効果測定と改善をしましょう

この記事で学べること利用状況の確認方法利用状況の理解から導ける改善アクション利用状況の確認方法を理解しましょうQuipの運用が始まったら、利用状況を把握して活用度が上がっているかを確認しましょう。利用状況を見て活用度が順調に上がっていれば今の推進方法を継続して運用を進めましょう。逆に活用度がなかなか上がっていない場合は、対策を行っていく必要があります。​まずは、Quipの利用状況を確認する方法についてご紹介します。Quipの利用状況を確認いただく方法は2つです。​1つ目は、Quipの管理コンソールを使用する方法です。​管理コンソールは、スーパー管理者の権限が割り当てられたユーザでのみ使用が可能となります。Quipの管理者は管理コンソールから自社での活用度を定期的に監視しましょう。管理コンソールで確認いただける代表的な数値は以下となります。月間でのアクティブユーザ数 過去1ヶ月でログインのあったユーザ共同編集者数 過去1ヶ月間で共有コンテンツを編集した、共有コンテンツにコメントした、共有コンテンツを閲覧したユーザーの数コンテンツ数アクティビティ数 コメント、メッセージ、いいね、メンションインテグレーションした文書数 Salesforceのレコードにリンクされた文書数その他管理コンソールで確認できる数値の詳細は、「Quipの活用状況の理解」よりご確認ください。​管理コンソールを表示させる手順は以下の通りです。​1. 画面左下のご自身の丸いアイコンをクリックします。2. 続いて表示された画面の左側にある「管理者」をクリックします。​3. 右側にリンクが表示されますので、一番上の「管理コンソールを起動」をクリックします。4. トップ画面が表示され、画面左側にサイトメンバーを表示するボタンや設定画面へのボタンが表示されます。​2つ目は、Salesforceのレポートを使用する方法です。Salesforceレポートでの利用状況の確認は、Salesforce連携をしている場合にのみ可能となります。Salesforce連携はQuip Advancedエディションのご契約が必要となります。Salesforceレポートで確認いただけるQuip関連の数値は以下となります。Quip文書の作成数/更新数/最終更新日Quipテンプレートを使用した文書の作成数/更新数/最終更新日Salesforceのレコードに紐づけられたQuip文書数ユーザごとの閲覧数/編集数その他確認いただける数値の詳細は、「Quip エンゲージメント総計値」をご確認ください。またレポート作成までの手順については「Lightning ダッシュボードへの Quip テンプレート総計値の追加」よりご確認ください。利用状況の把握から改善アクションにつなげましょう上述したように管理コンソールでは、活用状況に関するさまざまな数値が確認いただけます。それでは、確認いただいた数値からどのような改善アクションにつなげていけば良いのでしょうか。​まずは下記の表で管理コンソールで見れる数値ごとに、そこから「判断できること」「次のアクション」を確認しましょう。ユーザの最終ログイン日からはQuipをよく利用しているユーザを見つけ、その方に活用事例の紹介してもらうなどQuipの社内推進活動に協力してもらうといったアクションにつなげられます。​月間アクティブユーザ数の推移では勉強会などの推進活動後に増加傾向を確認し、増えていない場合は情報の発信方法を変えるといったアクションになるかと思います。​コンテンツ数の推移からなかなかQuip文書が増えていないと判断できる場合は、Quipのテンプレート機能を使用し文書が作成されやすい環境を作っていきましょう。​いいねやコメント、メンションなどの共同作業アクティビティ数が少ない場合は、推進者が積極的にメンション付きでメッセージを飛ばしたりするなど、Quip上でのコミュニケーションを活発化させましょう。またメンションを受けたユーザがコメントの確認時にいいねを押して「確認済み」や「了解」の意思表示をすることも発信していきましょう。​このように、管理コンソールで利用状況を確認して、そこからよりQuipを活用いただくために改善アクションを実行してください。まとめ管理コンソールで確認できるQuip利用状況の数値と、そこから判断できる改善アクションは理解いただけましたか？管理コンソールでは、作成されたコンテンツ数やアクティブユーザ数、共同作業アクティビティ数が確認できます。定期的にQuipの利用状況を確認し、定着が進むように改善アクションを実施していきましょう。

