レベルでは使用できません。つまり今回の場合、各営業担当者のフェーズごとの売上金額を集計し、合計金額と比較することで、各フェーズの商談金額と全体に占める割合（%）が一目で把握できるようになるということです。レポート作成では実際にレポートを作成していきましょう。レポートタイプで[商談]を選択、マトリックス形式を使用します。そして以下の操作を行います。・行を[フェーズ]、列を[商談所有者]でグループ化・[項目]をクリック、集計項目フォルダの中の[+数式を作成]から[集計レベルの数式列を編集]を開く​[集計レベルの数式列を編集]の入力内容はこのようになります。​[全般]タブの右にある[表示]タブを選択すると「この数式をどこに適用しますか?」と表示があるので、[特定のグループ]にチェックをし、行グループを[フェーズ]、列グループを[総計のみ]に設定します。その後、[全般]タブに戻って数式を入力し、[検証]にて有効が確認したら、集計項目の追加は完了です。​レポートを実行すると、このようにフェーズごとの金額と、合計金額に対する各フェーズの割合を表示することができました。​PREVGROUPVALの利用方法次にPREVGROUPVAL関数を利用して東地区営業担当者の月ごとの売上金額の比較レポートを作成していきます。PREVGROUPVALとはこの関数は、指定した前のグルーピングの値を返します。「前の」グルーピングとは、レポートの現在のグルーピングより１つ前のグルーピングです。グループレベルと増分値を選択します。増分値は、現在の集計の前の列数または行数です。デフォルトは 1 で、最大値は 12 です。この関数は、カスタム集計項目およびレポートのグルーピングレベルでのみ使用可能で、集計レベルでは使用できません。つまり今回の場合、月ごとの売上金額を集計し、前の月と比較することで、前月比差異が％で表示されるため現状を一目で把握できるようになるということです。レポート作成では実際にレポートを作成していきましょう。レポートタイプで[商談]を選択、マトリックス形式を使用します。そして以下の操作を行います。・行を[完了予定日]でグループ化・[完了予定日]で[▼]をクリックし、[集計期間単位]を[年月]に設定・[項目]をクリック、集計項目フォルダの中の[+数式を作成]から[集計レベルの数式列を編集]を開く​[集計レベルの数式列を編集]の入力内容はこのようになります。​[全般]タブの右にある[表示]タブを選択すると「この数式をどこに適用しますか?」と表示があるので、[特定のグループ]にチェックをし、行グループを[完了予定日]に設定します。その後、[全般]タブに戻って数式を入力し、[検証]にて有効が確認したら、集計項目の追加は完了です。​レポートを実行すると、月ごとの金額と、前月差異という形で前月の売上金額との割合を表示することができました。​​以上が、カスタム集計項目の集計関数 PARENTGROUPVALとPREVGROUPVAL を使ったレポートの作成方法でした。​この関数を利用するうえで最も需要なのは、正しいグルーピングを選択することです。集計項目は強力なレポート手法ですが、いくつかの制限、および制約があるため取り扱いには注意が必要です。注意事項の関しては参考リソースにURLを記載しているので、集計項目を使用する前にご確認ください。​また、レポートの集計結果の範囲に応じて、集計結果を色付きで表示することができます。 サマリーレポートやマトリックスレポートが対象ですが、項目値を指定した範囲と色に従って強調表示が可能です。条件付き強調表示を有効化するには、レポートに集計項目またはカスタム集計項目が少なくとも１つ含まれている必要があります。​東地区営業担当者の月ごとの売上金額比較レポートを利用して条件付き強調表示を行った際の表示は以下の通りです。​ここでの条件付き書式のルールは前月比が100％以下の場合はピンク、100%以上150%以下の場合は青、150%以上の場合は紫に色がつくように指定しました。このように色付けすることで、ある一定の割合や金額に達した月はいつなのか、一目で把握することが可能となります。学習ツール数式を使用したレポートデータの評価（ヘルプドキュメント）カスタム集計項目の集計関数の使用（ヘルプドキュメント）PARENTGROUPVAL および PREVGROUPVAL（ヘルプドキュメント）集計項目を最大限に活用: ヒント、制限、および制約（ヘルプドキュメント）データ範囲の強調表示（ヘルプドキュメント）まとめサマリーレポートやマトリックスレポートであれば、カスタム集計項目だけではなく、条件付き強調表示などを活用することで、視覚的なレポートを作成することができます。是非参考にしてみてください。

