いまからはじめるデータ分析（レポート入門編）

この記事で学べることレポート機能の概要レポートの作成方法レポートの保存と共有設定レポートの種類と特長について コピーLightning Experienceのレポート種類は3つあり、それぞれの特徴についてご説明します。表形式行と列でデータが表示されるシンプルなレポートです。データのグループ作成には使用できず、ダッシュボードでの使用に制限があります。​例：進行中の商談一覧、今年度登録した取引先一覧、一定フェーズの商談一覧​​サマリー形式表形式レポートと似ていますが、ユーザによるデータ行のグルーピング、グラフの作成も可能です。また、最大3つのグループ化レベルを含めることができますが、グルーピングのないサマリーレポートは、レポート実行ページで表形式レポートとして表示されます。​例：クローズ済みのケースを優先度別に集計、種別ごとの商談日数の平均を集計、所有者ごとの進行中商談一覧​​​マトリックス形式行および列ごとにデータをグループ化し、行と列の2軸でクロス分析をすることが可能です。マトリックスレポートは2つの行グループ化と2つの列グループ化を含めることができますが、行と列両方のグループ化に同一の項目を使用できません。​例：各月の種別ごとの売上金額予測、取引先種別ごとの評価、所有者ロールごとのフェーズ状況​表示するデータや使用用途によってレポート形式を選択する必要があります。マトリックスレポートの作成今回はマトリックスレポートを使って「営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数」を集計していきたいと思います。ここでのポイントとしてやるべきことは３つです。​1. [商談所有者]項目で行をグループ化​2. [完了予定日]項目で列をグループ化​3. 集計期間単位を[日付]から[年月]に変更（四半期：7～9月で集計するため）※この３つは各項目名の右にある[▼]をクリックすることで設定できます。​レポート編集画面は以下の通りです。​[保存&実行]をクリックすると、このような画面になります。これで、営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数のレポートが作成されました。​​また、画面右上の[グラフを切り替え]をクリックすると、作成したレポートと一緒にレポート内容に基づいたグラフの挿入をすることができます。今回は営業担当者ごとの商談獲得件数を棒グラフで表示しています。​レポートフォルダについてすべてのレポートはフォルダに保存されます。フォルダは公開、非表示、共有のいずれかで、「参照のみ」または「参照・更新」に設定することができます。公開/カスタムフォルダに保存するには、[保存] ダイアログボックスで対象のフォルダを選択します。フォルダの内容へのアクセス権を持つユーザの制御は、ユーザ、ロール、ロール&下位ロール、公開グループに基づいて行います。フォルダを組織全体で使用できるようにしたり、非公開にして所有者のみにアクセス権を与えたりすることもできます。​今回は[東地区営業担当者の商談用]という名前のレポートフォルダを作成し、[営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数]レポートを格納します。そしてこのレポートフォルダを参照できる営業担当者を[ロール&下位ロール]で制限します。​対象となる[東地区営業担当者の商談用] フォルダの右に[▼]｜[共有]をクリックします。​​共有先：[ロール&下位ロール]、名前：「東地区営業担当者」、アクセス：[表示]に設定して[共有]をクリックします。このように設定することで[東地区営業担当者の商談用] フォルダの中にある[営業担当者ごとの四半期の商談売上金額と件数]レポートは営業部長の下位ロールにいる[東地区営業担当者］のメンバーのみアクセスすることが可能となります。学習ツールLightning Experience でのレポートの作成（ヘルプドキュメント）レポートデータのグループ化（ヘルプドキュメント）レポートフォルダおよびダッシュボードフォルダ（ヘルプドキュメント）Lightning Experience でのレポートフォルダまたはダッシュボードフォルダの共有（ヘルプドキュメント）まとめ以上がレポート作成におけるご説明でした。Salesforce のレポート機能は、登録されたデータを業務に合わせて条件を絞り、集計することで簡単に作成することができます。​レポートを使用する目的としては大きく分けて３つに考えられます。業務的な数値や目標を達成されているか、現状を見る実績のレポート目標達成するまでの進捗や経過をみるプロセスのレポートプロセスが正しく機能しているか、抜けや漏れがないか確認するチェックのレポート目的に合わせたレポート作成をすることで営業担当者はもちろん、営業部長にとって役立つデータを比較、評価、分析、分類することが可能となります。​また、作成したレポートはCSV形式 やExcelファイルに出力でき、スケジューリング機能を活用すれば毎日、毎週、毎月最新のデータのレポート結果をメールに添付して対象者に送信することもできます。レポートを作成して終わりにするのではなく、こういった便利な機能と併用しながら、営業部門でレポート機能をより効果的に活用してみてください。