活用事例を展開しましょう

この記事で学べること活用事例の展開が必要な理由活用事例の展開方法活用事例を展開するQuipは共同作業ツールとなりますので、共同作業の輪を段階的に広げていくことが重要です。​展開は、推進者を中心に進めていきます。推進者はQuipを積極的に使って、Quipのいい使い方、成功事例を社内で共有していきましょう。ここでは、展開方法の例を2つご紹介します。​まず1つ目は、「手順書をQuipでまとめる」方法です。立ち上がり時の学習内容や各種申請など手順をQuipでまとめて展開しましょう。これにより新人社員は、毎回他の社員に確認することなく手順書をもとに手続きを進めることができるようになります。また、いろいろな手順書を社内で整備したということで推進者自身が社内でより頼られる存在になり、その後のQuipの推進活動もしやすくなります。​Salesforce社の活用事例として、中途で新しく入社してくる社員向けにタスクリストをQuipでまとめています。このリストでは各種手続きやチームのSlackチャネルへの登録、デモ環境の設定手順など様々な情報をまとめていて、それぞれの詳細な手順が記載されたQuipに遷移できるようなまとめ文書になっています。社員はリストの上からタスクを実施していき、済んだものにはチェックをしていくのでManagerが各メンバーの進捗状況も把握できるようになっています。弊社では日常からQuipを使う機会が多いため、新しい社員にとってはQuipに慣れるきっかけにもなっています。​2つ目は、「勉強会でQuipの活用例を共有する」方法です。例えば、推進者がアカウントプランや商談などでQuipをうまく活用した例を勉強会で共有します。そして、その中で他の社員の方も使えそうなものに関してはQuipをテンプレート化して展開していきます。このテンプレートは、繰り返し使える文書の型をQuipテンプレートとして保存することで、その後何度もテンプレートからコピーして同じ形式で文書が作成できるといった機能となります。​文書をテンプレートにする方法は以下をご参照ください。​[参考]文書をテンプレートとしてマークする​弊社でも、Quipの推進者に当たる社員を中心に商談議事録のテンプレートを作成し、営業メンバーに展開しています。他の社員に展開することで新たなアイデアが加わりテンプレートがより良い形式に改善されました。今では多くの営業がこのテンプレートに沿ってお客様と会話するので営業の質の平準化にも繋がっています。テンプレートを使うことで、他の社員も真似して使ってもらいやすくなります。まとめ社内でのQuipの展開方法はご理解いただけましたか？推進者中心にQuipで手順書をまとめたりテンプレートを共有することで、Quipが共同作業ツールとして使われるよう浸透させていきましょう。​次の章では、効果測定方法について述べさせていただきます。