レポートを使いこなす裏ワザ（その2：ドリルダウン・バケット列）

レポートを使いこなす裏ワザシリーズをわかりやすくまとめた総集編の資料が公開されました。こちらからダウンロードのうえお役立てください。レポートの基本的な操作を学べる レポート・ドリルもございます、こちらもぜひご活用ください。この記事で学べることレポートを作成する際に、“簡単に検索条件を設定したい”、“地域や商品の特性などによってグループ化したい”といったことがあります。​その際に、知っておくと便利な機能である、「ドリルダウン」と「バケット列」２つの機能についてご紹介します。ドリルダウンレポート内のレコードの詳細を確認するには、“ドリルダウン”を使いましょう。たとえば、営業マネージャーが数名の営業担当の進行状況を追跡したり、リードソースに基づいて現在の商談の内訳を確認したりするには、ドリルダウンが役立ちます。​ドリルダウンは、行グルーピングを含むサマリーレポートまたはマトリックスレポートで使用できます。グループ化された列にドリルダウンすると、レポートはその列で絞り込まれます。​今回は「【マネージャー用】今月受注商談一覧」レポートから営業担当1と営業担当2の受注商談をみるためにドリルダウンを使用します。​操作手順１．行グルーピングを含むレポートを作成商談所有者でグループ化したサマリーレポートを作成、実行します。２．ドリルダウンする特定の値のチェックボックスをオン営業担当1と営業担当2にチェックをいれます。すると[ドリルダウン]のボタンが表示されるのでクリックします。３．ドリルダウンする特定の値を確認後、[適用]をクリックレポートを確認してみると、営業担当1と営業担当2の受注商談のみが表示されるようになりました。ドリルダウン後、元のレポートに戻したい場合はどのようにしたらよいでしょう。戻し方も簡単です。​４．[条件]クリック後、対象の条件を削除操作は以上です。ドリルダウン機能を利用することで、1つのレポート内で、条件ごとに値を簡単に絞り込むことができます。また、複数レポート作成の手間が省けますし、レポートメンテナンスにかかる工数を削減することもできますね。バケット列数式やカスタム項目を作成せずに、レポートレコードをすばやくグループ化することができます。たとえば、取引先の地域別レポートを作成する場合、都道府県を軸に集計すると最大47項目のレポートができてしまい、とても見えにくい状態です。関東や関西といった地域別に分けることができたらどうでしょうか。そんなときに役立つのがバケット列です。​操作手順１．バケット化する列で[▼]| [この列をバケット化] をクリック今回は都道府県名でバケット列を作成したいので、[都道府県（請求先）]にチェックをつけます。２．バケット作成と項目の追加すべての値より「埼玉」「神奈川」「千葉」「東京」にチェックをいれ[移動先▼]より、[新しいバケット]をクリックし、「関東」と名前をつけます。残りの値も同じようにバケット作成と項目を追加します。※各バケットに含まれない値がある場合は”残りの値を[その他]としてバケット化”にチェックを入れます。３．必要に応じて、バケット列の並び替えやグループ化をします。​設定は以上です。ではレポートを確認してみましょう。5つの地域に分けたことで、レポートとグラフが見えやすくなり、すっきりしました。​バケット化できるのは数値、選択リスト、テキストの3種類のデータ形式です。数値バケットには、範囲とバケット名が含まれます。バケット列はグループ化だけではなく、項目名を変えて表示したい場合にも使えるので、レポート作成において非常に便利な機能です。考慮事項各レポートには、最大5個までバケット列を含めることができる各バケット列には、最大20個までバケットを含めることができる学習ツールレポートへのドリルダウンによる詳細の確認（ヘルプドキュメント）バケット列の追加（ヘルプドキュメント）まとめいかがでしたでしょうか。ドリルダウンやバケット列を利用することで、検索条件やカスタム項目を作成する手間が省けます。ぜひまだの方は活用してみてください。

レポートを使いこなす裏ワザ（その3：カスタムレポートタイプ、結合レポート）