レポートを使いこなす裏ワザ（その1：集計項目）

https://play.vidyard.com/ZVyeMbsHSLTbNZLL4CwhK8この記事で学べること集計項目など、数式を使ったレポートの作成方法集計項目とカスタム集計項目レポートを作成する際、数値または通貨項目の[▼]をクリックすると、[この項目を集計]を選択することができます。ここでは項目の合計、平均、最大、最小、中央値をグルーピング単位で表示が可能です。​また、項目の集計よりも複雑な集計をしたい場合はカスタム集計項目を使用します。​今回はカスタム集計項目にて数式を使用したレポートを２つ作成していきたいと思います。​数式で使う集計関数では、サマリーレポート、マトリックスレポート、および結合レポートのカスタム集計項目でグルーピング値を使用できます。集計関数は PARENTGROUPVALとPREVGROUPVAL の 2 種類があります。​PARENTGROUPVALの利用方法最初にPARENTGROUPVAL関数を利用して 東地区営業担当者のフェーズごとの売上状況を金額と割合で表示するレポートを作成していきます。PARENTGROUPVALとはこの関数は、指定した親グルーピングの値を返します。「親」グルーピングとは、数式が含まれるレベルよりも上にあるレベルです。この関数は、カスタム集計項目およびレポートのグルーピングレベルでのみ使用可能で、集計レベルでは使用できません。つまり今回の場合、各営業担当者のフェーズごとの売上金額を集計し、合計金額と比較することで、各フェーズの商談金額と全体に占める割合（%）が一目で把握できるようになるということです。レポート作成では実際にレポートを作成していきましょう。レポートタイプで[商談]を選択、マトリックス形式を使用します。そして以下の操作を行います。・行を[フェーズ]、列を[商談所有者]でグループ化・[項目]をクリック、集計項目フォルダの中の[+数式を作成]から[集計レベルの数式列を編集]を開く​[集計レベルの数式列を編集]の入力内容はこのようになります。​[全般]タブの右にある[表示]タブを選択すると「この数式をどこに適用しますか?」と表示があるので、[特定のグループ]にチェックをし、行グループを[フェーズ]、列グループを[総計のみ]に設定します。その後、[全般]タブに戻って数式を入力し、[検証]にて有効が確認したら、集計項目の追加は完了です。​レポートを実行すると、このようにフェーズごとの金額と、合計金額に対する各フェーズの割合を表示することができました。​PREVGROUPVALの利用方法次にPREVGROUPVAL関数を利用して東地区営業担当者の月ごとの売上金額の比較レポートを作成していきます。PREVGROUPVALとはこの関数は、指定した前のグルーピングの値を返します。「前の」グルーピングとは、レポートの現在のグルーピングより１つ前のグルーピングです。グループレベルと増分値を選択します。増分値は、現在の集計の前の列数または行数です。デフォルトは 1 で、最大値は 12 です。この関数は、カスタム集計項目およびレポートのグルーピングレベルでのみ使用可能で、集計レベルでは使用できません。つまり今回の場合、月ごとの売上金額を集計し、前の月と比較することで、前月比差異が％で表示されるため現状を一目で把握できるようになるということです。レポート作成では実際にレポートを作成していきましょう。レポートタイプで[商談]を選択、マトリックス形式を使用します。そして以下の操作を行います。・行を[完了予定日]でグループ化・[完了予定日]で[▼]をクリックし、[集計期間単位]を[年月]に設定・[項目]をクリック、集計項目フォルダの中の[+数式を作成]から[集計レベルの数式列を編集]を開く​[集計レベルの数式列を編集]の入力内容はこのようになります。​[全般]タブの右にある[表示]タブを選択すると「この数式をどこに適用しますか?」と表示があるので、[特定のグループ]にチェックをし、行グループを[完了予定日]に設定します。その後、[全般]タブに戻って数式を入力し、[検証]にて有効が確認したら、集計項目の追加は完了です。​レポートを実行すると、月ごとの金額と、前月差異という形で前月の売上金額との割合を表示することができました。​​以上が、カスタム集計項目の集計関数 PARENTGROUPVALとPREVGROUPVAL を使ったレポートの作成方法でした。​この関数を利用するうえで最も需要なのは、正しいグルーピングを選択することです。集計項目は強力なレポート手法ですが、いくつかの制限、および制約があるため取り扱いには注意が必要です。注意事項の関しては参考リソースにURLを記載しているので、集計項目を使用する前にご確認ください。​また、レポートの集計結果の範囲に応じて、集計結果を色付きで表示することができます。 サマリーレポートやマトリックスレポートが対象ですが、項目値を指定した範囲と色に従って強調表示が可能です。条件付き強調表示を有効化するには、レポートに集計項目またはカスタム集計項目が少なくとも１つ含まれている必要があります。​東地区営業担当者の月ごとの売上金額比較レポートを利用して条件付き強調表示を行った際の表示は以下の通りです。​ここでの条件付き書式のルールは前月比が100％以下の場合はピンク、100%以上150%以下の場合は青、150%以上の場合は紫に色がつくように指定しました。このように色付けすることで、ある一定の割合や金額に達した月はいつなのか、一目で把握することが可能となります。学習ツール数式を使用したレポートデータの評価（ヘルプドキュメント）カスタム集計項目の集計関数の使用（ヘルプドキュメント）PARENTGROUPVAL および PREVGROUPVAL（ヘルプドキュメント）集計項目を最大限に活用: ヒント、制限、および制約（ヘルプドキュメント）データ範囲の強調表示（ヘルプドキュメント）レポートを使いこなす裏ワザ（総集編）（資料）レポート・ドリル（サクセスナビ記事）まとめサマリーレポートやマトリックスレポートであれば、カスタム集計項目だけではなく、条件付き強調表示などを活用することで、視覚的なレポートを作成することができます。是非参考にしてみてください。