Salesforceの情報を表示・更新してみましょう

この記事で学べることSalesforce のレコードを表示・更新する方法Salesforce のリストビューを表示・更新する方法※本機能はQuip Advancedエディションをご契約のお客様がご利用可能な機能です。※Salesforce のレコードを表示・更新するQuipではSalesforceのレコード情報を表示することができます。レコード情報を最新化したい場合もわざわざSalesforceのレコードを開く必要はありません。Quip上でレコードの値を変更し、 Salesforceへ同期させることも簡単に行うことができます。Quipを通じてチームメンバーとSalesforceレコードの最新状態を簡単に共有することが可能になります。​Salesforce上の値を表示させる方法はいくつかご用意しております。ここでは、まずレコードの各項目情報をQuip上に埋め込んで表示する方法、Salesforceのレコード情報をリンク形式で表示する方法をご紹介します。＜レコードの各項目情報をQuip上に埋め込んで表示する方法＞Salesforceレコードの項目は以下画像のように表示されます。例えば取引先情報をまとめるQuipを作成した際にこの機能を利用すると取引先にある各項目の詳細をすぐに確認することができます。レコードを表示する手順を見ていきます。1. Quip上で＠を入力し、Salesforce レコードの「挿入」をクリックします。2. 取引先から表示したい任意のレコードを選択し、「レコードを選択」をクリックします。3. Quip上にSalesforceのレコード情報が表示されました。続いて更新方法を見ていきましょう。​4. 変更したい値にカーソルを当て、ペンアイコンをクリック後、データを変更します。5. 「Salesforceに保存」をクリックします。6. Salesforce側のレコードを更新します。本機能ではSalesforce側のレコードを開かずに、Quip上の更新でレコードの最新化を行うことが可能です。＜Salesforceのレコード情報をリンク形式で表示する方法＞続いてご紹介する機能ではSalesforceのレコード情報をリンク形式で表示させることが可能です。以下画像のように表示されます。​例えば商談情報をまとめたQuipを作成する際に取引先の詳細情報を埋め込む必要はないものの、いつでも詳細を確認できるようにしたい場合があるかもしれません。その際にこの機能を使用すると、取引先名をリンクの形式で表示することができます。さらにリンク部分にフォーカスを当てると、取引先の詳細情報が表示され、さらに値を更新することも可能です。変更内容はSalesforceに同期することができます。レコードを表示する手順を見ていきます。​1. Quip上で＠を入力し、Salesforceデータメンションの「挿入」をクリックします。2. 対象のレコードを検索し、「選択」をクリックします。3. QuipにSalesforceのレコード情報がリンク形式で表示されました。続いて更新方法を見ていきましょう。​4. 商談名が表示され、カーソルを当てると商談の詳細が確認できます。「See All Fields」をクリックします。5. レコードの詳細が表示されたら、「レコードを編集」をクリックします。6. 完了予定日を変更します。（変更不可項目はグレーアウトされます）7. 「Salesforceに保存」をクリックします。8. Salesforce側のレコードを更新します。Salesforce側のレコードを開かずに、Quip上の更新でレコードの最新化を行うことが可能です。Salesforce のリストビューを表示・更新するSalesforceのリストビューをインポートするとQuip上で表示や更新が可能です。複数レコードを参照したい場合にSalesforceリストビューをご活用いただけます。また、Salesforce上ではログインしているユーザ自身のみが参照可能な「私の〇〇」リストビューをQuip上で共有することで、複数ユーザと共有可能となります。​Salesforceリストビューでは以下画像のように表示されます。Quip上で値を更新し、Salesforceへ同期させることも可能です。リストビューを表示する手順を見ていきます。​1. Quip上で＠を入力し、Salesforce リストの「挿入」をクリックします。2. 「レコードリスト」を選択し、「次へ」をクリックします。3. 商談（Opportunities）＞私の商談の順にクリックし、「OK」をクリックします。4. 表示したい項目を選択した列に追加し、「OK」をクリックします。5. Quipにリストビューの情報が表示されました。続いて更新方法を見ていきましょう。​6. 変更したい値にカーソルを当て、変更します。7. 「Salesforceに保存」をクリックします。8. Salesforce側のレコードを更新します。Salesforce側のレコードを開かずとも、Quip上の更新でレコードの最新化を行うことが可能です。学習ツール＜ヘルプ＞Salesforce ライブアプリケーションhttps://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.anywhere_live_apps.htm&type=5上記ご紹介しております機能についてのヘルプ記事となります。＜ヘルプ＞Salesforce データメンションhttps://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.quip_data_mentions.htm&type=5上記ご紹介しております機能についてのヘルプ記事となります。まとめSalesforceのレコードやリストビューを表示・更新する機能を理解し、まずは使ってみることが大切です。Quipからでも効率的にSalesforceのレコードを最新化させることができます。QuipとSalesforceを連携させ、業務効率化を図っていきましょう！

LiveAppsを使ってみましょう

この記事で学べることLiveAppsとはLiveAppsの使い方についてLiveAppsとはLive AppsとはQuip Live Apps APIを使って「文書内にアプリケーションを置く」ための仕組みです。デフォルトでは以下のようなものが用意されています。ぜひ使ってみましょう。チェックリストカレンダープロジェクトトラッカーLiveAppsの使い方についてLiveAppsを使う際は、文書内で「@」を入力して呼び出します。呼び出し後は挿入したいアプリケーションを選択します。すると、文書内にアプリケーションが追加されます。​カレンダーやプロジェクトトラッカー等、0から構築せずにすぐにアプリケーションを利用できます。リッチで見やすい文書の作成が手軽にできますので、ぜひ使ってみましょう。学習ツール1.＜資料＞Salesforceで提供している標準Quip Live App の解説・ご紹介 [社外公開可]　標準LiveAppsの利用方法ををご紹介しております。まとめLiveAppsの機能を理解し、まずは使ってみることが大切です。様々なアプリケーションが提供されていますので、効率的に文書作成を行っていきましょう。実際に作成し、共有してみることでQuipの良さを実感できると思います。機能や社内への展開方法を理解できるよう後続の章で学んでいきましょう。

