利用時のルールを策定しましょう

公開日: 2021.12.14

この記事で学べること

Quipの共同作業ツールとしての便利さを最大限に発揮させるためには、最初にある程度の利用ルールを決めておくと良いでしょう。

ルールを明確にしてユーザに共通認識を持たせておかないと、

といった状態に陥る可能性があります。

ルールなく利用ユーザが好き勝手に文書を作成することで、欲しい時に欲しい情報を探すのに時間がかかり結局使われなくなってしまうといったことも考えられます。

そのような事態を回避するために、利用開始時には最低限守るべきルールを決めて利用ユーザに展開しましょう。

ここで決めておくべきルールは大きく2つあります。

1つはQuip運用において全体に関わる共通ルール、もう1つは利用目的に応じたルールです。

まずは、Quip運用の基本となる共通ルールについてご紹介します。

共通ルールでは、フォルダ構成や文書の命名規則、ユーザ設定、そして他のユーザへのコメント時のルールを決めます。

具体例は、以下をご覧ください。

このように共通ルールでは、全体に関わるルールを決めましょう。

ただし、ルールを細かく設定しすぎると利用ユーザの負担になり返って定着を妨げる可能性もあります。

最低限守るべきルールとして設定してください。

次にご紹介するのが利用目的ごとのルールです。

前の章では、利用開始前にどの場面でQuipを使用するのか利用目的を明確にすることをポイントとしてご説明しました。

そこで決めた利用シーンごとでもルール決めを行なっていく必要があります。

利用目的ごとのルールでは、ファイルの格納先や更新タイミング、Salesforceレコードへの紐付けルールを決めていきます。

具体例は、以下をご覧ください。

まずは管理者側で上記のような利用目的ごとのルールを策定します。

ただし、実際に運用が始まると利用ユーザから改善案が出てきたり、業務の変化によっても内容が変わったりしていきます。

その度にルール内容を検討し、変更が必要な場合は更新していきましょう。

ルール策定時のポイントはご理解いただけましたでしょうか。

全般に関わる最低限守るべき内容を共通ルールとして設定し、利用目的ごとに運用時のルールを設定しましょう。

最初にこのようなルールを明確にしておくことで、利用ユーザがよりQuipが使いやすい環境を整えることができます。

公開日: 2021.12.14

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