レポートを使いこなす裏ワザ（その3：カスタムレポートタイプ、結合レポート）

https://play.vidyard.com/gDb1m2NjNz6v7WCznShsZuこの記事で学べることカスタムレポートタイプの使用方法結合レポートの使用方法カスタムレポートタイプレポートタイプとは、レポートで使用する項目とレコードを決めるものです。標準レポートタイプが最初から用意されており、ほとんどのSalesforceデータにアクセスできます。たとえば、取引先レポートタイプでは、[取引先名]、[取引先所有者]、[業種] などの取引先の項目およびレコードにアクセスできます。しかし、取引先レポートタイプを使用してレポートを作成したとき、参照関係にあるカスタムオブジェクトの項目が表示されません。こんなときは、カスタムレポートタイプを作成します。カスタムレポートタイプは、[設定]|[クイック検索]|[レポートタイプ]より設定が可能です。カスタムレポートタイプを作成することで、主オブジェクトとその関連オブジェクトとの関係に基づいて、レポートで使用する項目とレコードを定義することができます。今回の場合、主オブジェクトとは取引先、関連オブジェクトがカスタムオブジェクトです。​カスタムレポートタイプで定義するものは、3つあります。レポートを作成中またはカスタマイズ中のユーザに表示するオブジェクトを選択するレポートで表示できるオブジェクトは、オブジェクト間のリレーション (主従関係および参照関係) をもとに決定できます。例えば、「取引先-取引先責任者-活動」や「取引先-商談-商談と参照関係のあるカスタムオブジェクト」のように、選択できるのはリレーションのあるオブジェクトのみです。オブジェクトは最大4つまで選択できます。レポートを作成中またはカスタマイズ中のユーザに表示するオブジェクトのリレーションを定義する関連レコードが存在する、または、しないを定義します。関連レコードとは、リレーションのある親オブジェクトに紐づく子オブジェクトのレコードのことです。例えば、取引先の関連レコードは取引先責任者や商談となり、商談の関連レコードは活動です。関連レコードは必ずしも存在するとは限らないため、2つのオブジェクトを使用する場合、関連レコードの有無を定義したときに表示するレコードは次のようになります。​①各「A」レコードには関連する「B」レコードが 1つ以上必要です。関連レコードが存在する主オブジェクトのレコードのみをレポートで表示します。言い換えると、関連レコードが存在しないレコードはレポートに表示することはできません。​②「A」レコードには関連する「B」レコードの有無は問いません。関連レコードの有無を問わず、すべての主オブジェクトのレコードを表示します。例えば、商談がない取引先もレポートで表示することができます。なお、レポートにてクロス条件を設定することで、関連レコードの存在しないレポートを作成することも可能です。レポートの列として使用できる各オブジェクトの項目を選択する表示できるオブジェクトの項目のうち、レポートで使用できる項目を決定することができます。レイアウトにない項目はレポートで表示することができません。​作成したいレポートには、どの項目を表示させたいのか、関連するオブジェクトのレコードを持っているレコードのみに絞りたいのか、を判断し、適切なカスタムレポートタイプを作成しましょう。​カスタムレポートタイプを作成することで、複数のオブジェクトを1つのレポートで表示できるようになりました。しかし、直接リレーションのないオブジェクトは作成することができないため、「商談とリード」や「リードとケース」は対応していません。これらのレコードを一括で確認したいときは、結合レポートがおすすめです。​結合レポート結合レポートとは、さまざまな種類の情報を1つのレポートに表示できるレポート形式のことです。結合レポートには、複数のレポートタイプのデータを含めることが可能です。結合レポートは、最大 5 ブロックで構成され、ブロックごとにレポートタイプと検索条件を指定できます。今回は作成例を2つご紹介します。担当者別の商談実績を半期ごとに確認したい同一のオブジェクトを4つ使用して、それぞれ別の検索条件を設定しています。通常のレポートでは、検索条件を複数設定することができませんが、結合レポートを使用することで、複数のレポートにアクセスする必要はなくなります。進行中の商談に進行中のケースがあるかを確認したい​取引先ごとにグルーピングし、進行中の商談とケースだけを表示するように検索条件を設定することで、営業担当者が進行中のケースがあることを知らずに連絡してしまう、という状況を防ぐことができます。​結合レポートは、レポートビルダー左上[レポート]をクリックして、[結合レポート]を選択して作成します。結合レポートを活用して、効率的なデータ分析をしましょう。​レポート&ダッシュボード活用のためのお役立ちコンテンツ集いざ、レポートを作成しようと思っても、どんなレポートが役に立つのか分からない、と思ったことはありませんか？そんなときに便利なのが「レポート&ダッシュボード活用のためのお役立ちコンテンツ集」です。レポートの活用に必要な作成方法からコツに至るまで、動画や資料で一覧にまとめられています。例えば、とにかくレポートをたくさん作成してコツをつかみたいときは「レポートドリル(50問)」、雛形を活用して営業活動の可視化に役立てたいときは「今日から使えるサクセスダッシュボード Lightning Experience版」がおすすめです。​考慮事項カスタムレポートタイプを削除すると、それに基づいたレポートがあれば、それも削除される結合レポートでは、バケット項目やクロス条件の追加、条件付き強調表示などの適用はできない学習ツールレポートを使いこなす裏ワザ（総集編）レポート・ドリルカスタムレポートタイプの作成（ヘルプドキュメント）結合レポートの作成（ヘルプドキュメント）結合レポート制限、制限および割り当て（ヘルプドキュメント）まとめカスタムレポートタイプを活用することで、Salesforceに登録されている情報を様々な角度から分析することができます。一方で、カスタムレポートタイプを作りすぎてしまうと、レポート作成時にユーザの混乱を招きますので、いくつかのレポートで使える多用途型レポートタイプを作成しましょう。また、結合レポートを使用し、関連情報を1つのレポートに表示することで、すばやい状況の把握につながります。各機能のメリットを理解し、データ分析に活用しましょう。