使い方を理解しましょう

この記事で学べることQuipの画面構成Quipで文書を作成する手順画面を理解しましょうここではログイン後の画面レイアウトについてご紹介します。​Quipにログインいただくと画面左にサイドバーが表示されます。ここからどういった操作が可能であるかをご説明します。検索(虫眼鏡アイコン）：文書やチャットの中のキーワード、作成者、ユーザ名で検索ができます。ホーム（家アイコン）：自らがアクセス可能なQuipの保存先が表示されます。ホームボタンの中はさらに4つに別れています。すべてのファイル：自身が最近参照したファイル、頻繁に参照したファイル、共有したファイルが一覧で表示されます。フォルダー：自身と共有され、文書を格納できるフォルダの一覧が表示されます。非公開、ごみ箱は自身のみが参照できるフォルダです。通知（ベルアイコン）：自分宛、もしくは全員宛にメンションされたコメントやメッセージ、スタンプもしくは自身が作成した文書を誰かが初めて開いた時に通知が表示されます。チャット（吹き出しアイコン）：文書に紐付かないチャットを新規で開始したり、参照することができます。タスク（チェックボックスアイコン）：チェックリスト機能で自身にアサインされたタスクのうち、未完了のものが表示されます。続いて、新規文書の作成方法です。画面右上に表示されている鉛筆アイコンをクリックします。Quipでは新規文書だけではなく、新規スプレッドシート、新規フォルダを作成することが可能です。新規文書をクリックすると、下記画面が表示され、画面上部には様々なボタンが表示されます。こちらの機能を利用することでさらにリッチな文書を作成することができますので、左から順にご紹介します。元に戻す・やり直し：文書に変更（文字を追加や削除）を行った際に一つ前の動作に戻りたい、もしくは進みたい場合に利用できるボタンです。段落：見出しの設定や箇条書き、番号順等の段組みを構成したい場合にプルダウンからお選びいただけます。太字：文字を太字にしたい際に利用します。イタリック：文字を斜体にしたい際に利用します。下線：文字下に線を引きたい際に利用します。取り消し線：文字に取り消し線を引きたい際に利用します。テキストの色：文字色を変更したい際に利用します。カラーパレットから詳細な色を設定できます。ハイライト：文字に背景色を設定したい際に利用します。カラーパレットから詳細な色を設定できます。コード：文書内にコードのサンプル等を記載したい際にコードブロックを利用できます。配置：文字の配置を左側／中央／右側に設定ができます。挿入：文書内にチェックリスト、画像&動画、リンク、LiveApps、列、表を追加することができます。コメント：共同で文書作成を行っている場合に特定の箇所へコメントを付与することができます。​最後にアカウント設定（アイコン設定や書式設定など）は画面右下の丸い自身のアイコンをクリックします。ここではアイコンの変更ができたり、通知設定やフォント設定など表示設定を変更することが可能です。以上がQuipへログイン後の画面レイアウトのご紹介でした。Quip文書を作成してみましょう次にQuipでの基本的な文書の作成方法についてご紹介します。​Quipで文書を作成する際には、まず右上の鉛筆アイコンから文書を作成します。見出しや段落の切り替えは左上部のメニューから変更可能です。@マークを入力することで画像や動画、スプレッドシートなどのコンテンツを挿入することができます。挿入した画像は文書上で大きさを変更できますので、レイアウトを見やすいように調整しましょう。また他のユーザ宛にメッセージを送るときは、該当箇所からのコメント、もしくは文書全体に関わる内容は右側の会話セクションからのコメントができるようになっています。以上が基本的な文書の作成方法となりますが、文書に追加できるコンテンツはこの他にも多くあります。詳細については次の記事「LiveAppsを使ってみましょう」をご覧ください。まとめQuipの画面レイアウト、基本的な文書の作成方法を理解して、まずは一つ新規に文書を作成してみましょう！実際に作成し、共有してみることでQuipの良さを実感できると思います。機能や社内への展開方法を理解できるよう後続の章で学んでいきましょう。