レポートを使いこなす裏ワザシリーズをわかりやすくまとめた総集編の資料が公開されました。こちらからダウンロードのうえお役立てください。レポートの基本的な操作を学べる レポート・ドリルもございます、こちらもぜひご活用ください。この記事で学べることカスタムレポートタイプの使用方法結合レポートの使用方法​カスタムレポートタイプレポートタイプとは、レポートで使用する項目とレコードを決めるものです。標準レポートタイプが最初から用意されており、ほとんどのSalesforceデータにアクセスできます。たとえば、取引先レポートタイプでは、[取引先名]、[取引先所有者]、[業種] などの取引先の項目およびレコードにアクセスできます。しかし、取引先レポートタイプを使用してレポートを作成したとき、参照関係にあるカスタムオブジェクトの項目が表示されません。こんなときは、カスタムレポートタイプを作成します。カスタムレポートタイプは、[設定]|[クイック検索]|[レポートタイプ]より設定が可能です。カスタムレポートタイプを作成することで、主オブジェクトとその関連オブジェクトとの関係に基づいて、レポートで使用する項目とレコードを定義することができます。今回の場合、主オブジェクトとは取引先、関連オブジェクトがカスタムオブジェクトです。​カスタムレポートタイプで定義するものは、3つあります。レポートを作成中またはカスタマイズ中のユーザに表示するオブジェクトを選択するレポートで表示できるオブジェクトは、オブジェクト間のリレーション (主従関係および参照関係) をもとに決定できます。例えば、「取引先-取引先責任者-活動」や「取引先-商談-商談と参照関係のあるカスタムオブジェクト」のように、選択できるのはリレーションのあるオブジェクトのみです。オブジェクトは最大4つまで選択できます。レポートを作成中またはカスタマイズ中のユーザに表示するオブジェクトのリレーションを定義する関連レコードが存在する、または、しないを定義します。関連レコードとは、リレーションのある親オブジェクトに紐づく子オブジェクトのレコードのことです。例えば、取引先の関連レコードは取引先責任者や商談となり、商談の関連レコードは活動です。関連レコードは必ずしも存在するとは限らないため、2つのオブジェクトを使用する場合、関連レコードの有無を定義したときに表示するレコードは次のようになります。​①各「A」レコードには関連する「B」レコードが 1つ以上必要です。関連レコードが存在する主オブジェクトのレコードのみをレポートで表示します。言い換えると、関連レコードが存在しないレコードはレポートに表示することはできません。​②「A」レコードには関連する「B」レコードの有無は問いません。関連レコードの有無を問わず、すべての主オブジェクトのレコードを表示します。例えば、商談がない取引先もレポートで表示することができます。なお、レポートにてクロス条件を設定することで、関連レコードの存在しないレポートを作成することも可能です。レポートの列として使用できる各オブジェクトの項目を選択する表示できるオブジェクトの項目のうち、レポートで使用できる項目を決定することができます。レイアウトにない項目はレポートで表示することができません。​作成したいレポートには、どの項目を表示させたいのか、関連するオブジェクトのレコードを持っているレコードのみに絞りたいのか、を判断し、適切なカスタムレポートタイプを作成しましょう。​カスタムレポートタイプを作成することで、複数のオブジェクトを1つのレポートで表示できるようになりました。しかし、直接リレーションのないオブジェクトは作成することができないため、「商談とリード」や「リードとケース」は対応していません。これらのレコードを一括で確認したいときは、結合レポートがおすすめです。​結合レポート結合レポートとは、さまざまな種類の情報を1つのレポートに表示できるレポート形式のことです。結合レポートには、複数のレポートタイプのデータを含めることが可能です。結合レポートは、最大 5 ブロックで構成され、ブロックごとにレポートタイプと検索条件を指定できます。今回は作成例を2つご紹介します。担当者別の商談実績を半期ごとに確認したい同一のオブジェクトを4つ使用して、それぞれ別の検索条件を設定しています。通常のレポートでは、検索条件を複数設定することができませんが、結合レポートを使用することで、複数のレポートにアクセスする必要はなくなります。進行中の商談に進行中のケースがあるかを確認したい​取引先ごとにグルーピングし、進行中の商談とケースだけを表示するように検索条件を設定することで、営業担当者が進行中のケースがあることを知らずに連絡してしまう、という状況を防ぐことができます。​結合レポートは、レポートビルダー左上[レポート]をクリックして、[結合レポート]を選択して作成します。