ダッシュボードをさらに有効活用するために（検索条件の追加、動的ダッシュボード）

この記事で学べることダッシュボードへの検索条件の追加方法動的ダッシュボードの設定方法※ダッシュボードの概要はこちらの記事をご覧ください。ダッシュボードに検索条件を追加するダッシュボードには絞り込み条件を設定してフィルタをかけられる機能があります。検索条件を追加することで、1つのダッシュボードでさまざまな角度からデータを確認することができます。​たとえば、営業部全体と各地区の営業部ごとの成績を見たい場合、営業部全体・西地区営業部・東地区営業部といったの3つのダッシュボードが必要です。営業地区が増えれば増えるほど、より多くのダッシュボードの作成が必要となってきます。その都度レポートを用意して、ダッシュボードを作成するには時間がかかりますし、ダッシュボード数も増えてしまいます。そこでダッシュボードの検索条件を設定することで、1つのダッシュボードで営業部全体と各地区の営業部ごとの成績を分割して見ることができます。設定方法１．対象のダッシュボードを開き、[＋検索条件]をクリック２．項目と値を選択　　項目：所有者ロール　　値：西地区営業部,東地区営業部※事前に営業担当者をロールに割り当てています。​設定は以上です。それではダッシュボードを見てみましょう。​左上に検索条件で設定した項目と値が、選択リスト値として表示されるようになりました。ここで「すべて」を選択すると、営業部全体の成績をみることができます。「西地区営業部」を選択すると、西地区営業部の営業成績、「東地区営業部」を選択すると、東地区営業部の営業成績をそれぞれ分けてみることができます。この機能を活用することで、営業地区ごとにレポート・ダッシュボードを作成する手間が省けますし、1つのダッシュボード上でさまざまな角度から営業成績を見ることが可能です。​また、各ダッシュボードには最大5つの検索条件を含めることができます。選択リスト、ルックアップ、チェックボックス、テキスト項目、数値項目、日付項目に対して検索条件を設定できるので、より詳細なデータを表示させることができます。動的ダッシュボードで実行ユーザの権限に応じたデータを表示する動的ダッシュボードでは、各ユーザがアクセス権を持つデータを表示することができます。営業担当者別にダッシュボードを作成しなくても、実行ユーザとフォルダによって、データアクセスレベルごとに表示を制御することができます。設定方法１．対象のダッシュボードの編集ページを開き、[ダッシュボードプロパティを編集]をクリック２．フォルダの選択３．次のユーザとしてダッシュボードを参照で「ダッシュボード閲覧者」にチェック※「ダッシュボード閲覧者がダッシュボードの表示ユーザを選択できるようにする」にもチェックをいれることで、管理者が参照ユーザを選択することができます。​設定は以上です。ではダッシュボードを見てみましょう。​現在、営業マネージャとして参照しているため、東地区営業部全体と部下の成績を確認することができます。「ダッシュボード閲覧者がダッシュボードの表示ユーザを選択できるようにする」にもチェックをいれた場合、[変更]をクリックすると、参照ユーザを指定することができます。次にプロパティで選択した営業担当用フォルダの共有設定をします。データへのアクセスは実行ユーザによって決まりますが、ダッシュボードへのアクセスはフォルダによって制御されます。フォルダの共有を行わないと、東地区営業部の営業担当者はダッシュボード自体、参照することができませんので注意してください。​それでは、東地区営業部の営業担当者2に代理ログインして、ダッシュボードがどのように表示されているのか確認してみましょう。営業マネージャとは異なり、営業担当者2が所有しているデータのみ表示されていますね。閲覧者自身のデータアクセス権に基づいたデータが表示されるため、営業担当者同士は自分以外の営業成績は参照することができません。​営業担当者には自分の成績のみ、マネージャにはチーム全体と、管理する営業担当者の成績が表示されています。本来であれば東地区の営業担当者3人、マネージャー1人の計4つのダッシュボードが必要でしたが、動的ダッシュボード機能によって1つの作成で済みました。考慮事項ダッシュボードのスケジュール設定またはメール送信を行う場合、検索条件は適用されない組織のエディションに基づいた環境内での、許可されている動的ダッシュボードの制限あり学習ツール・ダッシュボードの絞り込み・動的ダッシュボード: どのユーザとしてダッシュボードを表示するかの選択まとめ今回の事例では営業チームや営業担当者が少ないですが、営業担当者が10名、20名のチームになればより多くのダッシュボード作成が必要となります。​作成時間・作成数を削減するためにも、ぜひ検索条件や動的ダッシュボード機能を活用し、業務効率化につなげてみてください。

営業部門における鉄板"Chatter活用方法"

この記事で学べること営業部門で使われるchatterの活用方法Salesforceのレコードに紐づくコミュニケーション方法Chatterグループを使った、特定のグループでのコミュニケーションChatterを使ってダッシュボードを他の人に共有する方法本日は営業部門で効果的にChatterを活用頂ける代表的な使い方を3つご紹介します。​Chatterを活用した情報共有を行うことで、リード情報や商談情報にすぐにアクセスすることができます。また顧客・案件管理といった営業担当者の活動を可視化することも可能になります。レコード（商談）フィードでのコミュニケーションChatter内で商談に関する情報共有を行うことで対象商談や取引先にワンクリックでアクセスできるため、１つの画面上で知りたい情報を簡単に得ることができます。​ここでは例として株式会社A様の商談を使ってコミュニケーションのやりとりを見ていきましょう。[商談]タブから該当レコード[株式会社A]を開きます。商談レコード内のChatter画面に共有したい内容を入力し、[共有]ボタンをクリックします。​その後、[Chatter]タブを開くと先ほどの商談レコード内で共有した内容がChatterにも反映されています。​自分宛にコメントが届くと、右上のベルマークから確認することができます。これなら投稿に対してコメントがあると、どの画面上で操作をしていても通知にすぐ気づくことができますね。​レコード上でコミュニケーションをとることで得ることができるメリットを挙げます。ユーザや商談情報などの各レコードをChatter内で呼び出すことができる自分宛のコメントはバッジ表示により通知してくれるため、タイムリーに返信が可能Chatterでのやりとりは関連するリード情報や商談情報側にも残るので、履歴管理もできる商談情報側での履歴はこのようになります。​Chatterグループでの質問や相談Chatterグループではキーワード毎のグループを作ることできます。チームやプロジェクトメンバー間の情報共有をスムーズに行うことができます。ここでは[情報共有]というChatterグループを作成し、次回の社外イベントで配るエコバックの色についてのアンケート、新規顧客の獲得に対する案や対策をグループメンバーに求めてみます。​​​質問では営業担当者1の方がコメントしてくれています。アンケートでは3人が回答してくれていますが、アンケート投稿の右下をみると既読者は４人いますね。このように既読者人数に対して、何人が回答しているのかといった回答率も簡単に確認することができます。​​Chatterグループで得ることができるメリットを挙げます。質問やアンケートを簡単に作成できる投稿に対して参照（既読）者の回数確認や、いいね！などメンバーの反応を確認しやすい所属チーム用、個別指示用、情報共有用といった必要に応じたグループの使い分けが可能ダッシュボードのグラフをChatterフィードに投稿Chatterフィードに投稿することで最新の活動状況を共有することができます。営業担当者の入力漏れや、異常値や売上進捗などのグラフを営業マネージャーがChatterに投稿することで最新の活動状況を共有することができます。​まず[ダッシュボード]タブから対象となるダッシュボードを選択します。コンポーネント右上の[展開]をクリックすると[コンポーネントを共有]が表示されます。[コンポーネントを共有]をクリックすると、選択したダッシュボードとともにコメントも入力して投稿することができます。​​ここでは＠東地区所属チームに今月の目標売上金額をチームメンバーに共有してみました。目標売上金額300万円に対して、現時点では170万円みたいですね。東地区所属チームの営業担当者は残り130万円を目標にすればよいことがわかりました。​ダッシュボードをChatterフィードに投稿することで得られるメリットいくつか挙げます。営業担当者の入力漏れや売上進捗などのグラフをグループ内で共有会議で使用する資料や連絡等を、最新の状態で共有​以上３つが営業部門での代表的なChatterの活用方法でした。​Chatterの場合、フォロー対象がユーザだけではなく、商談のレコードやファイルなどの社内「情報」をフォローできる点が大きな特長です。メールでのやり取りだけですと、顧客や案件情報の詳細を把握するのに限度がありますが、Chatterを活用することで、1つのレコード上で必要となる複数の情報を確認できます。添付ファイルにおいてはメールをさかのぼって探さなくても、該当するレコードにアクセスするだけで簡単にファイルを見つけることもできます。​「どのような情報が必要とされているのか」、「誰に共有する情報なのか」といった情報共有の目的を明確にし、最新情報をキャッチアップすることが営業部門でChatterを効果的に活用することにつながります。​またChatterはSalesforceモバイルアプリケーションに対応しているので外出先でも簡単に確認可能です。FacebookやTwitterのような感覚でビジネスシーンでも利用できるので、営業部門で是非活用してみてください。考慮事項ダッシュボードをChatterに投稿するには、レポートダッシュボードの事前作成が必要ダッシュボードで[コンポーネントを共有］ボタンを表示するには以下の設定が必要[クイック検索]ボックスに[レポートおよびダッシュボードの設定]と入力し、[ダッシュボードコンポーネントスナップショットを有効化]のチェックボックスをオンにする学習ツールChatterのフィード追跡（ヘルプドキュメント）フィード追跡の有効化（Trailhead)投稿、アンケート、質問の作成Chatter でのダッシュボードコンポーネントの画像の共有（ヘルプドキュメント）Chatter へのダッシュボードコンポーネントのスナップショットの投稿（ヘルプドキュメント）​​