Salesforceとの連携手順を理解しましょう

この記事で学べることSalesforce連携が可能なQuipのエディションについてQuipとSalesforceの連携手順SalesforceレコードへQuipの埋め込み手順Salesforce連携が可能なQuipのエディションについてご契約のエディションによって使用可能な機能が異なっています。“Quip Advanced”エディションをご契約いただくことでSalesforceとQuipを連携させることが可能となり、以下のメリットを感じていただくことができます。Salesforce内のレコード情報を呼び出すことができ、レコードへわざわざ遷移しなくてもQuip上でSalesforceレコードの値を更新することができます。SalesforceレコードにQuipを紐付けることができます。お客様との会議情報をQuipにメモし、Salesforceレコードと紐付けておくことで詳細を確認したい場合にすぐに確認することができます。※Quipのエディションはこちらのページにて詳細をご確認いただけます。※ご契約いただいているエディションでご不明点がある場合は弊社営業担当までご連絡ください。QuipとSalesforceの連携手順管理者にて、QuipとSalesforceの設定を行っていきます。1. 画面左下のご自身のアイコンをクリックします。2. その後、管理者＞管理コンソールを起動の順にクリックします。3. 管理コンソールに入ったら「設定」＞「インテグレーション」の順にクリックします。その後、「新しいAPIキー」ボタンをクリックします。4. アプリケーション名に任意の値（Salesforce Integration等）を設定し、許可された範囲ですべてにチェックを入れ、「APIキーを生成」をクリックします。5. 生成されたAPIキー名の「表示」をクリックします。6. クライアントIDとクライアントシークレットの2項目をテキストエディタ等にコピーしておきます。7. 続いてSalesforce側にログインし、歯車アイコン＞設定の順にクリックします。8. 画面左上のクイック検索で「Quip」を検索し、Salesforce Anywhere (Quip)をクリックします。9. 「使用開始」をクリックします。10. Salesforce Anywhere の使用開始画面で「次へ」をクリックします。11. 「Quip VPC を使用するか、クライアント ID とクライアントの秘密を使用してログイン」にチェックを入れます。12. No.6の手順でコピーをしたQuipクライアントIDとQuipクライアントの秘密をそれぞれに貼り付け、「接続」をクリックします。※QuipクライアントID→クライアントID、Quipクライアントの秘密→クライアントシークレットと読み替えます。13. 設定画面で“Quipは設定済みです”と表示され、使用開始ボタンが緑のチェックアイコンに変わったことを確認します。＜補足＞「権限を管理」をクリックし、権限セット“Quip”が適切なユーザに設定されているかを確認します。SalesforceレコードへQuipの埋め込み手順SalesforceとQuipの接続が完了したら、続いてSalesforceの取引先レコードにQuipコンポーネントを埋め込んでみましょう。1. 取引先オブジェクトに連携に必要なQuipのリンク用項目を作成するため、オブジェクトマネージャを開きます。2. 「項目とリレーション」をクリックし、「新規」をクリックします。3. データ型は「URL」を選択し、その後の設定を進め、項目を作成します。項目の表示ラベルは「QuipLink」等の任意の表示名で構いません。4. Salesforceの任意の取引先レコードを開き、歯車＞編集ページの順にクリックします。5. 詳細タブの部分をクリックし、画面右の「タブを追加」をクリックします。6. 詳細の箇所をクリックし、タブの表示ラベルを“カスタム”、カスタム表示ラベルを“Quip”に設定し、完了をクリックします。7. 画面左のコンポーネントより「Quip文書」を“ここにコンポーネントを追加”に向かってドラック＆ドロップします。8. 画面右から「レコードごとに1つのテンプレート」を選択します。さらに“テンプレートURL”を入力し、“新規文書のURLを保存するための項目を選択”で前の手順で作成した項目を選択します。9. 保存＞戻るの順にクリックします。10. 「テンプレートから文書を新規作成」ボタンをクリックし、文書を作成します。11. 文書が作成できていることを確認します。学習ツール＜資料＞Salesforce 組織の全員をセットアップ [社外公開可]Salesforce組織のユーザをQuipサイト側へセットアップする際の設定手順をご紹介しております。まとめSalesforceとQuipの連携方法を理解し、さらなる活用を進めていきましょう。後続の章でQuipの機能について理解を深めましょう。機能や社内への展開方法を理解できるよう後続の章で学んでいきましょう。