結合レポートを活用して、効率的なデータ分析をしましょう。​レポート&ダッシュボード活用のためのお役立ちコンテンツ集いざ、レポートを作成しようと思っても、どんなレポートが役に立つのか分からない、と思ったことはありませんか？そんなときに便利なのが「レポート&ダッシュボード活用のためのお役立ちコンテンツ集」です。レポートの活用に必要な作成方法からコツに至るまで、動画や資料で一覧にまとめられています。例えば、とにかくレポートをたくさん作成してコツをつかみたいときは「レポートドリル(50問)」、雛形を活用して営業活動の可視化に役立てたいときは「今日から使えるサクセスダッシュボード Lightning Experience版」がおすすめです。​考慮事項カスタムレポートタイプを削除すると、それに基づいたレポートがあれば、それも削除される結合レポートでは、バケット項目やクロス条件の追加、条件付き強調表示などの適用はできない学習ツールカスタムレポートタイプの作成（ヘルプドキュメント）結合レポートの作成（ヘルプドキュメント）結合レポート制限、制限および割り当て（ヘルプドキュメント）まとめカスタムレポートタイプを活用することで、Salesforceに登録されている情報を様々な角度から分析することができます。一方で、カスタムレポートタイプを作りすぎてしまうと、レポート作成時にユーザの混乱を招きますので、いくつかのレポートで使える多用途型レポートタイプを作成しましょう。また、結合レポートを使用し、関連情報を1つのレポートに表示することで、すばやい状況の把握につながります。各機能のメリットを理解し、データ分析に活用しましょう。

いまからはじめるデータ分析（レポート入門編）

この記事で学べることレポート機能の概要レポートの作成方法レポートの保存と共有設定レポートの種類と特長について コピーLightning Experienceのレポート種類は3つあり、それぞれの特徴についてご説明します。表形式行と列でデータが表示されるシンプルなレポートです。データのグループ作成には使用できず、ダッシュボードでの使用に制限があります。​例：進行中の商談一覧、今年度登録した取引先一覧、一定フェーズの商談一覧​​サマリー形式表形式レポートと似ていますが、ユーザによるデータ行のグルーピング、グラフの作成も可能です。また、最大3つのグループ化レベルを含めることができますが、グルーピングのないサマリーレポートは、レポート実行ページで表形式レポートとして表示されます。​例：クローズ済みのケースを優先度別に集計、種別ごとの商談日数の平均を集計、所有者ごとの進行中商談一覧​​​マトリックス形式行および列ごとにデータをグループ化し、行と列の2軸でクロス分析をすることが可能です。マトリックスレポートは2つの行グループ化と2つの列グループ化を含めることができますが、行と列両方のグループ化に同一の項目を使用できません。​例：各月の種別ごとの売上金額予測、取引先種別ごとの評価、所有者ロールごとのフェーズ状況​表示するデータや使用用途によってレポート形式を選択する必要があります。マトリックスレポートの作成今回はマトリックスレポートを使って「営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数」を集計していきたいと思います。ここでのポイントとしてやるべきことは３つです。​1. [商談所有者]項目で行をグループ化​2. [完了予定日]項目で列をグループ化​3. 集計期間単位を[日付]から[年月]に変更（四半期：7～9月で集計するため）※この３つは各項目名の右にある[▼]をクリックすることで設定できます。​レポート編集画面は以下の通りです。​[保存&実行]をクリックすると、このような画面になります。これで、営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数のレポートが作成されました。​​また、画面右上の[グラフを切り替え]をクリックすると、作成したレポートと一緒にレポート内容に基づいたグラフの挿入をすることができます。今回は営業担当者ごとの商談獲得件数を棒グラフで表示しています。​レポートフォルダについてすべてのレポートはフォルダに保存されます。フォルダは公開、非表示、共有のいずれかで、「参照のみ」または「参照・更新」に設定することができます。公開/カスタムフォルダに保存するには、[保存] ダイアログボックスで対象のフォルダを選択します。