社内コミュニケーションを円滑にするヒント

この記事で学べることChatterで情報を収集するために有効な機能Chatterで適切に情報を発信するコツChatter有効活用ポイント1. 情報のピックアップ（選択）とストック（蓄積）社内SNSとして活用できるChatterですが、投稿数が多いと過去の投稿はどんどん流れてしまい、求めている情報がなかなか見つけにくいと悩まれている方も多いのではないでしょうか。Chatterの４つの機能を使いこなすことであふれる投稿の中から欲しい情報をすぐにピックアップすることができ、ストックしておくことも可能です。グループの作成：部やチーム、キーワード毎にグループを作成して情報共有が可能なため、目的やテーマにそった、求めている情報が集約ブックマーク：保存しておきたい、あとで見返したい投稿をブックマークすることで必要な時に確認ができる#ハッシュタグ：関連、共通するトピックを一つにまとめることができるため、情報収集が簡単にグローバル検索：全体から検索することで関連ワードをすばやく入手。フォローしていない人が投稿した資料や、ナレッジも情報として吸収することができる​対象となる投稿の右上の[▼]をクリックすると、[ブックマークする]と表示が出ます。ブックマークをすると、投稿右上に黄色の三角マークがつきます。また左側の[ブックマーク済み]にはブックマークをした投稿が格納されているので、簡単に確認することができます。２．投稿について投稿画面では投稿内容を工夫できるような機能がいくつかあります。“＠”メンションで名前を入力することで対象となる人に向けて通知、“/”スラッシュからレコード名を入力することで、Chatterから対象のレコードにワンクリックでとぶことができます。また宛先の下の[クリップ]のマークをクリックすると、ファイル添付をすることができます。​太字や下線、箇条書きを使うことで、より投稿が見やすく内容を明確に伝えることができます。​また、ファイルを添付したあとに修正箇所が発覚し、ファイルを差し替えたい場合があります。​同じような名前のファイルを再添付したら、ファイル数が多くなるだけでなく、過去と最新のファイルとの見分けがつかなくなってしまう可能性があります。そんなときにぜひ使っていただきたいのが[新しいバージョンをアップロード]です。​対象となるファイルをクリック｜ [▼]｜[新しいバージョンをアップロード]をクリックすると、新しいファイルとコメントを添付することができます。これでファイルが重複せず、最新のファイルを共有することができますね。[ファイル詳細を表示]をクリックすれば、アップロードした過去のバージョンを確認することも可能です。3. フィードと並び替えオプション各Chatter フィードで使用可能な並べ替えオプションと検索条件オプションは異なります。詳細については学習ツールにURLを記載していますが、ピックアップしてご説明したいと思います。 [最近の活動]と[最新の投稿]による投稿の並び替えフィード上にある[並び替え]を選択すると、投稿の並び替えをすることができます。​フィードをコメントの新しい順番に並び替える場合は[最近の活動] 、フィードを投稿の新しい順番に並び替える場合は[最新の投稿]を選びます。私のドラフトとストリームとは？​左側のフィード一覧をみると、[自分がフォローするもの]、[参照したグループ一覧]などありますが、[私のドラフト]や[ストリーム]とは何のことかご存知でしょうか。​私のドラフトとは、「編集した投稿内容を下書き保存したい」といった場合に非常に便利です。ドラフト投稿機能では、Chatter 投稿の作成時にファイル、リンク、画像、メンション、ハッシュタグ、他のリッチテキストなどのコンテンツを含む投稿が、入力時に自動で下書き保存されます。​保存された投稿内容の右側にある[▼]をクリックし、[編集]、[公開]、[削除]のいずれかで投稿内容を完成させることができます。​Chatterストリームとは、複数の関連フィードをストリームという 1 つのビューにまとめて作成するカスタムフィードのことです。最大 25 個の異なるフィードやフィード種別の投稿を組み合わせて最大 100 個のストリームを作成できます。たとえば、現在取り組んでいるプロジェクトに関して投稿されたさまざまな情報を入手したい場合、ストリームを使用すれば、プロジェクトに取り組んでいるグループ、関連するレコード、担当者からのフィードを集約することができます。​このようにフォローするレコードを９つから選択することができるので、関連するさまざまな情報を集約し、1 つのストリームの中で全体像を把握できるようになります。考慮事項[私のドラフト] を使用する場合は[ドラフト投稿]が有効になっているか確認学習ツール新しいバージョンのファイルのアップロード（ヘルプドキュメント）フィードの使用（ヘルプドキュメント）ドラフト投稿（ヘルプドキュメント）Lightning ExperienceのChatter：Chatterエキスパートになる（Trailhead）まとめChatterでは多くの便利機能が搭載されているため、今回ご紹介できなかった機能も含め、さまざまな使い方ができます。​情報共有をメールではなく、Chatter内で行うことでファイルを添付する際にはサイズを気にせず送信することができ、最新ファイルをすぐに差し替えることが可能です。​また、送信者/受信者しか確認できないメールに比べて、Chatterはタイムライン表示なので見たい人が見る、営業担当者が変わった際に、タイムラインをさかのぼれば過去のやりとりなど確認ができるなどスピードや、生産性の向上にもつながります。​ぜひChatterを社内コミュニケーションツールとして有効活用してみてください。