初期設定方法を理解しましょう

この記事で学べることログイン方法管理者によるメンバーの追加手順ログイン方法ご契約後、まずはお客様のスーパー管理者の権限でアクセスしましょう。https://quip.com/account/login管理者によるメンバーの追加手順ログインが済んだら、まずは管理コンソールへアクセスし、必要な設定を行っていきます。1. 管理コンソールへのアクセス方法は、まず画面左下のご自身のアイコンをクリックします。2. その後、管理者＞管理コンソールを起動の順にクリックします。3. 管理コンソール内の「メンバーをセットアップ」ボタンからメンバーを追加していきます。4. メンバーの追加方法は3種類用意されています。「名前,メールアドレス」の組を1行ずつ追加するCSVファイルをアップロードするSalesforce組織にアカウントがある人をすべて追加する※「Chatter External」のようなユーザーも全てQuipへサインインできてしまうので注意が必要。5. 管理者となるメンバーにはロールを割り当てます。デフォルトのロールは2種類用意されています。スーパー管理者：最も強い権限を持つ管理者権限であり、サイト内のすべての情報を表示および編集できます。そのため、限られたユーザのみに与える権限であり、Salesforceのシステム管理者の方がそのままQuipの管理者も兼任いただくことを推奨します。サイト管理者：スーパー管理者が割り当てることができる管理者権限です。管理者ロールの管理ができず、お支払い情報は表示されません。例えばユーザの問題に対応するチームがあるとします。そのチームメンバーは問題解消する際に管理者ロールの管理や請求情報を見る必要はないはずですので、サイト管理者ロールを割り当てることを推奨します。学習ツール＜ヘルプ＞Quip の管理者ロールQuipの管理者ロールについて詳細をご紹介しておりますまとめこのページでは最初に必要なログインとユーザ設定の方法をご紹介しました。機能や社内への展開方法を理解できるよう後続の章で学んでいきましょう。

利用時のルールを策定しましょう

この記事で学べることQuip運用の基本となる共通ルール策定のポイント利用目的に合わせたルール策定のポイント共通ルールを決めましょうQuipの共同作業ツールとしての便利さを最大限に発揮させるためには、最初にある程度の利用ルールを決めておくと良いでしょう。​ルールを明確にしてユーザに共通認識を持たせておかないと、意図しないフォルダに文書が作成されアクセス権の制御が聞かなくなるニックネームでユーザ登録が登録され宛先メンション時などに手間がかかる更新タイミングが人によってバラバラになり新しい情報と古い情報が散在するといった状態に陥る可能性があります。ルールなく利用ユーザが好き勝手に文書を作成することで、欲しい時に欲しい情報を探すのに時間がかかり結局使われなくなってしまうといったことも考えられます。​そのような事態を回避するために、利用開始時には最低限守るべきルールを決めて利用ユーザに展開しましょう。​ここで決めておくべきルールは大きく2つあります。1つはQuip運用において全体に関わる共通ルール、もう1つは利用目的に応じたルールです。まずは、Quip運用の基本となる共通ルールについてご紹介します。​共通ルールでは、フォルダ構成や文書の命名規則、ユーザ設定、そして他のユーザへのコメント時のルールを決めます。具体例は、以下をご覧ください。このように共通ルールでは、全体に関わるルールを決めましょう。ただし、ルールを細かく設定しすぎると利用ユーザの負担になり返って定着を妨げる可能性もあります。最低限守るべきルールとして設定してください。利用目的ごとのルールを決めましょう次にご紹介するのが利用目的ごとのルールです。​前の章では、利用開始前にどの場面でQuipを使用するのか利用目的を明確にすることをポイントとしてご説明しました。そこで決めた利用シーンごとでもルール決めを行なっていく必要があります。​利用目的ごとのルールでは、ファイルの格納先や更新タイミング、Salesforceレコードへの紐付けルールを決めていきます。具体例は、以下をご覧ください。まずは管理者側で上記のような利用目的ごとのルールを策定します。ただし、実際に運用が始まると利用ユーザから改善案が出てきたり、業務の変化によっても内容が変わったりしていきます。その度にルール内容を検討し、変更が必要な場合は更新していきましょう。まとめルール策定時のポイントはご理解いただけましたでしょうか。全般に関わる最低限守るべき内容を共通ルールとして設定し、利用目的ごとに運用時のルールを設定しましょう。最初にこのようなルールを明確にしておくことで、利用ユーザがよりQuipが使いやすい環境を整えることができます。

