体制を決めましょう

公開日: 2021.12.14

この記事で学べること

Quipは共同作業のためのツールとなります。

このツールをチーム全体で使いこなし生産性を向上するためには、まず推進体制が必要となります。

Quipの利用を開始すると利用ユーザがQuip文書を作成していくことになります。

そして、社内でQuipが浸透していき共同作業が行われる輪が広がっていくことで定着している状態となります。

まず個人利用の段階では、あくまで各ユーザがQuipを個人利用のメモとして使っているような状態です。

ここから一部のユーザが商談メモや社内手順書など情報共有のためにQuipを利用します。

そして、一部利用から発展しチームでのQuip運用が義務化されることでアカウントプランや議事録などで使用されていきます。

また、お客様との定例会議事録でQuipが使用される場合などは社外共有もされることになっていきます。

しかしながら、最初に運用方法を決める役割や社内でQuipの認知度向上のために推進をする役割が決まっていないと、

なかなか社内での展開が進まず、個人利用の段階から抜け出せない状況に陥ることが考えられます。

そのため、最初にだれが責任を持つのか、体制を整えることが重要となります。

Quipの推進に必要な役割としては2つ、推進者と管理者となります。

まず推進者は、社内でアーリーアダプタとしてQuipを積極的に使い、その活用方法を社内で展開していく役割となります。

この推進者になっていただく方は、新しいツールが好きだったり、積極的に情報発信や共有をするのが好きな方、あとは新しいツールを使うことに抵抗があまりない勢いのある若手社員の方などが上げられると思います。

そして具体的に推進者がやることとしては、Quipで社内手順書をまとめて展開したり、勉強会の実施やQuipのテンプレートの展開など、活用ステップの4つ目「展開する」のステップでQuipの認知度を広めていくことをしていきます。

管理者はQuipの設定からQuip利用の基本となるルール決めを行う役割となります。

この役割は0からQuipのベースを整える役割となりますので、もともと整理が得意な方であったり、Salesforceのシステム管理者の方がQuip管理者を兼任で担当いただくことが考えられます。

Quipの管理者はSalesforceの管理者同様、基本的にポイント&クリック操作での設定となりますので、技術力よりしっかりと責任を持って役割を担っていただけることが重要です。

そして、具体的にはユーザ追加やフォルダ構成の整備などの基本設定から、管理コンソールでの効果検証、Salesforce連携までを実施していくことになります。

このように、推進者と管理者それぞれの担当を決めていきますが、ここで重要なことは役割が明確になっていることです。

そのため、会社規模などによって1名で両役割を兼任いただいても構いません。

必要な推進体制とそれぞれの役割については理解いただけましたか？

Quipの推進を始める上で最初に体制を整えておくことが、展開後の早期定着に向けた重要なポイントとなります。

推進者と管理者それぞれの役割を確認し、自社での担当者を明確にしましょう。

公開日: 2021.12.14

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