初めてのデータローダ 〜Delete編〜

この記事で学べることデータローダのDelete（デリート）を使用し、CSVファイルにまとめたレコードの情報を、一括で削除する方法メリットや利用例ある程度の量のデータを削除したい時、画面から1つ1つ削除をしていくのは大変ですよね？そんな時に便利なのがデータローダです。削除したいIDを整理し、まとめて削除することが可能です。※IDとは、Salesforceのレコード1つ1つに割り当てられているものです。データローダでExportすると必ず先頭に出てきます。手順データ削除を行うための、CSVファイルを用意します。CSVファイルを作成するときのポイント！必要な項目はIDのみ、ただし他の項目があっても問題ないのでわかりやすく別項目があっても良い。項目名はExportしたときのものをそのまま使う。​​削除を行うオブジェクトの選択をします。表示されていない場合は「Show all Salesforce objects」にチェックを入れオブジェクトを全て表示させてみてください。​​​「Browse」をクリックし、はじめに作成したCSVファイルを選択します。​​「Next」をクリックすると、CSVファイルに問題がなければそのまま登録されます。エラーが発生した場合、メッセージが表示されますのでメッセージに従ってください。​​作成したCSVデータの数と一致してるか確認し、「OK」をクリックします。​​項目のマッピングを行います。（CSVファイルのヘッダの名称と、Salesforce内のIDを対に設定することで削除を行います。）「Create or Edit a Map」をクリックする。​「Auto-Match Fields to Columns」をクリックする。または、上の段からしたの段にドラッグアンドドロップをする。IDの欄にIdがくればOK。「OK」をクリックする。​項目のマッピングがされていることが確認できたら、「Next」をクリックする。​​​削除を実行した結果がアウトプットされるため格納するディレクトリを指定します。「Browse」をクリックする。​​「Finish」をクリックして削除を実行します。​このメッセージがでたら登録完了です。errorsの方に数字が出ている場合は失敗しているためやり直してください。​​考慮事項データローダのDeleteは物理削除ではなく、削除フラグをつけるだけですが戻すことも大変なので必ず少量のデータで確認をとってから削除しましょう。物理削除とは？Salesforceでは、画面上で削除したりデータローダで削除を行っても30日間は完全に削除をせず、データを保持しています。Salesforce上で完全にデータとして無くすことを物理削除といいます。削除フラグとは？上記の物理削除を行う前に全てのオブジェクトにある項目「IsDelete」が通常FalseになっているところをTrueに変え、画面上では出てこないようにするためのものです。学習ツールデータローダでデータを削除する際に役立つリンク

初めてのデータローダ　Export編

この記事で学べることデータローダのExport（エクスポート）を使用し、レコードを全てを抽出したり、一部特定の条件と合致するレコードのみを抽出するなど、必要に応じた柔軟なデータの抽出をおこなう方法メリットや利用例Exportの機能を使う使用例をいくつかあげてみます。一定期間でバックアップをとる場合レポートでは出すことのできない項目を抽出したい場合（ワンポイントアドバイスで詳細の記載があります）基本的にはレポートの機能を使うことでできることも多いですが、大量のデータを扱うときや、レポートでは出すことのできない項目を扱う時に利用することが多いです。手順抽出したいオブジェクトを選択します。（オブジェクトとは、「商談」や「取引先」などの箱のようなものを示すものになります。）※最初は代表的なオブジェクトしか出てきません、対象のオブジェクトがない場合は「Show all Salesforce Objects」にチェックをいれます。​出力先とファイル名を決めます。※ファイル名の拡張子は必ず「.csv」にします。​​抽出する条件を指定します。全てのデータを抽出する場合はこちらの設定は不要になります。​​​​項目・記号・値を設定して項目を絞って行きます。Operation（記号部分）は下記があります。​equals　→　＝not equals　→　!=less than　→　<greater than　→　>less than or equals　→　<=greater than or equals　→　>=​例えば…従業員数が1000人以下の取引先を抽出したい場合は、Fields　→　NumberOfEmployeesOperation　→　less than or equalsValue　→　1000上記を入力した上で「Add condition」をクリックすると、下記のように表示されます。​​抽出する項目を選びます。すべて選択する場合は「Select all fields」を押すとすべて選択することが可能です。​この状態で「Finish」を選択すると、全項目の従業員数が1000人以下の取引先が指定したフォルダにcsv形式で出力されます。抽出完了すると、抽出の成功数とエラー数が表示されます。​ワンポイントアドバイス！Exportでは、ユーザプロファイルを抽出することも可能です。「Profile (Profile)」を選択することで抽出できます。ですが、「すべてのデータ編集」の権限が必須です。ユーザが増えてきた時にプロファイルを整理する時にとても便利です。承認プロセスの一覧を抽出することも可能です。「ProcessInstanceStep」を選択することで抽出できます。承認プロセスが増えてきた時に困るのが順番の整理です、この抽出したデータを使うことで簡単に整理することが可能になります。メールテンプレートの使用頻度を確認することができます。「EmailTemplate」を選択し抽出後、「TIMESUSED 」こちらがテンプレートの使用頻度になります。メールテンプレートが増えすぎてしまって整理したい場合などこれを使って整理してみるのもいいかと思います。​考慮事項抽出したデータが文字化けしていることがあります。この場合はデータローダのSettings（設定）画面にて、「Write all CSVs with UTF-8 encoding」のチェックを外してください。インポートでも同じ事象が発生するため次のヘルプの2番も参考にしてみてください。https://help.salesforce.com/articleView?id=000328727&language=ja&type=1&mode=1学習ツールデータのエクスポート​​