利用目的を決めましょう

この記事で学べること利用目的を明確にする際のポイント利用用途ごとのQuipテンプレート例利用目的を明確に決めましょう前の章でご紹介したように、Quipは様々な要素を使い自由な表現で文書を作り出すことのできる共同作業ツールです。そのため、自由度が高い分さまざまな用途でご利用いただくことができるようになっています。たとえばチームミーティングの議事録やアカウントプラン、プロジェクトの進捗管理など、さまざまな場面でQuipを使用して他のユーザやお客様と共同作業の効率化とスピードアップをすることが可能です。​しかしながら、製品を使い始めたばかりのお客様のようにまだQuipでの文書作成に慣れていない場合、実際にどういった場面で活用すればいいのかがわからず、文書作成に至るまでハードルを感じることもあるかもしれません。そのため、最初は管理者側で利用用途を明確にし、利用ユーザにその通りにQuipを使ってもらうことが定着において重要となります。​そして利用用途を決める際には、以下のポイントを明確にしていきましょう。​（プロジェクト進捗管理の例）いつ使うのか：週次の定例会議だれが使うのか：プロジェクトメンバーなぜ使うのか：プロジェクトの進捗状況を把握なにを管理するのか：タイムライン、タスクの進捗状況​このように利用用途を明確にした上でQuipを使い始めることで、共同作業ツールとしての便利さを多くのユーザの方に体験していただくことが早期の定着に繋がり、その後は自然発生的に他の場面での利用も増えていくことにつながります。テンプレートから利用用途を選びましょう先にはまず利用用途を明確にし、それに沿って使い始めていただくことをポイントとしてご説明しました。ただし、管理者側で利用ユーザがどのような場面でQuipを使うのがいいか、具体的に利用イメージが浮かばないという場合もあるかと思います。​そんな時にご利用いただきたいのが、Quipテンプレート 20選です。Quipテンプレート 20選は、利用用途に応じて活用いただける要素を組み込んだQuipテンプレートを集約したツールです。利用目的ごとのテンプレートから活用イメージを膨らませていただき、自社の業務で活用できそうなテンプレートを選んでください。実際に利用したいものがあれば、以下画像にあるように5ページにある目次からテンプレートをコピーすることが可能です。テンプレートから利用用途が選べたら、いつ、誰が、なぜ使うのか、何を管理するのかを明確にして自社における利用イメージを具体化していきましょう。まとめ利用目的を決める際のポイントはご理解いただけましたか？最初は管理者側で利用目的を明確にすることで、現場での利用が習慣化され早期定着に繋がりやすくなります。​社内でQuip文化を浸透させるための下地作りとして重要なステップとなりますのでしっかりと押さえましょう。​次の章では、現場での運用開始に向けたルール策定のポイントをご紹介します。

体制を決めましょう

この記事で学べることなぜ体制を整える必要があるのか必要な体制とそれぞれの役割なぜ体制が必要かQuipは共同作業のためのツールとなります。このツールをチーム全体で使いこなし生産性を向上するためには、まず推進体制が必要となります。​Quipの利用を開始すると利用ユーザがQuip文書を作成していくことになります。そして、社内でQuipが浸透していき共同作業が行われる輪が広がっていくことで定着している状態となります。まず個人利用の段階では、あくまで各ユーザがQuipを個人利用のメモとして使っているような状態です。ここから一部のユーザが商談メモや社内手順書など情報共有のためにQuipを利用します。そして、一部利用から発展しチームでのQuip運用が義務化されることでアカウントプランや議事録などで使用されていきます。また、お客様との定例会議事録でQuipが使用される場合などは社外共有もされることになっていきます。​しかしながら、最初に運用方法を決める役割や社内でQuipの認知度向上のために推進をする役割が決まっていないと、なかなか社内での展開が進まず、個人利用の段階から抜け出せない状況に陥ることが考えられます。​そのため、最初にだれが責任を持つのか、体制を整えることが重要となります。必要な体制と役割を理解しましょうQuipの推進に必要な役割としては2つ、推進者と管理者となります。まず推進者は、社内でアーリーアダプタとしてQuipを積極的に使い、その活用方法を社内で展開していく役割となります。​この推進者になっていただく方は、新しいツールが好きだったり、積極的に情報発信や共有をするのが好きな方、あとは新しいツールを使うことに抵抗があまりない勢いのある若手社員の方などが上げられると思います。そして具体的に推進者がやることとしては、Quipで社内手順書をまとめて展開したり、勉強会の実施やQuipのテンプレートの展開など、活用ステップの4つ目「展開する」のステップでQuipの認知度を広めていくことをしていきます。管理者はQuipの設定からQuip利用の基本となるルール決めを行う役割となります。​この役割は0からQuipのベースを整える役割となりますので、もともと整理が得意な方であったり、Salesforceのシステム管理者の方がQuip管理者を兼任で担当いただくことが考えられます。Quipの管理者はSalesforceの管理者同様、基本的にポイント&クリック操作での設定となりますので、技術力よりしっかりと責任を持って役割を担っていただけることが重要です。​そして、具体的にはユーザ追加やフォルダ構成の整備などの基本設定から、管理コンソールでの効果検証、Salesforce連携までを実施していくことになります。このように、推進者と管理者それぞれの担当を決めていきますが、ここで重要なことは役割が明確になっていることです。そのため、会社規模などによって1名で両役割を兼任いただいても構いません。まとめ必要な推進体制とそれぞれの役割については理解いただけましたか？Quipの推進を始める上で最初に体制を整えておくことが、展開後の早期定着に向けた重要なポイントとなります。​推進者と管理者それぞれの役割を確認し、自社での担当者を明確にしましょう。