フォルダの内容へのアクセス権を持つユーザの制御は、ユーザ、ロール、ロール&下位ロール、公開グループに基づいて行います。フォルダを組織全体で使用できるようにしたり、非公開にして所有者のみにアクセス権を与えたりすることもできます。​今回は[東地区営業担当者の商談用]という名前のレポートフォルダを作成し、[営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数]レポートを格納します。そしてこのレポートフォルダを参照できる営業担当者を[ロール&下位ロール]で制限します。​対象となる[東地区営業担当者の商談用] フォルダの右に[▼]｜[共有]をクリックします。​​共有先：[ロール&下位ロール]、名前：「東地区営業担当者」、アクセス：[表示]に設定して[共有]をクリックします。このように設定することで[東地区営業担当者の商談用] フォルダの中にある[営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数]レポートは営業部長の下位ロールにいる[東地区営業担当者］のメンバーのみアクセスすることが可能となります。学習ツールLightning Experience でのレポートの作成（ヘルプドキュメント）レポートデータのグループ化（ヘルプドキュメント）レポートフォルダおよびダッシュボードフォルダ（ヘルプドキュメント）Lightning Experience でのレポートフォルダまたはダッシュボードフォルダの共有（ヘルプドキュメント）まとめ以上がレポート作成におけるご説明でした。Salesforce のレポート機能は、登録されたデータを業務に合わせて条件を絞り、集計することで簡単に作成することができます。​レポートを使用する目的としては大きく分けて３つに考えられます。業務的な数値や目標を達成されているか、現状を見る実績のレポート目標達成するまでの進捗や経過をみるプロセスのレポートプロセスが正しく機能しているか、抜けや漏れがないか確認するチェックのレポート目的に合わせたレポート作成をすることで営業担当者はもちろん、営業部長にとって役立つデータを比較、評価、分析、分類することが可能となります。​また、作成したレポートはCSV形式 やExcelファイルに出力でき、スケジューリング機能を活用すれば毎日、毎週、毎月最新のデータのレポート結果をメールに添付して対象者に送信することもできます。レポートを作成して終わりにするのではなく、こういった便利な機能と併用しながら、営業部門でレポート機能をより効果的に活用してみてください。

ある時点のデータを追跡し、データの推移を確認しよう

この記事で学べることレポートやダッシュボードは、実行したときの値をリアルタイムに表示する、非常に便利な機能です。一方、最新のデータは確認できますが、「過去のある時点の登録状況」を表現することはできません。営業活動の際、「先週からフェーズが更新された商談を一覧化したい」や「半年前と比べて営業活動は順調なのか知りたい」と思ったことはありませんか？Salesforceには、履歴データに関するレポートを作成できる機能が2つあります。​本日は、「レポート作成スナップショット」と「履歴トレンド」についてご紹介します。​レポート作成スナップショットとはある時点のデータを定期的に取得、蓄積することにより、履歴を把握できる機能のことです。例えば、毎週月曜日午前9時に「商談金額レポート」のデータを取得し、スナップショットしたデータを利用して、「商談の週次進捗履歴」のようなレポートを時系列で一覧化することができます。レポート作成スナップショットは、次の3つの手順で設定します。ソースレポートの作成レポートデータを格納するカスタムオブジェクトの作成実行日時のスケジュール登録、項目の対応付け今回は、「商談のフェーズ変化と金額推移を取得する」設定をしていきましょう。レポート作成スナップショットの操作手順定期的に履歴データを取得したいソースレポートを作成するまずは、レポートで取得するデータを決定します。ソースレポートは、表形式かサマリー形式のレポートのみ使用できます。表形式の場合は詳細行の値を取得し、サマリー形式の場合はグルーピングされた集計行の値を取得します。今回は、各商談の推移を確認したいので、表形式のレポートを作成します。​指定した日時に実行されたレポートを保存する専用のカスタムオブジェクトを作成するレポートデータを格納するカスタムオブジェクトを作成します。スナップショットを実行すると、レポートの1行が1レコードとしてカスタムオブジェクトに格納されます。