初めてのデータローダ　〜Update編〜

この記事で学べることデータローダのupdate(アップデート)を使用し、CSVファイル上にまとめられたデータを一括で更新する方法メリットや利用例インポートウィザードでは一度の更新件数が５万件までとなっていますが、データローダでは一度に最大５００万件まで更新ができます。また、商談のレコードは、インポートウィザードでは更新ができませんが、データローダであれば商談レコードの更新も可能です。手順更新を行うための、CSVファイルを用意します。CSVファイルを作成するときのポイント「ID」の項目により更新レコードと紐付けを行っているので「ID」項目は必須です。CSVファイルの中に必ずしも全ての項目が入っている必要はない。項目名はExportしたときのものをそのまま使う。更新を行うオブジェクトの選択をします。表示されていない場合は「Show all Salesforceobjects」にチェックを入れオブジェクトを全て表示させてみてください。​「Browse」をクリックし、はじめに作成したCSVファイルを選択します。​「Next」をクリックすると、CSVファイルに問題がなければそのまま登録されます。エラーが発生した場合、メッセージが表示されますのでメッセージに従ってください。​作成したCSVデータの数と一致してるか確認し、「OK」をクリックします。​項目のマッピングを行います。（CSVファイルのヘッダの名称と、Salesforce内の項目を対に設定することで更新を行います。）「Create or Edit a Map」をクリックする。​「Auto-Match Fields to Columns」をクリックする。​上段の項目が全てなくなっていることを確認する。（残ってしまった場合は手作業でマッピングを行う。）「OK」をクリックする。​項目のマッピングがされていることが確認できたら、「Next」をクリックする。​​更新を実行した結果がアウトプットされるため格納するディレクトリを指定します。「Browse」をクリックする。​​「Finish」をクリックして更新を実行します。​このメッセージがでたら登録完了です。errorsの方に数字が出ている場合は失敗しているためやり直してください。​考慮事項まずは1-2件のレコードで、テストを行うことをおすすめします。更新時に文字化けが発生することがありますが、データローダの設定画面（設定画面の開き方は下記を参考にしてください）にて「Read all CSVs with UTF-8 encoding」にチェックをいれることで回避できますのでチェックしてみてください。​設定画面の開き方Windowsの場合：画面上部にあるメニューバーの「設定」から「設定」を選択する。Macの場合：データローダを起動した状態で、画面上部メニューバーの「Settings」から「Settings」を選択する。学習ツールデータローダ使用時の注意事項データローダでデータをインポートする際に役立つリンクデータローダの設定まとめ更新は、登録の時と同様にCSVファイルがきちんと作成できれば、簡単に複数のデータを更新することができます。また、登録と同様に商談の更新も可能となっています。インポートウィザードとメリットデメリットを比較し、より良い方を使ってみましょう。CSVファイルを正しく作成できれば、簡単に登録することができます。ぜひチャレンジしてみてください。

初めてのデータローダ 〜Insert編〜

この記事で学べることデータローダのInsert(インサート)を使用し、CSVファイル上にまとめられたデータを一括で登録する方法メリットや利用例インポートウィザードでは一度の登録件数が５万件までとなっていますが、データローダでは一度に最大５００万件まで登録ができます。また、商談のレコードは、インポートウィザードでは登録ができませんが、データローダであれば商談レコードの登録も可能です。手順新規登録を行うための、CSVファイルを用意します。CSVファイルを作成するときのポイントCSVファイルの中には全ての項目が含まれている必要はないが、必須項目は必ず入れること。CSVファイルに空の行が入っていると登録がされません。項目名や既存レコードの値を確認したい場合は、既に登録されているレコードを一度Export（エクスポート）して確認してから、登録用のCSVファイルを作成するのがオススメです。​新規登録を行うオブジェクトの選択をします。表示されていない場合は「Show all Salesforceobjects」にチェックを入れオブジェクトを全て表示させてみてください。​「Browse」をクリックし、はじめに作成したCSVファイルを選択します。​​「Next」をクリックすると、CSVファイルに問題がなければそのまま登録されます。エラーが発生した場合、メッセージが表示されますのでメッセージに従ってください。​​​作成したCSVデータの数と一致してるか確認し、「OK」をクリックします。​項目のマッピングを行います。（CSVファイルのヘッダの名称と、Salesforce内の項目を対に設定することで登録を行います。）「Create or Edit a Map」をクリックする。​「Auto-Match Fields to Columns」をクリックする。​上段の項目が全てなくなっていることを確認する。「OK」をクリックする。​項目のマッピングがされていることが確認できたら、「Next」をクリックする。​削除を実行した結果がアウトプットされるため格納するディレクトリを指定します。「Browse」をクリックする。​​「Finish」をクリックして登録を実行します。​このメッセージがでたら登録完了です。errorsの方に数字が出ている場合は失敗しているため、エラーの内容を確認の上、データの修正をするなどしてやり直してください。​​考慮事項まずは1-2件のレコードで、テストを行うことをおすすめします。登録時に文字化けが発生することがありますが、データローダの設定画面（設定画面の開き方は下記を参考にしてください）にて「Read all CSVs with UTF-8 encoding」にチェックをいれることで回避できますのでチェックしてみてください。​設定画面の開き方Windowsの場合：画面上部にあるメニューバーの「設定」から「設定」を選択する。Macの場合：データローダを起動した状態で、画面上部メニューバーの「Settings」から「Settings」を選択する。学習ツールデータローダ使用時の注意事項データローダでデータをインポートする際に役立つリンクデータローダの設定まとめたくさんのデータを一気にSalesforceに登録したい場合や、商談のレコードをまとめて登録の際にご利用ください。CSVファイルを正しく作成できれば、簡単に登録することができます。ぜひチャレンジしてみてください。​