Quipについて理解しましょう

この記事で学べることQuipとは？Quipを使うメリットQuipとはQuipは従来からあった文書作成ツールの一つではありません。これはオンラインでの共同作業のために最適化された新たなツールです。​日頃業務では様々なツールを使用しているかと思います。コミュニケーションを行う際のツールはメールだけでなく、チャット、SMS、と多様化しています。​たとえば、ある会議で使った資料に対し、その後のチャットのやりとりで追加の決定事項が出た場合を考えてみてください。どこに最新の資料ファイルがあったっけ？どこで対象のやりとりをしていたっけ？と情報を探す無駄な時間が発生することがあるかもしれません。​もし1つの画面で作業が完結し、その中でメンバーとコミュニケーションができていれば、無駄な作業はおきないはずです。Quipでは文書の中に図やスプレッドシートなど様々な部品を組み込むことができます。さらにはその文書を共有しているメンバーと同時に編集を行ったり、チャットを行うこともできます。一つの文書の中に情報をまとめ、メンバーと共同で編集し、コミュニケーションを図ることで無駄なやり取りを省きながら業務を行うことができます。Quipを使うメリットQuipを使うメリットは以下の3点があります。複数の機能を1つの文書で文章上で直接会話リモートで同時に共同作業1つ目の「複数の機能を1つの文書で」ですが、Quipでは一つの文書の中にスプレッドシートやプレゼン資料、画像などを組み込むことができます。共有したい情報がどのような形でも関係なく集約することができ、自由に表現することができます。​さらにLiveApps機能を利用することで、クリック操作だけでカレンダーやプロジェクトトラッカーといった要素も組み込むことができ、体裁を細かく整えなくてもすぐに利用が可能です。​こういったように、Quipでは一つの文書内で複数の表現が可能となります。2つ目の「文章上で会話」ですが、Quipでは特定の箇所からメンバーに対してコメントを送ることが可能です。例えば文書の中にスプレッドシートや表を埋め込んでいる場合、特定の項目に対しての相談もわざわざ箇所を伝えなくてもどの部分に対してかを簡単に把握できます。​これにより、最短でのコミュニケーションが可能になります。最後に3つ目の「リモートで同時に共同作業」です。チームメンバーと共同で文書を作成したい場合も、直接顔を合わせて作業を行う必要はありません。Quipでは場所や時間を選ばず、リモートで同時に文書を編集することができます。編集時や参照時には画面右上に表示中のユーザのアイコンが表示されます。チームメンバーに相談したい際もユーザのアイコンが表示されていることで、現在作業中であることがわかり、声をかけやすくなります。これにより離れていてもリアルタイムにコラボレーションしながら文書を作り上げていくことができます。以上3点がQuipを使うメリットについてのご紹介でした。学習ツール＜動画＞はじめよう Quip〜最短で効果をあげる方法〜https://play.vidyard.com/7TaN1twSw8EUAvRJcHFfvb＜資料＞Welcome to the Quip Learning Path!※英語版の資料となりますhttps://quip.com/training/work-anywhere-quip-learning-pathまとめQuipとは何か、Quipを利用することでどういったメリットがあるのかを理解し、活用をしていきましょう。機能や社内への展開方法を理解できるよう後続の章で学んでいきましょう。