そのため、格納するレポートの項目をカスタムオブジェクトに作成する必要があります。商談ごとにレコードを作成するので、[レコード名]は「商談名」にし、データ型は[テキスト]に設定します。また、最後にカスタムオブジェクトのレポートを作成し、データを一覧化するので、[レポートを許可]にチェックを入れます。続いて、取得したい項目と互換性のあるデータ型のカスタム項目を作成します。同じデータ型でない通貨項目と数値項目でも対応付けることができますが、参照関係、主従関係のルックアップ項目をテキスト型にする必要があります。追跡する項目が増えるほど、格納先のカスタム項目作成数、メンテナンス工数の増加につながりますので、必要な項目を精査しましょう。​実行日時のスケジュール登録、項目の対応付けをするスナップショットを実行する日時と、取得する項目を指定します。[設定]｜[クイック検索]より「レポート作成スナップショット」を検索し、選択します。画面中央の[新規レポート作成スナップショット]をクリックし、作成画面を開きます。実行ユーザ（①）は、ソースレポートをどのユーザーで実行するかを決定します。取得したい項目への参照権限のないユーザーを指定した場合、その項目のレコードをカスタムオブジェクトに格納することはできませんので注意してください。ソースレポート（②）は、スナップショットを取得したいレポートを選択します。今回は、先ほど作成した「商談_スナップショット_ソースレポート」にします。対象オブジェクト（③）は、どのオブジェクトに格納するかを選択します。選択できるように事前にカスタムオブジェクトを作成しておく必要があります。今回は「商談スナップショット」を選びます。すべての入力が完了したら、[保存&項目の対応付けの編集]をクリックし、ソースレポートの項目をどのカスタム項目に紐づけるかを指定します。最後に、スナップショットを取得する頻度、開始時期、開始時刻を選択し、保存します。スナップショットが実行されると、作成したカスタムオブジェクトにレコードが作成されます。取得したデータを基にレポートを作成し、データの推移を一覧化することができました。顧客や商談の動向を可視化し、営業成績の向上を目指しましょう。​履歴トレンドとは実行スケジュールを設定せずに、自動でデータを保存し、レポートに表示することができる機能で、最大4か月（今月+過去3か月）のデータを使用することが可能です。たとえば、「過去3か月の1週間ごとのフェーズの変遷」や「1か月前と比較した完了予定日の変更状況」を把握することができます。なお、履歴の保存は、１オブジェクトで最大8項目まで可能です。商談はデフォルトで5項目が設定されています。​履歴トレンドの操作手順今回は、商談オブジェクトの「次の商談予定日」の前倒し・延期があるかを確認してみましょう。[設定]|[クイック検索]より「履歴トレンド」を検索し、選択します。履歴を取得したい項目にチェックを付け、保存します。レポートを作成する際、レポートタイプは「履歴トレンドを使用する 商談」を選択します。[アウトライン]にて「次の商談予定日」と「次の商談予定日(履歴)」を追加します。スナップショットを取得する日付を決定します。最大5つの日付を指定することができます。レポートを保存すると、変更履歴を確認することができました。変更された値は色付けされ、分かりやすくなっています。​考慮事項一度のレポート作成スナップショットで、最大2000件のレコードまで対象オブジェクトに追加でき、それを超えるレコードが作成された場合は、[行作成の失敗] 関連リストにレコードが追加されたことを知らせるエラーメッセージが表示される履歴トレンドがサポートされている項目種別は、数値、通貨、日付、選択リストのみである学習ツールレポート作成スナップショットのスケジュールと実行（ヘルプドキュメント）レポート作成スナップショットを使用した履歴データのレポート（ヘルプドキュメント）履歴トレンドレポートに関する制限（ヘルプドキュメント）まとめ履歴データを追跡し、現在と比較することで、営業プロセスを可視化し、生産性の向上につなげることができます。停滞しているフェーズの確認や、商談金額推移の把握に活用しましょう。

組織の売上や予算進捗、商談状況を把握しよう