初めてのデータローダ　Export All編

この記事で学べることデータローダのExport All（エクスポートオール）を使用し、ゴミ箱に入っているデータ含め全てのデータを抽出する方法メリットや利用例Export Allの機能を使う使用例をいくつかあげてみます。ゴミ箱に含まれているデータも含めて、バックアップをとる場合ゴミ箱に捨ててしまったデータをオブジェクト単位でまとめて確認する場合リードの取引開始後のデータをまとめて確認する場合ゴミ箱に捨ててしまったデータも、リードの取引開始後のデータも、それぞれゴミ箱とレポートよりSalesforceの画面上で確認することができますが、まとめて作業をしたい時にデータローダのExport Allの機能をご利用頂けます。手順Exportと大きな違いは2点あります。ゴミ箱に入っているデータも抽出が可能です。リードを取引開始し、リード上で見れなくなったデータの抽出が可能です。オブジェクトの選択まで、Export編と同様に作業していきます。抽出条件を設定することで簡単にゴミ箱に入っているデータを抽出できます。（全て出力してから、エクセル等のフィルターを利用して抽出することも可能です。）​項目・記号・値を設定して項目を絞って行きます。Operationは下記があります。​equals　→　＝not equals　→　!=less than　→　<greater than　→　>less than or equals　→　<=greater than or equals　→　>=​今回の例は「リード」で行います。例えば、リード内でいくつか間違えて削除してしまったとします。しかし、他の人も削除を行っているので、画面上でのゴミ箱のチェックでは確認が難しそうです。そんな時に便利なのがExport Allです。リード内の全てのゴミ箱に入れてしまったものを抽出し、間違えて削除してしまったデータが探しやすくなります。​抽出条件に以下の設定を行います。Fields　→　IsDeletedOperation　→　equalsValue　→　TRUE​​1件削除されていることがわかりました。​  ２.リードを取引開始し、リード上で見れなくなったデータの抽出が可能です。オブジェクトの選択まで、Export編と同様に作業していきます。今度は、抽出条件を設定せずに全てのデータを抽出します。​出てきたデータをエクセル等で「CONVERTEDDATE」を探しフィルターをかけます。この項目に値が入っている物は取引開始したデータになります。​また、この機能を使わなくても、レポートでも確認ができます。考慮事項抽出したデータが文字化けしていることがあります。この場合はデータローダのSettings（設定）画面にて、「Write all CSVs with UTF-8 encoding」のチェックを外してください。インポートでも同じ事象が発生するため次のヘルプの2番も参考にしてみてください。https://help.salesforce.com/articleView?id=000328727&language=ja&type=1&mode=1学習ツールデータのエクスポート

データローダ 〜Upsert編〜

この記事で学べることデータローダのUpsertを使用し、Salesforceにあるレコードで、すでに存在するものは一括で更新、存在しないものは一括登録という処理をおこなう方法メリットや利用例インポートウィザードでは一度の更新件数が５万件までとなっていますが、データローダでは一度に最大５００万件まで更新ができます。​また、商談をはじめとする特定のオブジェクトのレコードは、インポートウィザードでは登録＆更新ができませんが、データローダを利用することで、一括登録＆更新ができるようになります。Upsertの手順Step 1：ファイルの準備更新及び新規登録を行うための、CSVファイルを用意します。​CSVファイルを作成するときのポイント「ID」の項目または外部キーによりレコードと紐付けを行っているので「ID」項目または外部キーは必須CSVファイルの中に必ずしも全ての項目が入っている必要はない項目名はExportしたときのものをそのまま使うStep 2：対象のオブジェクトの選択レコードの更新及び新規登録を行うオブジェクトの選択をします。表示されていない場合は「Show all Salesforce object」にチェックを入れオブジェクトを全て表示させてみてください。​「Browse」をクリックし、作成したCSVファイルを選択します。​「Next」をクリックすると、CSVファイルに問題がなければそのまま登録されます。エラーが発生した場合、メッセージが表示されますのでメッセージに従ってください。​作成したCSVデータの数と一致してるか確認し、「OK」をクリックします。​IDまたは、外部キーとして作成している項目により紐付けを行います。ここでは、どちらをキーとして紐付けを行うかを選択します。​「Next」をクリックします。​Step 3: 項目のマッピング作成したCSVファイルのヘッダの名称と、Salesforce内の項目のマッピングを行います。​すでにマッピングを作成済みの場合は「Choose an Existing Map」を、新しくマッピングを作成する場合は「Create or Edit a Map」をクリックします（初回は「Create of Edit a Map」を選択してください）​​「Auto-Match Fields to Columns」をクリックする。​「File Column Header」（CSVのヘッダー）と「Name」（Salesforceの項目）で必要な項目が全てマッピングされていることを確認します。​マッピングされていない項目はSalesforceに登録されないので、手作業で紐付けを行う必要があります。​必要な項目が全てマッピングされたら、「OK」をクリックします。​必要な項目のマッピングがされていることが確認できたら、「Next」をクリックします。​Step 4：ログの確認 & 完了更新を実行した結果（ログ）を格納するディレクトリ（フォルダ）を指定します。「Browse」をクリックします。​「Finish」をクリックして更新及び新規登録を実行します。​このメッセージがでたら登録完了です。errorsの方に数字が出ている場合は失敗しているためやり直してください。​考慮事項データローダで一括処理を行う際に、まずは1-2件のレコードで、テストを行うことをおすすめします。​キーを少しでも間違えると新規登録されてしまうので、重複レコードを誤って作成してしまわないように注意が必要です。更新時に文字化けが発生することがありますが、データローダの設定画面（設定画面の開き方は下記を参考にしてください）にて「Read all CSVs with UTF-8 encoding」にチェックをいれることで回避できますのでチェックしてみてください。​設定画面の開き方Windowsの場合：画面上部にあるメニューバーの「設定」から「設定」を選択する。Macの場合：データローダを起動した状態で、画面上部メニューバーの「Settings」から「Settings」を選択する。学習ツールデータローダ使用時の注意事項データローダでデータをインポートする際に役立つリンクデータローダの設定まとめUpsertは、登録や更新の時と同様にCSVファイルがきちんと作成できれば、簡単に複数のデータを登録＆更新することができます。​また、登録や更新と同様に商談の登録＆更新も可能となっています。インポートウィザードとメリットデメリットを比較し、より良い方を使ってみましょう。CSVファイルを正しく作成できれば、簡単に登録することができます。ぜひチャレンジしてみてください。