この記事で学べること皆さんはいつもどのように売上の状況、組織のKPIを把握していますか？以前、こちらの記事でSalesforceで定期的な分析やチェック、集計などを行うレポートについて紹介しました。​そのレポートの結果を視覚化し、複数のレポート結果を一画面の中に表示できるのがダッシュボードです。​ダッシュボードを使用すると、変化するビジネスの状況を視覚的に把握し、レポートで収集したリアルタイムのデータに基づいて意思決定を行うことができます。ダッシュボードを使用して、ユーザがトレンドを把握し、数量を解明し、活動の影響を測定をできるようにします。ダッシュボード作成手順 コピーダッシュボードを作成するのは非常に簡単です；​1. ダッシュボードに表示するグラフのもととなるレポートを作成​2. ダッシュボードを保存するフォルダを作成​3. ダッシュボードを作成​4. 作成したダッシュボードにコンポーネント（グラフ、テーブル、統計値など）を追加​ダッシュボードを効果的に使うには、必要な情報が異なる、階層ごとに作成することがポイントです。また、Salesforceのデータの出力機能としては、ビュー、レポート、ダッシュボード、Excel（CSV）があります。​1ページあたりの表示件数が200件と制限があるビューや、大量のデータの確認はできるが、複数のレポートを同時に表示できないレポートに対して、ダッシュボードを利用することでこのような問題点は解決され、マクロ視点で複数の情報をグラフィカルに確認することができます。ダッシュボードを作るポイントレポートはサマリー、もしくはマトリックス形式で作成データの内容や表示目的に合わせたコンポーネントの選択コンポーネントの表示設定この３つをポイントにダッシュボードを作成することがおすすめです。例1. 経営層向けダッシュボード経営層の方たちは会社の全体像を把握したいと思っています。​今期の達成度や事業部別の予算進捗など。経営層の方たちは各営業担当者の売上などの細かい情報ではなく、会社全体の状況が把握できるダッシュボードが求められます。​今回は営業部全体、そして各営業部の状況を確認することができるダッシュボードを作成しました。​ゲージグラフでは営業部の目標売上金額に対して、今期はどれだけ達成することができているのかを表しています。じょうごグラフでは商談に対するフェーズごとの金額、商談パイプラインを、棒グラフでは7月から9月の3か月間での営業担当者ごとの売上金額を表しています。例2. 営業部長向けダッシュボード営業部長は自分の部署の売上、商談獲得件数のほかに部下の進捗状況を把握する必要があります。​所属部署の売上、商談獲得状況、部下の行動量なども把握できるダッシュボードが求められます。またダッシュボードで営業担当者の抜け漏れのチェックも行うことができます。​今回は東地区営業部全体と、営業担当者ごとの商談状況を確認できるダッシュボードの作成をしました。​経営層向けとは異なり、東地区営業部の担当者ごとの商談売上金額や獲得件数などのより詳細な情報を、ここでは確認することができます。ソースレポートがユーザやChatterのグループ名でグループ化されている場合に横棒グラフやテーブルで、Chatter の写真を表示できます。一目で担当者がわかりますね。例3. 担当者向けのダッシュボード自分が所有する商談の売上やフェーズの進捗などを確認することで、現状とともに残りどのくらい活動すれば目標達成できるのかといったことが把握できるダッシュボードが求められます。労力をどこに集中させるべきかがわかれば、最も生産的な案件にさらに没頭できるようになります。​Salesforceのダッシュボードコンポーネントはたくさんあり、どんな時になにを使用したらよいのか迷われる方も多いのではないでしょうか。今回使用したコンポーネントも含め特長や利用例については参考リソースにURLを記載しているのでぜひ確認してみてください。ダッシュボードのフォルダ階層ダッシュボードもレポートと同様、フォルダを作成することができます。フォルダは公開、非表示、共有のいずれかで、「参照のみ」または「参照・更新」に設定することができます。公開/カスタムフォルダに保存するには、[保存] ダイアログボックスで対象のフォルダを選択します。フォルダの内容へのアクセス権を持つユーザの制御は、ユーザ、ロール、ロール&下位ロール、公開グループに基づいて行います。フォルダを組織全体で使用できるようにしたり、非公開にして所有者のみにアクセス権を与えたりすることもできます。​ダッシュボードのスケジュール設定の活用レポート結果を視覚化し、複数のレポート結果を一画面の中で表示させることができるダッシュボードですが、最新のデータを読み込むためには[更新]をすることが必要です。商談の売上金額やフェーズが更新されているのにも関わらず、ダッシュボードのこの[更新]ボタンを押さないでダッシュボードを見てしまうと、最新のデータを確認することができません。[更新]ボタンを押し忘れてしまう、Salesforceにログインしないで最新のダッシュボードを確認したいといった場合におすすめの機能がこちら。​対象のダッシュボードページを開き右の[登録]をクリックするとスケジュール設定を行うことできます。ここでは、頻度、曜日、時間そしてメール受信者を選択します。ダッシュボードが設定した内容に応じて更新され、更新されたタイミングで最新のダッシュボード状況がメールに届くようになります。​​これなら[更新]ボタンを押さなくても、Salesforceにログインできない状況のときでも最新のダッシュボードをメールで確認することができますね。考慮事項ダッシュボードを作成する前にレポートの作成が必要である1つのダッシュボードに表示できるコンポーネントは最大20個最新情報を確認する場合はダッシュボードの[更新]をクリック学習ツールLightning Experience ダッシュボードの作成（ヘルプドキュメント）Lightning Experience ダッシュボードコンポーネントの編集およびカスタマイズ（ヘルプドキュメント）ダッシュボードコンポーネントの種類（ヘルプドキュメント）Lightning Experience でのダッシュボードへの登録（ヘルプドキュメント）まとめ以上がダッシュボードについての説明でした。​今回紹介した使用方法のほかにも、商品売上や現在の在庫状況の把握といった経営分析ダッシュボードや予測ダッシュボードなど、使用用途にあわせて柔軟に作成することができます。​ダッシュボードはカーソルを合わせるだけで詳細が表示されたり、クリックすればレポート、レポートからレコードに飛ぶことができたりする点もダッシュボードの良いところです。​ぜひ、使用用途にあわせてさまざまなダッシュボードを作成してみてください。​​​

レポート・ダッシュボードの使い方

この記事で学べることレポート・ダッシュボードの概要レポート・ダッシュボードの作成と活用の方法レポート・ダッシュボードを作成しよう“ダッシュボードをデザインする” では、組織で設定した各指標/KPIを元に、ダッシュボードを設計していくやり方を学びました。この記事では、実際にどのようにレポートやダッシュボードを作成していくかを学びましょう。​Salesforce上にある複数のデータをわかりやすく可視化する機能という点では、レポートもダッシュボードも同じですが、それぞれに適した使い方や特徴がありますので、その内容もしっかりおさえておきましょう。​レポートは手軽に複数のデータを集計したり、条件に合ったものを抽出できる機能です。複数のオブジェクトの情報が表示でき、例えば「取引先毎に商談の件数と金額を集計したい」という場合もすぐ情報が可視化できます。ダッシュボードはレポートを元に、一つの画面上に複数のデータを様々なグラフで可視化できる機能です。ビジネスに関連する指標を並べれば、全体を俯瞰でき意思決定や進捗管理に便利です。それではレポートとダッシュボードについて、実際の作成と活用の方法を、以下の学習ツールで学びましょう。学習ツール１．<動画> レポート&ダッシュボードクイックスタート（43:56）レポート・ダッシュボードの概要、および基本操作についてデモ環境から学びましょう。https://play.vidyard.com/RWSJoJwMmzo7Jz61qCQMU3.html＊画面右下の歯車マークより再生スピードが変更可能ですおまけ：<AppExchange> 今日から使えるサクセスダッシュボード Lightning Experience版すぐに使えるレポートやダッシュボードのサンプルが含まれている無料のパッケージです。こちらからインストールして、自社向けに編集してご利用ください。まとめレポート・ダッシュボードの使い方は理解できましたか？ビジネスの状況を可視化し、すばやい意思決定やアクションを実現するレポートとダッシュボードは、Salesforceを活用する上では大変重要役割を果たします。​レポート・ダッシュボードでは以下のようなことが実現可能となります。複数のデータをリアルタイムに集計・抽出するグラフやバケット機能などでわかりやすくデータを表示するスケジュールに基づいて定期的に結果を受け取る“システム管理者のためのSalesforce基礎シリーズ“では、レポート・ダッシュボードの使い方をハンズオン形式でわかりやすくお伝えします。ウェブセミナーも活用してください。https://successjp.salesforce.com/article/NAI-000044